เครื่องมือ(Tools) สำหรับการรังสรรค์ความคิดใหม่

เครื่องมือ(Tools) สำหรับการรังสรรค์ความคิดใหม่

1..การประชุมเชิงปฏิบัติการ เพื่อแสวงหาอนาคตร่วมกัน Future Search Conference (FSC)

         Future Search Conferenceหรือการประชุมเพื่อค้นหาอนาคต เป็นเครื่องมือ หรือเทคนิคการประชุมแบบมีส่วนร่วมที่เพิ่งมีการนำมาใช้ในสังคมไทยไม่นานนัก และยังใช้กันอยู่ในวงจำกัด การค้นหาอนาคต คืออะไร    การค้นหาอนาคต เป็นเทคนิคในการพัฒนาองค์กรที่ใช้การมีส่วนร่วมของคนในองค์กร ค้นหาอนาคตขององค์กรตัวเองจุดมุ่งหมายของการจัดประชุมเพื่อค้นหาอนาคตคืออะไร จุดมุ่งหมายคือ เพื่อหาเป้าหมายร่วมขององค์กร และพัฒนายุทธศาสตร์เพื่อนำไปสู่เป้าหมายนั้น ลักษณะการประชุมเป็นอย่างไร

         การประชุมเพื่อค้นหาอนาคต ปกติใช้เวลา 2-3 วัน จำนวนคนที่พอเหมาะ ประมาณ 50-60 คน กระบวนการประชุม จะเริ่มจากการสนับสนุนให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้ย้อนกลับไปตรวจสอบและค้นหาอดีต ปัจจุบัน และอนาคต ของสังคมโลก ประเทศ องค์กร และตัวผู้เข้าร่วมประชุมเอง เพื่อเชื่อมให้เห็นเห็นพลัง และความสัมพันธ์ของการเปลี่ยนแปลงของสรรพสิ่งที่เกี่ยวโยงกันอยู่ สุดท้ายการประชุมจะมุ่งไปที่แผนยุทธศาสตร์สำหรับอนาคตขององค์กรข้อมูลที่ใช้เพื่อวางแผนยุทธศาสตร์นั้น ก็ได้จากผู้เข้าร่วมประชุมซึ่งแบ่งเป็นกลุ่มย่อย ช่วยกันหาประสบการณ์และคุณค่าร่วมของกลุ่มทั้งหมด เพื่อมุ่งไปสู่เป้าหมายอนาคตร่วมกัน เปรียบไปก็เหมือนการกระโดดสปริงบอร์ด ยิ่งออกแรงกระโดดมากเท่าไหร่ ก็ยิ่งไกลเท่านั้น ใครบ้างควรเข้าร่วมการประชุมเพื่อคั้นหาอนาคต  ผู้เข้าร่วมประชุมควรมีหลากหลายตั้งแต่ผู้บริหารสูงสุด เจ้าหน้าที่ในทุกระดับและทุกหน่วยในองค์กร บางครั้ง การประชุมอาจเชิญคนนอกเข้าร่วมด้วย จำไว้ว่า ความหลากหลายเพื่อค้นหาอนาคต โดยมองย้อนไปในอดีต สำรวจแนวโน้มปัจจุบัน และอิทธิพลภายนอก พร้อมๆ กับการสำรวจอนาคตขององค์กรด้วยทัศนะที่เปิดกว้าง ในขณะที่การวางแผนยุทธศาสตร์ทั่วไป จะเน้นเฉพาะสถานการณ์ปัจจุบัน และทำการปรับปรุงแผนในอนาคตเพียงเล็กน้อยองค์กรเราจะไดอะไรเมื่อการประชุมเสร็จสิ้นลง เมื่อการประชุมเสร็จสิ้นลง องค์กรควรจะได้พันธกิจที่ชัดเจน ลู่ทางที่แจ่มชัด สำหรับอนาคตและพันธสัญญาที่แน่นแฟ้นขึ้นจากผู้เข้าร่วมประชุมอย่างไรก็ตามอย่าลืมว่า “การค้นหาอนาคตที่ดีที่สุด คือ การสร้างมันขึ้นมา ในฉบับที่แล้ว เราได้แนะนำหลีกการาและประโยชน์ในการใช้ FSC เป็นเครื่องมือในการประชุมไปแล้ว เราจะมาดูว่า ในการใช้ FSCเป็นเครื่องมือนั้นจะมีกระบวนและขั้นตอนการจัดประชุมอย่างไร
          อุปกรณ์เบื้องต้นที่ต้อง(ขาดไม่ได้)
          -โต๊ะทำงานกลุ่มย่อย 7-10 โต๊ะ ขึ้นอยู่กับจำนวนกลุ่ม และจำนวนทั้งหมด (กลุ่มย่อยไม่ควรเกิน 10 คน)   หลังจากที่เราทำความเข้าใจเรื่องราวของอดีตแล้ว ต่อไปเราจะเคลื่อนเข้าสู่เหตุการณ์ปัจจุบันและอนาคต
          -แผ่นพลิก(flipchart)  
          -ปากกาเมจิกสีต่างๆ

