วิธีดำเนินการ KM

ความเห็นจากประสบการณ์ของ อ. ไพฑูรย์ ช่วงฉ่ำ

วิธีดำเนินการ KM
            สคส. กำลังเร่งจัดทำ รายงานประจำปี ของปีที่ ๓ ของโครงการ     เราจะทำรายงานประจำปีที่แปลกประหลาด (Innovative) สุดสุด    คือไม่ใช่รายงานประจำปีขององค์กร    แต่เป็นรายงานประจำปีของเครือข่ายการขับเคลื่อน KM ทั้งประเทศ    เราจึงได้เชื้อเชิญให้เครือข่ายที่เราเห็นว่ามีผลสำเร็จที่น่าภาคภูมิใจ เล่าความสำเร็จลงในรายงานประจำปี     ต่อไปนี้เป็นข้อความที่ อ. ไพฑูรย์ ช่วงฉ่ำ แห่ง มน. เขียนส่งมา     ผมขโมยมาลง บล็อก เสียครั้งหนึ่งก่อน    เพราะว่ามีประโยชน์ต่อองค์กร และ ที่ปรึกษา (consultant) ที่จะดำเนินการ KM อย่างยิ่ง

ความสำเร็จอันยิ่งใหญ่ของภาคีเครือข่ายการจัดการความรู้ภาคเหนือตอนล่าง
โดย ไพฑูรย์  ช่วงฉ่ำ

เมื่อพูดถึงความสำเร็จของการจัดการความรู้ทำให้เราหันกลับไปมองอดีตที่เดินทางผ่านมาในช่วงระยะเวลาประมาณ  1 ปี  7  เดือน ที่เราสัมผัสกับชีวิตจริงของการจัดการความรู้ ทำให้เราค้นพบว่า  “เราไม่รู้อะไรอีกตั้งมากมาย  ที่เราต้องการหาคำตอบ”  ซึ่งตลอดเวลาที่ผ่านมาเราเริ่มสนุกกับการเดินทางค้นหาคำตอบ  อันเป็นผลกำไรแห่งชีวิตที่มีค่ามากเหลือคณานับได้และทำให้เรารู้ซึ้งดีว่า  “ความรู้เป็นคำตอบหรือบทเรียนรู้ในวันนี้ยังมิใช่วิธีที่ดีทีสุดของวันพรุ่งนี้”  นั่นคือ  การเรียนรู้ของมนุษย์ไม่มีวันสิ้นสุดเป็นการเรียนรู้ตลอดชีวิตนั่นเอง
                หากจะหยิบยก  1  ตัวอย่างของความสำเร็จในการขับเคลื่อนการพัฒนาเครือข่ายการจัดการความรู้ของจังหวัดนครสวรรค์  มาบอกเล่าเรื่องราว  ซึ่งเป็นความสำเร็จจากการนำประสบการณ์และบทเรียนรู้แบบบูรณาการตั้งแต่ขั้นเตรียมการ  วางแผนปฏิบัติและติดตามประเมินผลอย่างต่อเนื่องที่ได้รับจากเวทีของการบริหารเครือข่ายการจัดการความรู้โรงพยาบาล  ในเขตภาคเหนือตอนล่างและเทคนิคของการทบทวนปฏิบัติกิจกรรม  อันเป็นเครื่องมือที่ช่วยส่งเสริมให้เกิดความสำเร็จดังกล่าว  ทำไมจึงเป็นเช่นนั้น?  เพราะว่าเมื่อเราได้มีการทบทวนทุกขั้นตอนของกิจกรรมที่ดำเนินการและการปฏิบัติทำให้เราค้นพบ  หัวใจของสิ่งที่เป็นบทเรียนรู้โดยจะนำเอาสิ่งที่ไม่เป็นไปตามที่คาดหวัง  เพื่อหาโอกาสที่จะปรับปรุงในการดำเนินการในครั้งต่อไป  ซึ่งจะเก็บไว้เป็นบทเรียนรู้ของตนเอง  