บทความ เหตุผลความจำเป็นที่ต้องใช้นวัตกรรมนำไปสู่การจัดทำระบบสารสนเทศในองค์กร

เหตุผลความจำเป็นที่ต้องใช้นวัตกรรมนำไปสู่การจัดทำระบบสารสนเทศในองค์กร

      ในปัจจุบันโลกของเรามีความก้าวหน้าทางด้านเทคโนโลยีเป็นอย่างมาก ทุกสาขาอาชีพมีการใช้เทคโนโลยีกันอย่างแพร่หลาย อีกทั้งยังมีการคิดค้นสิ่งใหม่ ๆ ขึ้นมาอยู่เสมอ ซึ่งถือได้ว่าเป็นนวัตกรรมที่เราคงปฏิเสธไม่ได้ว่า ปัจจุบัน คำว่า “นวัตกรรม” เป็นคำที่ถูกใช้กันอย่างแพร่หลาย

     นวัตกรรมและเทคโนโลยีทางการศึกษาเป็นสิ่งจำเป็นในการจัดการเรียนการสอนในปัจจุบันการจัดทำแผนภาพแผนภูมิหาวัสดุอุปกรณ์ประกอบการเรียนการสอนซึ่งไม่เคยใช้มาก่อนเป็นนวัตกรรมทางการศึกษาการจัดให้มีการสร้างจัดหาวัสดุอุปกรณ์ประกอบการสอนเป็นสิ่งจำเป็นในการจัดการเรียนการสอนการจัดให้ครูทำบันทึกการสอนตามลำดับขั้นตอนการสอนของกิจกรรมการเรียนการสอนซึ่งครูไม่เคยทำการบันทึกมาก่อนเป็นนวัตกรรมทางการศึกษาการจัดกิจกรรมการเรียนการสอนโดยสร้างบทเรียนสำเร็จรูปใช้ในการเรียนการสอนอย่างนี้เป็นการใช้นวัตกรรมและเทคโนโลยีทางการศึกษาขอเสนอแนวดำเนินการการจัดทำบทเรียนสำเร็จรูป และบทเรียนโปรแกรม เพื่อใช้ในการเรียนการสอน

ความหมายของนวัตกรรม นวัตกรรมการศึกษา ระบบสารสนเทศ

      นวัตกรรม (innovation) คือ การผลิต การเรียนรู้ การจัดการความรู้ และการใช้ประโยชน์จากความคิดใหม่ เพื่อให้เกิดผลดีทางเศรษฐกิจและสังคม รวมถึงการกำเนิดผลิตภัณฑ์ การบริการ กระบวนการผลิตใหม่ การปรับปรุงเทคโนโลยี การแพร่กระจายเทคโนโลยี และการใช้เทคโนโลยีให้เป็นประโยชน์และเกิดผลพวงทางเศรษฐกิจและสังคม

      "นวัตกรรมการศึกษา (Educational Innovation )" หมายถึง นวัตกรรมที่จะช่วยให้การศึกษา และการเรียนการสอนมีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้น ผู้เรียนสามารถเกิดการเรียนรู้อย่างรวดเร็วมีประสิทธิผลสูงกว่าเดิม เกิดแรงจูงใจในการเรียนด้วยนวัตกรรมการศึกษา และประหยัดเวลาในการเรียนได้อีกด้วย ในปัจจุบันมีการใช้นวัตกรรมการศึกษามากมายหลายอย่าง ซึ่งมีทั้งนวัตกรรมที่ใช้กันอย่างแพร่หลายแล้ว และประเภทที่กำลังเผยแพร่ เช่น การเรียนการสอนที่ใช้คอมพิวเตอร์ช่วยสอน (Computer Aids Instruction) การใช้แผ่นวีดีทัศน์เชิงโต้ตอบ (Interactive Video) สื่อหลายมิติ ( Hypermedia ) และอินเทอร์เน็ต [Internet] เหล่านี้ เป็นต้น

      ความเจริญในด้านต่างๆ ที่ปรากฏให้เห็นอยู่ในปัจจุบัน เป็นผลมาจากการศึกษาค้นคว้าทดลองประดิษฐ์คิดค้นสิ่งต่างๆ โดยอาศัยความรู้ทางวิทยาศาสตร์ เมื่อศึกษาค้นพบและทดลองใช้ได้ผลแล้ว ก็นำออกเผยแพร่ใช้ในกิจการด้านต่างๆ ส่งผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลงพัฒนาคุณภาพ และประสิทธิภาพในกิจการต่างๆ เหล่านั้น และวิชาการที่ว่าด้วยการนำความรู้ทางวิทยาศาสตร์ มาใช้ในกิจการด้านต่างๆ จึงเรียกกันว่า "วิทยาศาสตร์ประยุกต์" หรือนิยมเรียกกันทั่วไปว่า "เทคโนโลยี"

      เทคโนโลยีทางการศึกษา (Educational Technology) ตามรูปศัพท์ เทคโน (วิธีการ) + โลยี(วิทยา) หมายถึง ศาสตร์ที่ว่าด้วยวิธีการทางการศึกษา ครอบคลุมระบบการนำวิธีการ มาปรับปรุงประสิทธิภาพของการศึกษาให้สูงขึ้นเทคโนโลยีทางการศึกษาครอบคลุมองค์ประกอบ 3 ประการ คือ วัสดุ อุปกรณ์ และวิธีการ

