การวางแผนโครงการ

ขั้นตอนการบริหารโครงการ

 

 

การวางแผนโครงการ
     จุดมุ่งหมายของการวางแผน
  - กำหนดงานที่จะต้องทำ
  - ป้องกันก่อนที่ปัญหาจะเกิดขึ้น
  - เตรียมเกณฑ์ที่จะตรวจสอบประเมินผล
     ปัจจัยที่ต้องคำนึงถึงในการวางแผน
  - ผลิตภัณฑ์ที่ต้องส่งมอบและคุณภาพงาน
  - เวลา
  - ทรัพยากร

ขั้นตอนการวางแผนโครงการ
กำหนดวัตถุประสงค์และขอบเขตของงาน
ผลิตภัณฑ์/บริการที่ต้องส่งมอบและโครงสร้างงาน
การจัดองค์กรและการทำงาน
         -  การจัดองค์กร
         - ระบุความรับผิดชอบ
         - ระบบการบันทึกเวลา
         - ระบบการรายงาน
กำหนดระบบการทำงานและระบบเอกสาร
          - ระบบการทำงาน
ตารางเวลาและทรัพยากร
         - จะต้องทำงานอะไรบ้าง , ใช้เวลาเท่าไร, ใช้ทรัพยากรอะไร
         - ใช้ตาราง แกนท์ชาร์ต (Gantt Chart)
วิเคราะห์ความเสี่ยง

ขั้นตอนการวางแผนโครงการ
     1. กำหนดวัตถุประสงค์และขอบเขตของงาน
- อธิบายถึงวัตถุประสงค์ของการดำเนินการ เพื่อให้บรรลุผล  เมื่อสิ้นสุดโครงการ
- กำหนดขอบเขตของงานว่าจะครอบคลุมถึงการทำงานด้านใด  จากพื้นที่ใดถึงพื้นที่ใด
    2.  กำหนดผลิตภัณฑ์ที่จะต้องส่งมอบและระบุรายการโครงสร้างงาน
- ระบุผลิตภัณฑ์  ( Product )    เอกสาร ( Documents)     ระบบงาน  ( System)   ที่จะต้องส่งมอบให้ชัดเจน
- กำหนดรายการโครงสร้างงาน  (WBS:Work   Breakdown   Structure )
- รายการโครงสร้างงาน  หมายถึง  กลุ่มรายการงานที่ต้องทำภายในโครงการหนึ่งๆ  งานใดที่ไม่ระบุ ในรายการโครงสร้างงานงาน  งานนั้นจะอยู่นอกขอบเขตของโครงการ
- ลักษณะของรายการโครงสร้างงาน
- มักแทนด้วยรูปผังต้นไม้
- เป็นรายการงานที่ต้องส่งมอบของโครงการขนาดใหญ่
- ใช้เป็นรายการฐาน ( Baseline )  ในการควบคุมโครงการ
- ใช้เพื่อมอบหมายงานให้ผู้รับผิดชอบ

    3.  การจัดองค์กร
- การจัดองค์กร คือ  การจัดความสัมพันธ์ระหว่างคน กับหน้าที่  เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุด  สำหรับโครงการหนึ่งๆ
- การจัดองค์กรในลักษณะโครงการ
- กลุ่มงาน / ทีมงาน
- ผู้ประสานงาน
- องค์กรแบบโครงการถาวร
- องค์กรแบบ 2  มติ
-  การกำหนดบทบาทและหน้าที่ความรับผิดชอบ
- หน้าที่และบทบาท (Roles and Functions )
- การกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบ (Allocation of Responsibility)

หน้าที่ของผู้จัดการโครงการ
- วางแผนและปรับปรุงแผนโครงการ
- ติดตาม  ควบคุมให้งานเป็นไปตามแผนที่วางไว้
- ประสานงานกับทุกส่วนที่เกี่ยวข้อง
- ช่วยเหลือติดตามดูแลการทำงานลูกทีม
- สนับสนุนจัดหาสิ่งที่จำเป็นในโดรงการ
- แก้ไขปัญหาข้อขัดแย้งต่างๆ

4.กำหนดระบบการทำงานและระบบเอกสาร
- ระบบเวลาทำงาน (Time Reporting)
- ระบบการรายงาน  (Reporting System)
- ระบบเอกสาร (Document Management)
  . ระบบการจัดเก็บเอกสารโครงการ (Project Library)
  . ระบบการจัดเก็บผลิตภัณฑ์ (Product Library)
  . ระบบหมายเลขเอกสาร (Document  Layouts)
  . ระบบเปลี่ยนแปลงเอกสาร (Configuration/Change Management)
  . ระบบการจ่ายแจกเอกสาร(Information Distribution)
- แผนคุณภาพ
   วิธีการในการทำงาน – วัสดุอุปกรณ์ที่ต้องใช้ – ผลลัพธ์ที่ต้องการ

5.ทำตารางเวลา
การกำหนดตารางเวลา
  -จะต้องทำงานอะไรบ้าง
  -ใช้เวลาเท่าไร
  -ใช้ทรัพยากรอะไร
จุดมุ่งหมายของการกำหนดตารางเวลาโครงการ
  -จะต้องทำงานอะไรบ้าง
  -ใช้เวลาเท่าไร
  -ใช้ทรัพยากรอะไร      
เครื่องมือที่ใช้ในการจัดทำตารางเวลา
  -Gantt chart : by Henry Gantt  , ประกอบด้วยกิจกรรมช่วงเวลา  กราฟแท่งแนวนอน

6.วิเคราะห์ความเสี่ยง
     การวิเคราะห์ความเสี่ยง
  - ความเสี่ยงคือ สิ่งที่มีโอกาสจะทำให้การดำเนินการโครงการล้มเหลว
  - ขั้นตอนการวิเคราะห์ปัญหา
    . คำถามเพื่อประเมินความเสี่ยง
    . การกำหนดและประเมินความเสี่ยง
    . ประเมินระดับความเสี่ยง (ความเป็นได้ที่จะเกิดและความรุนแรง)
    . จัดทำแผนฉุกเฉินเพื่อป้องกัน / แก้ไขปัญหา
  - การจัดการกับความเสี่ยง
    . ดำเนินการทันที (Act)
    . ติดตาม (Watch)
    . โอนย้าย (Transfer)
    . มอบหมาย (Delegate)
    . จัดทำแผน(Strategize)