หวังว่าสักวันหนึ่งหากได้มีโอกาสทำหน้าที่บริหารเครือข่ายหรือได้มีโอกาสให้คำปรึกษาหน่วยงานอื่นที่ต้องการทำหน้าที่บริหารเครือข่ายจะมีเทคนิคและวิธีการดำเนินการที่เป็นสูตรสำเร็จส่งผลให้เกิด การขยายตัว KM ได้อย่างรวดเร็ว  ซึ่งเทคนิคและเคล็ดลับที่เป็นบทเรียนรู้ในอดีตของการบริหารโครงการภาคเหนือตอนล่างนำไปสู่การพัฒนา  กระบวนการการจัดการความรู้ที่จังหวัดนครสวรรค์  ได้แก่
1.       เทคนิคของการเป็นโค้ชด้านการจัดการความรู้
                หากเปรียบการจัดการความรู้  ดังเช่น  กีฬาฟุตบอล  เราพบเห็นเสมอว่า โค้ชส่วนใหญ่ที่ทำหน้าที่อย่างสมบูรณ์แบบ  ส่งผลให้ทีมฟุตบอลประสบความสำเร็จได้นั้น  ตัวผู้ฝึกซ้อมต้องเคยมีประสบการณ์การเล่นฟุตบอลหรือเป็นนักกีฬาฟุตบอลมาก่อนทั้งสิ้น  เฉกเช่นกับโค้ชด้านการจัดการความรู้  ต้องอาศัยประสบการณ์ที่เคยปฏิบัติกิจกรรมด้านการจัดการความรู้และบทเรียนรู้ที่ผ่านมาประยุกต์วางแผนการดำเนินงานให้แก่  ทีมงานบริหารเครือข่ายการจัดการความรู้  จังหวัดนครสวรรค์  เริ่มตั้งแต่การนัดพบให้คำแนะนำและคำปรึกษาแก่ทีมจัดการความรู้จังหวัดนครสวรรค์  ในระยะเริ่มต้นจำนวน  3  ครั้ง  โดยรายละเอียดในครั้งแรกที่พบกันนั้น  เราได้พูดคุยถึงหลักการของ KM, วัตถุประสงค์และเป้าหมาย KM  รวมทั้งความคาดหวัง  ความมุ่งมั่นต่อการนำไปปฏิบัติจริงในพื้นที่และที่สำคัญเราได้เน้นให้ทีมเห็นความสำคัญของ  “Knowledge vision”  และกลยุทธ์การจัดการความรู้ในระดับจังหวัดสู่การปฏิบัติในโรงพยาบาล  อันส่งผลถึงความสำเร็จของการจัดการความรู้ที่มีเป้าหมาย คือ  “การพัฒนางานประจำ”  ฉะนั้นหากมีการวิเคราะห์ความรู้ที่เป็น Best Practice  ซึ่งเป็นความรู้ที่ต้องมีและใช้ในการปฏิบัติงานประจำวัน,  ผู้ปฏิบัติงาน(คุณกิจ)  มีความรู้หรือยัง?   ถ้ามีอยู่ที่ใคร?  และใครเป็นเจ้าของความรู้นั้น?  หรือหากโรงพยาบาลไม่มีความรู้หรือขาดความรู้ที่จำเป็นจะมีวิธีการปิดช่องโหว่ความรู้ได้อย่างไร?  แล้วทำการเลือกเครื่องมือการจัดการความรู้ให้เหมาะสมกับบริบทของจังหวัดและของโรงพยาบาลภายในจังหวัด
                นอกจากนั้นเทคนิคที่ได้นำไปใช้  ได้แก่  เทคนิคของการสื่อสาร  พูดคุยทำความเข้าใจให้กับท่านผู้บริหารทุกโรงพยาบาลและผู้มีทุกส่วนเกี่ยวข้องกับเครือข่ายการจัดการความรู้ระดับจังหวัด  เช่น  ท่าน  นายแพทย์สาธารณสุขจังหวัด  ท่านผู้อำนวยการโรงพยาบาลทุกโรงพยาบาลในจังหวัด  