ทฤษฎีระบบ

                 3.2  ทฤษฎีระบบ

                 ทฤษฎีระบบ (System Theory) เป็นทฤษฎีที่ทำให้นักบริหาร สามารถที่จะมองเห็นภาพรวมขององค์การทั้งหมดตามหน้าที่ที่สัมพันธ์กับสิ่งแวดล้อม โดยพิจารณาองค์การในลักษณะระบบนั้นจะก่อให้เกิดการวิเคราะห์และการแก้ไขปัญหาขององค์การทั้งระบบ

                คำว่าระบบ (System)  อาจจัดได้ว่าเป็นกลุ่มของส่วนที่เกี่ยวข้องกันและมีความสัมพันธ์กันในเชิงที่จะต้องบรรลุจุดมุ่งหมายร่วมกันดังนี้คือ  (สมยศ  นาวีการ,  2544,  หน้า  49)

                3.2.1 ส่วนต่าง ๆ ของระบบ อยู่ในสถานะที่เคลื่อนไหวได้ การเคลื่อนไหวหรือแสดงออกของส่วนต่าง ๆ  จะมีปฏิกิริยากระทบต่อกันเสมอ โดยที่ในระบบหนึ่ง ๆ   จะประกอบด้วยระบบย่อยต่าง ๆ (Subsystems) และภายในระบบย่อยก็จะประกอบไปด้วย ระบบย่อยเล็กลงไปอีก หากมีการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น ณ ส่วนหนึ่งส่วนใดของระบบจะก่อให้เกิดผลกระทบต่อเนื่องกันเป็นลูกโซ่ (Chain of Effects)

                3.2.2  ระบบประกอบไปด้วยองค์ประกอบ ดังต่อไปนี้

                   (1) ปัจจัยนำเข้า (Inputs) ได้แก่ ทรัพยากรต่างๆ ที่ต้องใช้ในกระบวนการบริหาร นั่นคือทรัพยากรมนุษย์ ทรัพยากรทางกายภาพ ทรัพยากรทางการเงิน และข้อมูลที่ต้องใช้ในการผลิตสินค้าและบริการ

                   (2) กระบวนการแปรสภาพ (Transformation Process) ประกอบด้วย เทคนิคในการจัดการต่างๆ รูปแบบกิจกรรมการผลิต เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการผลิต

                   (3) ปัจจัยนำออก (Outputs) ได้แก่ สินค้า บริการ กำไร  ขาดทุน และผลที่คาดหวังอื่น ๆ  เช่น  ศักยภาพของพนักงานที่พัฒนาขึ้น เป็นต้น

                   (4) ข้อมูลย้อนกลับ (Feed Back) คือ ข้อมูลเกี่ยวกับผลที่เกิดจากกิจกรรมขององค์การ ซึ่งสามารถนำไปพิจารณาเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพในขั้นตอนต่าง ๆ ได้

                   จากทฤษฎีระบบนั้น องค์การจะใช้กระบวนการแปรสภาพเพื่อเปลี่ยนปัจจัยนำเข้าไปเป็นผลผลิต และในขณะเดียวกันกลไกในระบบก็จะขึ้นกับการนำข้อมูลย้อนกลับไปใช้ประโยชน์ในการวิเคราะห์เพื่อตรวจสอบผลลัพธ์ และ ปรับปรุงปัจจัยนำเข้า

       3.3 การจัดการเชิงสถานการณ์

                  จากการที่ได้มีการนำเอาทฤษฎีทางการบริหารในยุคต่างๆมาใช้ ได้มีส่วนช่วยทำให้งานการบริหารมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ก็ยังมีข้อจำกัดที่ยังเป็นปัญหาอยู่ เช่น นักบริหารที่นิยมการบริหารโดยอาศัยคณิตศาสตร์มาช่วยในการตัดสินใจ ก็จะมีข้อจำกัดที่ไม่สามารถแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับพฤติกรรมได้เท่าที่ควร ขณะเดียวกันการเอาความรู้ทางพฤติกรรมศาสตร์มาใช้ก็จะมีข้อจำกัดในการบริหารที่ต้องอาศัยเทคนิคเชิงปริมาณ ระบบที่นับว่าเป็นทฤษฎีที่ดีก็ยังขาดความสมบูรณ์ ในลักษณะของข้อจำกัดคือ เป็นวิธีการแก้ไขปัญหาที่มีลักษณะกว้างมากเกินไป ดังนั้นจึงได้มี    นักทฤษฎีที่อยู่ในกลุ่มทฤษฎีระบบ อาทิเช่น แคทซ์ และโรเซนวิกส์ (Katz and Rosenzweig) ได้นำเสนอทฤษฎีการจัดการเชิงสถานการณ์ (Contingency Theory of Management) ว่าน่าจะเป็นทฤษฎีที่กำจัดจุดอ่อนของทฤษฎีดังกล่าวข้างต้น โดยมุ่งเน้นการบูรณาการทฤษฎีและแนวความคิดต่าง ๆ รวมทั้งปรับปรุงพฤติกรรมการจัดการตามสถานการณ์เฉพาะอย่างที่เกิดขึ้นในองค์การ เพื่อนำมาประยุกต์ใช้ในการแก้ไขปัญหาที่มีลักษณะเฉพาะตามสถานการณ์นั้น ๆมีการวิเคราะห์ว่าการนำทฤษฎีการจัดการเชิงสถานการณ์มาใช้ จะได้ประโยชน์จากหลักการจัดการแต่ละสถานการณ์เท่านั้นแต่ไม่สามารถนำมาใช้ได้กับสถานการณ์ทั่วไปได้ อย่างไรก็ตาม ผู้เขียนเห็นว่าประสบการณ์ที่เกิดขึ้นจากหลาย ๆ  สถานการณ์ที่มีลักษณะเฉพาะนั้น จะกลายเป็นประสบการณ์ที่ผู้บริหารสามารถนำมาพัฒนาทักษะ และแนวคิดทางการบริหารงานให้มีประสิทธิภาพยิ่ง ๆ  ขึ้นไป  และอาจพัฒนาไปสู่แนวคิดและเทคนิคการจัดการใหม่ ๆ  ได้ต่อไป

