การพัฒนาระบบสารสนเทศ

          การพัฒนาระบบสารสนเทศ

          การพัฒนาระบบสารสนเทศต้องเกี่ยวข้องกับองค์กรที่มีหน้าที่รับผิดชอบรวมทั้งบุคลากรขององค์กรขั้นตอนในการดำเนินงานตามรูปแบบต่างๆที่จะนำมาใช้ โดยเปรียบเทียบให้เห็นข้อดี ข้อด้อยของแบบที่ใช้ในการพัฒนาระบบสารสนเทศการศึกษาความเป็นไปได้ของ โครงการ รวมทั้งการทดสอบระบบ การเริ่มต้นระบบใหม่ ประเด็นสำคัญของการพัฒนาระบบ สารสนเทศอีก ประการหนึ่งคือ การติดตามและประเมินผลระบบสารสนเทศ ซึ่งรวมถึงการจัดการโครงการการประเมินคุณภาพระบบสารสนเทศ ค่าใช้จ่ายและผลประโยชน์ตอบแทน ของระบบสารสนเทศนอกจากนั้น ความสำเร็จและความล้มเหลวของการพัฒนาระบบสารสนเทศเป็นส่วนสำคัญที่ต้องพิจารณาด้วย ทั้งผู้เขียนได้นำประเด็นอันเป็นข้อสรุป ดังนี้

        กำหนดจุดมุ่งหมายของการพัฒนาระบบสารสนเทศ

       การพัฒนาระบบสารสนเทศในสถานศึกษาดำเนินการได้ค่อนข้างช้ากว่าในภาคธุรกิจการค้าและอุตสาหกรรม ทั้งนี้เนื่องจากภายในองค์กรของภาคธุรกิจมีการกำหนดบทบาทและขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจนทำให้สะดวกต่อการออกแบบและการพัฒนาระบบสารสนเทศ ส่วนในสถานศึกษามีความหลากหลายในบทบาทและการปฏิบัติงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งอาจารย์และการจัดการเรียนการสอนจึงทำให้เกิดความยุ่งยากในการพัฒนาระบบสารสนเทศทั้งในด้านการออกแบบระบบโดยเฉพาะการเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งเป็นปัญหาสำคัญ อย่างไรก็ตามสถานศึกษาได้เพิ่มความพยายามและให้การสนับสนุนทางด้านทรัพยากรเพื่อพัฒนาระบบสารสนเทศของสถาบันมากขึ้น จุดมุ่งหมายสำคัญของการพัฒนาระบบสารสนเทศมี   3 ประการคือ

           1) การมีระบบในการบริหาร วางแผนและการตัดสินใจ

           2) การปรับปรุงและการคล่องตัวในการบริหารจัดการ

           3) การเพิ่มคุณค่าทางการศึกษาการพัฒนาระบบสารสนเทศในสถานศึกษา เริ่มดำเนินการตั้งแต่การแยกส่วนในแต่ละระบบหรือในแต่ละงาน มาจนถึงการเชื่อมโยงข้อมูลจากระบบงานต่างๆ เป็นฐานข้อมูลของสถานศึกษา และในปัจจุบันได้มีการนำเทคโนโลยีใหม่เข้ามาใช้ในระบบสารสนเทศ เช่น

ระบบเครือข่าย การสื่อสารโทรคมนาคม การใช้มัลติมีเดีย การพัฒนาระบบสารสนเทศในสถานศึกษา แบ่งออกเป็น 2 ส่วน คือ

           1) ระบบทางธุรกิจ (Business systems) หมายถึงระบบสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับการบริหารองค์กร ได้แก่ บุคลากร งบประมาณ การเงิน บัญชี จัดซื้อ/จัดจ้าง ทะเบียนทรัพย์สิน อาคารสถานที่ เป็นต้น

           2) ระบบทางวิชาการ (Academic systems) หมายถึงระบบสารสนเทศที่

สนับสนุนกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการศึกษา ได้แก่ ระบบการรับรักเรียน นักศึกษา การคัดเลือกการลงทะเบียน การหางานทำ การจัดการเรียนการสอน ระบบงานห้องสมุด เป็นต้น

