การเขียนเพื่อการสื่อสาร

                          การเขียนเพื่อการสื่อสาร
            การเขียนจดหมาย ข่าว ประกาศและแจ้งความ
     การเขียนจดหมายเป็นการสื่อสารโดยตรงระหว่างบุคคลหรือระหว่างหน่วยงานต่าง ๆ
ช่วยทำให้ระยะทางไกลเป็นใกล้ เพราะไม่ว่าบุคคลหรือหน่วยงานจะห่างไกลกันแค่ไหนก็
สามารถใช้จดหมายส่งข่าวคราวและแจ้งความประสงค์ได้ตามความต้องการ การส่งสารหรือ
ข้อความในจดหมายต้องเขียนให้แจ่มแจ้งชัดเจน เพื่อจะได้เข้าใจตรงกันทั้งสองฝ่าย

องค์ประกอบและรูปแบบของจดหมาย
     ผู้เขียนคงเคยเขียนจดหมายหรืออ่านจดหมายมาบ้างแล้ว คงจะสังเกตเห็นว่าจดหมาย
นั้นไม่ว่าประเภทใด จะต้องประกอบด้วยสิ่งต่าง ๆ ดังนี้
     ๑. ที่อยู่ของผู้เขียน เริ่มกึ่งกลางหน้าระหว่างเส้นคั่นหน้ากับริมของขอบกระดาษ
     ๒. วัน เดือน ปี ที่เขียนจดหมาย ให้เยื้องมาทางซ้ายของตำแหน่งที่เขียนที่อยู่เล็กน้อย
     ๓. คำขึ้นต้น ห่างจากขอบกระดาษด้านซ้าย ๑ นิ้ว
     ๔. เนื้อหา ขึ้นอยู่กับย่อหน้าตามปกติ อาจจะอยู่ห่างจากขอบกระดาษด้านซ้าย ๒ นิ้ว
     ๕. คำลงท้ายอยู่แนวเดียวกับที่อยู่ของผู้เขียน
     ๖. ชื่อผู้เขียน อยู่ใต้คำลงท้าย ล้ำเข้าไปเล็กน้อย

ตัวอย่าง รูปแบบการเขียนจดหมายทั่วไป

                                                              Œสถานที่เขียนจดหมาย
                                                              วัน.... เดือน...... ปี........

          ระยะ ๑ นิ้ว                     Ž คำขึ้นต้น
          ประมาณ ๒ นิ้ว                  เนื้อหา

          ....................................................................................................................
          ....................................................................................................................
          ....................................................................................................................

                                                      คำลงท้าย

                                                     z ชื่อผู้เขียน


หลักการทั่วไปในการเขียนจดหมาย
     ๑.  หลักการทั่วไปในการเขียนจดหมาย การเขียนจดหมายควรคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้
          ๑.๑ การใช้ถ้อยคำ   จดหมายที่ต้องใช้ถ้อยคำในการเขียนให้ถูกต้องเหมาะสม
กับปร ะเภทของจดหมายและผู้รับจดหมายด้วย หลักการใช้ถ้อยคำสำหรับการเขียนจดหมาย
มีดังนี้
               ๑.๑.๑ ใช้คำขึ้นต้นและคำลงท้ายจดหมายส่วนตัวให้เหมาะสมและถูกต้องตาม
แบบแผน
                     ๑) การใช้คำขึ้นต้นและคำลงท้ายจดหมายส่วนตัว การเขียนจดหมาย ส่วนตัวไม่มีข้อกำหนดเกี่ยวกับการใช้คำขึ้นต้นและคำลงท้ายที่ตายตัว เพียงแต่เลือกใช้
ให้เหมาะสมเท่านั้น คำขึ้นต้นและลงท้ายสำหรับบุคคลทั่วไป มีแนวทางสำหรับเป็นตัวอย่าง
ให้เลือกใช้ดังนี้