      นวัตกรรมทางการศึกษาเป็นลักษณะหนึ่งของเทคโนโลยีทางการศึกษา ที่เน้นการประยุกต์ความรู้ทางมาปรับปรุงกระบวนการเรียนรู้ทางการศึกษาให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้น อย่างไรก็ตาม เทคโนโลยีทางการศึกษาและนวัตกรรมทางการศึกษา เป็นสิ่งที่เอื้อต่อกันในการปรับปรุงความรู้ กระบวนการ และผลผลิตทางการศึกษาให้มีประสิทธิผลสูงขึ้น

      การใช้นวัตกรรม (Innovation) และเทคโนโลยี (Technology) ในการจัดการศึกษาคือใช้ในการเรียนการสอน ถ้าใช้ทั้ง 2 อย่างร่วมกันด้วยการนำเอาเทคนิคและสิ่งประดิษฐ์ใหม่ๆทางวิทยาศาสตร์มาใช้เรียก “INNOTECH” ซึ่งมาจากคำเต็มว่า “InnovationTechnology” เป็นการนำเอาคำนวัตกรรมและเทคโนโลยีเข้าด้วยกัน ขณะนี้ยังไม่มีศัพท์เฉพาะในปัจจุบันถือว่าเป็นความจำเป็นที่โรงเรียนจะต้องนำเอาหลักวิชาใหม่ๆประดิษฐ์สิ่งใหม่ขึ้นใช้และใช้เทคนิคใหม่ๆที่เป็น Innovation มาใช้ร่วมกันไปกับสิ่งประดิษฐ์ที่เป็นอุปกรณ์สำเร็จรูปเป็นเครื่องช่วยสอนซึ่งเป็นTechnology นำมาใช้ในการจัดการเรียนการสอนไปว่าถึงเวลาแล้วที่จะต้องนำ INNOTECH เข้ามาใช้ในโรงเรียนหรือสถานศึกษา

      ระบบสารสนเทศ (Information system) ซึ่ง อนันต์ เกิดดำ (2548) ได้ให้ความหมายไว้ว่า คือ เซ็ตขององค์ประกอบที่สัมพันธ์กันซึ่งรวบรวม ประมวล จัดเก็บและเผยแพร่สารสนเทศเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจและการควบคุมในองค์กร

    ข้อมูลนำเข้า    การประมวลผล   สารสนเทศ  ข้อมูลย้อนกลับ   สภาพแวดล้อม

 

      จะเห็นได้ว่า โครงสร้างหลักของสารสนเทศประกอบด้วย ข้อมูลนำเข้า การประมวลผล สารสนเทศ โดยมีข้อมูลย้อนกลับเป็นตัวควบคุม

      1. ข้อมูลนำเข้า (Input) คือ ข้อมูลที่จำเป็นเพื่อนำเข้าสู่ระบบเพื่อจะทำให้เกิดการประมวลผลขึ้น ข้อมูลที่จำเป็นจะมาจากสภาพแวดล้อมของระบบ ส่วนจะเป็นอะไรนั้นขึ้นอยู่กับแต่ละระบบ เช่น ถ้าเป็นระบบบริหารในสถาบันการศึกษา ข้อมูลนำเข้าอาจประกอบด้วย อาจารย์ นักเรียน อาคารเรียน รายวิชาต่าง ๆ

      2. การประมวลผล (Processing) คือ การเปลี่ยนรูปแบบข้อมูลให้อยู่ในรูปที่มีความหมาย ซึ่งอาจจะได้แก่ การคำนวณ การสรุป หรือการจัดหมวดหมู่ของข้อมูล การประมวลผลประกอบด้วยองค์ประกอบย่อย ดังนี้

      2.1 บุคลากร หมายถึง บุคคลที่ทำงานในองค์กรในฝ่ายสารสนเทศ

      2.2 กระบวนการ หมายถึง ขั้นตอนการทำงานซึ่งกำหนดขึ้นเพื่อให้การทำงานได้ผลตามที่ต้องการ

      2.3 ฮาร์ดแวร์ หมายถึง เครื่องมือทั้งหมดที่ใช้ในระบบสารสนเทศ

      2.4 ซอฟต์แวร์ หมายถึง ซอฟต์แวร์ระบบ และซอฟต์แวร์ประยุกต์ที่ใช้ในระบบทั้งหมด

      2.5 แฟ้มข้อมูล หมายถึง ข้อมูลที่เก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลเพื่อประโยชน์ในการประมวล ผลคราวต่อไป ข้อมูลเหล่านั้นจะเก็บในหน่วยความจำสำรองของคอมพิวเตอร์

      3. ผลลัพธ์ (Output) คือ สารสนเทศที่ได้จากการประมวลผลซึ่งจะปรากฏอยู่ในรูปรายงานต่าง ๆ คุณลักษณะของสารสนเทศที่มีคุณภาพ ได้แก่

      3.1 ตรงตามความต้องการ (Relevancy) หมายถึง ลักษณะที่สารสนเทศนั้นสามารถที่จะตอบคำถามในลักษณะที่เจาะจงได้ เช่น ในการขายเสื้อผ้าผู้ชาย ถ้าถามว่าเสื้อผ้าแบบไหน สีไหนขายได้ดีที่สุด

      3.2 ความตรงต่อเวลา (Timeline) หมายถึง สารสนเทศที่ผลิตออกมานั้นจะผลิตออกมาทันกับความต้องการของผู้ใช้

