หลักและเทคนิคในการควบคุมงานและดำเนินการตามแผน

หลักและเทคนิคในการควบคุมงานและการดำเนินงาน

ส่งงานที่ได้รับมอบหมาย

หลักและเทคนิคในการควบคุมงานและดำเนินการตามแผน

การวางแผนขึ้นอยู่กับลักษณะของแผนโดยเริ่มตั้งแต่ คน เครื่องมือและงบประมาณ การติดต่อประสานงาน การควบคุมงาน การขอความร่วมมือระหว่างบุคคลและหน่วยงานที่เกี่ยวข้องงานดำเนินสอดคล้องไปอย่างมีประสิทธิภาพ

หลักการติดต่อประสานงาน

"การติดต่อหมายถึงกระบวนการของการนำความหมายไปและรวมทั้งแนวปฏิบัติทั้งหลายที่ทำให้เกิดความเข้าใจของคนหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่งไม่จำกัดแต่โดยการเขียน การพูดเท่านั้น รวมไปถึงการดนตรี การเต้นบัลเล่ย์ ภาพยนต์ และพฤติกรรมของมนุษย์ทุกอย่าง

บทบาทและความสำคัญของการติดต่อ

1.การติดต่อเป็นวิธีการที่ทำให้การปฏิบัติตามแผนดำเนินไปได้และสามารถประสานการกระทำให้บรรลุจุดหมายปลายทางร่วมกันได้

2.การติดต่อเป็นวิธีการที่สามารถกระตุ้นผู้ร่วมงานปฏิบัติงานตามแผนอย่างเต็มใจ ได้ผลและมีประสิทธิภาพ

การติดต่อเกิดความล่าช้าหน่วยงานมีขนาดใหญ่ มีระดับการบังคับบัญชามาก ควรติดต่อโดยตรงระหว่างผู้อยู่ในตำแหน่ง ควรพิจารณาถึงรายละเอียดหลายประการและต้องพิจารณาเรื่องที่จะทำการติดต่อโดยอาศัยหลักดังนี้

1.พิจารณากำหนดเรื่องและข้อมูลตามความเหมาะสม

2.ทำการติดต่อไปก่อนแล้วจึงสำเนาเรื่องให้ผูบังคับบัญชาเพื่อทราบ

3.โดยการกำหนดระบบการจัดลำดับความสำคัญของเรื่องที่จะติดต่อ

4.โดยการจัดระบบการติดต่อให้รวดเร็วยิ่งขึ้น

5.อาจมีการตั้งสายงานเพิ่มชั่วคราวเพื่อความสะดวกรวดเร็วในการติดต่อ

6.พยายามหลีกเลี่ยงการติดต่ออย่างเป็นทางการ

7.อาจกระทำโดยการปรับปรุงระบบการติดต่อเสียใหม่ให้มีความคล่องตัวรวดเร็ว

ช่วงของการติดต่อ

การติดต่อหมายถึง การติดต่อระหว่างผู้ทำการติดต่อกับผู้รับการติดต่อคือผู้รับผู้ส่งแต่ในองค์การที่มีการควบคุมบังคับบัญชาลดหลั่นกันตามฐานะตำแหน่งมักจะเป็นที่เข้าใจกันว่าเป็นการติดต่อระหว่างผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชาแบ่งเป็น 2แบบคือ

1.การติดต่อจากผู้บังคับบัญชาไปยังผู้ใต้บังคับบัญชา

1.1 ติดต่อโดยอาศัยสายการควบคุมบังคับบัญชา

1.2 ทำเป็นสมุดคู่มือหรือปฏิทิน

1.3 ทำเป็นชั้นหรือห้องสำหรับเก็บข้อมูลข่าวสาร

1.4 ใช้เครื่องขยายเสียงอาจใช้กับบุคคลหลายๆคนในเวลาเดียวกัน

1.5 จัดทำเป็นวรสารของหน่วยงาน

1.6 ทำเป็นบอร์ดปิดโปสเตอร์ เพื่อส่งข่าวสาร คำสั่ง และผลงานต่างๆ

1.7 จดหมายอาจเป็นอีกวิธีหนึ่งที่สามารถใช้เป็นเครื่องมือติดต่อได้

1.8 การสังสรรสมาคม

2. การติดจากผู้ใต้บังคับบัญชาขึ้นไปยังผู้บังคับบัญชา

2.1 การติดต่อตามสายการบังคับบัญชาเสนอความคิดเห็นและข้อเสนอแนะต่างๆได้

2.2 การรับฟังคำร้องเรียนหรือร้องทุกข์แสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับการปฏิบัติงาน

2.3 การจัดให้มีระบบที่ปรึกษาแสดงความคิดเห็นและปัญหา

2.4 การจัดให้มีสมาคมข้าราชการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น