บุคคลที่ติดต่อ	คำขึ้นต้น	คำลงท้าย
ญาติผู้ใหญ่ เช่น พ่อ แม่ ปู่ ย่า ตา	กราบเท้า…ที่เคารพอย่างสูง	กราบเท้าด้วยความเคารพ
ยาย		อย่างสูงหรือกราบมาด้วย
		ความเคารพรักอย่างยิ่ง
ญาติลำดับรองลงมา เช่น ลุง ป้า น้า	กราบ......ที่เคารพหรือ	กราบมาด้วยความเคารพ
อา	กราบ.....ที่เคารพอย่างสูง	ด้วยความเคารพ
		ด้วยความเคารพอย่างสูง
พี่หรือญาติชั้นพี่	พี่......ที่รัก	ด้วยความรัก
	ถึง......ที่รัก หรือ	รักหรือคิดถึง
	.......เพื่อนรัก หรือ	หรือรักและคิดถึง
	..........น้องรัก
ครู อาจารย์หรือผู้บังคับบัญชา	กราบเรียน…ที่เคารพอย่างสูง	ด้วยความเคารพอย่างสูง
ระดับสูง
ผู้บังคับบัญชาระดับใกล้ตัวผู้เขียน	เรียน……..ที่เคารพ	ด้วยความเคารพ

                     ๒) คำขึ้นต้นและคำลงท้ายหนังสือราชการ การใช้คำขึ้นต้นและคำลงท้าย
หนังสือราชการ ต้องเป็นไปตามระเบียบงานสารบรรณของทางราชการ ในที่นี้จะนำเสนอ ดังนี้

ผู้รับหนังสือ

คำขึ้นต้น

คำลงท้าย

ประธานองคมนตรี
นายกรัฐมนตรี
ประธานรัฐสภา
ประธานวุฒิสภา
ประธานศาลฎีกา
ข้าราชการตำแหน่งอื่นทุกตำแหน่ง
และบุคคลทั่วไป
พระภิกษุสงฆ์ชั้นพระราชาคณะ
พระภิกษุสงฆ์ที่มิใช่พระราชาคณะ

 

กราบเรียน

 เรียน

     นมัสการ

ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง


ขอแสดงความนับถือ

ขอนมัสการด้วยความเคารพอย่างสูง
ขอนมัสการด้วยความเคารพ

               ๑.๑.๒ ใช้ภาษาเขียนให้ถูกกับระดับของจดหมาย โดยทั่วไปแล้วถ้าเขียน
จดหมายส่วนตัวถึงบุคคลที่สนิทสนมกัน ก็จะใช้คำระดับที่ไม่เป็นทางการ แต่ถ้าเขียนจดหมาย ธุรกิจต่าง ๆ ก็ใช้คำระดับที่เป็นทางการ

ตัวอย่าง
           เปรียบเทียบคำระดับที่เป็นทางการกับคำระดับที่ไม่เป็นทางการ

ที่เป็นทางการ (สำหรับเขียนจดหมายธุรกิจและหนังสือราชการ)	ที่ไม่เป็นทางการ (สำหรับเขียนจดหมายส่วนตัวถึงผู้ที่คุ้นเคย)
๑. เขาขับขี่รถจักรยานยนต์ไปชมภาพยนตร์ ๒. บิดามารดาต้องการให้ข้าพเจ้ามีอาชีพ    เป็นแพทย์ แต่ข้าพเจ้าต้องการเป็นครูชนบท ๓. หนังสือเล่มนี้คงขายได้หมดในเวลา    อันรวดเร็ว เพราะรวบรวมวาทะสำคัญ ๆ    ของผู้ที่มีชื่อเสียงไว้หลายคน	๑. เขาขี่รถเครื่องไปดูหนัง ๒. พ่อแม่อยากให้ฉันเป็นหมอ แต่ฉันอยาก     เป็นครูบ้านนอก ๓. หนังสือเล่มนี้มีหวังขายได้เกลี้ยงเพราะ    รวมคำดังของคนดังไว้หลายคน

               ๑.๑.๓ เขียนโดยใช้ถ้อยคำตรงไปตรงมา เพื่อให้ผู้รับจดหมายได้ทราบเรื่อง อย่างรวดเร็วและเข้าใจได้ทันทีตรงตามที่ผู้เขียนต้องการ หากจะต้องปฏิบัติการตาม ความในจดหมายนั้นก็ปฏิบัติได้โดยถูกต้องครบถ้วน
               ๑.๑.๔ เขียนเชิงสร้างสรรค์ คือ เขียนโดยเรียบเรียงถ้อยคำให้ผู้อ่านเกิดความ
รู้สึกแช่มชื่น ชวนอ่าน แสดงน้ำใจที่ดีต่อผู้ได้รับจดหมาย