      3.3 ความเที่ยงตรง (Accuracy) หมายถึง สารสนเทศจะต้องไม่ทำให้เกิดความเข้าใจผิดและมีข้อผิดพลาด ลักษณะที่บ่งบอกถึงความเที่ยงตรงได้แก่

       3.3.1 ความสมบูรณ์ (Completeness) สารสนเทศที่จำเป็นจะต้องมีอย่างครบถ้วน

       3.3.2 ความถูกต้อง (Correctness) สารสนเทศจะต้องมีความถูกต้อง

      3.3.3 ความปลอดภัย (Security) สารสนเทศจะต้องมีความปลอดภัย นั่นคือ ถ้าส่วนไหนจะให้ใครใช้ก็ใช้ได้เฉพาะคนนั้นเท่านั้น

      3.4 ประหยัด (Economy) หมายถึง การใช้ทรัพยากรที่จะผลิตสารสนเทศนี้ใช้ในการแก้ปัญหาจะต้องไม่แพงมาก

      3.5 มีประสิทธิภาพ (Efficiency) หมายถึง ศักยภาพในการพัฒนาสารสนเทศต่อหนึ่งหน่วยของทรัพยากรที่ใช้ เช่น ความตรงต่อเวลาต่อหนึ่งบาท เป็นต้น

      4. ส่วนย้อนกลับ (Feed back) เป็นส่วนที่ใช้ในการควบคุมการทำงานของการประมวลผลเพื่อให้การประมวลผลนั้นบรรลุตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ ผลจากการเปรียบเทียบจะนำ ไปสู่การปรับข้อมูลนำเข้าหรือกระบวนการประมวลผลหรืออีกความหมายหนึ่งกล่าวได้ว่า ระบบสารสนเทศ (Information Systems) เป็นคำที่มีความหมายกว้าง อาจหมายถึงระบบที่ดำเนินการจัดการข้อมูลข่าวสารในองค์กรให้สามารถนำมาใช้ได้อย่างเป็นระบบระเบียบโดยไม่มีคอมพิวเตอร์เข้ามาเกี่ยวข้อง แต่ในที่นี้จะหมายถึงระบบที่มีการใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยจัดการข้อมูลข่าวสารเพื่อให้ได้มาเพื่อสารสนเทศเพื่อนำไปประกอบการตัดสินใจในเวลาอันรวดเร็วและถูกต้องที่สุด ดังนั้นระบบสารสนเทศในที่นี้จึงประกอบด้วย ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ผู้ใช้ กระบวนการ และตัว ข้อมูลหรือสารสนเทศโดยมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนสามารถตรวจสอบและประเมินผลระบบได้

      การสร้างระบบสารสนเทศ

      อธิบายได้ดังนี้คือ เมื่อมีข้อมูลข่าวสารที่มีความสำคัญและจำเป็นต่อการบริหารจัดการ องค์กรสามารถสร้างระบบสารสนเทศในระบบคอมพิวเตอร์ โดยมีชุดคำสั่งหรือซอฟต์แวร์ที่ช่วยจัดการกับ ข้อมูลข่าวสารเหล่านั้นให้อยู่ในรูปของฐานข้อมูลหรือ web base มีฮาร์ดแวร์ที่ทำงานสัมพันธ์กับซอฟต์แวร์ เกิดกระบวนการทำงานอย่างเป็นขั้นเป็นตอนจากการทำงานประสานกันของฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ข้อมูล (ข่าวสาร) โดยมีบุคลากรทางวิชาชีพ เช่น นักคอมพิวเตอร์ นักบริหารฐานข้อมูล หรือนักเขียนโปรแกรม รวมทั้งนักวิเคราะห์และนักออกแบบระบบเป็นผู้ดำเนินงานตามที่ผู้ใช้ (หรือ ผู้บริหาร) ต้องการ จึงทำให้เกิดสิ่งที่เรารู้จักกันในนามของ “ระบบสารสนเทศ” ดังนั้นเมื่อมีระบบ สารสนเทศแล้ว องค์กรหรือธุรกิจจะสามารถได้รับประโยชน์หลัก 2 ประการ ดังนี้

      1. สามารถประมวลผลสารสนเทศในลักษณะต่างๆ เช่น เป็นการประมวลผลระบบสารสนเทศเพื่อให้ได้ผลลัพธ์นำมาใช้เฉพาะด้านเฉพาะส่วนหรือสามารถนำไปใช้ประกอบการตัดสินใจของทั้งองค์กร ยกตัวอย่างเช่น บริษัทขายหนังสือ (ทั้งขายหน้าร้านและตามสั่ง) ย่อมต้องมีข้อมูลการสั่งซื้อ สินค้าจากลูกค้า กรณีที่มีลูกค้าและรายการสินค้าที่สั่งซื้อจำนวนมาก บริษัทจะต้องติดต่อผู้ผลิตหลายราย ข้อมูลอาจสับสนหากไม่มีระบบการสั่งซื้อที่มีประสิทธิภาพ ดังนั้นเมื่อนำระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการเก็บข้อมูลลูกค้า ก็จะสามารถตรวจสอบ วัน เดือน ปี ที่สั่งซื้อสินค้า จำนวนสินค้าแต่ละรายการ สำนักพิมพ์หรือ ผู้ผลิตสินค้า (ที่แตกต่างกัน) ราคา การตรวจสอบสินค้าที่มีอยู่ในร้านบางส่วน การจัดส่ง การชำระเงิน การตรวจสอบรายการสินค้ากับลูกค้า ฯลฯ ได้อย่างรวดเร็ว ทำให้ลูกค้าเกิดความประทับใจ และเมื่อบริษัทมีข้อมูลที่ถูกต้องจะสามารถป้องกันการรั่วไหลของผลกำไรได้

