เทคโนโลยีสารสนเทศกับองค์การ

 

            ปัจจุบันเราเริ่มรับรู้และเคยชินกับองค์การสมัยใหม่ (Modern Organization) ที่นำเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ ทำให้มีโครงสร้างและลักษณะการดำเนินงานที่แตกต่างจาก องค์การแบบเดิม (Traditional Organization) อย่างชัดเจน ตัวอย่างเช่น
- การติดต่อสื่อสารและการไหลเวียนของข้อมูลผ่านระบบเครือข่าย (Networking System) สร้างความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้อง และไม่ซับซ้อนในการทำงาน ทำให้องค์การสามารถลดจำนวนงานบางอย่าง ลง และจัดรูปแบบการ ดำเนินงาน ให้มี โครงสร้างที่แบบราบ (Flat Structure)
- ระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพช่วยลดลำดับขั้นในการจัดการ (Management Hierarchy) และทำให้การควบคุม กว้างขึ้น (Wider Span of Control) ซึ่งส่งเสริมการติดต่อสื่อสารภานในองค์การและการ ใช้ทรัพยากรบุคคล ให้มี ประสิทธิภาพสูงสุด
- ระบบสื่อสารโทรคมนาคมที่ทันสมัย ทำให้บุคคลสามารถทำงานอยู่คนละที่ (Remotely Connection) ซึ่งจะลด การติดต่อ สื่อสารแบบเผชิญหน้าโดยตรง จึงต้องอาศัยความเชื่อถือ (Trust) ระหว่าองค์การ กับบุคลากร ตลอดจนต้องให้อำนาจในการ ตัดสินใจ (Empowerment) แก่บุคลากรเพิ่มมากขึ้น
- การประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศในองค์การ ส่งผลให้บุคลากรมีคุณภาพเพิ่มขึ้นทั้งด้าน ศักยภาพส่วนตัวและ จากสารสนเทศ ที่เขาได้รับ ซึ่งทำให้การปฏิบัติงานและการตอบสนองต่อสิ่งเร้าภายนอก ดำเนินไปอย่างรวดเร็วและถูกต้อง
- การประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศทีส่งผลต่อการปรับองค์การให้มีการใช้อุปกรณ์สำนักงานและการสูญเสียทรัพยากรน้อยลง เช่น สำนักงานไม่ใช้กระดาษ (Paperless Office) เป็นต้น

ประโยชน์ของเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีต่อองค์การดังต่อไปนี้
1. ประโยชน์โดยตรง ปกติองค์การเริ่มนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ 

เนื่องจากประโยชน์โดยตรงที่ได้รับจากระบบสารสนเทศนั้น เช่น ชุดคำสั่งด้านการบัญชีและการเงิน ชุดสำหรับการ ประมวลผลคำ (Word processing) หรือฐานข้อมูล (Database) เป็นต้น โดยการลงทุนในระบบ สารสนเทศ จะเป็น ไปตามราคาของอุปกรณ์ ชุดคำสั่ง และค่าจ้างบุคลากรเฉพาะด้าน การนำระบบสารสนเทศมาประยุกต์ ใช้ในลักษณะนี้จะทำให้ องค์การเกิดการเรียนรู้และเข้าใจถึงประโยชน์ต่อเนื่องที่ได้จากเทคโนโลยี

2. ความยืดหยุ่น เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยสร้างความยืดหยุ่นในการดำเนินงานให้แก่องค์การ ส่งผลให้องค์การสามารถ พัฒนาและปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสมของสถานการณ์นอกจากนี้เทคโนโลยี สารสนเทศยังช่วยเสริมความยืดหยุ่น ในการตัดสินใจแก่ผู้บริหารให้สามารถตัดสินใจอย่างรวดเร็วและสอดคล้องกับลักษณะปัญหา เนื่องจากระบบสารสนเทศ สามารถประมวลผลและจัดเรียงข้อมูลในหลาย รูปแบบภายในระยะเวลาสั้น จึงให้ผู้บริหาร มีความเข้าใจและสามารถ วิเคราะห์ปัญหาอย่างชัดเจน

