การบริหารเอกสารคำสอน

 วัตถุประสงค์ของบทความ

        เพื่อเป็นแนวปฏิบัติในการใช้บริการเอกสารประกอบคำสอน ให้อยู่บนมาตรฐานเดียวกัน

 ความเป็นมา

        การบริการเอกสารประกอบคำสอน ของฝ่ายเทคโนโลยีทางการศึกษา ตามประกาศมหาวิทยาลัย เรื่อง หลักเกณฑ์การให้บริการเอกสารประกอบคำสอน ฉบับลงวันที่ 8 ตุลาคม 2541 (ซึ่งรายละเอียดดูได้ที่ประกาศฯ)  แม้จะเป็นประกาศฉบับเดียวกัน แต่มีหลายประเด็นที่ในประกาศฯไม่ได้กล่าวถึง  แต่จะมีรายละเอียดในเหตุผลจากมติที่ประชุมเมื่อคราวพิจารณาร่างประกาศฯ  ทำให้เกิดความเข้าใจที่ไม่ตรงกัน  รวมทั้งการตีความที่ไม่ตรงกัน  ทำให้เกิดปัญหาในทางปฏิบัติเพื่อให้สอดคล้องกับประกาศดังกล่าว ส่งผลให้การบริการล่าช้าเป็นปัญหากับผู้ใช้บริการและผู้ปฏิบัติงาน

         การทำความกระจ่างในเรื่องการบริการเอกสารประกอบคำสอนจึงเป็นสิ่งจำเป็น เพื่อความเข้าใจที่ถูกต้องตรงกันและใช้งบประมาณอย่างประหยัด เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด

  หลักการ

          การบริการเอกสารประกอบคำสอน  วิทยาเขตปัตตานี ได้เรียกเก็บเงินจากนักศึกษาที่ลงทะเบียนเรียนในแต่ละภาคการศึกษา  คนละ 150 บาท ต่อภาคการศึกษา  แล้วนำเงินทั้งหมดมาใช้จ่ายในการให้บริการเอกสารประกอบคำสอน โดยเรียกว่า “รายรับที่มีเงื่อนไข” โดยให้นักศึกษาได้รับเอกสารประกอบการสอนแบบเหมาจ่าย  หมายความว่าบางภาคการศึกษา  นักศึกษาบางคนที่ลงทะเบียนในบางรายวิชาอาจได้รับเอกสารประกอบคำสอนมากหรือน้อยกว่าราคา 150 บาทก็ได้  ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่าอาจารย์ที่สอนวิชานั้นๆ ทำเอกสารประกอบคำสอนไปแจกนักศึกษามากน้อยแค่ไหน  วิทยาเขตปัตตานี จะใช้วิธีการบริหารเงินให้เพียงพอโดยเฉลี่ยทั้งภาคเรียน

 บริหารอย่างไร?

          เมื่อมีเงินก้อนหนึ่งที่นักศึกษาจ่ายมาให้  อาจารย์จะทำเอกสารประกอบคำสอนแจกนักศึกษาโดยใช้งบประมาณจากเงินก้อนนี้  ถ้าไม่มีการจำกัดประเภทของเอกสาร ภาระค่าใช้จ่ายก็จะตกอยู่กับนักศึกษามากเกินไป  วิทยาเขตฯ จึงมีแนวคิดที่จำกัดประเภทของเอกสารประกอบคำสอน

 อย่างไรจึงจะเข้าหลักเกณฑ์เอกสารคำสอน

           เอกสารประกอบคำสอนที่ใช้สอนในหลักสูตรปริญญาตรีเท่านั้น เน้นที่เอกสารที่อาจารย์เรียบเรียงขึ้นมาเองเพื่อสนับสนุนให้ผู้สอนแต่งหรือเรียบเรียงตำราเอง  เพราะการแต่งหรือเรียบเรียงเอกสารประกอบคำสอนสามารถพัฒนาไปสู่หนังสือและตำราที่เต็มรูปแบบได้  เพื่อความก้าวหน้าทางวิชาการและเพื่อความภาคภูมิใจของสถาบันการศึกษาเอง  วิทยาเขตจึงจำกัดการสำเนาเอกสารจากหนังสือ วารสารและตำราจากผู้เขียนอื่นๆ อันการคัดลอกมา  จำกัดให้เพียงไม่เกินรายวิชาละ 40 หน้า ต่อภาคการศึกษา หมายความว่า ถ้าถ่ายสำเนาเอกสารจากหนังสือและตำราของนักวิชาการอื่นที่ไม่ใช่ของอาจารย์ผู้สอน อาจารย์จะไม่สามารถทำเอกสารโดยใช้งบประมาณจากค่าเอกสารประกอบคำสอนได้ ดังนั้นนักศึกษาก็ต้องจ่ายค่าสิ่งพิมพ์ที่ไม่เข้าหลักเกณฑ์ดังกล่าวอีก