      2. ผู้บริหารสามารถใช้ผลผลลัพธ์ของระบบหรือสารสนเทศจากระบบไปประกอบการ ตัดสินใจภายในหน่วยงานของตนได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสามารถทำรายงานสรุปเสนอผู้บริหารระดับสูงเพื่อผู้บริหารระดับสูงสามารถนำไปพิจารณาประกอบการวางแผนธุรกิจในอนาคตต่อไป

      สรุปได้ว่า ระบบสารสนเทศ จำเป็นต้องมีระบบข้อมูลหรือระบบฐานข้อมูลที่จัดเก็บไว้อย่างมีประสิทธิภาพ และการเข้าถึงระบบข้อมูลนี้อาจจัดการให้อยู่ในรูปของระบบผู้ใช้คนเดียว (เช่น PC – based system) หรือระบบเครือข่ายเฉพาะที่ (LAN) หรือระบบหลากผู้ใช้ที่มีคอมพิวเตอร์ระดับ เมนเฟรมเป็นแม่ข่าย ตลอดจนระบบเครือข่ายแบบ client/server system ที่ผู้ใช้ขององค์กรกระจายอยู่ตามหน่วยงานต่างๆ แต่สามารถแลกเปลี่ยนและเข้าถึงสารสนเทศซึ่งกันและกันได้

      ความคิดสร้างสรรค์ที่นำไปสู่การสร้างนวัตกรรมเพื่อพัฒนาองค์กร

      ในกระบวนการของความคิดสร้างสรรค์ที่จะนำไปสู่การสร้างนวัตกรรมเพื่อพัฒนาองค์กร ข้าพเจ้าได้นำตัวอักษรมาเรียงกันเพื่อให้จำง่ายว่า “TERFED” โดยมีความหมาย ดังนี้

T = Trendy ( มีความคิดทันสมัย )

E = Experience ( นำประสบการณ์มาปรับใช้ )

R = Reasonable ( มีเหตุผลประกอบการตัดสินใจ )

F = Flexible ( ยอมรับการเปลี่ยนแปลง สามารถยืดหยุ่นได้ )

E = Energy ( มีกำลังกาย กำลังใจ และกำลังสมอง )

D = Design ( รู้จักการออกแบบ )

    Trendy    Energy Design     Experience   Reasonable     Flexible

     ความคิดสร้างสรรค์ที่นำไปสู่การสร้างนวัตกรรมเพื่อพัฒนาองค์กร 

       ความสัมพันธ์ระหว่างนวัตกรรมและระบบสารสนเทศ

      สถานศึกษาสามารถนำนวัตกรรมและเทคโนโลยีการศึกษาไปใช้เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพในการบริหารจัดการทางการศึกษาได้อย่างหลากหลาย จะเห็นได้ว่าลักษณะบางอย่างของเทคโนโลยี เช่น ความรวดเร็ว การจัดเก็บอย่างเป็นระบบ การทำงานที่ไม่ผิดพลาด และการทำงานอย่างไม่เหน็ดเหนื่อย ตลอดจนลักษณะอื่น ๆ อีกมากล้วนแต่สามารถนำมาใช้ในงานต่าง ๆ เพื่อให้ได้ผลที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ในขณะเดียวกันก็จะต้องคำนึงถึงผลที่เกิดขึ้นจากการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ด้วย เช่น การขาดความเฉลียว การขาดการจำแนกความแตกต่างที่ไม่ได้กำหนดไว้ล่วงหน้า ดังนั้น จึงต้องนำสิ่งต่าง ๆ เหล่านี้เข้าไปอยู่ในระบบเพื่อให้การทำงานเกิดประสิทธิภาพมากที่สุด

      ลักษณะที่เทคโนโลยีสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการ

      ครรชิต มาลัยวงศ์ (2549) ได้กล่าวถึงเหตุผลที่หน่วยงานต่าง ๆ ควรนำคอมพิวเตอร์มาใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของการจัดการไว้ ดังนี้

      1. การทำงานได้อย่างต่อเนื่องโดยไม่รู้จักเหน็ดเหนื่อย ทำให้สามารถประยุกต์ไปใช้ในงานที่ต้องการให้บริการได้ตลอด 24 ชั่วโมง โดยไม่ต้องมีเวลาหยุด ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดเจนได้แก่ การฝากและถอนเงินจากธนาคาร ซึ่งประยุกต์ใช้เครื่อง ATM ทำให้ลูกค้าสามารถฝากถอนเงินได้ตลอด 24 ชั่วโมง แต่ก็ต้องคำนึงถึงความปลอดภัยโดยสร้างที่เก็บเงินให้แข็งแรงและนำไปตั้งไว้ในที่ปลอดภัย หรือมิเช่นนั้นก็ต้องสามารถส่งสัญญาณไปยังสถานที่ซึ่งสามารถส่งเจ้าหน้าที่ไปดูแลความปลอดภัยได้อย่างรวดเร็ว คุณลักษณะข้อนี้สามารถนำไปประยุกต์ใช้ในงานบริหารจัดการได้จำนวนมาก ในทางการศึกษาก็สามารถนำมาประยุกต์ใช้ในเรื่องต่าง ๆ ได้เช่นเดียวกัน เช่น