รวมทั้งการนำแผนการพัฒนาการจัดการความรู้เข้าสู่วาระของการประชุมประจำเดือนในระดับจังหวัด  เพื่อหาประเด็น  Knowledge vision  ร่วมกันของจังหวัดและหัวปลาย่อย  ซึ่งต้องเป็นความเห็นร่วมกันของผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานด้านการจัดการความรู้ในระดับจังหวัดซึ่งถือว่าเป็นหัวใจหลักในการทำแผนที่ความรู้ของจังหวัด  (Knowledge Mapping)  และเครือข่ายการจัดการความรู้ของโรงพยาบาลในระดับจังหวัด
2.     เทคนิคของการจัดการแบบมีส่วนร่วมในการวางแผนกิจกรรมด้านการจัดการความรู้ระหว่างทีมที่ปรึกษากับทีมงานบริหารโครงการโดยได้มีการจัดลำดับกิจกรรม  ดังนี้
2.1   กิจกรรมนัดพบครั้งที่  1  ระหว่างทีมงานบริหารโครงการ  HKM  กับทีมงานบริหารโครงการระดับจังหวัดนครสวรรค์  มีวัตถุประสงค์เพื่อตกลงเป้าหมายการจัดการความรู้  โดยเราจะสื่อสารให้กับทีมงานบริหารโครงการของจังหวัด  เข้าใจภาพรวมของการจัดการเครือข่าย KM  ทั้งหมดซึ่งจะมี  Powerpoint  ประกอบคำบรรยาย  รวมทั้งการแนะนำให้คำปรึกษาเพื่อการวิเคราะห์หาศักยภาพทีมงานในระดับจังหวัด  และโรงพยาบาลในพื้นที่รับผิดชอบ  หลังจากนั้นเราได้มอบหมายให้ทีมงานเขียนแผนดำเนินงานและมีการนัดหมาย  พูดคุยกันอีก  2  ครั้ง  ห่างกันครั้งละ  2  สัปดาห์
2.2   กิจกรรมนัดพบครั้งที่  2  ระหว่างทีมงานบริหารโครงการ  HKM  กับทีมงานบริหารโครงการระดับจังหวัดนครสวรรค์  วัตถุประสงค์เพื่อจัดทำแผนปฏิบัติการ  KM  ร่วมกัน  เราได้พูดคุยกันในแผนปฏิบัติงานด้าน KM  ในระดับจังหวัด  และการกำหนด  Knowledge vision  ของจังหวัดและมอบหมาย  ให้ทีมงานบริหารโครงการตกลงกับสมาชิก  เครือข่ายโรงพยาบาลทั้งหมด  ถึงหัวปลาย่อยที่จะมาทำกิจกรรม  รวมทั้ง  ข้อตกลงร่วมกันในการจะนำเครื่องมือชุดธารปัญญา,  AAR, Peer Assist  มาช่วยในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้
2.3   กิจกรรมนัดพบครั้งที่  3  ระหว่างทีมงานบริหารโครงการ  HKM  กับทีมงานบริหารโครงการระดับจังหวัดนครสวรรค์  โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อวางแผนในรายละเอียดของกิจกรรมที่จะดำเนินการและติดตามประเมินผล  ได้มีการพูดคุยถึงรายละเอียดของกิจกรรมชุดธารปัญญา,  การวางแผน,  การคัดเลือกคุณอำนวยเข้าร่วมกิจกรรม  โดยหัวปลาที่ใช้ในการจัดทำเครื่องมือชุดธารปัญญา  คือ  เรื่อง  DM (เบาหวาน)  ซึ่งได้เชิญท่านอาจารย์ ดร.ประพนธ์  ผาสุกยืด  มาเป็นวิทยากรให้กับ จ.นครสวรรค์   รวมทั้งการประเมินผลของทีมงานบริหารโครงการในระดับจังหวัด