           นอกจากเอกสารที่อาจารย์เรียบเรียงเองแล้ว  ยังมีแบบฝึกหัด  หนังสือตำรา บทความวารสารที่อาจารย์เขียนเอง  อาจารย์สามารถนำมาใช้บริการพิมพ์เป็นเอกสารประกอบคำสอนแล้วนำไปแจกนักศึกษาได้

            ยังมีเอกสารบางประเภทที่ไม่เข้าหลักเกณฑ์เป็นเอกสารประกอบคำสอนสำหรับแจกนักศึกษา เช่น คู่มือ LAB  แบบฝึกปฏิบัติ  รายงานการสัมมนา  รายงานของนักศึกษา ข้อสอบ เป็นต้น เอกสารเหล่านี้ไม่อยู่ในหลักเกณฑ์ที่เป็นเอกสารประกอบคำสอนตามความหมายในประกาศนี้  เนื่องจากวิทยาเขตเห็นว่าเอกสารดังกล่าว มีงบประมาณต่างหาก  ก็ขอให้ใช้งบส่วนนั้นไป  เช่น คู่มือปฏิบัติการ LABก็ให้ใช้งบค่า LAB  แบบฝึกปฏิบัติ  รายงานการสัมมนา  รายงานของนักศึกษา ก็ควรจะให้นักศึกษาออกค่าใช้จ่ายเอง  ข้อสอบทั้งปลายภาคและกลางภาค ซึ่งต้องเกี่ยวข้องกับการรักษาความลับจึงต้องทำเป็นเฉพาะคราว  แต่ก็ต้องใช้งบเฉพาะเท่านั้น ไม่สามารถใช้งบเอกสารประกอบคำสอนได้  หากในรายวิชานั้นต้องทำเอกสารดังกล่าวที่ฝ่ายเทคโนโลยีทางการศึกษา  อาจารย์จะต้องจ่ายค่าบริการตามอัตราที่ฝ่ายเทคโนโลยีทางการศึกษาเรียกเก็บตามประกาศมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ วิทยาเขตปัตตานี เรื่อง หลักเกณฑ์การให้บริการของฝ่ายเทคโนโลยีทางการศึกษา ซึ่งตอนท้ายๆ จะมีราคาค่าวัสดุและค่าบริการให้เรียกเก็บตามนั้น

           โดยมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ วิทยาเขตปัตตานี ให้แนวปฏิบัติว่า ถ้าหากบริหารงบประมาณให้ประหยัดที่สุดตามที่ให้แนวปฏิบัติไว้  ควบคุมการใช้ให้เป็นไปตามประกาศฯแล้ว  หากงบประมาณไม่เพียงพอและไม่เกินกำลัง วิทยาเขตจะนำเงินรายได้มาสมทบให้  แต่ถ้าหากต้นทุนสูงมากเกินไป  วิทยาเขตก็จำเป็นต้องขึ้นราคาค่าเอกสารประกอบคำสอน เช่นอาจปรับจาก 150 บาทที่เก็บอยู่ในปัจจุบันเป็นราคา 180 - 200 บาท เป็นต้น

 เย็บมุมเท่านั้น

            เอกสารประกอบคำสอนที่ฝ่ายเทคโนโลยีทางการศึกษาให้บริการเฉพาะการพิมพ์ การเก็บเรียงหน้าและเย็บมุมให้เท่านั้น  เนื่องจากทรัพยากรการเข้าเล่มทำปกมีไม่เพียงพอจะทำให้บริการไม่ทัน  ดังนั้นการเข้าเล่มทำปกจะไม่ใช้งบประมาณค่าเอกสารประกอบคำสอน  แต่ถ้าอาจารย์หรือนักศึกษาประสงค์จะเข้าเล่มทำปกจะต้องคิดราคาค่าบริการตามประกาศของมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ วิทยาเขตปัตตานี  เพิ่มต่างหาก

 ถ่ายเอกสารหรือพิมพ์สำเนา เลือกได้ไหม?