3. ความสามารถในการแข่งขัน นอกจากการใช้งานตามประโยชน์โดยตรงแล้ว เทคโนโลยีสารสนเทศถูกนำมาประยุกต์ เพื่อให้องค์การสามารถสนองความต้องการของลูกค้า และพัฒนาการดำเนินงาน ทั้งภายในและภายนอก องค์การได้เร็ว กว่าคู่แข่ง ซึ่งจะช่วยเสริมสร้างและธำรงรักษาความสามารถในการแข่งขันของธุรกิจอย่างต่อเนื่อง

4. รายได้ เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยเพิ่มรายได้แก่องค์การทั้งโดยตรงและทางอ้อม เช่น การรวบรวมและให้บริการและ ให้บริการด้านสารสนเทศที่เป็นประโยชน์แก่องค์การอื่น การสร้างนวัตกรรมใหม่ ทั้งด้านผลิตภัณฑ์และบริการ โดยเฉพาะ ผลิตภัณฑ์หรือบริการที่มีความสะดวก รวดเร็ว ตรงความต้องการของลูกค้า หรือการลดระยะเวลาในการดำเนินงาน เป็นต้น

5. ค่าใช้จ่าย ประโยชน์ประการสำคัญของการประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศในการดำเนินงานปัจจุบันคือ การลดค่าใช้จ่าย และการเพิ่มประสิทธิภาพของการดำเนินงานภายในองค์การเช่น การประเมิน ผลข้อมูล การตรวจสอบ และการควบคุม ค่าแรงงาน เป็นต้น โดยเทคโนโลยีสารสนเทศจะช่วยส่งเสริมการใช้แรงงานอย่างมีประสิทธิภาพ และลดการใช้ ทรัพยากร ซ้ำซ้อน ซึ่งช่วยให้เกิดการประหยัดขึ้น แก่องค์การ

6. คุณภาพ เทคโนโลยีสารสนเทศถูกนำมาประยุกต์ในการพัฒนาคุณภาพของผลิตภัณฑ์และบริการ เพื่อให้ระบบผลิต หรือการให้บริการสามารถดำเนินงานไปตามต้องการ ตลอดจนผลิตภัณฑ์และบริการ มีมาตรฐานตามที่กำหนด เช่น ระบบ ตรวจสอบคุณภาพผลิตภายในโรงงานระบบควบคุมอุณหภูมิห้อง และระบบตรวจสอบคุณภาพสินค้าเกษตร เป็นต้น

7. โอกาส ปัจจุบันความได้เปรียบด้านสารสนเทศได้สร้างความแตกต่างระหว่าง องค์การองค์การ ที่มีศักยภาพด้าน สารสนเทศ สูงย่อมสามารถนำความรู้มาประยุกต์ในการสร้างโอกาสในการดำเนินงานทั้งทาง ตรง เช่น การนำสารสนเทศมา ประยุกต์เชิงกลยุทธ์ และทางอ้อม เช่นการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศประกอบการพัฒนานวัตกรรมทางธุรกิจ
10.4 การประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศกับกลยุทธ์ 