2.4   หลังจากนั้นมอบหมายให้แต่ละโรงพยาบาลจัดทำแผนปฏิบัติการ  เพื่อพัฒนาช่องว่างความรู้ในปัจจุบันและอนาคต  ของหัวข้อความรู้  DM  จัดส่งให้กับทีมงานบริหารโครงการภายในระดับจังหวัด
2.5   กิจกรรมพัฒนาทักษะคุณอำนวย  เพื่อพัฒนาศักยภาพของคุณอำนวยโดยการฝึกฝนทักษะการฟัง  การสื่อสาร  การตั้งคำถาม  ทักษะโค้ช  การแก้ปัญหากลุ่ม  การจดบันทึกและการสกัดคลังความรู้ให้กับคุณอำนวยโรงพยาบาลละ  6-8   คน  รวมกลุ่มเป้าหมายที่เราฝึกปฏิบัติให้กับคุณอำนวยประมาณ  60  คน  ซึ่งเราวางแผนให้คุณอำนวยทีได้รับการฝึกฝนทักษะต้องไปขยายเครือข่าย KM  ในโรงพยาบาลและปฏิบัติตามแผนที่ได้จัดทำไว้
2.6   กิจกรรมตลาดนัดการจัดการความรู้โรคเบาหวาน  เราเริ่มฝึกฝนให้ทีมงานบริหารโครงการ จังหวัดนครสวรรค์และคุณอำนวยจำนวน  60  คน ที่ฝึกฝนทักษะไปแล้ว  เตรียมพร้อมทีจะบินด้วยตนเอง  ซึ่งเราได้มอบหมายให้ทุกฝ่ายทำหน้าที่ตามที่กำหนดไว้อีกทั้งได้มอบหมายให้คุณอำนวยไปคัดเลือกคุณกิจในประเด็นที่จะทำการแลกเปลี่ยนเรียนรู้มาเข้าร่วมกิจกรรม  โดยที่คุณอำนวยที่ได้รับการอบรมทักษะคุณอำนวยจำนวน  60  คน  กระจายกันอยู่ตามกลุ่มและเริ่มเรียนรู้และฝึกที่จะบินด้วยตนเอง  โดยจะทำหน้าที่เป็นผู้กระตุ้นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้  การจดบันทึกและการสกัดคลังความรู้  เพื่อที่จะฝึกทักษะของคุณอำนวยในเวทีทดลองก่อนที่จะได้นำปฏิบัติจริงในโรงพยาบาล  และในช่วงท้ายของกิจกรรมนี้  ทีมงานบริหารจังหวัดนครสวรรค์และคุณอำนวยจำนวน  60  คน ได้ทำการทบทวนหลังปฏิบัติหลังจากการทำกิจกรรม   เพื่อที่จะได้นำประสบการณ์ดังกล่าวไปปฏิบัติและประยุกต์ใช้จริงในโรงพยาบาลต่อไป
3.       เทคนิคของการนำเครื่องมือการจัดการความรู้บูรณาการฝังเข้าไปในงานประจำ 
3.1   เทคนิคของการทบทวนหลังการปฎิบัติกิจกรรมหรือที่เรารู้จักกันในนามของ  AAR  แท้ที่จริงแล้วในชีวิตของการทำงานโดยเฉพาะทีมพยาบาล  จะมีการทำ  AAR  ในการรับเวรและส่งเวรโดยไม่รู้ตัว  ฉะนั้นการแนะนำเทคนิคของการทบทวนหลังจากปฏิบัติ  การทำงานทุกวันเป็นสิ่งที่ได้หยิบยกมาเป็นกลยุทธ์ที่ทำให้หลอมรวมเข้ากับเนื้องานประจำ  ไม่มอง KM แยกส่วน  อีกทั้งเพื่อให้เจ้าหน้าที่ในโรงพยาบาลทุกคน  ทุกหน่วยงานสามารถนำเอาไปปฏิบัติได้  