หลักการบันทึกบัญชีหลักการบันทึกรายการทางบัญชี (Recording
transaction) แบ่งเป็น 2 ระบบ ดังนี้
1.ระบบบัญชีเดี่ยว
(Single - entry bookkeeping or single - entry system)
เป็นวิธีการบันทึกบัญชีเพียงด้านเดียวเท่านั้นคือ ด้านเดบิตหรือด้านเครดิต
ระบบบัญชีเดี่ยวนี้จะบันทึกเฉพาะรายการในบัญชีเงินสด หรือ บัญชีที่สำคัญบางบัญชี
เช่น บัญชีลูกหนี้หรือบัญชีเจ้าหนี้เท่านั้น
โดยไม่ได้ใช้การบันทึกรายการตามระบบบัญชีคู่ที่ต้องบันทึกรายการบัญชีทั้งด้านเดบิตและเครดิต
การบันทึกบัญชีตามระบบบัญชีเดี่ยวนี้นิยมใช้ในกิจการขนาดเล็กที่เจ้าของเป็นผู้ควบคุมและจดบันทึกเอง
สำหรับธุรกิจขนาดย่อมขึ้นไปไม่ควรนำระบบบัญชีเดี่ยวมาใช้
เนื่องจากจะมีปัญหาในการเก็บรวบรวมข้อมูล
การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลทางการบัญชี
และการจัดทำงบการเงิน
2.ระบบบัญชีคู่ (Double - entry
bookkeeping or double - entry system)
เป็นวิธีการที่ใช้ปฏิบัติในการบันทึกรายการบัญชีต่างๆ
ประกอบด้วยรายการในสมุดรายวันทั่วไป รายการในสมุดบัญชีแยกประเภท
ตลอดจนเอกสารหลักฐาน การบันทึกเหล่านี้มีระบบการและประเพณีปฏิบัติต่าง ๆ
ซึ่งอาจใช้ได้กับทั้งกิจการขนาดเล็กและขนาดใหญ่
ทั้งนี้เพื่อวัตถุประสงค์ที่จะทำให้สามารถเสนอรายงานทางการเงินได้ถูกต้องตามที่ควร
และทันต่อเหตุการณ์การบันทึกบัญชีตามระบบบัญชีคู่แต่ละรายการจะเกี่ยวข้องกับบัญชีสองด้าน
คือบันทึกด้านเดบิตบัญชีหนึ่งและบันทึกด้านเครดิตในอีกบัญชีหนึ่งด้วยจำนวนเงินที่เท่ากัน
และจะมีผลทำให้เกิดดุลขึ้นในตัวเอง
และในขณะเดียวกันก็จะทำให้ผลรวมของยอดบัญชีที่เกิดจากทุกรายการรวมกันแล้วได้ค่าเป็นศูนย์
นั่นก็คือ ผลรวมของยอดดุลเดบิตเท่ากับผลรวมยอดดุลเครดิต
การจัดทำรายละเอียดของยอดบัญชีต่างๆ ประกอบกันเป็นยอดรวมทั้งสิ้น เรียกว่า "งบทดลอง
(สมาคมนักบัญชีและผู้สอบบัญชีรับอนุญาตแห่งประเทศไทย.2538:d-4
) การบันทึกบัญชีจะใช้หลักระบบบัญชีคู่
ดังนั้นรายการค้าทุกรายการต้องบันทึกโดยเดบิตบัญชีหนึ่ง
และเครดิตอีกบัญชีหนึ่งด้วยจำนวนเงินที่เท่ากันเสมอ เรียกว่า บัญชีนั้นได้ดุลกัน
แต่ในบางครั้งรายการค้าที่เกิดขึ้นในเวลาเดียวกันมีหลายบัญชี อาจบัญชี
อาจบันทึกบัญชีโดยเดบิตหรือเครดิตบัญชีหลายบัญชีรวมกันได้ เรียกว่า การรวมรายการ
(Compound entry) แต่จำนวนเงินรวมของเดบิตและเครดิตจะต้องเท่ากันเสมอ
นอกจากนั้นเมื่อบันทึกรายการค้าเรียบร้อยแล้วยอดคงเหลือของแต่ละบัญชีที่มียอดดุลเดบิต
เมื่อนำมารวมกันจะเท่ากับยอดคงเหลือของแต่ละบัญชีที่มียอดดุลเครดิต
ซึ่งเป็นไปตามหลักสมการบัญชีที่ว่า สินทรัพย์ เท่ากับ
หนี้สินและทุนรวมกัน
ไม่มีความเห็น