การบริหารงาน 4M

ในการดำเนินธุรกิจใดๆก็ตาม ต้องอาศัยหลายๆปัจจัยประกอบกัน เพื่อก่อให้เกิดกิจกรรมในการประกอบธุรกิจ ซึ่งปัจจัยพื้นฐาน
ในการดำเนินธุรกิจมี 4 ประเภท หรือที่เรียกว่า 4M ได้แก่
         1) คน (Man) ::  ซึ่งถือว่าเป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุด เพราะธุรกิจจะเกิดขึ้นได้ต้องอาศัยความคิดของคน มีคนเป็นผู้ดำเนิน
             การหรือจัดการทำให้เกิดกิจกรรมทางธุรกิจหลายรูปแบบ เพื่อให้ประสบความสำเร็จในการประกอบธุรกิจนั้นๆ
         2) เงิน (Money) ::  เป็นปัจจัยในการดำเนินธุรกิจอีกชนิดหนึ่งที่ต้องนำมาประกอบเพื่อให้เกิดธุรกิจ ซึ่งแต่ละธุรกิจจะ
             ใช้ปริมาณเงินที่แตกต่างกันไป ขึ้นอยู่ว่าธุรกิจนั้นมีขนาดเล็กหรือใหญ่ 
         3) วัสดุหรือวัตถุดิบ (Material) ::  ซึ่งในการผลิตสินค้า ต้องอาศัยวัตถุดิบในการผลิต ดังนั้น ผู้บริหารต้องรู้จักบริหาร
             วัตถุดิบให้มีประสิทธิภาพ เพื่อให้ได้ต้นทุนที่ต่ำ และทำให้ธุรกิจได้ผลกำไรสูงสุด
         4) วิธีปฏิบัติงาน (Method) ::  ซึ่งการปฏิบัติงานในแต่ละขั้นตอนของการดำเนินธุรกิจ ควรมีการวางแผน และควบคุม
             ให้การปฏิบัติงานนั้นมีประสิทธิภาพ

