การป้องกันปัญหาไฟล์นำเสนอ MS PowerPoint เปิดไม่ได้และอักษรไม่ตรงกับต้นฉบับ

สาเหตุที่เปิดไฟล์ของเราในเครื่องฯของคนอื่นไม่ได้เพราะไฟล์ของเราสร้างจากโปรแกรมรุ่นที่สูงกว่าโปรแกรมของหน่วยงานอื่น ...ฟอนต์ตัวอักษรในแต่ละเครื่องมีไม่เท่ากัน...

การป้องกันปัญหาไฟล์นำเสนอ MS PowerPoint เปิดไม่ได้และอักษรไม่ตรงกับต้นฉบับ

 

…….อ้าว…ทำไมตัวอักษรที่เคยสวยงามในไฟล์เอกสารนำเสนอของเรามันแปลกๆ ไปเมื่อไปเปิดใช้งานที่เครื่องคอมพิเตอร์ของคนอื่นหล่ะ…บ้างก็เปิดไฟล์ไม่ได้… หลายคนคงประสบปัญหานี่แน่ๆ เลย โดยเฉพาะนักศึกษาที่จะไปนำเสนอรายงานหน้าชั้นเรียน เมื่อไปเปิดไฟล์กับเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มหาวิทยาลัยแล้วพบว่า ตัวอักษรของไฟล์นำเสนอ .ppt จากโปรแกรม MS PowerPoint มันทำไมหน้าตาแหม่งๆ ไม่เหมือนตอนที่ทำงานเมื่อคืนเลย และหนำซ้ำ “เปิดไฟล์ไม่ได้!!!!” โธ่คะแนนที่วาดฝันหลุดลอยไปกับแสงตะวันที่แผดจ้านอกห้องเรียนไปแล้ว

……..วันนี้จึงขอเสนอแนวทางป้องกันการเกิดปัญหาการที่เราจะต้องไปเปิดไฟล์นำเสนอกับเครื่องคอมพิวเตอร์ของคนอื่นหรือหน่วยงานอื่นที่ไม่เครื่องคอมพิวเตอร์ของตนเอง ดังนี้

                1. โปรแกรมนำเสนอ MS PowerPoint มีหลายรุ่น ซึ่งเครื่องคอมพิวเตอร์แต่ละเครื่องจะถูกติดตั้งโปรแกรมในรุ่นที่มีการตกลงในหน่วยว่าต้องการใช้งานและติดตั้งรุ่นใด โดยเราก็ไม่ทราบว่าหน่วยงานนั้นใช้รุ่นใด ปัจจุบันมีรุ่นที่นิยมใช้งานกันกัน คือ 2003 , 2007 , และ 2010 หลักการง่ายๆ ก็คือ สาเหตุที่เปิดไฟล์ของเราในเครื่องฯของคนอื่นไม่ได้เพราะไฟล์ของเราสร้างจากโปรแกรมรุ่นที่สูงกว่าโปรแกรมของหน่วยงานอื่น ดังนั้น ในขณะที่บันทึกไฟล์ให้เลือกประเภทไฟล์ในรุ่นต่ำๆ ไว้ ก็คือ 97/2003 และอีกนิดนึงก็คือ ควรใช้ลูกเล่นที่พื้นๆ ก็จะดีมาก เพราะใช้ลูกเล่นมากไปในโปรแกรมรุ่นเก่าจะไม่สนับสนุนอยู่แล้ว และที่สำคัญอาจทำให้คะแนนหลุดหายเพราะอาจารย์เซ็งกับลูกเล่นที่ไม่มีเนื้อหาสาระอะไรที่จะให้คะแนน

                2. ฟอนต์ตัวอักษรในแต่ละเครื่องมีไม่เท่ากัน ซึ่งปกตินั้นฟอนต์ตัวอักษรจะมีเฉพาะที่เราเริ่มต้นติดตั้งโปรแกรม Microsoft Windows โดยจะมีเฉพาะฟอนต์มาตรฐาน ส่วนฟอนต์ที่มีความสวยงามหลากหลายนั้น จะเพิ่มเติมในภายหลัง ดังนั้น การสร้างไฟล์นำเสนอควรที่จะเลือกฟอนต์ที่เป็นมาตรฐานไว้ แต่หากต้องการใช้ฟอนต์ Lady GaGa แล้วละก็มี 2 วิธี คือ

                   1) นำฟอนต์ของเราติดตัวไปด้วย แล้วไปติดตั้งในเครื่องที่เราจะไปใช้งาน (อันนี้เจ้าของเครื่องอาจจะไม่ยินดีก็ได้นะ) สำหรับวิธีการติดตั้ง Font เพิ่มเติม เท่าที่เคยพบมาก็มีอยู่หลายวิธี ขอยกตัวอย่างแบบง่าย ๆ ดังนี้

                      - สำหรับ Font ของ Windows ทั่ว ๆ ไป ทำการ Copy ไฟล์ของ Font ไปเก็บไว้ใน C:\WINDOWS\FONTS

                      - ใช้วิธีการ Install New Font ลงใน Windows จากเมนู Control Panel

                 2) ใช้การฝังฟอนต์ในไฟล์ ซึ่งวิธีนี้นิยมใช้กันมากกว่าแต่ไฟล์นำเสนออาจจะโตขึ้นผิดปกตินิดนึง มีขั้นตอนดังนี้

               MS PowerPoint 2003

                - คลิกเมนูแฟ้ม -> บันทึกเป็น แล้วจะปรากฎไดอะล็อกบันทึกเป็น

                - คลิกเมนูเครื่องมือ -> ตัวเลือการบันทึก… จะปรากฎไดอะล็อกตัวเลือกการบันทึก

                - คลิกตัวเลือก “ฝังแบบอักษร True Type” และ “อักขระฝังตัวทั้งหมด”

                - คลิกตกลง และ บันทึกตามปกติ

 

                MS PowerPoint 2007

                - เลือก File -> Save as แล้วเลือกรูปแบบของไฟล์ทีต้องการบันทึก

                - ที่หน้าต่างของการบันทึก กดที่ Tool ที่มุมซ้ายล่าง

                - เลือก Save Option

                - เลือก Embed fonts in the file โดยที่ตัวเลือก

                  (1) Embed only the characters used in the document (best for reducing file size) : ใช้สำหรับต้องการดูไฟล์การนำเสนออย่างเดียวแบบไม่ต้องแก้ไข                             

                  (2) Embed all characters (best for editing by other people) : เหมาะสำหรับคนที่ต้องการให้คนอื่นแก้ไขได้ด้วย

                 - กด OK

 

ซึ่งวิธีนี้จะทำให้ไฟล์นำเสนอของเรามีฟอนต์ติดตัวไปด้วยเสมอ เมื่อไปเปิดใช้งานเครื่องอื่นๆ แล้วก็ไม่ทำให้เราเสียหน้าได้เมื่อไปนำเสนองาน  

 

แต่อย่างไรก็ดีเตรียมไว้ทั้งสองวิธีก็คงจะดีไม่น้อย จัดเต็มไปเลย ดีแน่ๆ