KM0010 : ประสบการณ์นำกระบวนการ EE ครั้งแรก ตอนที่ ๒

หลังจากตอนที่ผ่านมา (http://gotoknow.org/blog/kidkom/384706) ผมได้เล่าถึงขั้นตอนการเตรียมการก่อนใช้กระบวนการ EE ซึ่งสำหรับผมถือว่าเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุด หลังจากนั้นก็เข้าสู่กระบวนการจริงๆ ซะที ผมใช้เวลาไม่มากเพื่ออธิบายความหมายและขั้นตอนของ EE ซึ่งดูแล้วไม่ซับซ้อนอะไรมาก (จึงเป็นเหตุผลที่ผมและผู้เข้าร่วมกิจกรรมชอบ) จากนั้นผู้จัดก็แจ้งหัวข้อที่จะให้ประเมิน และแบ่งกลุ่มตามผู้ที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อนั้นๆ (ผมเรียกว่า community หรือชุมชนคนในโครงการ)

ขั้นตอนที่ ๑ (Mission) ของ EE จึงเกิดขึ้นนั่นคือ ร่วมกันกำหนด (ทบทวน) ภารกิจที่สำคัญของโครงการ ตรงนี้ก็ไม่น่ามีปัญหาเพราะแต่ละกลุ่มก็มีผู้จัดการโครงการ (project manager หรือ PM) มาร่วมอยู่แล้ว ก็มีการสรุปเนื้อหาสาระ เป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการ ซึ่งทำให้ชุมชนคนในโครงการหลายคนเข้าใจมากยิ่งขึ้น เช่น คนที่ทำหน้าที่โอนเงินก็มีความเข้าใจธุรกรรมของโครงการมากขึ้น จากเดิมที่ไม่เข้าใจว่าทำไมต้องรีบโอน โอนไปแล้วมีประโยชน์อะไร ก็เข้าใจเหตุผลความจำเป็นมากยิ่งขึ้น รู้สึกถึงความมีส่วนร่วม และเป็นเจ้าของมากยิ่งขึ้น ขั้นตอนนี้ผมใช้เวลาประมาณ ๓๐ นาที ตรงนี้คิดว่ายืดหยุ่นได้ตามความเหมาะสม

สาเหตุหนึ่งที่ผมชอบกระบวนการ EE นี้ ก็คือจุดที่ทำให้ผู้เกี่ยวข้องได้มาคุยกัน จากเดิมผู้จัดการโครงการก็มักคิดว่าตัวเองเป็นเจ้าของคนเดียว แต่จริงๆมันไม่ใช่ คนที่นำเอาโครงการเราไปปฎิบัติ (Imprement) คนพัฒนาโปรแกรม คนจ่ายเงิน คนตรวจสอบข้อมูล ฯลฯ ล้วนมีความเกี่ยวข้องและถือว่าเป็นเจ้าของร่วมกันทั้งสิ้น คนเหล่านี้เมื่อดำเนินโครงการแทบไม่ได้เจอกันหรือคุยกัน ต่างคนต่างทำงานบนข้อจำกัดที่ตนเองหรือผู้อื่นสร้างขึ้นมาให้ ดังนั้น การนำ community หรือชุมชนคนในโครงการจึงเป็นเรื่องที่น่าสนใจอย่างยิ่ง โดยเฉพาะองค์กรที่มีแผนงานโครงการเยอะๆ มีคนที่เกี่ยวข้องมาก

ขั้นตอนที่ ๒ (Taking Stock) แบ่งออกเป็น ๒ ข้อย่อย คือ
๒.๑) ให้ระบุกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับโครงการ (List Activities) ทั้งนี้ขอให้เป็นกิจกรรมที่เกิดขึ้นจริงจากประสบการณ์ทำงานของชุมชนคนในโครงการ เช่น จัดชี้แจงเจ้าหน้าที่ อบรมการใช้โปรแกรม จัดสรรงบประมาณ เป็นต้น โดยไม่จำเป็นต้องเหมือนตามเอกสารที่มีอยู่ และไม่จำเป็นต้องเรียงลำดับ สำหรับขั้นตอนนี้อาจมีปัญหาบ้างเพราะคนส่วนใหญ่จะถูกสอนมาให้คิดตามขั้นตอน มีเหตุมีผล พอให้คิดแบบอิสระเลยติดๆ ขัดๆ อยู่บ้าง ตรงนี้ทีมผู้นำกระบวนการอาจต้องคอยเข้าไปดูและแนะนำบ้าง ตามตำราบอกว่าไม่ควรเกิน ๑๕ กิจกรรม เมื่อได้กิจกรรมแล้ว ตามตำราอีกเช่นเดียวกันบอกว่าให้แต่ละท่านลงคะแนนว่ากิจกรรมแต่ละกิจกรรมมีความสำคัญมากน้อยแค่ไหน (Prioritize) โดยให้ติดสติกเกอร์สี ต้นฉบับบอกให้เป็นจุด (Dot) ผมประยุกต์ตามที่อบรมมาคือให้เป็นคะแนน ๓ ๒ ๑ ตามลำดับสำคัญมากไปน้อย ก็ใช้ได้อยู่นะครับ ประหยัดด้วย ขั้นตอนนี้ก็ซักถามกันได้ถึงเหตุผลที่ให้คะแนนแบบนี้ ซึ่งก็อย่างที่บอกไปหากไม่เตรียมคนมาให้ดีก็อาจขัดแย้งกันได้

       หลังจากนั้นก็รวมคะแนนกัน แล้วนำมาเรียงใหม่ตามคะแนนที่ได้จากมากไปน้อยเราก็จะได้ลำดับความสำคัญของแต่ละกิจกรรม ขั้นตอนต่อไปเราก็ให้ในกลุ่มช่วยกันแบ่งว่าจะให้ลำดับคะแนนเท่าไหร่ขึ้นไปเป็นกิจกรรมที่สำคัญมาก ส่วนที่เหลือก็จะเป็นกิจกรรมที่สำคัญน้อย หรือจะขีดเส้นแบ่งเลยก็ได้นะครับ

ตัวอย่าง นะครับ

กิจกรรม	นาย A	นาง B	นาย C	นาง D	รวม	ลำดับ
กิจกรรม 1	3	1	3	2	9	2
กิจกรรม 2	2	2	3	1	8	3
กิจกรรม 3	3	3	3	2	11	1
กิจกรรม 4	2	1	2	1	6	5
กิจกรรม 5	1	2	2	2	7	4

เรียงลำดับกันใหม่

กิจกรรม	คะแนน รวม	ลำดับ	ความสำคัญ
กิจกรรม 3	11	1	มาก
กิจกรรม 1	9	2	มาก
กิจกรรม 2	8	3	มาก
กิจกรรม 5	7	4	น้อย
กิจกรรม 4	6	5	น้อย

ชักจะยาวเหมือนกัน ไว้ต่อตอนหน้านะครับ ยังค้างขั้นตอนที่ 2 อยู่

[รีไซเคิลแมน]

แวะมาอ่านบทความที่ให้ความรู้ดีๆ นะครับ

ขอบพระคุณที่แบ่งปันความรู้กันครับ