เทคโนโลยีสารสนเทศทำให้สิ่งแวดล้อมเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว การดำเนินงานของธุรกิจมีความซับซ้อนขึ้น องค์การ ต้องจัดวางแนวทางปฏิบัติที่ชัดเจน ซึ่งทำให้การจัดการเชิงกลยุทธ์กลายเป็นปัจจัยสำคัญในการดำเนินธุรกิจให้ประสบความสำเร็จ ดังที่ King (1978) กล่าวว่า "ระบบการวางแผนเชิงกลยุทธ์ คือ ระบบการ จัดการที่การตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ถูกกระทำอย่างเป็นระบบ โดยอาศัยสารสนเทศภายในขอบเขตขององค์การและจากสิ่งแวดล้อมด้านการจัดการ" ซึ่งแสดงให้เห็นว่า สารสนเทศได้กลายเป็นทรัพยากรที่ สำคัญในการดำเนินงานเชิงกลยุทธ์ขององค์การ
เทคโนโลยีสารสนเทศมีบทบาทที่สำคัญต่อภาคธุรกิจมากกว่าเก็บรวบรวมการประมวลผลข้อมูล และการจัดทำรายงานเสนอต่อผู้บริหาร ซึ่งเป็นความท้าทายต่อความสามารถ ของผู้บริหารที่ต้องสามารถประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศให้เหมาะสมกับการทำงานของธุรกิจ เพราะการลงทุนด้านสารสนเทศที่สูง มิได้หมายความว่าองค์การจะสามารถสร้างความได้เปรียบคู่แข่งขัน เสมอไปแต่การลงทุนด้านสารสนเทศก็มิใช่จะประสบความราบรื่นเสมอไป การนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์อาจสร้างผลกระทบต่อบุคลากรและการดำเนินงานองค์การ เช่น งานบางอย่างล้าสมัย ทำให้บุคลากรบางส่วนไม่สามารถปรับตัวได้ทัน หรือความไม่สมดุลย์ของการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในองค์การ ทำให้ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานสูง เป็นต้น นอกจากนี้มีหลายกรณีที่การนำสารสนเทศมา ใช้งานในองค์การประสบความล้มเหลว เพราะบางองค์การมีข้อมูลมากแต่มีสารสนเทศน้อย (Data rich but information poor.) ซึ่ง Scott Morton (1992) กล่าวว่า เทคโนโลยีสารสนเทศสร้างแรงผลักดันที่มี ต่อองค์การ 5 ประการ ดังต่อไปนี้
1. เทคโนโลยี (Technology) เทคโนโลยีสารสนเทศเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องและรวดเร็วซึ่งส่งผลโดยตรงต่อรูปแบบการทำงานขององค์การ เช่น ลดระยะเวลาในการปฏิบัติงาน ลดขั้นตอนในการทำงาน กำหนดโครงสร้างและกฏเกณฑ์ใหม่ ร่นเวลาและระยะทางในการติดต่อลง เป็นต้น
2. บทบาทของบุคคล (Individuals and Roles) พัฒนาการของเทคโนโลยีสารสนเทศในองค์การ ทำให้บุคคลมีเครื่องมือและกระบวนการปฏิบัติงานใหม่ ซึ่งส่งผลให้บุคคลต้องผ่านการฝึกอบรมและศึกษา ใหม่ เพื่อที่จะสามารถปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้เทคโนโลยีสารสนเทศในองค์การยังมีผลต่อความใกล้ชิดระหว่างบุคคล ตลอดจนการรับรู้ การเรียนรู้ และความรู้สึกของบุคคล
3. โครงสร้าง (Structure) หลายองค์การต้องการปรับโครงสร้างใหม่ให้สอดคล้องกับการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้งาน เช่น การรื้อปรับระบบ (Reengineering) การจัดองค์การแบบเครือข่าย (Network Organization) การลดขนาดองค์การ (Downsizing) หรือการจัดขนาดให้เหมาะสม (Rightsizing) เป็นต้น เพื่อให้เกิดความคล่องตัวในการตอบสนองต่อโอกาสและการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นขององค์การ
4. กระบวนการจัดการ (Management Process) สังคมปัจจุบันในช่วงของการเคลื่อนย้ายอำนาจ (Power Shift) จากการดำเนินงานที่อาศัยความได้เปรียบด้านแรงงาน (Labor Intensive) หรือปัจจัยพื้นฐาน ทางธุรกิจมาเป็นการดำเนินงานที่อาศัยความได้เปรียบเชิงความรู้ (Knowledge Intensive) ซึ่งต้องอาศัย "บุคลากรที่มีความรู้ (Knowledge Worker)" โดยบุคลากรกลุ่มนี้จะมีลักษณะที่แตกต่างจากแรงงานทั่วไป เช่น การศึกษาสูง รสนิยม ค่านิยมและทัศนคติสมัยใหม่ เป็นต้น ดั้งนั้นผู้บริหารต้องปรับรูปแบบการจัดการ เพื่อให้เหมาะสมและจูงใจบุคคลเหล่านี้ให้ทำงานอย่างเต็มความสามารถ
5. กลยุทธ์ (Strategy) ปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศกลายเป็นเครื่องมือที่สำคัญเชิงกลยุทธ์ในหลายองค์การ เนื่องจากศักยภาพและความคล่องตัวในการใช้งานจึงถูกนำมาประยุกต์ เพื่อสร้างและธำรง รักษาความได้เปรียบในการแข่งขันให้แก่องค์การ
ปัจจุบันระบบสารสนเทศเล่นบทบาทสำคัญต่อการดำรงอยู่ขององค์การ หลายครั้งชัยชนะหรือความพ่ายแพ้ของธุรกิจขึ้นอยู่กับความสามารถ ในการน ำเทคโนโลยี สารสนเทศมาประยุกต์ในการดำเนินงาน เพื่อให้ธุรกิจมีความได้เปรียบเหนือคู่แข่ง ระบบสารสนเทศทำให้การจัดการเชิงกลยุทธ์มีประสิทธิภาพ และในทางกลับกัน องค์การต้องมีกลยุทธ์ในการพัฒนาระบบสารสนเทศที่เข้มแข็ง โดยที่การนำเทคโนโลยี สารสนเทศมาประยุกต์เชิงกลยุทธ์เกิดจากแรงผลักดัน 2 ประการ ดังต่อไปนี้