  แนวทางการพัฒนาระบบสารสนเทศ

     การพัฒนาระบบสารสนเทศจะต้องเริ่มต้นด้วยขั้นตอนการศึกษาวิเคราะห์ และออกแบบระบบ แล้วจะต้องมีขั้นตอน ในช่วงของการพัฒนาระบบและนำระบบไปใช้ในสถานการณ์จริงกระบวนการที่นิยมใช้กันมากในการประกันความสำเร็จก็คือการทดลองใช้ซึ่งใช้กันมากสำหรับการออกแบบระบบที่ใหญ่และมีความไม่มั่นใจในการทำงานของระบบอยู่ในระดับสูง โดยให้ผู้ใช้ได้มีโอกาสมีประสบการณ์ในการทำงานในช่วงที่พัฒนาระบบ ประสบการณ์ที่เกิดขึ้นในขบวนการนี้ใช้วิธีที่เรียกว่า ต้นแบบ (Prototype) วิธีนี้จะช่วยลดระดับของความไม่มั่นใจให้ทั้งผู้ใช้งานและผู้พัฒนาระบบสามารถที่จะทราบถึงรูปร่างอย่างคราวๆของระบบ ถึงแม้ว่าจะยังไม่ทราบชัดเจนเกี่ยวกับระบบที่ควรจะเป็นทั้งหมด อีกกระบวนการหนึ่งซึ่งนิยมใช้กันสำหรับระบบที่ค่อนข้างใหญ่เพื่อให้มั่นใจว่าระบบที่พัฒนานั้นตรงตามที่ต้องการจริง กระบวนการนี้เน้นการทำซ้ำๆ จนแน่ใจวิธีการใช้เรียกว่า วงจรชีวิต (Life Cycle) เป็นวิธีที่ผู้ใช้ได้ใช้งานจริง และในกรณีที่มีข้อผิดพลาดไม่ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ ก็จะนำมาแก้ไขเปลี่ยนแปลง ซึ่งวิธีการนี้สามารถทำซ้ำเท่าที่จำเป็นเพื่อให้ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้

        1) การพัฒนาระบบโดยใช้ต้นแบบ (Prototype)ตามที่ได้กล่าวมาแล้ว วิธีการทำต้นแบบจะใช้ต่อเมื่อ ความต้องการของผู้ใช้ค่อนข้างลำบากที่จะกำหนดให้ชัดเจนได้ล่วงหน้า หรืออาจจะใช้เมื่อความต้องการของผู้ใช้เปลี่ยนแปลงในสิ่งสำคัญในระหว่างการพัฒนาระบบ วิธีการทำต้นแบบเป็นวิธีที่ผู้ใช้สามารถอธิบายหรือบอกสิ่งที่ต้องการหรือไม่ต้องการ ชอบหรือไม่ชอบเกี่ยวกับระบบที่กำลังจะใช้ได้ง่ายกว่าจะบอกว่าสิ่งที่ผู้ใช้คิดฝันในระบบในอนาคต เป็นระบบที่เริ่มต้นจากผู้ใช้ซึ่งรู้ปัญหา   และโอกาสที่จะแก้ปัญหาโดยใช้ระบบสารสนเทศผู้ใช้เพียงแต่ต้องการความช่วยเหลือจากนักออกแบบเท่านั้น

2) การพัฒนาระบบโดยใช้วงจรชีวิต (Life cycle) การพัฒนาระบบโดยใช้วงจรชีวิต มักใช้กับระบบที่ใหญ่และมีโครงสร้างแน่นอนขั้นตอนของวงจรชีวิตอาจจะแตกต่างกันในรายละเอียดของผู้ใช้แต่ละคนโดยทั่วไปแล้วมีหลักใหญ่