          ๑.๒ มารยาทในการเขียนจดหมาย
                  ๑)  เลือกกระดาษ ซอง ที่สะอาดเรียบร้อย หากเป็นไปได้ควรใช้กระดาษ
ที่ทำขึ้นเพื่อการเขียนจดหมายโดยตรง แต่ถ้าหาไม่ได้ก็ควรใช้กระดาษที่มีสีสุภาพ กระดาษ
ที่ใช้เขียนควรเป็นกระดาษเต็มแผ่น ไม่ฉีกขาด ไม่ยู่ยี่ยับเยิน ไม่สกปรก
     ซองจดหมายที่ดีที่สุดคือซองที่การสื่อสารแห่งประเทศไทยจัดทำขึ้น เพราะมีขนาดและ
คุณภาพได้มาตรฐาน ซองประเภทนี้มีจำหน่ายตามที่ทำการไปรษณีย์โทรเลขทุกแห่ง ถ้าหา
ซองจดหมายของการสื่อแห่งประเทศไม่ได้ ก็อาจเลือกซื้อจากซองที่มีเอกชนทำขึ้นจำหน่าย ซึ่งถ้าเป็นในกรณีหลังนี้ ควรเลือกซองที่มีสีสุภาพ ไม่ควรมีลวดลาย
     ไม่ควรใช้ซองที่มีตราครุฑส่งจดหมายที่มิใช่หนังสือราชการ
     ไม่ควรใช้ซองที่มีขอบซองเป็นลายขาวแดงน้ำเงินสลับกัน ซึ่งเป็นซองสำหรับส่งจดหมาย
ไปรษณีย์อากาศไปยังต่างประเทศ ในการส่งจดหมายในประเทศ
                  ๒)  เขียนหนังสือให้ชัดเจน อ่านง่าย การเขียนตัวอักษรค่อนข้างโตและเว้น
ช่องไฟค่อนข้างห่าง จะช่วยให้จดหมายนั้นอ่านง่าย
     ไม่ควรเขียนด้วยดินสอดำหรือหมึกสีแดง เพราะถือกันว่าไม่สุภาพ แม้หมึกหรือดินสอสี
ต่าง ๆ ก็ไม่ควรเขียนจดหมาย สีที่เหมาะสมคือสีน้ำเงินและสีดำ
     ไม่ควรเขียนให้มีตัวผิด ตัวตก ต้องแก้ต้องเติม มีรอยขูดลบขีดฆ่า หรือมีเส้นโยง ข้อความ
รุงรัง ทำให้ดูสกปรกไม่งามตา
                  ๓)  จะต้องศึกษาให้ถูกต้องถ่องแท้ก่อนว่า ผู้ที่เราจะเขียนจดหมายไปถึงนั้น
เป็นใคร มีตำแหน่งหน้าที่อะไร การเขียนข้อความในจดหมายก็ดี การจ่าหน้าซองก็ดี จะต้องระบุตำแหน่งหน้าที่ ชั้นยศของผู้นั้นให้ถูกต้องและต้องสะกดชื่อ นามสกุล ยศ ตำแหน่ง ของผู้นั้นให้ถูกต้องด้วย
                  ๔)  เมื่อเขียนจดหมายเสร็จแล้ว ต้องพับให้เรียบร้อยแล้วบรรจุซอง
จ่าหน้าซองให้ถูกต้องครบถ้วน ปิดดวงตราไปรษณียากรให้ครบถ้วนตามราคาและถูกตำแหน่ง ก่อนที่จะนำไปส่ง
                  ๕)  เขียนจ่าหน้าซองจดหมาย
                       ๕.๑) เขียนชื่อ นามสกุลของผู้รับให้ถูกต้อง ชัดเจน อ่านง่าย ถ้าผู้รับ
เป็นแพทย์ เป็นอาจารย์ หรือมียศตำรวจ ทหาร หรือมีคำนำหน้านามแสดงเกียรติยศหรือ
ฐานันดรศักดิ์ ก็ใช้ถ้อยคำพิเศษเหล่านั้นนำหน้าชื่อ คำนำหน้าชื่อควรเขียนเต็ม ไม่ควรใช้คำย่อ ถ้าทราบตำแหน่งก็ระบุตำแหน่งลงไปด้วย
     ในกรณีที่ไม่ทราบรายละเอียดดังกล่าว ควรใช้คำว่า คุณ นำหน้าชื่อผู้รับในการจ่าหน้าซอง
จดหมายนั้น
                       ๕.๒) ระบุสถานที่ของผู้รับให้ถูกต้อง ชัดเจนและมีรายละเอียดพอที่
บุรุษไปรษณีย์จะนำจดหมายไปส่งได้ไม่ผิดพลาด ระบุเลขที่บ้าน ห้างร้านหรือสำนักงาน ซอย
ตรอก ถนน หมู่บ้าน ตำบล อำเภอ (ในกรณีต่างจังหวัด) หรือแขวง เขต (ในกรณีกรุงเทพ
มหานคร) ที่สำคัญคือจะต้องระบุรหัสไปรษณีย์ถูกต้องทุกครั้ง จดหมายจะถึงผู้รับเร็วขึ้น
     หมายเหตุ การสื่อสารแห่งประเทศไทยได้จัดทำเอกสารแสดงรหัสไปรษณีย์ของอำเภอ
และจังหวัดต่าง ๆ สำหรับแจกจ่ายให้ประชาชน ท่านจะติดต่อขอรับได้จากที่ทำการไปรษณีย์
โทรเลขทุกแห่ง
                       ๕.๓) การจ่าหน้าซอง การสื่อสารแห่งประเทศไทย แนะนำให้เขียนนาม
และที่อยู่ พร้อมด้วยรหัสไปรษณีย์ของผู้ส่งไว้ที่มุมบนด้านซ้ายมือของซองและเขียนชื่อผู้รับ
พร้อมที่อยู่และรหัสไปรษณีย์ไว้ตรงกลาง ดังตัวอย่าง