      การเรียนรู้ด้วยระบบ e - Learning ทำให้ผู้เรียนสามารถเรียนได้ตลอดเวลาที่ต้องการโดยไม่จำเป็นต้องเรียนตามตารางที่กำหนดไว้อย่างตายตัว บางครั้งผู้เรียนอาจไม่มีความพร้อมที่จะเข้าเรียน หรือบางครั้งกำลังเรียนด้วยความเข้าใจและอยากจะเรียนอย่างต่อเนื่อง แต่พอหมดเวลาที่กำหนดไว้ก็ไม่สามารถจะเรียนต่อได้ แต่ระบบ e - Learning จะช่วยให้ผู้เรียนสามารถเลือกเวลาที่เหมาะสมที่สุดตามที่ตัวเองต้องการได้ โดยไม่ต้องขึ้นอยู่กับผู้สอนหรือต้องคอยเรียนพร้อมกับผู้เรียนคนอื่น ๆ

      2. การทำงานได้โดยไม่มีผิดพลาด ทำให้สามารถนำไปใช้ในงานจำนวนมากที่ต้องการความถูกต้องและเกิดผลที่ถูกต้อง เช่น การตรวจข้อสอบ การอ่านบาร์โค้ด การที่คอมพิวเตอร์สามารถทำงานดังกล่าวได้โดยไม่มีผิดพลาด ทำให้สามารถนำไปประยุกต์ใช้กำหนดเป็นเอกลักษณ์เฉพาะตัวของสิ่งต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นตัวบุคคล หนังสือ หรือสิ่งของ ตลอดจนสินค้าแต่ละรายการ โดยออกแบบให้คอมพิวเตอร์เก็บข้อมูลเข้าไปที่มีความแตกต่างกัน เช่น อาจจะเป็นตัวเลข สัญลักษณ์ หรือรหัสต่าง ๆ เมื่อพบข้อมูลที่กำหนดไว้ก็จะสามารถนำไปใช้ได้โดยไม่ผิดพลาด

      3. การทำงานได้อย่างรวดเร็ว ทำให้สามารถนำไปใช้กับงานที่มีปริมาณมาก ทำให้งานเสร็จได้ภายในเวลาอันรวดเร็ว ในสมัยแรก ๆ จึงมีการนำคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้ในงานสำมะโนประชากรซึ่งต้องมีการนำข้อมูลจำนวนมากมานับรวมกัน และยังมีการคำนวณจำนวนมากด้วย สำนักงานสถิติแห่งชาติจึงเป็นหน่วยงานแรก ๆ ที่ใช้คอมพิวเตอร์ทำงานในลักษณะดังกล่าว ในปัจจุบันได้มีการประยุกต์คุณลักษณะข้อนี้ไปใช้อย่างกว้างขวาง เช่น การสื่อสารที่ต้องการความรวดเร็ว ข้อมูลที่ส่งมาจากแหล่งต่าง ๆ ที่อยู่ห่างไกลกันสามารถนำมาประมวลผลร่วมกันภายในเวลาอันรวดเร็ว เช่น การรวมคะแนนจากหน่วยเลือกตั้งจำนวนมาก สามารถนำมาประมวลผลและประกาศผลได้ภายในเวลาเพียงไม่กี่ชั่วโมง ในทางการศึกษาก็มีงานลักษณะเช่นนี้เป็นจำนวนมากเช่นกัน เช่น การจัดทำข้อมูลการคัดเลือกเข้าเรียนต่อในมหาวิทยาลัย และการประกาศผลสอบคัดเลือก เป็นต้น

      4. การทำงานอย่างเป็นระบบ ทำให้เกิดความชัดเจนของขั้นตอนการทำงาน รายละเอียดของข้อมูลนำเข้า และ รายละเอียดของผลผลิตของงาน ก่อนที่จะใช้คอมพิวเตอร์ทำงานจำเป็นจะต้องคิดวิเคราะห์และออกแบบระบบงานให้ชัดเจนเสียก่อน ต่อจากนั้นจึงจะสร้างระบบงานที่ใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยทำงาน ในการทดลองระบบงานหรือในการทำงานจริง ถ้าพบข้อมูลผิดพลาดใด ๆ ก็สามารถตรวจสอบและค้นหาสาเหตุ หากพบสาเหตุที่ผิดพลาดก็จะสามารถแก้ไขชุดคำสั่งงานและทดลองจนกว่าจะได้ผลตามที่ต้องการ ผลจากการทำงานอย่างเป็นระบบทำให้มีการนำเทคโนโลยีนี้เข้ามาใช้งานแทบทุกอย่าง ซึ่งนอกจากจะได้ผลงานตามความต้องการแล้วยังสามารถตรวจสอบองค์ประกอบที่เกี่ยวข้องได้อย่างชัดเจนทุกขั้นตอนอีกด้วย

      การใช้นวัตกรรมและเทคโนโลยีในการพัฒนาประสิทธิภาพการบริหารจัดการศึกษา

      การที่นวัตกรรมและเทคโนโลยีการศึกษามีคุณลักษณะที่ดีหลายประการดังกล่าวข้างต้น จึงได้มีการพัฒนาและนำไปประยุกต์ใช้ในการบริหารจัดการทางการศึกษา เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ในการประยุกต์เข้าไปช่วยด้านการบริหาร จำเป็นต้องมีการบริหารจัดการนวัตกรรมและเทคโนโลยีเป็นการเฉพาะด้วย องค์ประกอบของเทคโนโลยีการศึกษาก็เช่นเดียวกัน หากจะนำไปใช้ในการบริหารจัดการก็ต้องเตรียมความพร้อมของทุกองค์ประกอบ และให้องค์ประกอบเหล่านั้นทำงานอย่างสอดคล้องกัน โดยต้องดำเนินการในเรื่องที่สำคัญ ดังนี้

