การบริหารโครงการ

โครงการคืออะไร?

        โครงการ หมายถึง กระบวนงานที่ประกอบไปด้วยกิจกรรมหลายๆ กิจกรรม ซึ่งมีลำดับก่อนหลังอย่างชัดเจน เป็นกระบวนการที่สร้างความเปลี่ยนแปลง กระทำเพื่อสนองหรือสนับสนุนต่อวัตถุประสงค์โดยตรง กระบวนการนั้นๆ ทำเป็นการเฉพาะกิจ หรือกล่าวได้ว่ามีจุดเริ่มต้นและจุดจบของกระบวนการ และการดำเนินการต่างๆ จะถูกจำกัดด้วยเวลาและค่าใช้จ่าย

ความสำคัญของโครงการ

      ในการทำธุรกิจจะมีงานลักษณะโครงการเกิดขึ้นเป็นระยะ เช่น ผู้ประกอบการอาจต้องการสร้างติดตั้งเครื่องจักรใหม่ หรือออกผลิตภัณฑ์ใหม่ ฉะนั้น ผู้ประกอบการจึงควรเข้าใจลักษณะของงานโครงการ และเรียนรู้หลักการบริหารงานโครงการ เพื่อให้การดำเนินโครงการประสบผลสำเร็จ

โครงการ กับ งานประจำต่างกันอย่างไร?

       ลักษณะงานที่เรียกว่า "โครงการ" มีความแตกต่างกับ "งานประจำ" ดังแสดงในตาราง

 

"โครงการสร้างบ้าน"

        โครงการสร้างบ้านเป็นตัวอย่างของงานโครงการ วัตถุประสงค์ของโครงการคือบ้านที่เสร็จสมบูรณ์หนึ่งหลัง จะเห็นว่าการสร้างบ้านเป็นงานเฉพาะกิจ งานสร้างบ้านไม่ใช่งานประจำ ทำไปเรื่อยๆ งานสร้างบ้านมีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด ใช้กลุ่มคนทำงานเฉพาะกิจ เมื่อบ้านเสร็จคนทำงานต้องย้ายไปทำงานที่อื่น การสร้างบ้านประกอบด้วยกิจกรรมหลายกิจกรรมที่ต้องทำก่อนหลังตามลำดับ และต้องทำภายใต้งบประมาณที่เจ้าของบ้านวางไว้

การบริหารงานโครงการ

        ในการดำเนินโครงการใดๆ ก็ตาม ผู้มีหน้าที่รับผิดชอบมักจะประสบปัญหาต่างๆ ในการดำเนินการ ซึ่งมีผลให้กำหนดการของโครงการต้องล่าช้าไป ต้องปรับปรุงแผนงานใหม่ บางครั้งต้องสูญเสียทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัด เพื่อให้โครงการนั้นเป็นไปตามกำหนดการ ผู้บริหารจึงต้องทำการบริหารโครงการอย่างเหมาะสม การบริหารงานโครงการเริ่มต้นจากการศึกษารายละเอียดของโครงการ โดยเริ่มจากเป้าหมายของโครงการ ศึกษารายละเอียดของกิจกรรมต่างๆ ที่ต้องทำ เพื่อให้ได้เป้าหมายที่ต้องการ จากนั้น ทำการคำนวณเวลาที่ต้องใช้ในการทำกิจกรรมนั้นๆ ตลอดจนตัดสินใจว่ากิจกรรมใดต้องดำเนินการก่อนหรือหลังตามความจำเป็น โดยผู้บริหารต้องควบคุมการทำกิจกรรมให้เป็นไปตามแผน

เทคนิคในการบริหารงานโครงการ

         เทคนิคในการบริหารงานโครงการที่นิยม คือ Critical Path Method (CPM) ซึ่งเป็นเทคนิคที่ใช้ควบคุมโครงการ โดยที่ทุกๆ กิจกรรมในโครงการสามารถกำหนดเวลาทำงานได้อย่างแน่นอน เมื่อนำกิจกรรมต่างๆ มาเขียนเครือข่ายแสดงความสัมพันธ์ทั้งโครงการแล้ว เทคนิค CPM จะคำนวณหาเวลาที่สั้นที่สุดเพื่อทำให้โครงการสำเร็จ โดยจะระบุเวลาที่ควรเริ่มต้นทำกิจกรรม และเวลาสิ้นสุดของแต่ละกิจกรรมด้วย (รายละเอียดศึกษาจาก CPM-เทคนิคในการบริหารโครงการ)