Group and Teamwork (3)

หน้าที่ 3

Ad hoc team ทีมเฉพาะกิจ หมายถึงทีมที่ถูกจัดตั้งเพื่อใช้แก้ปัญหาหรือปฏิบัติการอย่างใดอย่างหนึ่ง ซึ่งจะถูกจัดตั้งเป็นเวลาไม่นานมากนัก (เป็นการผสมกันระหว่าง Problem-resolution teams กับ Tactical teams) ซึ่งสมาชิกในทีมจะถูกเลือกมาจากพนักงานในองค์กร และหลังจากที่ภารกิจบรรลุเป้าหมายแล้วทีมนี้ก็จะสลายตัว ดังนั้นความเป็นสมาชิกในทีมจึงถูกจำกัดและไม่ยืนยาว ซึ่งทีมประเภทนี้มักใช้กับสถานการณ์ที่องค์กรเจอสิ่งผิดปกติหรือปัญหาที่ไม่ธรรมดา ถ้าเกิดปัญหาเหล่านี้กลับมาอีกก็อาจทำให้ต้องตั้งทีมใหม่ที่มีลักษณะถาวรขึ้นแทน

นอกจากนี้ในหนังสือบางเล่มอาจแบ่งประเภทของทีมออกเป็น 4 ประเภทดังนี้

Functional Team คือ ทีมที่ผู้จัดการทีมจะมีผู้ใต้บังคับบัญชาที่มาจากหรืออยู่สายงานเดียวกัน เช่นทีมให้บริการรับคำร้องเรียนจากลูกค้า ทีมซ่อมบำรุง ทีมผลิตเอกสาร

Self-Managed Team คือ ทีมที่ไม่มีผู้จัดการหรือหัวหน้าทีม จะต้องรับผิดชอบร่วมกันเองในการจัดการและปฏิบัติงาน เช่น การวางแผน การจัดตารางปฏิบัติงาน การมอบหมายงาน การตัดสินใจ การควบคุม และการแก้ไขปัญหาต่างๆ เช่น ทีมควบคุมเครื่องจักรในการผลิต หรือทีมพนักงานในสายการผลิต ปัจจุบันองค์กรขนาดใหญ่จัดทีมในรูปแบบนี้ เช่น Xerox, General Motor, Pepsi Co, Hewlett – Packard และ Federal Express

Virtual Team คือทีมทำงานที่เกิดจากเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่สมาชิกในทีมประสานงานกันด้วยเครื่องมือสื่อสารต่างๆ ผ่านเครือข่าย การใช้ Videoconferencing, fax, e-mail แบะwebsite ที่สมาชิกในทีมเข้าไปหารือกัน Virtual team จะปฎิบัติงานทุกอย่างได้เช่นเดียวกับทีมประเภทอื่นๆ โดยเฉพาะการแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสาร การปรึกษากัน และตัดสินใจร่วมกันทำไม่มีข้อจำกัดด้านสถานที่และเวลา ซึ่งปัจจัยหลักที่ทำให้ Virtual Teams มีประสิทธิภาพ คือ ต้องใช้สื่อที่เหมาะสมกับตัวสาร และประเภทของงาน โดยที่งานที่มีความซับซ้อน อย่างเช่นในการตัดสินใจยุทธศาสตร์ ต้องใช้เทคโนโลยีที่สามารถติดต่อกันได้ในเวลาเดียวกัน เช่น Audio, videoconference เพื่อให้ไม่เกิดความเข้าใจที่ผิดพลาด ส่วนงานที่ไม่มีความซับซ้อน ก็สามารถใช้เทคโนโลยีที่ไม่ต้องติดต่อกันในเวลาเดียวกัน เช่น Web pages, e-mail ซึ่งมีข้อดีในการสะสมข้อมูล และเพิ่มเติม ideas และบางครั้งก็ใช้ในการปรึกษาทางเทคนิค และความขัดแย้งระหว่างบุคคล แต่ข้อด้อยของทีมรูปแบบนี้คือ สมาชิกอาจไม่ได้พบปะสังสรรค์กันจึงมีลักษณะเหมือนรูปแบบการจัดการแบบมุ่งงาน (Task Oriented)