      1. การจัดทำแผนการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ ต้องให้ผู้เกี่ยวข้องมีความเข้าใจและเตรียมตัวในการพัฒนาสิ่งแวดล้อมที่เกี่ยวข้องให้ประสานสอดคล้องกัน การเตรียมงบประมาณรองรับเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องให้ครอบคลุมค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องให้เพียงพอ ขณะเดียวกันก็ต้องเตรียมคนที่จะดูแลระบบงานใหม่เพื่อให้สามารถทำงานตามบทบาทหน้าที่ที่ได้กำหนดไว้ สิ่งสำคัญที่จะละเลยไม่ได้ก็คือ ผู้เกี่ยวข้องที่เกิดจากการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้จำเป็นต้องได้รับทราบ และทำความเข้าใจในสิ่งที่เกิดขึ้นด้วย

      2. การพัฒนาหรือจัดหาระบบเทคโนโลยีที่ต้องการนำเข้ามาใช้ จะต้องดำเนินการอย่างเป็นระบบ โดยมีการพิจารณา ศึกษาวิเคราะห์ และคัดเลือกด้วยวิธีการที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน ขั้นตอนนี้อาจต้องใช้เวลาและต้องให้เกิดความมั่นใจว่าจะได้ระบบที่ดีที่เหมาะสมต่อการใช้งาน การให้ผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์เข้ามาช่วยจัดหาระบบจึงเป็นสิ่งจำเป็น โดยเฉพาะการเปรียบเทียบระบบที่มีใช้กันอยู่แล้วกับระบบที่จะสร้างขึ้นใหม่หรือการเลือกใช้ระบบที่มีใช้กันอยู่ที่อื่น แต่อาจจะต้องพัฒนาปรับปรุงให้เหมาะสมยิ่งขึ้น จะต้องกำหนดรายละเอียดให้ชัดเจน และ ให้รวมไปถึงการจัดหาคณะผู้พัฒนาระบบ หรือผู้ให้บริการที่จะปรับปรุงพัฒนาระบบที่จะนำมาใช้ในสถานศึกษาที่จะนำเทคโนโลยีนั้นมาใช้บริหารจัดการ

      3. การเลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสม มีความสำคัญต่อความสำเร็จหรือความล้มเหลวของการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีเพื่อการบริหารจัดการมาก เนื่องจากระบบงานด้านเทคโนโลยีมีองค์ประกอบจำนวนมากทั้ง Hardware, Software, และ Application องค์ประกอบต่าง ๆ เหล่านี้จะต้องจัดหาให้สอดคล้องกัน ปัญหาที่มักพบก็คือการใช้ผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกองค์กรที่ไม่เข้าใจ ความต้องการที่แท้จริงขององค์กร หรือการใช้บุคลากรขององค์กรที่ขาดความรู้และประสบการณ์ที่หลากหลายเพียงพอต่อการเลือกองค์ประกอบดังกล่าวให้เหมาะสมกัน โดยเฉพาะความทันสมัยของเทคโนโลยีของแต่ละองค์ประกอบที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ดังนั้น การมีคณะจัดหาระบบเทคโนโลยีที่เหมาะสมจึงควรจะใช้ผู้เชี่ยวชาญและบุคลากรขององค์กรร่วมกัน โดยคณะทำงานนี้จะต้องมีเวลาร่วมกันพิจารณาและจัดทำรายละเอียดให้ชัดเจนเพื่อให้ได้ระบบที่ดีที่สุด ในระหว่างที่มีการพิจารณาจัดหาอาจจะต้องไปศึกษาดูงานจากการใช้จริงขององค์กรอื่นที่เทียบเคียงกันได้ ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อการกำหนดรายละเอียดต่าง ๆ ได้อย่างดี

      4. การพัฒนาบุคลากรที่ควบคุมการใช้เทคโนโลยี เป็นสิ่งจำเป็นที่จะช่วยให้การทำงานประสบความสำเร็จและมีประสิทธิภาพ บุคลากรที่ควบคุมการใช้เทคโนโลยีจะต้องพัฒนาให้มีความรู้และสามารถทำงานตามข้อกำหนดของการใช้เทคโนโลยีได้อย่างครบถ้วน ในขณะเดียวกันก็ต้องพัฒนาหรือทำความเข้าใจกับผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องให้สามารถประยุกต์งานที่เกี่ยวข้องให้สอดคล้องกับระบบงานใหม่ที่นำมาใช้ด้วย มิเช่นนั้นอาจจะพบว่ากว่าจะใช้งานได้พร้อมเพรียงกัน เทคโนโลยีที่นำเข้ามาใช้ก็ล้าสมัยและจำเป็นต้องปรับปรุงใหม่ ทั้ง ๆ ที่ผลงานที่ได้ยังไม่ถึงเกณฑ์ที่กำหนด