สรุป

                 ทฤษฎีและแนวความคิดทางการบริหาร สามารถแบ่งได้เป็น 3 กลุ่ม แนวความคิดคือ กลุ่มทฤษฎีองค์การยุคคลาสสิค  ประกอบด้วย  1) ทฤษฎีการบริหารงานแบบวิทยาศาสตร์ของ เฟดเดอริค ดับบลิว เทย์เลอร์,  2) ทฤษฎีการบริหารแบบระบบราชการของ  แม็กซ์ เวเบอร์  และ  3) ทฤษฎีการจัดการตามหลักการบริหารของ  กูลิค และเออร์วิค  กับฟาร์โยล์  ซึ่งทฤษฎีและแนวความคิดในกลุ่มนี้จะเน้นหรือให้ความสนใจในปัจจัยอื่นที่ไม่ใช่ปัจจัยด้านมนุษย์ เช่น โครงสร้างวิธีการทำงานและหลักการบริหาร   กลุ่มทฤษฎีองค์การในยุคการจัดการเชิงพฤติกรรมศาสตร์ มีนักทฤษฎีที่สำคัญคือ 1) เมโย มาสโลว์   ผู้นำเสนอทฤษฎีลำดับขั้นความต้องการ  2) เอิร์ซเบิร์ก ผู้ที่นำเสนอทฤษฎี 2 ปัจจัย 3)  แม็คเกรเกอร์ ผู้นำเสนอ ทฤษฎี X ทฤษฎี Y นักทฤษฎีในกลุ่มนี้ให้ความสนใจไปที่ปัจจัยมนุษย์ในองค์การ โดยพยายามศึกษาและวิเคราะห์ให้ทราบถึงความต้องการของมนุษย์ และแสวงหาสิ่งจูงใจเพื่อที่จะให้ตอบสนองความต้องการของมนุษย์ และไม่ให้ความสนใจหรือความสำคัญในเรื่องวิธีการทำงาน   โครงสร้างและหลักการบริหาร  และทฤษฎีองค์การในยุคสมัยใหม่ประกอบด้วย 1)  ทฤษฎีการบริหารแบบการตัดสินใจของ เฮอร์เบิร์ต เอ.ไซมอน ซึ่งเน้นไปให้ความสำคัญในลักษณะของการมีกระบวนการตัดสินใจที่ดี ซึ่งต้องประกอบไปด้วยขั้นตอนที่สำคัญ 4 ขั้นตอน คือ  ระบุปัญหา   ค้นหาทางเลือก   ประเมินผลทางเลือก   ตัดสินใจเลือก และนำทางเลือกไปปฏิบัติ 2) ทฤษฎีระบบคือการพิจารณาองค์การในลักษณะระบบ ซึ่งประกอบไปด้วย องค์ประกอบของระบบดังนี้คือ ปัจจัยนำเข้า กระบวนการแปรสภาพ ปัจจัยนำออก และการย้อนกลับของข้อมูล ซึ่งทฤษฎีระบบจะช่วยทำให้ผู้บริหารได้มองเห็นภาพรวมของระบบ เพื่อที่จะทำให้ง่ายในการแก้ไขปัญหาทางการบริหาร 3) ทฤษฎีการจัดการเชิงสถานการณ์ซึ่งเป็นการบูรณาการความรู้ และแนวความคิดตลอดจนทฤษฎีต่าง ๆ มาประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมกับสถานการณ์ใดสถานการณ์หนึ่ง ซึ่งเป็นสถานการณ์การบริหารที่มีความแตกต่างกัน