วิธีการบริหารเวลาให้คุ้มค่า

        เราเคยสังเกตไหมค่ะว่าหลายครั้งเลยที่ตัวเราเองชอบบ่นว่า ไม่มีเวลา ไม่ว่างทำงาน งานเยอะ การบ้านเยอะ แท้ที่จริงแล้วทุกคนมีเวลาเป็นของตัวเองด้วยกันทั้งนั้น และเท่าเทียมกันด้วย คือ 24 ชั่วโมง แต่อยู่ที่ว่าใครจะเอาเวลาไปสิ้นเปลืองตรงไหนมากกว่ากัน คนที่จัดการกับเวลาได้ดีย่อมเป็นคนที่มีคุณค่า จนมีคำกล่าวที่ว่าเวลาเป็นเงินเป็นทอง มันน่าจะเป็นเรื่องจริงไม่เช่นนั้นคนในกรุงเทพฯ เขาจะแข่งขันกับเวลากันทำไม ผู้บริหารหลายคนให้ความสำคัญกับเรื่องของเวลาเป็นอย่างมาก เพราะนั่นหมายถึงเงินเป็นร้อยเป็นพันล้านเลยทีเดียว

        ดังนั้นการบริหารเวลาจึงเป็นเรื่องที่สำคัญและทุกคนสามารถทำได้ คนไหนที่เคยบ่นนักบ่นหนาว่าไม่มีเวลาลองหันมาบริหารเวลาดูนะค่ะ เพราะเมื่อประมาณ 2 อาทิตย์ที่ผ่านมาดิฉันไปอ่านเจอเรื่องของการบริหารเวลา อ่านแล้วพบว่ามันไม่ใช่เรื่องยากเลยที่จะทำ และได้ลองนำมาปฏิบัติรู้สึกว่ามันได้ผลมันทำให้ เรามีเวลามากขึ้น จากที่เรารู้สึกว่างานมันเยอะ ไม่มีเวลาทำ จนบางครั้งเกิดความรู้สึกเครียดขึ้นมา ใครที่เป็นแบบนี้ลองเอาไปปฏิบัติดูนะค่ะ เขาบอกว่าสิ่งที่เราต้องเริ่ม คือ 

        1. จดบันทึกการใช้เวลาในแต่ละวัน การบริหารเวลาควรเริ่มต้นจากการสำรวจตัวเองก่อนว่าในแต่ ละวันนั้น ได้ใช้เวลาในการทำกิจกรรมอะไรบ้าง โดยการจดบันทึกเวลาและการทำกิจกรรมต่างๆ ในแต่ละวันติดต่อกันประมาณ 3 วัน แล้วลองคำนวณดูว่าได้ใช้เวลาไปกี่ชั่วโมงกับการนอน การกิน การทำงาน การเดินทาง การออกกำลังกาย การอยู่คนเดียวเงียบๆ การใช้เวลาสังสรรค์กับเพื่อนฝูง และการใช้เวลาอยู่กับครอบครัว ลองพิจารณาดูว่าเวลาที่ใช้ในการทำกิจกรรมเหล่านี้สมดุลแล้วหรือยัง ได้เสียเวลาไปกับเรื่องที่  ไม่เป็นเรื่องมากน้อยแค่ไหน และบ่อยแค่ไหนที่คิดจะทำอะไรแล้ก็รีรอผัดผ่อนไปทำอย่างอื่นก่อนงานที่  ควรจะเสร็จจึงไม่เสร็จเสียที ควรจะต้อง ปรับปรุงเวลาในเรื่องใดให้มากขึ้นหรือน้อยลง

        2. วางแผนงานล่วงหน้า ในแต่ละวัน จะมีเวลาสำหรับการทำงานประมาณ 6 - 8 ชั่วโมง จึงควรตั้งใจทำงานให้เต็มที่ โดยวางแผนการทำงานล่วงหน้าว่าในวันนั้นจะต้องทำอะไรบ้าง แล้ว พรุ่งนี้จะต้องทำอะไรจัดลำดับความสำคัญของงาน เลือกทำงานที่สำคัญและเร่งด่วนก่อน ทำงานที่คิดว่ายากก่อนในช่วงเช้าเพราะเป็นช่วงที่ร่างกายยังสดชื่น รู้จักแบ่งงานชิ้นใหญ่ให้เป็นชิ้นย่อยๆ ถ้าเป็นหัวหน้างานควรแบ่งงานให้ลูกน้องหรือผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องรับไปทำอย่างเท่าเทียมกัน เพื่อความยุติธรรม และอย่าหวงงาน อย่างคิดว่าคนอื่นจะทำไม่ได้ ค่อยๆ สอน ค่อยๆ ฝึก เขาย่อมทำได้ในวันหนึ่งและเราก็จะสบายขึ้นด้วย เมื่อทำงานติดต่อกันประมาณ 2 ชั่วโมง ควรพักสมองโดยการเปลี่ยนอิริยาบถบ้าง และควรพยายามทำงานให้เสร็จที่ที่ทำงาน ไม่จำเป็นอย่าเอางานกลับไปทำที่บ้านเพราะจะรบกวนเวลาสำหรับตนเองและครอบครัว

        3. เพิ่มเวลา ถ้ารู้สึกว่าเวลามีไม่พอ ควรหาเวลามาเพิ่ม เช่น ตื่นให้เช้าขึ้น หรือย้ายมาพักใกล้ที่ทำงานเพื่อประหยัดเวลาในการเดินทาง เป็นต้น ลองสังเกตผู้ร่วมงานดูบ้างว่าแต่ละคนมีวิธีการบริหารเวลาอย่างไรลองเรียนรู้จากผู้ที่บริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพแล้วนำมาปรับใช้ดูบ้าง อาจจะช่วยให้เราทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นและเครียดน้อยลงก็ได้