                   ตัวอย่างการเขียนจ่าหน้าซองจดหมาย

          ชื่อที่อยู่ผู้ฝาก                                              ที่ผนึกตรา
          นายวิศิษฎ์ ดรุณวัต                                       ไปรษณียากร
          ๗๐๘/๑๒๖ ถนนจรัลสนิทวงศ์
          แขวงรองเมือง เขตปทุมวัน กรุงเทพฯ
          ๑๐๓๓๐

                              ชื่อและที่อยู่ของผู้รับ
                                  นายสัญญา ทองสะพัก
                                  ๓๖๔/ก/๑ หมู่ที่ ๑ ถนนริมคลองรัดหลวง
                                  ตำบลตลาด อำเภอพระประแดง
                                  จังหวัดสมุทรปราการ
                                  รหัสไปรษณีย์ ๑๐๑๓๐

     หมายเหตุ การสื่อสารแห่งประเทศไทยมีบริการพิเศษต่าง ๆ ที่จะช่วยป้องกันมิให้
จดหมายสูญหาย หรือช่วยให้จดหมายถึงมือผู้รับได้รวดเร็ว ทันเวลา เช่น บริการ EMS
เป็นต้น ผู้สนใจจะใช้บริการต่าง ๆ ดังกล่าว จะต้องไปติดต่อที่ที่ทำการไปรษณีย์โทรเลข
โดยตรง เพราะจะต้องกรอกแบบรายการบางอย่าง การเขียนข้อความในทำนองที่ว่า
“ขอให้ส่งด่วน” ลงบนซองจดหมาย ไม่ทำให้จดหมายถึงเร็วขึ้นแต่อย่างใด