          -อื่น ๆ

2..Benchmarking

         Benchmarking คือ กระบวนการแลกเปลี่ยนความรู้ แลกเปลี่ยนประสบการณ์ และแลกเปลี่ยนวิธีปฏิบัติที่เป็นเลิศ (Best Practices) กับองค์กรอื่นภายใต้กฎกติกาสากล  โดยมีแนวคิดว่า องค์กรใดองค์กรหนึ่งนั้นไม่ได้เก่งไปทุกเรื่อง มีองค์กรที่เก่งกว่าในบางเรื่องดังนั้นการศึกษาจากประสบการณ์ตรงขององค์กรอื่น แล้วนำมาประยุกต์ให้เหมาะสม จะช่วยประหยัดเวลาและลดการดำเนินงานแบบลองผิดลองถูก ทำให้ทราบถึงศักยภาพหรือขีดความสามารถที่แท้จริงขององค์กรของตนเอง ทำให้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และเพิ่มศักยภาพในการแข่งขัน

          Benchmarking จึงเป็นเส้นทางลัดสู่ความเป็นเลิศอย่างก้าวกระโดด ผลที่ได้รับจากการทำ Benchmarking คือทำให้รู้ว่าใครหรือองค์กรใดเป็นผู้ปฏิบัติได้ดีที่สุดและมีวิธีปฏิบัติอย่างไร เพื่อองค์กรอื่นจะนำมาปรับปรุงผลการดำเนินงานของตน โดยเลือกสรรและนำวิธีปฏิบัติที่เป็นเลิศเหล่านั้น ไปประยุกต์ใช้ในกระบวนการทำงานของตนเอง ซึ่งไม่ใช่การลอกเลียนแบบแต่เป็นการสร้างสรรค์ผลงานใหม่ๆ อันเกิดจากการเรียนรู้ ปัจจุบันเรื่องที่ได้รับความนิยมในการทำ Benchmarking ได้แก่ เรื่องเทคโนโลยีระบบสารสนเทศ เรื่องการฝึกอบรมพัฒนาพนักงานเรื่องการจัดการเอกสารควบคุมเรื่องความพึงพอใจของลูกค้าเรื่องการจัดการทรัพยากรบุคคลเป็นต้นบทความนี้ จึงเป็นการสร้างความเข้าใจวิธีการทำ Benchmarking อย่างเป็นระบบเพื่อสามารถนำไปประยุกต์ใช้กับองค์กรของตนเองได้ในเรื่องที่สนใจต่อไป 

 3.การจัดกลุ่มสนทนา หรือสัมมนาวิเคราะห์ (Focus group Discussion)