Cross-Functional Team คือทีมที่ประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญในด้านต่างๆ หลายๆ ด้านมาร่วมทีมทำงานกัน เช่น ทีมงานของบริษัทที่ปรึกษา ที่จะแก้ไขปัญหาการดำเนินงานที่ล้มเหลวของบริษัทลูกค้าคงประกอบด้วยที่ปรึกษาที่มีความชำนาญด้านต่างๆกัน บริษัท Hewlett – Packard จัดตั้งทีมผู้เชี่ยวชาญหลายด้านเพื่อจัดกระบวนการทำงานใหม่ให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ความจำเป็นในการใช้ทีมงาน

เนื่องการทำงานโดยทั่วไปในองค์กรในองค์กร จะเป็นการทำงานตามลำพังเพียงคนเดียว เช่นในการให้พนักงานขายประเมินความต้องการสินค้าในพื้นที่ของเค้า ไม่จำเป็นต้องทำเป็นทีมเพราะ เป็นที่แต่ละคนสามารถทำได้ด้วยตัวเองเพราะจะรู้เรื่องดีที่สุด หรือธนาคารก็ไม่จำเป็นต้องใช้ทีมในกระบวนการสมัครขอสินเชื่อ ซึ่งเป็นเป็นงานที่มีอยู่ประจำไม่ค่อยมีการเปลี่ยนแปลงในตัวงานมากนัก ดังนั้นสิ่งที่ธนาคารต้องมีคือขั้นตอนการทำงานที่ออกแบบมาอย่างดี อีกทั้งกระบวนการทำงานที่ดีก็จะทำงานดำเนินอย่างรวดเร็วซึ่งสำคัญกับงานประเภทนี้

การทำงานเป็นทีมไม่จำเป็นสำหรับงานที่ไม่ซับซ้อนและต้องทำเป็นกิจวัตร และงานที่ไม่ต้องการประสานงานกับระหว่างพนักงาน หรือต้องอาศัยทักษะในการทำงานหลายด้าน อย่างไรก็ตามการทำงานเป็นทีมจะเป็นวิธีการทำงานที่มีประสิทธิภาพที่ดีที่สุดในกรณี

1. ไม่มีพนักงานคนใดใส่วนผสมลงตัวของความรู้ความชำนาญ และทัศนวิสัยในการมองภาพของการทำงานสำหรับการปฏิบัติภารกิจนั้นๆ

2. พนักงานต้องทำงานร่วมกันและพึ่งพากันในระดับสูง

3. เป็นภารกิจซึ่งมีเป้าหมายท้าทายและแตกต่างจากงานอื่น

ข้อดี-ข้อด้อยของการทำงานเป็นทีม

ข้อดี

1. ช่วยให้บริษัทได้รับคำตอบหรือทางออกอย่างสร้างสรรค์

2. ทุกคนมีส่วนในการตัดสินใจทำให้สามารถปฏิบัติได้โดยไม่มีการขัดแย้งกับการตัดสินใจนั้น

3. สมาชิกในทีมมีบทบาทต่างกันไป ทำให้สามารถดึงเอาทักษะที่แตกต่างกันของสมาชิกแต่ละคนมาใช้ในการแก้ไขปัญหา

4. ทีมได้รับข้อมูลและความรู้ในการทำงานมากขึ้นจากเครือข่ายของสมาชิก

5. ทีมช่วยให้เกิดการสื่อสารและประสานงานภายในองค์กรได้ดีขึ้น

ข้อดีของทีมนี้เป็นผลดีมาจากการผสมทักษะและประสบการณ์ที่หลากหลายของสมาชิกเข้าด้วยกัน ทำให้เกิดกระบวนการสื่อสารซึ่งแก้ปัญหาได้อย่างต่อเนื่องได้อีกด้วย และข้อดีสำคัญก็คือ คนจำนวนมากชอบการทำงานเป็นทีม การทำงานเป็นทีมจึงเป็นแรงจูงใจในการทำงาน ทำให้พนักงานสามารถสร้างผลงานที่ดีที่สุดเท่าที่เขาจะสามารถทำได้ ซึ่งต่างจากการทำงานทั่วไปที่หัวหน้าตั้งระบบขึ้นมาแล้วก็ไม่ต้องดูแลมากนัก

