เทคนิคการบริหารงาน

POSDCOORB  เทคนิคการบริหารงาน

    มีการศึกษา เรียนรู้ ใช้ ในวงการต่างๆมานาน  โดยเฉพาะวงการศึกษานำมาใช้ในการบริหารการศึกษาอย่างกว้างขวาง  ประกอบด้วยวิธีการจัดการ  7  ขั้นตอน ดังนี้

PLANNING  การวางแผน

                   เป็นเทคนิคกระบวนการบริหารที่สำคัญจำเป็นต้องทำเป็นขั้นตอน  ด้วยความประณีต ระมัดระวัง  มีความหมายสำคัญ ดังนี้

1. การวางแผนเป็นการใช้สามัญสำนึกอย่างมีเหตุผล
2. การวางแผนเป็นการมองปัญหาที่มีอยู่และพยายามหาวิธีการแก้ไขปัญหานั้น
3. การวางแผนเป็นการหาทางเลือกที่ดีที่สุดในการปฏิบัติงานใดๆ ภายในเวลาที่กำหนด
4. การวางแผนเป็นการจัดสรรทรัพยากรที่มีอย่างจำกัดให้เกิดประโยชน์สูงสุด
5. การวางแผนเป็นความพยายามต่อเนื่องในการปฏิบัติงานให้บรรลุเป้าหมาย
6. การวางแผนเป็นการใช้ความรู้ความสามารถวินิจฉัยเหตุการณ์ต่างๆ ในอนาคต

กิจกรรมการวางแผน  6  กิจกรรม คือ

1. การกำหนดวัตถุประสงค์
2. การกำหนดทางเลือก
3. การกำหนดวิธีการบริหารทรัพยากร
4. การกำหนดวิธีการดำเนินงาน
5. การกำหนดวิธีการควบคุม
6. การกำหนดวิธีการประเมินผล

ขั้นตอนในการวางแผน

1. ขั้นเตรียมการ เป็นการเตรียมข้อมูล บุคลากร ทรัพยากร วัตถุประสงค์ เป้าหมายในการดำเนินการ  รวมทั้งสรุปผลการดำเนินงานที่ผ่านมา
2. ขั้นวิเคราะห์สรุป วิเคราะห์ข้อมูล ข้อเท็จจริงต่างๆ
3. ขั้นดำเนินการวางแผน  กำหนดว่าจะทำอะไร what   อย่างไร how ใครทำบ้าง who  ที่ใหน  where  และเมื่อใหร่ when
4. ขั้นประเมินผล  เป็นการสรุปผลการวางแผน  เช่นบอกเวลาที่ได้รับทั้งทางตรง และทางอ้อม ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น สุดท้ายนำเสนอผู้มีอำนาจอนุมัติ

ORGANIZING  การจัดองค์กร

                   การจัดองค์กร เป็นภารกิจของหน่วยงาน องค์การ  ที่จะร่วมกันจัดรูปงานเพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่นมีเป้าหมายที่แน่นอน   มีการจัดการที่เป็นรูปแบบ  ทุกคนในหน่วยงานมีความรู้ ความเข้าใจกลไกการดำเนินงานภายใต้ระบบขององค์กรอย่างชัดเจน

                   เอกภาพในการบังคับบัญชา Unity  of command    การจัดองค์กรจำเป็นต้องกำหนดเส้นทางเดินของงาน  ตั้งแต่จุดเริ่มต้นจนถึงจุดสุดท้ายของการทำงาน  อำนาจในการตัดสินใจขั้นสุดท้าย  ความมีประสิทธิภาพขององค์กรนั้น  เอกภาพในการบังคับบัญชามีความสำคัญ  หน่วยงานต้องจัดให้เกิดความคล่องตัวในการทำงาน  ส่วนต่อการปฏิบัติ และรายงาน  การวิเคราะห์ประเมินผล  สิ่งสำคัญในการสร้างความเป็นเอกภาพในการบังคับบัญชา  อยู่ที่ความชัดเจนในการวินิจฉัยสั่งการ  การรับรู้ในความรับผิดชอบร่วมกันของผู้บริหารและผู้ปฏิบัติ    การรับรู้เป้าหมาย วัตถุประสงค์สูงสุดของงาน  โดยหลักเกณฑ์ เงื่อนไงที่ผ่านการวิเคราะห์ วางแผนมาเป็นอย่างดีแล้ว