ดังจะขอยกตัวอย่างการทบทวนการทำงานประจำวันในทุกวันหลังจากที่ทำงานเสร็จสิ้นแล้ว  ก่อนที่จะกลับบ้าน  ทีมงานต้องมานั่งทบทวนถึงการปฏิบัติงานที่ทำมาตลอดทั้งวันโดยใช้คำถาม  AAR  เพื่อค้นหาความเสี่ยง, สิ่งที่ไม่เป็นไปตามที่คาดหวังและโอกาสพัฒนางานอันนำไปสู่การวางแผนพัฒนางานของการทำงานในวันพรุ่งนี้  และพรุ่งนี้เช้าก่อนที่จะปฏิบัติงาน  พนักงานและทีมงานจะมานั่งคุยเรื่องแผนงานที่จะปรับปรุงของเมื่อวานและจะทำให้ดีขึ้นในวันนี้  หลังจากที่วางแผนการทำงานเสร็จแล้วทุกคนก็แยกย้ายกลับไปทำงาน  เมื่อถึงเวลาก่อนกลับบ้าน  15-30  นาที  ก็กลับมาทำกิจกรรม  AAR  อีกครั้งเพื่อทบทวนผลการปฏิบัติงานและนำไปวางแผนการทำงานในวันรุ่งขึ้นต่อไป  วนเวียนอย่างเป็นวัฏจักร  จนกระทั่งเกิดการเรียนรู้อย่างต่อเนื่องไม่มีวันสิ้นสุด
3.2    เทคนิคของเพื่อนช่วยเพื่อนจะนำไปใช้ในการทำงานประจำวัน  เมื่อต้องการเรียนรู้เทคนิคการทำงานจากเพื่อนร่วมงานในที่ทำงานเดียวกันหรือข้ามหน่วยงานภายในและภายนอกโรงพยาบาล
4.       เทคนิคของการติดตามอย่างต่อเนื่อง
                หลังจากที่เราได้เข้าไปช่วยผลักดันให้เกิดการจัดการความรู้ตามกิจกรรมที่ได้วางแผนไว้แล้ว  เราได้ติดตามข้อมูลความก้าวหน้าของการดำเนินงานการจัดการความรู้อย่างใกล้ชิดกับทีมงานของจังหวัดนครสวรรค์
ฉะนั้นความสำเร็จของการจัดการความรู้ในระดับเครือข่ายและในระดับองค์กรขึ้นอยู่กับความอดทนและมุ่งมั่นที่ต้องการพัฒนางานอย่างจริงจัง  รวมทั้งการมีส่วนร่วมของทุกฝ่ายอย่างจริงจัง มิใช่ทำตามคำสั่งหรือทำเพื่อการประเมินผลงานในขณะที่ทำ KM  เราพบว่ามีองค์กรน้อยนักที่จะประสบความสำเร็จแต่ก็ไม่ยากเกินไปมากนักสำหรับผู้ที่ต้องการพัฒนางานอย่างแท้จริง  ดังนั้นความสำเร็จของ KM  จะได้มาจากประสบการณ์หรือบทเรียนรู้ที่เป็นโอกาสพัฒนางานในอนาคตนั่นเองจงอย่าท้อถ้อยแม้ว่าวันนี้ท่านจะล้มลุกคลุกคลานกับ KM  แต่จงกระหยิ่มยิ้มในใจว่าในอนาคตมันคือ  ครูที่สอนบทเรียน  KM  ที่ดีที่สุดให้กับเรา  ขอเป็นกำลังใจให้กับผู้ที่กำลังมุ่งมั่นทำ  KM  ทุกคนโดยเฉพาะในองค์กรภาคราชการ
นี่คือข้อเขียนเชิง “ความรู้ฝังลึก” (Tacit Knowledge) จากประสบการณ์การเป็น “คุณประสาน” (KM Network Manager) ประมาณ 1 ½ ปี    ผมชื่นชมความสามารถของ อ. ไพฑูรย์ มาก    เข้าใจว่าการได้ร่วมวง KM เปลี่ยนวิถีชีวิตของ อ. ไพฑูรย์ ไปมาก
วิจารณ์ พานิช
๑๑ กย. ๔๘