        การจัดกลุ่มสนทนา หรือสัมมนาวิเคราะห์ (Focus group Discussion) เป็นวิธีการศึกษาวิจัยแบบหนึ่งองการวิจัยเชิงคุณภาพ ผู้ที่ศึกษาจะทราบถึงทัศนคติและพฤติกรรมของลูกค้าที่เชื่อถือได้ โดยเชิญผู้ให้ข้อมูลหลัก โดยมีผู้ดำเนินการสนทนา (Moderator) เป็นผู้จุดประเด็นการสนทนาเพื่อเป็นการชักจูงให้ผู้ร่วมสนทนาได้แสดงความคิดเห็นต่อประเด็นการสนทนาได้อย่างกว้างขวางลึกซึ้งอย่างเปิดเผยและสบายใจในการสนทนากลุ่มเป็นสิ่งกระตุ้นให้ผู้ร่วมสนทนาได้แสดงความคิดเห็นหรือเกิดมีข้อซักถาม หรือมีการวิพากษ์วิจารณ์ในประเด็นต่าง ๆ ซึ่งจะทำให้การสนทนานั้นมีการสนทนาในระดับลึกในแต่ละประเด็น การจัดกลุ่มสนทนาจะทำให้ผู้วิจัยได้ข้อมูลในสิ่งที่ผู้วิจัยไม่สามารถได้มาด้วยการใช้แบบสัมภาษณ์เป็นรายบุคคล หรือแบบสอบถามกลุ่มสนทนานั้นมีขั้นตอนที่สำคัญอยู่ 3 ขั้นตอนคือ

          1. การเตรียมจัดกลุ่มสนทนา

          2. การจัดกลุ่มสนทนา

          3. การเตรียมข้อมูลเพื่อใช้ในการวิเคราะห์

4..วิธีเดลฟาย หรือ วิธีเดลฟี (อังกฤษ: Delphi method) เป็นวิธีการคาดการณ์ผลลัพธ์โดยวิธีการออกความเห็นของผู้เชี่ยวชาญ เทคนิคเดลฟายเป็นเทคนิคที่มีขั้นตอนและระเบียบแบบแผนที่ชัดเจน โดยผู้เชี่ยวชาญตอบแบบสอบถามจำนวนสองรอบหรือมากกว่านั้น โดยในแต่ละรอบผู้จัดทำจะสรุปคำตอบของรอบนั้นเพื่อเป็นข้อมูลสำหรับตอบคำถามในรอบถัดไป โดยเชื่อว่าคำตอบในแต่ละรอบจะถูกเกลาให้ "ถูกต้อง" มากยิ่งขึ้น สุดท้าย การสอบถามจะหยุดลงเมื่อได้ข้อสรุปที่มั่นคง และคะแนนค่าเฉลี่ยหรือมัธยฐานจะเป็นตัวกำหนดคำตอบ

        ประวัติ

        เป็นวิธีหนึ่งของการมองอนาคต ได้รับการพัฒนาโดย RAND Corporation ในคริสต์ทศวรรษที่ 1950 เป็นวิธีสำรวจความเห็นจากกลุ่มผู้เชี่ยวชาญในสาขาหนึ่งๆ เพื่อให้ได้คำตอบที่น่าเชื่อถือมากที่สุด โดยให้ผู้เชี่ยวชาญในสาขานั้นๆ ตอบแบบสอบถามชุดเดียวกันหลายครั้ง ในการสำรวจรอบที่หนึ่ง ผู้ตอบแบบสอบถามจะตอบคำถามพร้อมข้อคิดเห็นส่วนตัวเกี่ยวกับคำถาม จากนั้นคณะวิจัยจะคำนวณหาค่าควอไทล์ (quartile) ของคำตอบและรวบรวมข้อคิดเห็นเพิ่มเติมของผู้ตอบเพิ่มลงในชุดแบบสอบถามรอบที่สอง พร้อมส่งคำตอบที่ได้ในรอบแรกคืนให้ผู้ตอบ ผู้ตอบจะเปรียบเทียบคำตอบของตนกับผู้เชี่ยวชาญท่านอื่นและข้อคิดเห็นเพิ่มเติม เพื่อตัดสินใจใหม่ว่า จะยืนยันความคิดเดิม หรือจะเปลี่ยนใจโดยมิต้องเผชิญหน้ากับผู้เชี่ยวชาญท่านอื่น ความเห็นที่แตกต่างจากความเห็นของคนส่วนใหญ่มีความสำคัญไม่ยิ่งหย่อนกว่าความเห็นของคนส่วนใหญ่ ผลการศึกษาหลายชิ้นระบุว่าความเห็นของสมาชิกที่ดีที่สุดของกลุ่มอาจไม่ตรงกับความเห็นของคนส่วนใหญ่