           เทคนิคการผลิตเอกสารได้พัฒนาไปมาก  รวมทั้งการแข่งขันของภาคเอกชนมีสูง  บางครั้งการบริการเอกสารซึ่งเอกชนมีการแข่งขันสูง  สามารถให้บริการด้วยต้นทุนที่มีราคาถูกกว่า  ปัจจุบัน (2555) ถ้าหากทำสำเนาไม่เกิน 90 สำเนา  ส่งให้เอกชนถ่ายเอกสารในราคาแผ่นละ 0.30 บาท จะมีราคาถูกกว่าการพิมพ์ด้วยวิธีอื่นๆ  ถ้าหากจำนวนที่สำเนามากกว่า 100ก็จะใช้วิธีการพิมพ์สำเนา (Copy print) อย่างไรก็ตามขึ้นอยู่กับต้นทุนค่าถ่ายเอกสารที่อาจเปลี่ยนแปลงไปตามสถานการราคาในท้องตลาดที่มีการแข่งขันเป็นตัวกำหนดราคาส่วนหนึ่งด้วย

 การควบคุมคุณภาพ

          เอกสารประกอบคำสอนจะพิมพ์ด้วยเทคนิคพิมพ์ขาวดำเท่านั้น  เนื่องจากยังไม่มีงบประมาณเพียงพอที่สามารถรองรับการพิมพ์สอดสีได้  ดังนั้นหากจำเป็นต้องพิมพ์หลายสีผู้ขอใช้บริการต้องรับผิดชอบค่าใช้จ่ายเอง

         เมื่อบริการพิมพ์แบบขาวดำ  การเตรียมต้นฉบับให้มีคุณภาพจึงเป็นสิ่งจำเป็นที่จะให้ได้งานเอกสารประกอบคำสอนที่มีคุณภาพด้วยเช่นกัน  ถ้าต้นฉบับคมชัดแต่คุณภาพของงานไม่คมชัด อาจารย์สามารถแจ้งเพื่อขอทำใหม่ได้โดยไม่คิดค่าใช้จ่ายเพิ่มแต่อย่างใด

          ต้นฉบับเอกสารควรพิมพ์ด้วย Laser Printer หรือหากเป็น Inkjet ก็ขอให้ใช้หมึกสีดำสนิท พิมพ์ลงบนกระดาษพื้นขาวและเรียบสนิทเท่านั้น  ถ้าหากพื้นสีขาวหม่นหรือพื้นผิวไม่เรียบ จะทำให้ผลงานพิมพ์ที่ออกมาไม่ดี  เมื่อเร่งความเข้มของหมึกมากเกินไปจะทำให้ขึ้นพื้น มีสีดำสกปรก  การใช้กระดาษผิวหยาบจะทำให้ต้นฉบับอักษรแตก ไม่คมชัด  ต้องไม่ลืมว่าคุณภาพของงานที่ได้จะด้อยกว่าต้นฉบับไม่น้อยกว่า 5 – 20 %  ดังนั้นการนำชิ้นงานที่สำเนาแล้วกลับมาทำเป็นต้นฉบับซ้ำ  คุณภาพของงานก็จะด้อยลงไปเป็นลำดับ

 ใช้บริการอย่างไร

1)  ส่งทางตลาดนัดหนังสือ

           ถ้าหากอาจารย์มีสอนรายวิชาใดในภาคการศึกษานั้นๆ ก็สามารถกรอกแบบฟอร์มปะหน้าต้นฉบับส่งมาที่ฝ่ายเทคโนโลยีทางการศึกษา  อาจจะให้เจ้าหน้าที่นำส่งแทนอาจารย์ได้ ขอแนะนำให้ทำสมุดส่งเอกสารประกอบคำสอนต่างหาก เพื่อให้มีการรับและส่งเอกสารให้ถูกต้อง มีผู้รับผิดชอบ เพราะการไม่ทำทะเบียนส่ง เมื่อต้นฉบับหายจะตรวจสอบไม่ได้ เพราะเมื่อมาถึงฝ่ายฯ จะมีการลงทะเบียนรับอย่างละเอียด สามารถตรวจสอบได้ตลอดเวลาว่าขณะนี้เอกสารประกอบการสอนวิชาใดอยู่ในกระบวนการใด ใครรับไปแล้วหรือไม่  ถ้าหากหายไปจะสามารถตรวจสอบได้