                   องค์ประกอบในการจัดองค์กร

1. ภารกิจและวัตถุประสงค์ขององค์กร
2. ขอบข่าย ความรับผิดขอบของงานในองค์กร
3. สายการบังคับบัญชา การเลื่อนไหลของสายงาน
4. จำนวนบุคลากร หรือผู้รับผิดชอบในแต่ละงาน  แต่ละหน้าที่
5. การประเมินผลและการควบคุมงาน

                   ลักษณะองค์กรที่มีความสำคัญในปัจจุบัน 2 ส่วน   คือ

                   1. การจัดองค์กรในภาคราชการ  Bureaucatic  Section   ภาคราชการให้ความสำคัญกับโครงสร้างการบริหาร  การจัดลำดับชั้นของสายการบังคับบัญชา  ลำดับขั้นการตัดสินใจเป็นรูปเจดีย์  คือ ผู้บริหารสูงสุดอยู่ยอดแหลมของเจดีย์ แล้วมีผู้มีอำนาจ ตามภารกิจ รองลงมาตามลำดับ   จนถึงหน่วยปฏิบัติ  การดำเนินงานเน้นที่ความสำเร็จของงานเป็นประเด็นหลัก

                   2. การบริหารงานธุรกิจเอกชน  Privatic  Section   ภาคธุรกิจเอกชนจะไม่ซับซ้อนเหมือนภาคราชการ  องค์การจะมีปลายแหลมที่ยอด แต่ฐานจะแยกเร็วกว่าของภาคราชการ  เอกชนจะเน้นที่ภาคบริการ ความพอใจของลูกค้า  มากกว่าความสำเร็จของงาน  ดังนั้น การจัดองค์การจึงมีลักษณะเหมือนหมวดนักรบไทยโบราณ  ผู้จัดการ หรือเจ้าของกิจการอยู่บนยอด และมีผู้ปฏิบัติหรือรองผู้จัดการอยู่ในขั้นรองลงมาไม่มากนัก  ส่วนผู้ปฏิบัตินี้จะมีตั้งแต่รองผู้จัดการลงไป

 

STAFFING  การบริหารงานบุคคล

                   การบริหารงานบุคคล  Staffing  หรือ  Personel  Administration  หรือ  Personel  Management   หมายถึง  การดำเนินงานเกี่ยวกับบุคคลในการทำงานในหน่วยงานหรือ  องค์การเพื่อให้บุคคลมาปฏิบัติงานตามที่ต้องการ  และให้บุคคลได้ปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ  ซึ่งมีกระบวนการสำคัญ ดังนี้

1. การกำหนดนโยบาย กฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับเกี่ยวกับการบริหารงานบุคคล  เพื่อเป็นกรอบในการบริหาร  นโยบายจะเริ่มตั้งแต่แผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ  นโยบายรัฐบาล  นโยบายในแผนพัฒนาระดับกระทรวง  มติคณะรัฐมนตรี  ส่วนภาคธุรกิจเอกชน  เน้นที่นโยบายและระเบียบที่จำเป็นแก่การดำเนินงาน
2. การวางแผนกำลังคน  Man  Power  Planning   เป็นกระบวนการวางแผนว่าหน่วยงานมีกำลังคนกี่คน  แต่ละคนปฏิบัติหน้าที่อย่างไร  ความรู้ความสามารถด้านใดบ้าง  เพื่อความเหมาะสมกับงาน  ซึ่งเริ่มตั้งแต่แผนความต้องการ  แผนการให้ได้มาของกำลังคนและแผนการใช้กำลังคน
3. การจัดบุคคลและการสรรหาบุคคลให้ดำรงตำแหน่ง Placement  & Recruitment

-                   การสรรหาบุคลา เป็นกระบวนการที่จะประชาสัมพันธ์หน่วยงานเพื่อให้ได้บุคคลที่มีความรู้ความสามารถเหมาะสมสำหรับองค์กร  ให้มาสมัคร เพื่อคัดเลือก Selection  คนที่มีความรู้ความสามารถเหมาะสมที่สุดเข้าร่วมปฏิบัติงานในองค์กร

-                   การจัดบุคคล Placement  หมายถึงการจัดบุคคลที่ผ่านการคัดเลือก ให้ดำรงตำแหน่งที่หน่วยงานวางแผนไว้แล้ว  เพื่อให้บุคคลปฏิบัติหน้าที่เกิดประโยชน์ต่อองค์กรสูงสุด