        ในระยะแรกมีการใช้เทคนิคเดลฟายกันมากในการคาดการณ์เทคโนโลยี โดยทำนายว่าเทคโนโลยีใดจะมีการพิสูจน์หลักการได้เมื่อใด จะเริ่มพร้อมใช้งานหรือจะมีการใช้อย่างแพร่หลายได้เมื่อใด แต่ต่อมามีการใช้อย่างแพร่หลายในการสำรวจและประเมินนโยบายด้านต่างๆ ทั้งในภาครัฐและภาคเอกชน ทางด้านการศึกษา การจัดการ และสาธารณสุข เรียกว่าเป็นเดลฟายเชิงนโยบาย (policy Delphi)

       ลักษณะสำคัญของเทคนิคเดลฟาย ได้แก่

       1.การไม่เปิดเผยตน (anonymity) ได้จากการใช้แบบสอบถาม เพื่อไม่ให้ผู้ออกความเห็นต้องเผชิญหน้ากัน จะได้ไม่รู้ว่าใครเป็นเจ้าของความเห็น ทำให้สามารถพิจารณาคุณค่าของความเห็นโดยไม่ถูกเบี่ยงเบนด้วยตำแหน่งหรือความสามารถในการโน้มน้าวของเจ้าของความเห็น ผู้ออกความเห็นที่แตกต่างออกไปไม่รู้สึกว่าถูกกดดันจากผู้ที่มีวุฒิสูงกว่าหรือความเห็นของคนส่วนใหญ่

       2.การทำซ้ำ (iteration) ได้จากการส่งแบบสอบถามเดียวกันให้ตอบหลายรอบ ให้โอกาสผู้ตอบเปลี่ยนใจโดยไม่เสียหน้า จากการพิจารณาความเห็นและเหตุผลของผู้อื่น

       3.การป้อนกลับโดยมีการควบคุม (controlled feedback) มีการกลั่นกรองและป้อนกลับความเห็นของกลุ่มให้ผู้ตอบแบบสอบถามได้ทราบในการส่งแบบสอบถามรอบต่อไป ผู้ตอบจะได้ทราบสถานภาพของความเห็นรวม คำวิจารณ์ ข้อเสนอแนะ และเหตุผลประกอบความคิดเห็นของทั้งผู้เห็นด้วยและไม่เห็นด้วย

       4.การนำเสนอคำตอบด้วยสถิติ (statistical group response) เป็นส่วนหนึ่งของการป้อนกลับระหว่างการสอบถามแต่ละรอบ โดยเสนอผลคำตอบของกลุ่มเป็นค่ามัธยฐานและระดับความเห็นที่กระจายออกไป

       ข้อดีของเทคนิคเดลฟาย

       1.การไม่เปิดเผยชื่อของผู้ตอบ ทำให้ผู้ตอบมีอิสรภาพทางความคิด

       2.สามารถได้ความเห็นจากกลุ่มผู้เชี่ยวชาญจำนวนมาก ซึ่งอาจสูงเป็นร้อยเป็นพันได้

       3.การใช้วิธีการทางสถิติเพื่อประมวลผล เป็นการลดอคติ (bias) ทำให้ได้

ข้อมูลที่น่าเชื่อถือ

       4.เหมาะสำหรับคำถามยากๆ ที่มีหลายมิติ ที่ต้องประเมินทั้งข้อเท็จจริงทางวิทยาศาสตร์และ คุณค่าทางสังคม หรือคำถามในเรื่องที่ยังขาดองค์ความรู้อย่างเพียงพอ เพื่อหาคำตอบในขณะที่จำเป็นต้องมีการตัดสินใจ

       ข้อเสียของเทคนิคเดลฟาย

       1.ใช้เวลานานและการลงทุนสูง จึงนิยมทำการสำรวจเพียงสองรอบ แต่ในปัจจุบัน หลายโครงการมีการให้ตอบแบบสอบถามในเว็บไซต์แบบ

ออนไลน์ ซึ่งลดค่าใช้จ่ายและเวลาลงได้มาก

       2.ปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้เชี่ยวชาญผ่านแบบสำรวจไม่เข้มข้นเหมือนการเผชิญหน้า จึงถูกกล่าวหาว่าการสำรวจได้เพียงความเห็นเฉลี่ย ซึ่งอาจไม่ใช่ความเห็นที่ดีที่สุด