2)  ส่งทางระบบเอกสารคำสอนออนไลน์

http://sheetonline.oas.psu.ac.th/doc/

 บริการไม่ทันใช้สอน

             ถ้าหากเอกสารประกอบคำสอนมีปริมาณไม่มากเกินไป สามารถให้บริการเสร็จภายใน 3 วันทำการ  แต่ถ้าเป็นช่วงเอกสารประกอบคำสอนมีมาก เช่นช่วงเปิดเทอมใหม่ๆ (ช่วงก่อนเปิดเทอม 10 วัน และหลังเปิดเทอม20-30 วัน) จะมีปริมาณเอกสารประกอบคำสอนมาก รายวิชาที่ส่งเอกสารเข้ามามากเกิน 30 หน้าอาจต้องทยอยทำให้  เช่นอาจจะทำบทที่ 1 ใช้สอนก่อน  ส่วนบทที่ 2 -3 - 4  จะทยอยทำให้ในเวลาถัดไป  ดังนั้น ถ้าหากส่งเอกสารต้นฉบับมาคราวเดียวกันเป็นจำนวนมากในช่วงเปิดเทอม จึงขอแนะนำให้แจ้งรายละเอียดว่าเอกสารชุดใดใช้สอนช่วงใด  หรือหากต้องการให้เอกสารเป็นชุดเดียวกัน ไม่แตกเป็นหลายชุด ก็ขอให้ส่งให้ถึงฝ่ายเทคโนฯ ก่อนเปิดเทอม 10-15 วัน เมื่อเปิดเทอมมาจะมีเอกสารใช้สอนแน่นอน

 ปัญหาที่พบบ่อย

              หากอาจารย์นำบทความจากวารสาร  หรือถ่ายสำเนาจากหนังสือหรือตำราของคนอื่นมาสำเนานำไปแจกนักศึกษา  ซึ่งตามประกาศฯ ให้บริการได้เพียงต้นฉบับไม่เกิน 40 หน้า ต่อวิชาต่อภาคการศึกษาเท่านั้น  อีกประเด็นหนึ่งที่พบมากก็คือ การนำเอกสารคู่มือ Lab มาทำเป็นเอกสารประกอบคำสอน ซึ่งทำให้ยากต่อการพิจารณาคัดแยกประเภท แต่ก็ได้ใช้วิธีการพิจารณาจากเนื้อหาว่า ส่วนใดที่เป็นส่วนที่นักศึกษาเขียนเป็นรายงานก็จะแยกออกไป คงเหลือเฉพาะส่วนที่เป็นเนื้อหาที่อาจารย์เรียบเรียงเท่านั้น และบริการเข้าเล่มเฉพาะเย็บมุมเท่านั้น

 สถานะทางการเงิน  30 กันยายน 2555

เงินคงเหลือจากปีงบประมาณ 2554  ยอดยกมา   3,258,513.46 บาท

ประมาณการทั้งปี 2555 เป็นเงิน    2,362,900.00 บาท

รายรับจริง ปี 2555 เป็นเงิน  2,426,550.00บาท  ร้อยละ 102.69

รายจ่ายปี 2555  เป็นเงิน  2,171,002.80 บาท

(จ่ายร้อยละ 89.47.69ของรายรับประจำปี)

เงินคงเหลือจากปีงบประมาณ 2555  ยกไป   3,514,060.66บาท

                 สรุปสถานะทางการเงิน  ด้วยการประหยัดทำให้มีเงินสะสมคงเหลือประมาณสามล้านเศษ  ซึ่งได้คาดการณ์จะนำเทคโนโลยีตัวใหม่เข้ามาใช้ คือเครื่องพิมพ์ Multifunction  ที่จะทำให้ได้ถาพและอักษรคมชัด  ทำให้คุณภาพของเอกสารคำสอนดียิ่งๆขึน

 สรุป

               โดยสรุป เอกสารประกอบคำสอนที่ให้บริการเป็นการเน้นเอกสารที่อาจารย์เจ้าของวิชาเรียบเรียงเอง  ยกเว้นให้คัดลอกของคนอื่นมาไม่เกิน 40 หน้า  ถ้าเกินจำนวนอาจารย์หรือนักศึกษาต้องรับผิดชอบค่าเอกสาร

               หวังว่าคำแนะนำในการใช้บริการเอกสารประกอบคำสอน จะมีประโยชน์ต่อการใช้บริการให้เกิดประโยชน์สูงประหยัดสุด  เป็นประโยชน์ต่อเจ้าของเงิน คือนักศึกษาอย่างแท้งจริง  หากมีข้อเสนอแนะ  สามารถแสดงความคิดเห็นโดย E - Mail ที่  [email protected] หรือผ่าน Web Board ของสำนักวิทยบริการ  เพื่อนำข้อเสนอแนะของท่านเข้าสู่กระบวนการปรับปรุงให้เกิดประโยชน์ต่อทุกฝ่ายในการให้บริการเอกสารประกอบคำสอน  หากมีการเปลี่ยนแปลงประกาศหลักเกณฑ์การให้เอกสารประกอบคำสอน จะนำมาเสนอในโอกาสต่อไป