      5. การบำรุงรักษา เป็นเรื่องสำคัญมากที่การใช้เทคโนโลยีทางการศึกษาจะต้องมีแผนการบำรุงรักษาระบบงาน ซึ่งมีทั้ง Hardware, Software และ การพัฒนาบุคลากร ในการบำรุงรักษา Hardware จำเป็นต้องมีการปรับปรุงอุปกรณ์บางส่วนให้ทันสมัย อุปกรณ์บางส่วนต้องดูแลตามที่กำหนด Software บางส่วนต้องปรับปรุงให้รองรับกับเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงไป และระบบงานบางส่วนต้องปรับเปลี่ยนให้สอดคล้องกับความต้องการในการใช้งาน นอกจากนั้น ยังต้องคำนึงถึงการเพิ่มจัดทำระบบใหม่เพิ่มเติมที่ควรจะต้องสามารถเชื่อมต่อกับระบบเดิม และนำข้อมูลที่เกี่ยวข้องไปใช้งานร่วมกัน หากข้อมูลจากระบบเดิมไม่สามารถหรือไม่สะดวกที่จะนำไปใช้กับระบบ งานใหม่ที่เพิ่มเติมเข้ามา จะทำให้เกิดปัญหาในการบริหารจัดการและจะนำไปสู่การเลิกใช้ระบบใดระบบหนึ่งต่อไป หรือมิเช่นนั้นก็ต้องจัดทำระบบใหม่และเลิกระบบที่สร้างขึ้นทั้งหมด ดังนั้น การบำรุง รักษาระบบงานให้เหมาะสมต่อความต้องการที่มีการเปลี่ยนแปลงและสอดคล้องกับเทคโนโลยีจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง และช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานเห็นคุณค่าและเกิดเจตคติที่ดีต่อการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการบริหารจัดการอีกด้วย

      6. การติดตามประเมินผล ระบบงานบริหารจัดการที่ใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยควรมีการประเมินผลอย่างน้อย 2 ส่วน ด้วยกัน ส่วนแรกต้องประเมินผลงานที่กำหนดไว้ในแผนงาน เช่น ความสามารถให้บริการตามเป้าหมาย การนำเสนอรายงานตามกำหนดเวลา ส่วนที่สองที่มีความสำคัญไม่ยิ่งหย่อนกว่ากันก็คือ การประเมินความพึงพอใจของผู้ใช้บริการ เพื่อสะท้อนให้เห็นสถานภาพของระบบงานที่เกี่ยวข้องกับผู้ใช้ ในด้านความรวดเร็ว ความแม่นยำถูกต้อง และความสะดวกในการใช้ระบบงาน การติดตามประเมินผลควรจะมีระยะเวลากำหนดไว้ตลอดช่วงเวลาในแต่ละปี หากพบข้อบกพร่องหรือมีข้อเสนอแนะที่ควรแก่การแก้ไขปรับปรุงก็ควรพิจารณา และปรับปรุงให้สอดคล้องตรงตามความต้องการของผู้ใช้อย่างต่อเนื่อง

      การนำนวัตกรรม และระบบสารสนเทศไปใช้ในการบริหารองค์กร

     เทคโนโลยีการศึกษาในฐานะองค์ความรู้

      ในประเทศไทย เทคโนโลยีทางการศึกษาในฐานะที่เป็นองค์ความรู้พบได้จากการที่มหาวิทยาลัยต่างเปิดสอนวิชาเทคโนโลยีทางการศึกษา ทั้งในระดับปริญญาตรี ปริญญาโท และปริญญาเอก โดยระดับปริญญาตรีมุ่งเน้นการผลิตบัณฑิตที่มีความรู้ด้านเทคโนโลยีการศึกษา เพื่อไปปฏิบัติงานในลักษณะนักปฏิบัติในสถาบันการศึกษาและองค์กรทั้งภาครัฐและเอกชน สำหรับระดับปริญญาโทและปริญญาเอก มุ่งเน้นผลิตบัณฑิตทางด้านเทคโนโลยีทางการศึกษาที่เป็นทั้งนักออกแบบ นักจัดการระบบ ผู้ควบคุมการผลิตและการใช้สื่อต่าง ๆ เนื้อหาที่สอนจะครอบคลุมถึงแนวคิดพื้นฐานทางด้านเทคโนโลยีการศึกษา สื่อทางการศึกษาที่จะครอบคลุมงานทางด้านกราฟิก เครื่องฉายต่าง ๆ เครื่องเสียง ภาพยนตร์ วิทยุกระจายเสียง โทรทัศน์ การใช้สื่อโทรคมนาคมเพื่อการศึกษา เช่น การใช้โทรศัพท์เพื่อการศึกษา การใช้วีดิโอเทกซ์ การใช้ดาวเทียม การใช้อินเตอร์เน็ตเพื่อการศึกษา การใช้คอมพิวเตอร์เพื่อการศึกษา