       ขั้นตอนในการสำรวจแบบเดลฟาย

       1.คณะวิจัยปรึกษากับคณะกรรมการด้านเทคนิค ซึ่งประกอบด้วยผู้เชี่ยว

ชาญในสาขาที่จะสำรวจจำนวนหนึ่ง เพื่อกำหนดกรอบประเด็นปัญหาที่จะศึกษาและคัดเลือกผู้เชี่ยวชาญที่จะส่งแบบสอบถามไปให้

       2.เพื่อให้ได้มาซึ่งหัวข้อที่จะใช้ในแบบสอบถามที่จะส่งไปยังผู้เชี่ยวชาญ

จำนวนมาก คณะวิจัยอาจจัดการประชุมระดมความคิดผู้เชี่ยวชาญหลายสาขาในวงกว้าง หรือใช้กระบวนการจำลองภาพอนาคต หรือส่งแบบสอบถามแบบคำถามปลายเปิดไปให้ผู้เชี่ยวชาญ เพื่อรวบรวมประเด็นที่จะศึกษา

       3.คณะกรรมการด้านเทคนิคเสนอหัวข้อที่จะใช้ในการสำรวจแบบ

เดลฟาย

       4.คณะวิจัยนำหัวข้อไปทำเป็นแบบสอบถามเดลฟาย ซึ่งมีลักษณะเป็นโครงสร้างตายตัว แต่ก็เปิดโอกาสให้ผู้ตอบวิจารณ์หัวข้อในแบบสอบถาม และเสนอหัวข้อเพิ่มเติมได้:

       5.คณะวิจัยปรึกษาคณะกรรมการด้านเทคนิคให้ตัดสินตัวแปรที่จะใช้

       6.ทดลองความเหมาะสมของแบบสอบถามก่อนส่งจริง

       7.คณะวิจัยส่งแบบสอบถามรอบที่ 1 ไปยังผู้เชี่ยวชาญ

       8.คณะวิจัยติดตามแบบสอบถามรอบที่ 1 และวิเคราะห์ผลการตอบในเชิงสถิติ รวมทั้งคำวิจารณ์และข้อเสนอแนะต่างๆ นำเสนอคณะกรรมการด้านเทคนิค เพื่อปรับปรุงเพิ่มเติมหัวข้อ และเพิ่มตัวแปร

       9.คณะวิจัยส่งแบบสอบถามรอบที่ 2 ไปยังผู้เชี่ยวชาญที่ตอบแบบสอบถามรอบที่ 1 ซึ่งแต่ละข้อจะมีค่ามัธยฐานและค่าควอไทล์ รวมทั้งสรุปข้อคิดเห็นต่างๆ จากผลการสำรวจในรอบที่ 1 หากผู้เชี่ยวชาญเลือกตอบใหม่อีกครั้งโดยมีความเห็นอยู่ในค่าควอไทล์สูงสุดหรือต่ำสุด ก็จะขอให้บอกเหตุผลว่าทำไมจึงคิดว่าความเห็นของตนถูกต้องกว่าผู้เชี่ยวชาญสามในสี่ของกลุ่ม

      10.คณะวิจัยติดตามแบบสอบถามรอบที่ 2 และวิเคราะห์ผลการตอบนำเสนอคณะกรรมการด้านเทคนิค

      11.คณะวิจัยทำซ้ำขั้นตอนที่ 7 และ 8 จนกว่าผลการสำรวจมีความแตกต่างจากครั้งก่อนน้อยมาก

      12.คณะวิจัยเขียนรายงานสรุปผลการสำรวจแบบเดลฟาย ร่วมกับคณะกรรมการด้านเทคนิค

5.มายด์แม็ป หรือ แผนที่ความคิด หรือ ผังมโนภาพ (Mind Map)