2.5 การสัมภาษณ์ข้าราชการและลูกจ้างเกี่ยวกับหน่วยงาน การทำงาน

กระบวนการขั้นพื้นฐานของการติดต่อ

การติดต่อขั้นพื้นฐานจะเริ่มด้วยการแปลความคิดไปเป็นกลุ่มของสัญลักษณ์แล้วจึงส่งไปยังบุคคลที่สองต่อไป เมื่อบุคคลที่สองรับมาแล้วจะต้องแปลจากสัญลักษณ์กลับไปเป็นความเข้าใจ ถ้าเกิดความเข้าใจตรงกันย่อมถือว่าการติดต่อนั้นได้ผลการติดต่อมักเกิดขึ้นระหว่างบุคคลตั้งแต่ 1 ขึ้นไป

หลักการควบคุมงาน

การควบคุมงานเป็นเครื่องมือสำคัญในการวางแผน การดำเนินการตามแผน และการประเมินผลของแผน การเตรียมการเพื่อการควบคุมงานที่ถูกต้องคือ

1. การกำหนดมาตรฐานของงานที่ต้องรับผิดชอบโดยอาศัยแผนเป็นหลัก

2. มีการวัดงานที่ดำเนินไปทุกระยะ จะได้เปรียบเทียบกับมาตรฐาน

3. มีการแปลผลงานหรือตรวจสอบงานต้องมีการประเมินผล

4. การดำเนินการแก้ไข เมื่อสิ่งใดบกพร่องต้องรีบแก้ไขเพื่อกลับมาสู่ทิศทางที่ต้องการ

การควบคุมงาน ได้แก่การควบคุมปริมาณงาน(quantity) คุณภาพของผลงาน (quality) ควบคุมการใช้เงิน(cost) และควบคุมการทำงาน(time)

ความเป็นมาของ PERT

PERT ได้ถูกคิดค้นขึ้นมาในขณะที่มีความพยายามที่จะเปลี่ยนโครงการการพัฒนาการยิงขีปนาวุธติดหัวปรมาณูโพลาริสจากเรือดำน้ำปฏิกรณ์ปรมาณูการประดิษฐ์ PERT ขึ้นเป็นเครื่องมือในการประเมินผลและตรวจสอบแผนงานและได้รับความสำเร็จอย่างสวยงาม PERT เป็นเทคนิคในการวางแผนและควบคุมงานซึ่งมีข่ายการปฏิบัติงานเป็นเครื่องมือที่ใช้ในการวิเคราะห์ขั้นพื้นฐานแสดงผังงานที่มีความจำเป็นต่อการที่จะบรรลุวัตถุประสงค์ PERT ผลิตขึ้นมาเพื่อประเมินผลความก้าวหน้ากำหนดระยะเวลาที่สั้นที่สุดในการบรรลุจุดหมายของแผนงาน

ประโยชน์ของ PERT

PERT มีลักษณะหลายประการที่ทำให้เป็นที่ยอมรับเป็นเครื่องมือของการบริหารงานอย่างกว้างขวาง

1. ทำให้แผนงานง่ายต่อการติดต่อประสานงานทำให้แผนมีรายละเอียดเกี่ยวกับการดำเนินงาน

2. มีการประมาณเวลา และความไม่แน่นอนอุปสรรคล่วงหน้า

3.ก่อให้เกิดความสนใจในเรื่องส่วนต่างๆและเหตุที่ทำให้เกิดความล่าช้าของงาน

4.ทำให้ได้รับข่าวสารในเรื่องทรัพยากรต่างๆอย่างถูกต้องเหมาะสม

5. จัดลำดับโครงการและงานต่างๆให้สอดคล้องกันในรูปของ schedule

6. มีการกำหนกให้รายงานการดำเนินงาน และผลการดำเนินงานทั้งหมดของโครงการโดยตลอด

ข่ายการปฏิบัติงานของ PERT

การดำเนินงานเกี่ยวกับข่ายการปฏิบัติงาานของ PERT คือต้องกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการลงไปอย่างชัดเจน เพื่อว่าทุกคนที่มีหน้าที่รับผิดชอบในโครงการจะสามารถเข้าใจถึงวัตถุประสงค์นั้นๆได้

วิวัฒนาการจากแผนภูมิแท่งเป็นภาพข่ายการปฏิบัติงาน

ข่ายการปฏิบัติงานซึ่งเป็นเครื่องมืออันหนึ่งที่นำมาใช้กับ PERT นั้น ตามความจริงแล้วมีวิวัฒนาการมาจาก Bar Chart

ข้อบกพร่องของ Bar Chart เป็นเครื่องมือของการวางแผน ขนาดความยาวของแท่ง Bar ต่างๆ นั้นยากที่จะกำหนดให้แน่นนอนลงไปว่างานจะดำเนินการเสร็จเมื่อใด มีสิ่งที่จะนำมาช่วยแก้ไขข้อบกพร่องคือ milestone chart เป็นช่วงระยะเวลาสั้นๆ แสดงการสิ้นสุดของแต่ละเหตุการณ์