      เทคโนโลยีการศึกษาในฐานะเครื่องมือในการบริหาร

      ในฐานะเครื่องมือทางการบริหาร เทคโนโลยีมีบทบาทสำคัญซึ่งจำแนกได้ ดังนี้

      1. เป็นเครื่องมือในด้านการบริหารองค์กร เพื่อให้ดำเนินงานตามวิธีระบบและบรรลุวัตถุประสงค์ ซึ่งโดยทั่วไปแล้วจะจัดการเกี่ยวกับ :- (1) การกำหนดจุดมุ่งหมายและนโยบายเกี่ยวกับ บทบาท วัตถุประสงค์ การเรียนการสอน ตัวผู้เรียน และการจัดทรัพยากรการเรียน ให้มีความเหมาะสมและสอดคล้องกัน (2) การให้การสนับสนุน จะต้องมีการวางแผนการจัดหาทรัพยากร ตลอดจนสิ่งอำนวยความสะดวก รวมทั้งการวางแผนปฏิบัติงานและการประเมินผลงาน (3) การจัดบริการที่มีประสิทธิภาพ (4) การสร้างความประสานสัมพันธ์ให้มีการร่วมมือในการปฏิบัติงานของทุกหน่วยงานย่อยในองค์กร ตลอดจนวิธีการเผยแพร่ข่าวสารและการติดต่อสื่อสาร เพื่อให้การปฏิบัติงานดำเนินไปด้วยความเรียบร้อยและสำเร็จตามวัตถุประสงค์

      2. การเป็นเครื่องมือด้านธุรการ ได้แก่ การผลิตเอกสาร การนัดหมาย การทำ ทะเบียนนักศึกษา ทะเบียนครุภัณฑ์ การทำบัญชีการเงิน และการควบคุมงบประมาณ

      3. ด้านการบริหารงานบุคลากร เป็นการนำเทคโนโลยีมาใช้ด้านการบริหารงานบุคลากรเพื่อการแต่งตั้งบุคลากรเข้ารับตำแหน่งให้เหมาะสมกับหน้าที่ โดยสอดคล้องกับความสามารถของแต่ละบุคคล ทั้งนี้เพื่อให้การดำเนินงานขององค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากการแต่งตั้งแล้ว เทคโนโลยียังสามารถใช้ในการสรรหา การคัดเลือกบุคลากร การพัฒนาบุคลากร การนิเทศงาน การบำรุงขวัญการทำงาน สวัสดิการ และการประเมินผลการปฏิบัติงานของบุคลากร

      4.การบริหารวิชาการ จะใช้เทคโนโลยีในการเก็บระเบียนผลการเรียน การวัดและการประเมินผล พร้อมทั้งการรายงานผลการเรียน

      5. ด้านการเผยแพร่และประชาสัมพันธ์ โดยการผลิตสื่อต่าง ๆ เพื่อใช้ในการประชาสัมพันธ์กิจการของสถาบันการศึกษา และการสร้างความเข้าใจอันดีระหว่างสถาบันการศึกษากับชุมชน

      เทคโนโลยีการศึกษาในฐานะเครื่องมือทางวิชาการ

      สถาบันการศึกษาใช้เทคโนโลยีการศึกษาใน 2 ลักษณะ คือ ยึดสื่อคนเป็นกลาง กับ ยึดสื่อสิ่งของเป็นหลัก

      การยึดสื่อคนเป็นหลัก หมายถึง การให้ครู อาจารย์ เป็นแหล่งความรู้หลัก แล้วใช้สื่อสิ่งของเสริมการสอนของครู เป็นวิธีที่พบเห็นทั่วไปในสถาบันการศึกษาแบบปิดที่ใช้ระบบการเรียนการสอนแบบผู้เรียนกับผู้สอนเผชิญหน้ากัน

      การยึดสื่อสิ่งของเป็นหลัก การใช้รูปแบบนี้ตั้งอยู่บนความเชื่อที่ว่า การเรียนรู้อาจเกิดขึ้นได้โดยที่ผู้เรียนไม่ต้องเผชิญหน้ากับผู้สอน แต่อาจเรียนได้จากสื่อประสมประเภทต่าง ๆ ในรูปของการศึกษาทางไกล โดยทั่วไปการใช้ในลักษณะนี้จะพบในมหาวิทยาลัยแบบเปิด ซึ่งมีการใช้อยู่ 3 ลักษณะ คือ

      1. การใช้สื่อสิ่งพิมพ์เป็นแกน เสริมด้วยสื่อโสตทัศน์ (AV Media) รายการวิทยุ กระจายเสียง รายการวิทยุโทรทัศน์ การสอนเสริม และสื่อโทรคมนาคม เป็นต้น เช่นที่มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราชและมหาวิทยาลัยเปิดแห่งอังกฤษ เป็นต้น

      2. การใช้สื่อวิทยุหรือโทรทัศน์เป็นแกน โดยใช้วิทยุหรือโทรทัศน์เป็นสื่อ ใช้กันที่มหาวิทยาลัยทางอากาศของญี่ปุ่นและมหาวิทยาลัยทางโทรทัศน์ของประเทศจีน

      3. การใช้สื่ออิเล็กทรอนิกส์หรือคอมพิวเตอร์เป็นแกน เช่น ที่มหาวิทยาลัยเปิดในสหรัฐอเมริกา เป็นต้น

       นอกจากนี้ ในปัจจุบันการใช้สื่ออิเล็กทรอนิกส์ยังเป็นที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลายในมหาวิทยาลัยแบบปิดทั้งในอเมริกาและยุโรป โดยระบบที่เราเรียกว่า e - Learning

      เทคโนโลยีการศึกษาในฐานะเครื่องมือบริการทางวิชาการ

      หน้าที่ที่สำคัญอย่างหนึ่งของสถาบันการศึกษาก็คือ การบริการทางวิชาการ ให้แก่บุคลากรภายในและให้บริการแก่ชุมชน ในฐานะเครื่องมือสำหรับการบริการทางวิชาการ เทคโนโลยีการศึกษาจะช่วยเผยแพร่ความรู้ให้แก่ประชา