1. การพัฒนาบุคลากร Human  Resource  Development  เป็นกระบวนการเกี่ยวกับการเพิ่มพูนความรู้ความสามารถของบุคลากรที่จะปฏิบัติงานในองค์กร  การพัฒนาบุคลากรสามารถพัฒนาโดยองค์เอง  หรือ ให้หน่วยงาน อื่นช่วยพัฒนาก็ได้  ทั้งนี้ ยึดความรู้ความสามารถที่บุคลาที่ได้รับ เป็นประโยชน์ต่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพสูงแก่องค์กร
2. การให้เงินเดือนและค่าตอบแทน Salary  Or  Compensation  ถือเป็นภารกิจสำคัญที่ผู้บริหารเจ้าของกิจการ  ต้องจ่ายให้ข้าราชการ หรือลูกจ้าง  เพื่อเป็นค่ายังชีพ ทดแดนการทำงาน ถือเป็นรางวัลสำหรับการทำงาน  การให้ค่าตอบแทน เงินเดือน โดยยึดถือระบบคุณธรรม  ดังต่อไปนี้

-                   หลักความสามารถ Competence ยึดผลงานตามความสามารถเหมาะกับเงินค่าตอบแทน

-                   หลักความเสมอภาค Equality  ให้โอกาสคนเสมอกันไม่เลือกชั้นวรรณะ

-                   หลักความมั่นคง Security ถือว่าการเข้าทำงานในองค์เป็นอาชีพอาชีพหนึ่ง  การกำหนดค่าตอบแทนเงินเดือน ให้เหมาะสมกับการดำรงชีวิต  การเข้า ออก จากงาน มีกฎหมาย กฎเกณฑ์รอบรับที่ชัดเจน  เป็นธรรม

-                   ความเป็นกลางทางการเมือง  Political  neutrality  คือ การทำงานไม่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงทางการเมือง หรือการเปลี่ยนรัฐบาล

-                   หลักสำคัญในการให้เงินเดือน คือ งานมาก งานยาก รับผิดชอบสูงให้เงินเดือนสูง  งานน้อย งานไม่ยาก รับผิดชอบน้อย เงินเดือนน้อย

1. งานทะเบียนประวัติหรือข้อมูลบุคลากร  เป็นงานธุรการของบุคคล  ข้อมูลการเข้ามาทำงานของบุคลากร  ตั้งแต่ข้อมูลส่วนตัว  การศึกษา  การทำงาน การเลื่อนตำแหน่ง  การพัฒนาศึกษาอบรม  เงินเดือน  งานข้อมูลทะเบียนประวัติมีความสำคัญมาก  คนที่ออกจากงานเพื่อไปทำงานหน้าที่ตำแหน่งใหม่หากได้รับคำรับรองหรือหลักฐานการผ่านงานเดิมมาด้วย มัดได้รับการพิจารณาว่าเป็นผู้มีประสบการ  มีความชำนาญต่างๆ  ตามที่หน่วยงานต้องการ
2. งานประเมินผลการปฏิบัติงานหรือการพิจารณาความดีความชอบ  การประเมินความดีความชอบของบุคคลเป็นวิธีการสำคัญที่ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพ  ธรรมชาติของคนเมื่อทำงานไปย่อมเกิดความเฉื่อย  เมื่อได้รับการประเมินผลเป็นระยะ และได้ขวัญกำลังใจย่อมทำให้เกิดประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
3. งานวินัย และการดำเนินงานทางวินัย  เป็นกิจกรรมสำคัญในการควบคุมพฤติกรรมของบุคคลไม่ให้ทำความผิด  แบบแผน  ธรรมเนียมปฏิบัติขององค์กร   เป็นภารกิจสำคัญของผู้บริหารในการสอดส่อง ดูและ ความประพฤติ  การรักษาวินัยของบุคลากรในองค์กร  ให้ดำเนินงานตามวัตถุประสงค์  เป้าหมายขององค์กรที่วางไว้  ถ้ามีบุคคลละเมิดต้องดำเนินการตามแบบแผนตามสมควร
4. สวัสดิการ  ประโยชน์เกื้อกูล  และสิทธิประโยชน์
5. การให้ออกจากราชการ และการรับบำเหน็จบำนาญ   ข้าราชการ พนักงานองค์กรเอกชน  มีข้อตกลง  ข้อกำหนด อายุในการทำงาน  เป็นข้อกำหนดข้อตกลงก่อนการทำงาน หรือการจ้างงาน  การออกจากงานเป็นบทสุดท้ายของการบริหารงานบุคคล  การออกจากงานมี 2  กรณีที่สำคัญ

-                   ออกตามประสงค์พนักงาน เช่น ลาออก

-                   ออกเพราะความต้องการของหน่วยงาน  เช่น เกษียณอายุ  ยุบเลิกตำแหน่ง  ออกเพราะทำผิด  ซึ่งองค์กรต้องให้ออกตามข้อตกลง