3 ประการกำหนดอยู่ในขั้นตอนการพัฒนา  คือ ขั้นตอนการศึกษาเบื้องต้น ขั้นตอนการพัฒนาขั้นตอนการติดตั้งและการปฏิบัติงาน กระบวนวงจรชีวิตเริ่มต้นด้วยกระบวนการศึกษาถึงระบบสารสนเทศที่ต้องการ จากระบบงานปัจจุบันรวมทั้งการศึกษาความเป็นไปได้ และจำนวนเงินค่าใช้จ่าย เพื่อให้ระบบมีประสิทธิภาพ หลังจากนั้นก็จะแปลความต้องการเป็นระบบทางกายภาพกระบวนการและโปรแกรม โดยการออกแบบระบบ โปรแกรมเพื่อพัฒนาระบบ ระบบที่ได้จะนำมาทดสอบ ทดลองใช้ปฏิบัติงาน และเปลี่ยนแปลงแก้ไข โดยที่จะมีการตรวจสอบระบบเป็นครั้งสุดท้ายเพื่อประเมินว่าระบบสามารถใช้งานได้ดีเพียงใด คุ้มกับจำนวนเงินที่ลงทุน และตรงตามความต้องการหรือไม่

        การพัฒนาระบบโดยวิธีการอื่น

องค์กรอาจจะใช้วิธีการอื่นในการพัฒนาระบบสารสนเทศ เช่น การให้ผู้ใช้เป็นผู้พัฒนาระบบ (End-user development) ซึ่งการพัฒนาแบบนี้ใช้กับระบบสารสนเทศเฉพาะงานที่ไม่มีความซับซ้อน ใช้เวลาสั้นและไม่สิ้นเปลืองค่าใช้จ่าย แต่ต้องการบุคลากรที่มีความสามารถทางด้านนี้ในหน่วยงานที่จะพัฒนาระบบ นอกจากนั้นการพัฒนาระบบอาจจะใช้ ชุดโปรแกรมประยุกต์สำเร็จรูป (Application software packages) ซึ่งมีหลายบริษัทได้พัฒนาไว้เพื่อจำหน่ายเป็นจำนวนมากในปัจจุบัน ทั้งนี้เนื่องจากหลายระบบงาน เช่น ระบบการจ่ายเงินเดือนระบบบัญชีลูกหนี้ ระบบบัญชีเจ้าหนี้ ระบบบัญชีทั่วไป ระบบพัสดุคงคลัง ระบบการจัดซื้อระบบบริหารบุคคล ระบบนักศึกษา ระบบศิษย์เก่าระบบห้องสมุดมีลักษณะและฟังก์ชั่นการทำงานไม่แตกต่างกัน อาจจะมีส่วนของรายงานที่แตกต่างกันบ้าง ซึ่งผู้จัดทำชุดโปรแกรสำเร็จรูปสามารถที่จะทำการปรับหรือเปลี่ยนแปลงให้ตรงตามความต้องการของผู้ใช้(Customization)โดยไม่ทำให้ขั้นตอนการทำงานของโปรแกรมประยุกต์สำเร็จรูปนั้นเสียหายในการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารนั้น ไม่ว่าจะเป็นหน่วยงานของภาครัฐ ของเอกชน หรือองค์กรธุรกิจ ได้ให้ความสำคัญสูงขึ้นเรื่อย ๆ และมีรูปแบบในการพัฒนาคล้ายคลึงกัน จะแตกต่างกันบ้างก็อาจจะเป็นจำนวน ขั้นตอนการดำเนินงาน เพื่อให้การพัฒนาแต่ละขั้นตอนเป็นไปอย่างเหมาะสม สอดคล้องกับลักษณะงาน และมีประสิทธิภาพของงานในแต่ละองค์กรการพัฒนาระบบสารสนเทศ ประกอบด้วยขั้นตอน 3 ขั้นตอน คือ

           1) ขั้นตอนการเตรียมการ หรือวางแผนในการพัฒนาระบบสารสนเทศเป็นขั้นตอนที่จะต้องเตรียมการพัฒนาคน เตรียมงบประมาณ วัสดุ ครุภัณฑ์ ที่ใช้ในการพัฒนาระบบสารสนเทศ

          2) ขั้นตอนนำไปปฏิบัติเป็นขั้นตอนการเก็บรวบรวมข้อมูล วิเคราะห์ข้อมูล จัดหมวดหมู่ข้อมูล และนำมาจัดเก็บให้เป็นระบบสามารถเรียกใช้ได้ตามความต้องการ

         3) ขั้นตอนนำไปใช้เป็นขั้นตอนที่มีการจัดเก็บข้อมูลให้เป็นระบบและผู้ใช้สามารถเรียกใช้ตามความต้องการหรือลำดับการใช้ของแต่ละบุคคลนั้นเอง