     ๒. ประเภทของจดหมาย จดหมายแบ่งออกเป็น ๔ ประเภท คือ จดหมายส่วนตัว
จดหมายกิจธุระ จดหมายธุรกิจ และจดหมายราชการหรือหนังสือราชการ
          ๒.๑ จดหมายส่วนตัว   คือ จดหมายที่บุคคลซึ่งรู้จักคุ้นเคยกันติดต่อกันด้วย
วัตถุประสงค์ที่เป็นการส่วนตัว เช่น เพื่อส่งข่าวคราว ถามทุกข์สุข เล่าเรื่องราว ฯลฯ เป็นการ
ติดต่ออย่างไม่เป็นทางการ เช่น จดหมายเล่าเรื่องราวทุกข์สุข จดหมายแสดงความรู้สึกยินดี
เสียใจขอบคุณหรือขอโทษในกรณีต่าง ๆ เป็นต้น
     การเขียนจดหมายส่วนตัวแม้จะยินยอมให้ใช้ถ้อยคำที่แสดงความสนิทสนมเป็นกันเองได้ แต่ก็ควรระมัดระวังอย่าให้ผู้อ่านเข้าใจผิด และควรแสดงความสำรวมมากกว่าการพูดกันโดย
ปกติ
     จดหมายส่วนตัวที่มีเนื้อหาเป็นการขอบคุณ หรือแสดงความยินดีอาจเขียนลงในบัตร
ที่ออกแบบไว้อย่างสวยงาม แทนการเขียนในกระดาษก็ได้
     การเขียนจดหมายส่วนตัว นิยมให้เขียนด้วยลายมือที่อ่านง่าย แสดงความตั้งใจเขียน ไม่นิยมใช้การพิมพ์ดีดจดหมายหรือจ่าหน้าซองจดหมายส่วนตัว

ตัวอย่างจดหมายตัว

                                            Œ บริษัท เกษตร จำกัด
                                             ๔/๒๑ สุขุมวิท กรุงเทพฯ ๑๐๑๑๐

                                      ๑๒ เมษายน ๒๕๓๘

Ž
กราบเท้า คุณพ่อคุณแม่ที่เคารพอย่างสูง
        ผมได้มารายงานตัวเข้าทำงานที่บริษัทนี้เรียบร้อยแล้วตั้งแต่วันที่ ๑๐ บริษัทนี้มีสำนัก
งานใหญ่อยู่ตามที่อยู่ข้างบนนี้ แต่มีเรือนเพาะชำและสวนกล้าไม้ขนาดใหญ่มากอยู่ที่เขตมีนบุรี ทุกเช้าพนักงานทุกคนจะต้องมาลงเวลาปฏิบัติงานและรับทราบคำสั่ง หรือรับมอบหมายงาน
จากนั้นจึงแยกย้ายกันไปปฏิบัติงาน
          ผมได้รับมอบหมายให้ดูแลสวนกล้าไม้ที่มีนบุรี ผมรับผิดชอบพื้นที่เขต ๙ ซึ่งเป็นเขต
เพาะเลี้ยงดูแลกล้าไม้ไผ่ มีคนงานช่วยผมทำงาน ๓ คน ทุกคนเป็นคนดีและขยัน งานที่ทำ
จึงเป็นไปด้วยดี
          ผมสุขสบายดี เพราะที่พักซึ่งอยู่ชั้นบนของสำนักงานบริษัท ซึ่งบริษัทจัดให้มีความ
สะอาดดี และมีความกว้างขวางพอสมควร ทั้งอยู่ไม่ไกลย่านขายอาหาร ผมจึงไปซื้อหามา
รับประทานได้สะดวก นับได้ว่าผมได้ทำงานที่ดี และมีที่พักที่สะดวกสบายทุกประการ
          หวังว่า คุณพ่อและคุณแม่และน้องทั้งสองคงสบายเช่นกัน ผมจะกลับมาเยี่ยมบ้าน
ถ้ามีวันหยุดติดต่อกันหลายวัน และจะเขียนจดหมายมาอีกในไม่ช้านี้

                                   ด้วยความเคารพอย่างสูง

                                   z เสมา ธรรมจักรทอง


          ๒.๒ จดหมายกิจธุระ    คือ จดหมายติดต่อระหว่างบุคคลกับบุคคลหรือบุคคล
ก ับหน่วยงานด้วยเรื่องที่มิใ ช่เรื่องส่วนตัว แต่เป็นเรื่องที่เกี่ยวกับงาน เช่น การสมัครงาน
การติดต่อสอบถามการขอความร่วมมือ ฯลฯ ภาษาที่ใช้จึงต้องสุภาพและกล่าวถึงแต่ธุระ
เท่านั้น ไม่มีข้อความที่แสดงความสัมพันธ์เป็นการส่วนตัวต่อกัน

                          ตัวอย่างจดหมายกิจธุระ

                                                    Œ
                                                   โรงเรียนลำปางกัลยาณี ถนนพหลโยธิน
                                                   อ.เมือง จ.ลำปาง ๕๒๐๐๐