1. การผลักของเทคโนโลยี (Technology Push) เทคโนโลยีสารสนเทศเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ทำให้อุปกรณ์ด้านสารสนเทศมีความสามารถสูงขึ้น ขณะที่ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานต่ำลงนอกจากนี้ การเชื่อมต่อระบบสารสนเทศเข้าเป็นเครือข่าย ทำให้การใช้ทรัพยากรร่วมกัน บริหารความเหมาะสม ซึ่งลดค่าใช้จ่ายในการทำงานที่ซ้ำซ้อน ส่งผลให้องค์การสามารถควบคุมค่าใช้จ่ายอย่างมีประสิทธิภาพ

2. การดึงของการตลาด (Marketing Pull) เทคโนโลยีสารสนเทศถูกนำมาประยุกต์ในองค์การทั้งโดยทางตรงและทางอ้อม เนื่องจากการแข่งขันที่ทวีความรุนแรง ส่งผลให้องค์การต้องหาเครื่องมือที่ สร้างความได้เปรียบในการแข่งขันหรือพยายามสร้างความแตกต่างจากคู่แข่งขัน โดยการพัฒนานวตกรรม (Innovation) ด้านผลิตภัณฑ์และบริการ

รูปที่ 10.4 เทคโนโลยีสารสนเทศในฐานะทรัพยากรเชิงกลยุทธ์ขององค์การ

ปัจจุบันการประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศเชิงกลยุทธ์มิได้เกี่ยวข้องกับการ จัดการเชิงกลุยุทธ์ภายในแต่ละองค์การเท่านั้น แต่ได้ ขยาย ขอบเขตการดำเนินงาน ของระบบให้ครอบคลุมการใช้งานของลูกค้า (Customer) ผู้ขายวัตถุดิบ (Supplier) และพันธมิตรทางธุรกิจ (Business Alliances) ซึ่งทำให้เกิดการใช้สารสนเทศ ร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ (Effective Information Interdependence) เช่น การสำรองที่นั่งของสายการบิน การซื้อ-ขายหลักทรัพย์ การสั่งซื้อสินค้า และการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Interchange .EDI) เป็นต้น เราเรียกระบบในลักษณะนี้ว่า "ระบบสารสนเทศระหว่างองค์การ (Interorganizational Information System)" ระบบ สารสนเทศระหว่างองค์การสามารถประยุกต์ให้เป็นประโยชน์และ ตอบสนองความต้องการของทุกฝ่าย ทั้งในด้านความ สะดวก รวดเร็ว ถูกต้อง และลดความซ้ำซ้อนของขั้นตอนในการปฏิบัติงาน ตลอดจนถึง การนำสารสนเทศไปประยุกต์เชิงกล

http://www.sirikitdam.egat.com/web_mis/117/mis.htm