        4. ตั้งเป้าหมายและวัตถุประสงค์ ให้ชัดเจนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ว่าคุณจะทำอะไร เพื่ออะไร ปัจจัยที่สำคัญอย่างหนึ่งของคนที่ประสบความสำเร็จ คือการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน จดไว้กันลืม แล้วลงมือทำทันที จำไว้ว่าถ้าจะยิงปืนให้เข้าเป้าก็จำเป็นต้องเล็งให้ดีชะก่อน เมื่อโฟกัสถูกจุดแล้ว ก็ต้องรู้ว่าทำอะไรบ้างจึงจะไปถึง เคล็ดลับอยู่ที่การมี "แผน" ที่ดีอยู่กับตัว ทั้งระยะสั้นและระยะยาว ว่าคุณต้องทำอะไร บ้างตั้งแต่วันนี้ สัปดาห์นี้ จนถึงตลอดทั้งปีนี้ แผนที่ดีคือต้องรู้ปัญหาของงานแต่เนิ่นๆ เพื่อที่จะหาทางก็ได้ทันท่วงที

         5. สร้าง To-Do List เริ่มต้นดีมีชัยไปกว่าครึ่งเรียงลำดับก่อนหลังของงานที่จะทำเอาไว้ก่อน แล้ว เชื่อและบังคับตัวเองให้ทำตามนั้น เป็นการไม่ให้ออกนอกลู่นอกทาง เสียเวลาเที่ยวเล่นไปกับเรื่องหยุมหยิมทั้งหลายแหล่ ว่ากันว่า คนที่ประสบความสำเร็จน่ะเขาโน๊ตไว้ทั้งนั้น ว่าอะไรที่ควรทำก่อนหลัง แต่ถ้ามีเรื่องด่วนแทรกเข้ามา ก็สามารถปรับให้ยืดหยุ่นได้

         6. มีแฟ้มงาน อย่าปล่อยให้ความคิดกระจัดกระจาย รีบเก็บๆ เข้ามาใส่ในแฟ้มชะ เอกสารก็เหมือน กัน ถ้าเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องก็จับมันมาเก็บใส่แฟ้มงานเดียวกัน เพื่อไม่ให้ความคิดของคุณเตลิดเปิดเปิงไปไหนต่อไหน โต๊ะรกๆ ไม่ทำให้ชีวิตดีขึ้นอย่ามาอ้างว่าโต๊ะรกๆ ทำให้ไอเดียคุณบรรเจิด มุกนี้ใช้ได้ก็ต่อเมื่อคุณมีความจำดีเยี่ยมเท่านั้น ว่ากระดาษและสิ่งของที่เกลือนอยู่ บนโต๊ะน่ะ มีเรื่องอะไร อยู่ตรงไหนบ้าง แต่ถ้าคุณเป็นคนธรรมดาจัดของให้เข้าที่เข้าทางจะดีกว่านะ

         7. ใช้โทรศัพท์ให้เป็น เสียงกริ๊งทุกสิบห้านาทีติดโผสาเหตุอันดับต้นๆ ที่มารบกวนทำงานของคุณ อย่าตกเป็นโรคโฟนลิซึ่ม ด้วยการเมาส์สนุกปากในเวลางาน เพราะนอกจากจะขโมยเวลาไปจากคุณแล้ว มันยังทำให้คุณดูไม่ดีอีกด้วย ธนาคารและโรงแรมใหญ่ๆ ในต่างประเทศเริ่มขอความร่วมมือให้พนักงานหน้าเคาน์เตอร์งดใช้โทรศัพท์มือถือขณะปฏิบัติงาน เพราะเกรงว่าลูกค้าจะรู้สึกไม่ประทับใจเมื่อเห็นพนักงานรับโทรศัพท์มือถือยู่บ่อยๆ จนเสียงานและรับรองลูกค้าได้ ไม่เต็มที่

         8. ทุกคนมี "เวลาของตัวเอง" สังเกตให้ดีว่าช่วงเวลาใดที่สมองคุณรู้สึกปลอดโปร่ง ไอเดียกระฉูดถ้าคุณถูกชะตากับเวลาเช้าตรู่ ก็รีบเรียงลำดับความคิด ทำ List สิ่งที่จะทำในวันนั้น ก่อนที่เมฆดำจะเคลื่อนมาบดบังความคิดเจ๋งๆ ของคุณ

         9. มีความรับผิดชอบ บริหารเวลาต้องเริ่มจากการจัดการตัวเองชะก่อน ก็จะมีประโยชน์อะไรล่ะ ถ้าทำ list ขึ้นมา แล้วทำตามนั้นไม่ได้ จะบอกให้ก็ได้ว่าสาเหตุหลักของความล้มเหลว เกิดจากโรคความรับผิดชอบบกพร่องของคนเรานี่แหละ ไม่มียารักษาแต่หายได้ด้วยวินัยในตัวคุณเอง

         นี่เป็นวิธีการบริหารเวลาแบบง่ายๆ ที่จะทำให้เรารู้ว่าแท้ที่จริงแล้วเวลาของเรามันหายไปไหน แล้วเราจะทำอย่างไรให้เวลาของเรามันลงตัว ซึ่งสิ่งสำคัญมันน่าจะอยู่ที่ใจเรามากกว่าหากเรามีความมุ่งมั่นจริงและมีระเบียบวินัยในตัวเอง การบริหารเวลาด้วยวิธีที่กล่าวมาก็จะทำให้เวลาของเราเองมีคุณค่ามากยิ่งขึ้น