                                          
                                           ๒๔ กันยายน ๒๕๓๘

      Ž
เรียน ผู้จัดการวัสดุการศึกษา (๑๙๗๙) จำกัด
        ด้วยทางโรงเรียนลำปางกัลยาณี มีความประสงค์จะซื้อสไลด์ประกอบการสอนวิชา
ภาษาไทย ระดับมัธยมศึกษาตอนต้น ตามรายการต่อไปนี้

๑. ชุดความสนุกในวัดเบญจมบพิตร	จำนวน ๑ ชุด
๒. รามเกียรติ์ตอนศึกไมยราพ	จำนวน ๑ ชุด
๓. แม่ศรีเรือน	จำนวน ๑ ชุด
๔. ข้อคิดจากการบวช	จำนวน ๑ ชุด
๕. หนังตะลุง	จำนวน ๑ ชุด

        ตามรายการที่สั่งซื้อมาข้างต้น ดิฉันอยากทราบว่า รวมเป็นเงินเท่าไร จะลดได้
กี่เปอร์เซ็นต์ และถ้าตกลงซื้อจะจัดส่งทางไปรษณีย์ได้หรือไม่

          หวังว่าท่านคงจะแจ้งเกี่ยวกับรายละเอียดให้ทราบโดยด่วน จึงขอขอบคุณมา
ในโอกาสนี้

                                    z
                                       ขอแสดงความนับถือ
                                    {   สมใจ หยิ่งศักดิ์
                                  |  (น.ส. สมใจ หยิ่งศักดิ์)
                            } ผู้ช่วยพัสดุหมวดวิชาภาษาไทย

 

          ๒.๓ จดหมายธุรกิจ คือ จดหมายติดต่อในเรื่องที่เกี่ยวกับธุรกิจ เช่น การเสนอขาย
สินค้า การขอทราบรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการ การสั่งซื้อสินค้า การติดตาม ทวงหนี้ ฯลฯ จดหมายกิจธุระและจดหมายธุรกิจ มีลักษณะการติดต่อที่เป็นทางการมากกว่า จดหมายส่วนตัวจึงต้องใช้คำที่สุภาพ ง่าย และมีเนื้อหาความกะทัดรัด เข้าใจได้ตรงกัน
ทั้งผู้เขียนและผู้อ่าน

                           ตัวอย่างจดหมายธุรกิจ
           
                                               Œ ชื่อบริษัท, ห้างร้าน หรือที่อยู่ของผู้เขียน
                                           วัน......... เดือน...................... ปี.................
     Ž
     คำขึ้นต้น
        ๑. เนื้อเรื่อง (กล่าวถึงสาเหตุที่เขียนมาติดต่อ)...................................................
     ............................................................................................................................
     ............................................................................................................................
        ๒. (กล่าวถึงผลหรือความต้องการ).......................................................................................
     ............................................................................................................................
     ............................................................................................................................

                                                   z คำลงท้าย

                                                      { ลายเซ็น

                                                          | (ชื่อ-นามสกุล ตัวบรรจง)

                                                              } ตำแหน่ง (ถ้ามี)

กระดาษเขียนจดหมายของบริษัทห้างร้านต่าง ๆ มักจะพิมพ์ชื่อบริษัทไว้แล้ว อาจพิมพ์ไว้
้บนหัวกระดาษตรงกลาง ด้านซ้าย หรือด้านขวาก็ได้

                        ตัวอย่างจดหมายธุรกิจ

                                                                         Œ                                                                         ร้านบรรณพิภพ
                                                                ๔๒–๔๔ ถนนบุญวาทย์
                                                               อ.เมือง จ.ลำปาง ๕๒๐๐๐
                                                                        โทร. ๒๑๘๘๘๘
                                                          
                                                          ๓ สิงหาคม ๒๕๒๘

     Ž
     เรื่อง ส่งกระดาษไขและน้ำยาลบไข

     เรียน หัวหน้าฝ่ายพัสดุสำนักงานน้ำค้างและเพื่อน

          ตามที่สั่งกระดาษไขยี่ห้อไดโต้ จำนวน ๕๐ กล่อง และน้ำยาลบไขเกสเตตเนอร์
     จำนวน ๒ โหลนั้น ทางร้านได้จัดส่งมาเรียบร้อยแล้ว พร้อมทั้งได้แนบใบส่งของมาด้วย
          หากทางสำนักงานของท่านได้รับสิ่งของดังกล่าวครบถ้วนแล้ว กรุณาตอบให้
     ทางร้านทราบด้วย จะเป็นพระคุณอย่างสูง