ข้อด้อย

1. ผู้บริหารต้องเอาใจใส่ และใช้ทักษะในการบริหารสูงขึ้น เพื่อสร้างทีมที่ลงตัวในส่วนของผู้นำทีม และการใช้ทรัพยากรของทีม

2. มีความเสี่ยงที่สมาชิกไม่สามารถรวมมือกันได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งความแตกต่างและความสนใจส่วนตัวของสมาชิกในทีมสมารถจะเป็นตัวบ่อนทำลายความร่วมมือร่วมใจกันภายในทำงานซึง่เป็นสิ่งจำเป็นต่อความสำเร็จของทีม

3. ไม่สามารถกำหนดความสำเร็จของทีมล่วงหน้าได้

การพิจารณาความเหมาะสมในการนำวิธีการทำงานเป็นทีมมาใช้

ศาสตราจารย์เจฟฟรีย์โพลเซอร์(Jeffrey Polzer) แห่งมหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ดได้เสนอ สิ่งที่ผู้บริหารพิจารณาในการวิเคราะห์ภารกิจที่ต้องปฏิบัตมีอยู่ด้วยกัน 3 ด้านคือ

1. ความซับซ้อนของงาน (Task Complexity)

งานที่มีความซับซ้อนสูง ต้องใช้การทำงานเป็นทีมเพราะมักเป็นงานที่ต้องจัดการกับข้อมูลจำนวนมาก มีความไม่แน่นอนสูง และมีชิ้นงานจำนวนมากแยกย่อยออกมาจากภารกิจนั้นโดยงานย่อยแต่ละอันต้องารผู้ที่มีทักาะความรู้เฉพาะทาง นอกจากนี้งานที่มีความซับซ้อนยังเป็นงานที่ไม่มีระเบียบวิธีปฏิบัติที่เป็นมาตรฐานอีกด้วย

2. ความเกี่ยวโยงกันของเนื้องาน (Task interdependence)

ผู้บริหารควรพิจารณว่างานย่อยต่างมีความเกี่ยวโยงกัยอย่างไร ถ้ามีความเกี่ยวโยงกันมากยิ่งเหมาะกับการทำงานเป็นทีม ซึ่งคำจำกัดความของความเชื่อมโยงของเนื้องานหมายถึงขอบข่ายการทำงานที่แบ่งภารกิจออกเป็นงานย่อยๆหลายๆงาน และภารกิจนั้นสมบูรณ์ได้ด้วยการรวมงานย่อยๆแต่ละส่วนเข้าด้วยกัน ซึ่งพนักงานต้องพึ่งพาอาศัยกันในระดับสูง ทำให้ต้องมีการสื่อสารและปรานงานกันระดับสูงด้วย ดังตัวอย่างต่อไปนี้

ทีมวิศวกร และผู้เชี่ยวชาญด้านการออกแบบอุตสาหกรรม มีหน้าทำการออกแบบภายในรถตู้ขนาดเล็กรุ่นใหม่ โดยทีมประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญด้านที่นั่งภายในรถยนต์ 2 คน และสมาชิกอีก 2 คน เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านกลศาสตร์ สมาชิกในทีมอีก 3 คนมีหน้าดูแลวัสดุที่ใช้ในรถ เช่น พรมรองพื้น ที่บุผนังทั้งด้านข้างและเพดาน ซึ่งช่วยลดเสียงรบกวนในท้องถนนและเพิ่มความปลอดภัยในการขับขี่ นอกจากนี้ยังมีวิศกรไฟฟ้าดูแลเรื่องระบบไฟ ระบเสียงและอื่นๆที่เกี่ยวข้อง สุดท้ายคือผู้นำทีม ซึ่งเป็นวิศวกรยานยนต์ที่มีประสบการณ์สูง