โครงร่างของการปฏิบัติงาน

1.ก่อนเหตุการณ์จะเกิดขึ้นได้มีเหตุการณ์ และกิจกรรมอื่นๆอะไรที่ต้องกระทำให้สำเร็จลุล่วงไปก่อนบ้าง

2. มีเหตุการณ์และกิจกรรมอื่นๆอะไรที่ไม่อาจดำเนินการได้จนกว่าเหตุการณ์จะเสร็จสิ้นไปก่อน

3. มีเหตุการณ์และกิจกรรมอะไรบ้างที่สามารถทำให้เสร้จสิ้นไปพร้อมกันได้

การประมาณเวลา

การคำนวณเวลาของ PERT ต้องประมาณเวลาในแต่ละกิจกรรมหากมีทรัพยากรต่างๆตามที่กำหนดไว้ซึ่งการประมาณเวลามักจะประมาณเวลาไว้ 3 กรณี

1. เวลาแล้วเสร็จเร็วที่สุด(Optimistic Time) To.

2. เวลาแล้วเสร็จใกล้เคียงที่สุด(Most Likely Time) Tm.

3. เวลาแล้วเสร็จล่าสุด(Pessimistic Time) Tp.

การใช้ตัวเลขกำกับเหตุการณ์

เหตุการณ์ต่างๆควรใช้ตัวเลขกำกับไว้โดยเรียงตามลำดับเมื่อเขียนข่ายการปฏิบัติงานเสร็จ การให้ตัวเลขกำกับสามารถช่วยทำให้ตำแหน่งที่ตั้ง และการตรวจสอบเกี่ยวกับเหตุการณ์และกิจกรรมต่างๆ สามารถรู้ถึงเหตุการณ์แต่ละอย่างได้ด้วยตัวเลขที่ให้ไว้

- เวลาที่คาดหมาย(Expected Time)การคำนาณเวลาจำเป็นต้องทราบเวลาของแต่ละกิจกรรมที่คาดว่าจะต้องใช้

- เวลาที่คาดหมายว่าเหตุการณ์จะปรากฏ(Earliest Expected Time) TE.

- เวลาที่อนุญาตให้เหตุการณ์ปรากฏช้าที่สุด (Latest allowable Time) TL.

- เวลาพอเพียง(Slack Time)ความแตกต่างระหว่างเวลาที่กำหนดไว้สำหรับโครงการทั้งหมดกับเวลาที่ต้องการสำหรับวิถีนั้น

วิธีการของวิถีวิกฤต(Critical Path Method)

วิธีการของวิถีวิกฤตเป็นเทคนิคของการวางแผนอย่างหนึ่งและเป็นหลักในการควบคุมให้เป็นไปตามกระบวนการวางแผน และควบคุมให้ปฏิบัติตามแผนให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้

การปรับปรุงข่ายการปฏิบัติงานสามารถทำได้หลายวิธี

1. การเปลี่ยนแปลงทรัพยากรจากวิถีพอเพียงไปยังวิถีวิกฤต

2. การลดรายละเอียดของงานบางอย่างที่ไม่จำเป็น

3. การเปลี่ยนแปลงลำดับของกิจกรรม

4. การตัดบางส่วนของโครงการออก

5. การเพิ่มทรัพยากร

6. การใช้ส่วนประกอบบางอย่างแทนส่วนประกอบเดิมที่กำหนดไว้

การปรับปรุงข่ายการปฏิบัติงานตามวิธีดังกล่าว อาจนำมาใช้พร้อมกันได้หลายวิธีหรือวิธีใดวิธีหนึ่ง ขึ้นอยู่กับลักษณะของงานแต่ละอย่าง ซึ่งผู้มีหน้าที่ในเรื่องนี้จะต้องพิจารณาอย่างรอบคอบ และบางวิธีอาจไม่เกี่ยวกับการปรับปรุงข่ายการปฏิบัติงาน แต่เป็นการลดเวลาทำงานเพื่อให้งานในวิถีวิกฤตและกึ่งวิกฤตสำเร็จรวจเร็วยิ่งขึ้น

จากหนังสือ

หลักและเทคนิคของการวางแผน

อนันต์ เกตุวงศ์

มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์

พ.ศ. 2523

เขียนใน GotoKnow โดย เล็กกี้
ใน แลกเปลี่ยนเรียนรู้นโยบายและการวางแผนกับเด็ก

คำสำคัญ (Tags): #หลักและเทคนิคในการควบคุมงานและดำเนินกรตามแผน

หมายเลขบันทึก: 370625เขียนเมื่อ 30 มิถุนายน 2010 00:25 น. ()แก้ไขเมื่อ 20 มิถุนายน 2012 21:31 น. ()สัญญาอนุญาต: ครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกันจำนวนที่อ่าน