      มายด์แม็ป หรือ แผนที่ความคิด หรือ ผังมโนภาพ (Mind Map) คือ แผนภาพที่แสดงความคิดที่เชื่อมโยงกับเหมือนกับการเชื่อมโยงของเซลประสาทในสมอง โดยใช้คำ ภาพ หรือสัญลักษณ์ที่เชื่อมโยงกันแล้วแผ่เป็นรัศมีออกไปจากศูนย์กลาง การวาดแผนที่ความคิดถูกใช้เป็นเครื่องมือนำเสนอประเด็นจากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ หรือการนำเสนอความคิด ที่ช่วยให้การสรุปประเด็นมีความชัดเจนผ่านเครื่องมือที่เรียกว่าแผนที่ความคิด (Mind Map) การถ่ายทอดความคิด หรือข้อมูลต่าง ๆ ที่มีอยู่ในสมองลงกระดาษ โดยการใช้ภาพ สี เส้น และการโยงใย แทนการจดย่อแบบเดิมที่เป็นบรรทัด ๆ เรียงจากบนลงล่าง ขณะเดียวกันมันก็ช่วยเป็นสื่อนำข้อมูลจากภายนอก เช่น หนังสือ คำบรรยาย การประชุม ส่งเข้าสมองให้เก็บรักษาไว้ได้ดีกว่าเดิม ซ้ำยังช่วยให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ได้ง่ายเข้า เนื่องจะเห็นเป็นภาพรวม และเปิดโอกาสให้สมองให้เชื่อมโยงต่อข้อมูลหรือ ความคิดต่าง ๆ เข้าหากันได้ง่ายกว่า “ใช้แสดงการเชื่อมโยงข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งระหว่างความคิดหลัก ความคิดรอง และความคิดย่อยที่เกี่ยวข้องสัมพันธ์กัน”  ผังความคิด (Mind Map)

          การระดมความคิด (Brainstorming) ในการประชุมหลายระดับมักมีการใช้มายด์แม็ปเป็นเครื่องมือ เพราะเขียนง่าย มีความน่าสนใจ และเข้าใจไม่ยาก สิ่งที่ต้องใช้เป็นเครื่องมือก็มีเพียงกระดาษปรู๊ฟ และสีชอล์กพาสเทล อาจใช้สำหรับระดมความคิดเห็น สรุปความแนวคิด หรือนำเสนอประเด็นก็ได้ ปัจจุบันมีซอฟท์แวร์ที่เข้ามาช่วยให้การวาดด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ทำได้ง่ายขึ้น อาทิ Freemind, Mindjet, Xmind, Mindmeister, iMindmap สามารถใช้งานได้คล้ายเขียนบนกระดาษ แต่แก้ไขได้ง่าย ไม่หายไปตามกาลเวลา เพราะทำสำเนา และเผยแพร่ต่อได้

6.เวทีประชาคม

          เวทีประชาคม เป็นวิธีการหนึ่งและเป้าหมายที่กระตุ้นให้เกิดการเรียนรู้อย่างมีส่วนร่วมระหว่างคนที่มีประเด็นหรือปัญหาร่วมกัน ใช้เวทีในการพูดเพื่อรับรู้ทำความเข้าใจในประเด็นปัญหา พร้อมจะช่วยผลักดันหรือหาข้อสรุปเป็นแนวทางแก้ไขประเด็นปัญหานั้น ๆ หลายคน โดยเฉพาะคนปฎิบัติงานระดับพื้นที่ ตำบล หมู่บ้าน จัดเวทประชาคมกันบ่อยมาก เพื่อให้เป็นเวทีการแสดงความคิดเห็นของประชาชนอย่างแท้จริง ต้องคำนึงถึงประเด็นที่เป็นปัญหาร่วมกัน ประเด็นต้องกระชับ ชัดเจน ง่ายต่อความเข้าใจเป็นเรื่องที่รับรู้กันมาก่อนแล้ว สำหรับผู้เข้าร่วมเวทีเรื่องใกล้ตัว สำหรับชุมชน เช่น การป้องกันและแก้ปัญหายาเสพติด น้ำเสีย เป็นต้น

           ลักษณะสำคัญของการจัดเวทีประชาคม

             - ทีมงานทีรับผิดชอบ

             - สถานที่เหมาะสม

             - มีการชึ้แจงทำความเข้าใจ

             - กำหนดกฎกติกาขอความร่วมมือใช้เวลาเป็นประโยชน์    

             - จัดเตรียมวัสดุอุปกรณ์ให้พร้อม

             - ผู้นำเวทีหลักมีความเข้าใจในการจัดทำเวทีเป็นอย่างดี  

เอกสารอ้างอิง

 http://www.futuresearch.net/method/whatis/index.cfm

 http://www.google.com