                                         |  ขอแสดงความนับถือ

 

                                                     {  ธาดา บรรณพิภพ

                                                       | (นายธาดา บรรณพิภพ)

                                                         }  ผู้จัดการ

 

ตัวอย่าง การจ่าหน้าซองจดหมายธุรกิจ

          ร้านบรรณพิภพ
          ๔๒–๔๔ ถนนบุญวาทย์
          อ.เมือง จ.ลำปาง ๕๒๐๐๐
          โทร. ๒๑๘๘๘๘

                              เรียน หัวหน้าฝ่ายพัสดุสำนักงานน้ำค้างและเพื่อน
                                    สำนักงานน้ำค้างและเพื่อน
                                    ถนนเจริญประเทศ จังหวัดลำปาง
                                    ๕๒๐๐๐

     ถ้าส่งจดหมายทางไปรษณีย์ ต้องติดดวงตราไปรษณียากร ๒ บาท หากเป็นจดหมายด่วน      ติดดวงตราไปรษณียากร ๗.๐๐ บาท ซึ่งจะถึงเร็วกว่า จดหมายธรรมดา

          ๒.๔ จดหมายราชการหรือหนังสือราชการ   คือ เอกสารที่ถือเป็นหลักฐาน
ในราชการ ได้แก่ หนังสือที่มีที่ไปที่มาระหว่างส่วนราชการ หรือหนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึง
หน่วยงานอื่น ซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือมีไปถึงบุคคลภายนอก หรือหนังสือที่หน่วยงานอื่นซึ่งมิใช่
ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกเขียนมาถึงส่วนราชการ
     จดหมายราชการต้องใช้ถ้อยคำและรูปแบบการเขียนให้ถูกต้องตามระเบียบที่ทางราชการ
กำหนดไว้ ระเบียบดังกล่าวเรียกว่า ระเบียบงานสารบรรณ รูปแบบหนังสือราชการจึงมีรูปแบบ
เฉพาะดังนี้
     ๑. ต้องใช้กระดาษของทางราชการ เป็นกระดาษตราครุฑสีขาว
     ๒. บอกลำดับที่การออกหนังสือของหน่วยงานนั้น โดยให้ลงรหัสพยัญชนะและเลขประจำตัว ของเจ้าของเรื่องทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง เช่น นร ๐๑๑๐ / ๕๓๑ รหัสพยัญชนะ นร คือ สำนัก
นายกรัฐมนตรี ๐๑๑๐ คือเลขประจำของเจ้าของเรื่อง ๕๓๑ คือทะเบียนหนังสือที่ส่งออก
     ๓. ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อส่วนราชการ สถานที่ราชการ หรือคณะกรรมการ
ซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือนั้น และลงสถานที่ตั้งไว้ด้วย
     ๔. วันเดือนปี ให้ลงตัวเลขบอกวันที่ ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออก
หนังสือ
     ๕. เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือนั้น
     ๖. คำขึ้นต้น ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือ ตามด้วยตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้น
มีถึง
     ๗. อ้างถึง (ถ้ามี) ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกันเฉพาะหนังสือที่ส่วนราชการผู้รับ
หนังสือนั้นได้รับมาก่อนแล้ว โดยให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ เลขที่ออกหนังสือ วันที่
เดือน ปีพุทธศักราชของหนังสือนั้น
     ๘. สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) ให้ลงชื่อสิ่งของหรือเอกสารที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือนั้น ถ้าไม่ส่ง
ไปในซองเดียวกันให้แจ้งว่า ส่งไปโดยทางใด
     ๙. ข้อความ ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์
หลายประการให้แยกเป็นข้อ ๆ
    ๑๐. คำลงท้าย ให้ใช้คำลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสือ
    ๑๑. ลงชื่อ ให้ลงลายมือเจ้าของหนังสือและให้พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือไว้ใต้
ลายมือชื่อ
    ๑๒. ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งเจ้าของหนังสือ เช่น อธิบดี ผู้ว่าราชการจัง