ทั้งนี้ผู้นำทีมจะต้องประสานงานภายในทีมและประสานงานเกี่ยวกับทีมที่ดูแลด้านโครงสร้างรถยนต์ซึ่งรับผิดชอบเกี่ยวกับโครงสร้างภายนอกรถยนต์

จากตัวอย่างจะเห็นได้ว่าสมาชิกในทีมไม่สามารถทำให้สำเร็จได้ถ้าไม่มีการประสานงานกัน เช่นถ้าวิศวกรไฟฟ้าไม่ประสานงานกับฝ่ายกลศาตร์ก็ไม่สามารถกำหนดตำแหน่งอุปกรณ์ไฟฟ้าได้

ประเด็นสำคัญก็คือ ผู้ยริหารต้องบอกได้ว่ามีความจำเป็นในการรวมงานชิ้นย่อยๆในระดับใด ถ้าอยู่ในระดับสูงก็ควรใช้การทำงานเป็นทีม

3. วัตถุประสงค์ของภารกิจ (Task Objective)

การปฏิบัติงานของทีมจำเป็นที่ต้องมีเป้าหมายชัดเจนอย่างน้อย 1 เป้าหมาย เช่น วัมยก่อนองค์การนาซ่ามีเป้าหมายว่าเพื่อนำมนุษย์ไปเหยีบบนดวลจันทร์และนำเขากลับลงมาสู่พื้นโลกได้อย่างปลอดภัยภายใน 10 ปีข้างหน้า ซึ่งถ้ามีเป้าหมายชัดเจนเช่นนี้ก็สามารถใช้การทำงานเป็นทีมมาใช้ได้ โดยที่บุคคลทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับทีมร่วมกันกำหนดทำความเข้าใจเป้าหมายนั้น แต่ถ้าไม่มีเป้าหมายที่ชัดเจนแล้วหละก็การทำงานลักษณะที่เป็นกิจวัตรหรืองานประจำวันจะดูเหมาะสมกว่า

หลักการของทีม (Principle of team)

หลักการข้อที่ 1 Members provide feedback to and accept it from one another.ทีมต้องยอมรับในความแตกต่างของกันและกันและต้องให้feedbackกันและกันในการทำงาน ต้องบอกเขาว่าเราชองอะไรไม่ชอบอะไร ซึ่งสังคมไทยทำได้ยาก

หลักการข้อที่ 2 The willingness preparedness and proclivity to back fellow members up during operations.ต้องมีความเหนียวแน่นมีความตั้งใจที่จะเป็นสมาชิกที่ดีในกรทำงาน มีความเต็มใจ มีการเตรียมตัว ที่จะสนับสนุนเพื่อร่วมทีมในขณะปฏิบัติงาน เช่น หน่วยSWAT จะมีฝ่ายที่คอยคุมกันเพื่อนร่วมทีม

หลักการข้อที่ 3 Members’ collectivity viewing of themselves as a group whose success depends on their interaction. การทำงานเป็นทีมมีความเกี่ยวข้องกับสมาชิกในกลุ่มที่มีความคิดเห็นรวมกันเพราะความสำเร็จของทีมขึ้นอยู่กับการปฏิสัมพันธ์ภายในแม้ว่าความสำเร็จของทีมขึ้นอยู่กับการกระทำของสมาชิกแต่ละคน แต่สมาชิกก็ต้องมองถึงจุดเชื่อมระหว่างตนกับสมาชิกคนอื่น ไม่ใช้ต่างคนต่างทำ ดังนั้นทีมที่มีประสิทธิภาพจะประกอบด้วยคนรู้ว่าประสิทธิของทีมคือผลรวมการกระทำของสมาชิกในทีมทั้งหมด

หลักการข้อที่ 4 Team means fostering within team interdependence. การทำงานเป็นทีมต้องมีสนับสนุนการพึ่งพาอาศัยกันภายในทีม

หลักการข้อที่ 5 Team leadership makes a difference with respect to the performance of the team. หัวหน้าทีมสร้างความแตกต่างภาวะ และควรเป็นแบบอย่างที่ดีแก่สมาชิก ผู้นำของทีมมีส่วนทำให้ทีมดีหรือไม่ดีได้มาก