     จะเห็นได้ว่า จากปัจจัยพื้นฐานดังกล่าว เรื่องของคน ถือเป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุดที่จะมีผลกับองค์กรต่างๆ ขึ้นอยู่กับการจัดการขององค์กรเหล่านั้นว่ามีการบริหารจัดการที่ดีหรือไม่ ไม่เว้นแม้แต่ธุรกิจด้านการจัดการการขนส่ง 
     ต้นทุนของการขนส่งนั้นมีหลายประเภท ในบทความนี้จะแบ่งต้นทุนการขนส่งออกเป็น 3 ประเภท ได้แก่ 
        1) ต้นทุนเบื้องต้น (Initial Cost) จะเกิดขึ้นเมื่อมีการซื้อรถบรรทุก ต่อตัวถังรถ หรือติดตั้งเครื่องมืออุปกรณ์บนรถ
        2) ต้นทุนการดำเนินงาน (Operating Cost)  ส่วนใหญ่เป็นต้นทุนคงที่และลดได้ยาก เช่น เงินเดือนค่าประกันภัย ภาษีรถ ค่าใช้จ่ายสำนักงาน ค่าเช่า ค่าเสื่อมราคาต่างๆ
        3) ต้นทุนการวิ่งขนส่ง (Running Cost) ซึ่งเป็นต้นทุนที่สำคัญ ธุรกิจขนส่งจะกำไรหรือขาดทุนขึ้นอยู่กับการบริหารจัดการ Running Cost  และขึ้นอยู่ว่าธุรกิจขนส่งนั้นๆ มีพนักงานที่ดีมีประสิทธิภาพเพียงใด ปัจจัยที่เกี่ยวข้องต่อการเพิ่มขึ้นหรือลดลงของ Running Cost คือ สภาพรถ สมรรถนะ การจัดการด้านต่างๆ ระบบการบริหารงาน แต่ปัจจัยที่สำคัญมากที่สุดคือ บุคลากร โดยเฉพาะพนักงานขับรถ 
      นอกจากนี้ ปัจจัยหนึ่งที่ทำให้ต้นทุนการวิ่งขนส่งมากหรือน้อยนั้น อาจเกิดจากแรงต้านการเคลื่อนที่ของรถที่จะทำให้ระไม่สามารถวิ่งได้สะดวกอยู่ ซึ่งแรงต้านการเคลื่อนที่นี้แบ่งออกได้ 4 ลักษณะ คือ 
        1) แรงต้านอากาศ หากรถมีพื้นที่หน้าตัดด้านหน้ารถใหญ่หรือตัวถังสูง ก็จะมีแรงต้านอากาศสูง 
        2) แรงต้านการหมุนของล้อ ขึ้นอยู่กับน้ำหนักรถ ตัวถัง และสินค้าที่บรรทุก หากมีน้ำหนักมากก็จะมีแรงต้านมาก 
        3) แรงต้านขณะขึ้นทางลาดชัน หากทางลาดชันมากแรงต้านก็ยิ่งมาก 
      แรงต้านทั้ง 3 ลักษณะนี้ควบคุมไม่ได้ เพราะขึ้นอยู่กับสภาพแวดล้อมและถนน แต่มีแรงต้านหนึ่งที่ควบคุมได้ และมีความสำคัญที่สุดต่อค่าใช้จ่ายน้ำมันเชื้อเพลิง ซึ่งก็คือ 
        4) แรงต้านการเร่ง ซึ่งขึ้นอยู่พฤติกรรมการขับขี่ของพนักงานขับรถล้วน ๆ อันเป็นหัวใจที่สำคัญต่อการประหยัดน้ำมันเชื้อเพลิง
     การควบคุมการบริหาร Running Cost นั้นเป็นสิ่งท้าทาย จึงอยู่ที่การปรับเปลี่ยนบทบาทและพฤติกรรมการขับขี่ของพนักงานขับรถนั้นเป็นสำคัญ หากพนักงานขับรถได้รับการอบรมเพื่อเพิ่มพูนความรู้ และทักษะในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการขับขี่อย่างประหยัดน้ำมันอย่างสม่ำเสมอ และมีการวิเคราะห์เก็บข้อมูล ตรวจสอบวัดผล รวมถึงการสร้างกลไกในการสร้างแรงจูงใจในการปฏิบัติอย่างจริงจัง เชื่อว่าจะสามารถลดค่าใช้จ่ายน้ำมันเชื้อเพลิงได้อย่างน่าพอใจ 
      องค์กรบางแห่ง มีการบริหารด้านการจัดการในเรื่องของคนต่างกันไป ดังเช่น United Parcel Service หรือ UPS ผู้นำในการให้บริการรับขนส่งพัสดุและสินค้าไปยังจุดต่างๆทั่วโลก ซึ่งในอดีต UPS ประสบปัญหาในเรื่องของเกี่ยวกับคนคือ พนักงานไม่สามารถปิดงานส่งได้ อันเกิดมาจากการที่พนักงานขับรถต้องตัดสินใจวิ่งออกนอกเส้นทางที่กำหนด เพื่อให้ใช้เวลาในการขนส่งน้อยกว่าเดิม ซึ่งบางครั้งการตัดสินใจนั้นผิดพลาด เนื่องจากเส้นทางที่เปลี่ยนไปใช้นั้น กลับทำให้เสียเวลามากขึ้นกว่าเดิมไปอีก และไม่มีเวลากลับไปวิ่งทางเดิมได้อีกแล้ว ต้องไปต่อจนจบเส้นทาง
      ส่วนปัญหาอื่นๆ ได้แก่ พนักงานขับรถหรือหัวหน้างานที่ทำหน้าที่ในการจัดการเส้นทางการวิ่งลาออกจากบริษัท ไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม สิ่งที่ UPS จะประสบคือ ความรู้ ประสบการณ์ ทักษะต่างๆที่พนักงานขับรถคนนั้นมีอยู่เดิมก็จะหายไปพร้อมกับพนักงานคนนั้นทันที ทำให้เกิดความล่าช้าในการที่จะพัฒนาคนที่จะมาทำหน้าที่แทน
      UPS ได้จัดการปัญหาดังกล่าว ด้วยการลงทุนติดตั้งซอฟแวร์ที่ช่วยจัดการเส้นทางการขนส่งที่ประหยัดเวลาและระยะทางมาก
ที่สุดโดยได้ทุ่มเงินลงทุนไปกว่า 600 ล้านดอลล่าร์  ซึ่งหลังจากได้มีการติดตั้งซอฟแวร์ดังกล่าว UPS เอาประสบการณ์จากการขับขี่ของพนักงานทุกคนมาบันทึกลงไปในฐานข้อมูลของซอฟแวร์ที่พัฒนาขึ้น ซึ่ง UPS พบว่า องค์ความรู้เหล่านี้ไม่มีวันที่จะหายไปพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงพนักงานขับรถ เพราะฝังอยู่ในระบบแกนกลางของข้อมูล และยังมีประโยชน์ประการอื่นอีก ได้แก่
         เพิ่มความคล่องตัวในการบริหารจัดการ เพราะสามารถจัดพนักงานขับรถทดแทน ไม่ว่าจะเป็นมือใหม่หรือไม่ ได้อย่างทัน
           ท่วงทีที่จำเป็น
         ลดจำนวนชั่วโมงที่จำเป็นต้องใช้ในการฝึกอบรมแก่พนักงานเข้าใหม่ อันทำให้
           ต้นทุนการบริหารทรัพยากรบุคคลลดลงตามไปด้วย
      ไม่ใช่แต่เฉพาะธุรกิจที่เป็นบริษัทข้ามชาติเท่านั้น หลายๆบริษัทที่เปิดดำเนินการด้านการขนส่งในประเทศไทย ก็มีการปรับปรุงโดยติดตั้งซอฟแวร์ด้านการขนส่งเช่นกัน ซึ่งบริษัทเหล่านั้นสามารถควบคุมปัญหาต่างๆที่เกิดขึ้นได้ ดังต่อไปนี้
          จำกัดความเร็วไม่เกิน 80 กม./ชม.
          ควบคุมไม่ให้พนักงานขับรถออกนอกเส้นทาง
          ควบคุมไม่ให้พนักงานติดเครื่องยนต์นอนขณะพักรถ
          สามารถตรวจสอบตำแหน่งของการเดินรถทุกคันขององค์กร บนแผนที่ใน
           โปรแกรม
          กำหนดค่าใช้จ่ายที่เกิดกับการเดินรถในแต่ละเที่ยวเช่น ค่าน้ำมัน ค่าเบี้ยเลี้ยง
      เนื่องจากพนักงานขับรถมีความสำคัญอย่างมาก ประกอบกับยังมีส่วนลดหรือเพิ่มต้นทุนดำเนินงานของทางบริษัทในระหว่างที่ขับรถ ดังนั้นบริษัทต่างๆควรมีมาตรการที่เกี่ยวข้องกับพนักงานขับรถ ได้แก่
          การคัดเลือก
          การอบรม
          การให้ผลตอบแทน
          การบริหารด้วยการจูงใจ
          การกำหนดระเบียบข้อบังคับ


 ที่มา http://www.logisticscorner.com