การบริหารโดยวัตถุประสงค์

การบริหารโดยวัตถุประสงค์ 

(Management By Objectives)

ความหมายของการบริหารโดยวัตถุประสงค์

การบริหารโดยวัตถุประสงค์ (Management by Objectives) หรือ MBO หมายถึง วิธีการบริหารโดยการกำหนดวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายร่วมกันระหว่างผู้บังคับบัญชา และผู้ใต้บังคับบัญชา (Joint objective setting between superior and subordinates) MBO ถูกนำมาใช้สำหรับการบริการกันอย่างแพร่หลาย ผู้พัฒนาแนวคิดการบริหารโดยวัตถุประสงค์ คือ Professor Peter Drucker ซึ่งกระบวนการบริหารโดยวัตถุประสงค์เป็นเครื่องมือทางการบริหารในองค์การของรัฐ เอกชนรวมทั้งองค์การไม่หวังผลกำไร(nonprofitorganization)  แนวคิดเกี่ยวกับการบริหารโดยวัตถุประสงค์ (The concept of MBO) จากความหมายของการบริหารโดยวัตถุประสงค์ จะเห็นได้ว่าการบริหารวัตถุประสงค์เป็นความต้องการความร่วมมือระหว่างผู้บังคับบัญชาในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับ (1)การกำหนดวัตถุประสงค์ (2) แผนงาน  (3) มาตรฐานที่ใช้วัดผลงาน  (4) การประเมินผล ซึ่งสิ่งต่าง ๆ ดังกล่าวข้างต้น จะเชื่อมโยงให้เกิดการบริหารงานโดยวัตถุประสงค์ภายในเวลาที่กำหนด รวมทั้งการกำหนดหลักเกณฑ์ และวิธีการประเมินผลลัพธ์ เพื่อให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด สิ่งที่สำคัญของการบริหารโดย วัตถุประสงค์คือ ทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชารู้เป้าหมาย หรือวัตถุประสงค์ของการทำงานและขณะเดียวกันผู้บังคับบัญชาจะช่วยให้ผู้ใต้บังคับบัญชาสามารถปฏิบัติงานให้บรรลุผลสำเร็จได้อย่างไรกระบวนการของการบริหารโดยวัตถุประสงค์ เป็นกระบวนการที่ต้องมีการติดต่อสื่อสารกันโดยตรงระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชา

การบริหารที่ยึดวัตถุประสงค์เป็นตัวกำหนด (MBO)

เมื่อกล่าวคำว่า วัตถุประสงค์ (Objective) เป็นคำที่รู้จักกันอย่างกว้างขวางและมีมานานแล้ว การกระทำใด ๆ ก็ตามจะมีการกำหนดวัตถุประสงค์ขึ้น และหาวิถีทางที่จะนำไปสู่วัตถุประสงค์นั้น ที่เรียกว่า วิถีทางสู่จุดมุ่งหมายปลายทาง (means-end approach) กล่าวได้อย่างง่าย ๆ ว่าไม่มีบุคคลใดประสบความสำเร็จต่องานอย่างดีเยี่ยมโดยปราศจากการกำหนดวัตถุประสงค์ วัตถุประสงค์จึงเปรียบเสมือนเข็มทิศที่ชี้บอกแนวทางแก่ผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานจะดำเนินไป นอกจากนั้นวัตถุประสงค์ยังเป็นกุญแจสำคัญของผู้บริหารที่จะดำเนินการวางแผนที่มีประสิทธิผลวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนจะเป็นตัวกระตุ้นและส่งเสริมการวางแผนด้านการบริหาร การตัดสินใจ ถ้าองค์การมีการกำหนดวัตถุประสงค์อย่างแจ่มชัดมักจะไม่ประสบปัญหาในการพัฒนาโปรแกรมระยะยาวและนโยบายระยะสั้นแต่อย่างใด กล่าวโดยภาพรวมจะพบว่า

ความสำคัญของวัตถุประสงค์นั้นก่อให้เกิดผลดีแก่องค์การดังนี้
           1. มีเอกภาพด้านการวางแผน
          2. เป็นวิธีการที่นำไปสู่การกระจายอำนาจ
          3. กระตุ้นให้เกิดการจูงใจในการทำงาน
         4. เป็นเครื่องมือในการควบคุม

             วิธีการบริหารเพื่อผลสำเร็จ นับว่าเป็นวิธีการบริหารที่มีประสิทธิภาพสูงที่สามารถนำมาใช้ในภาคปฏิบัติ อาจกล่าวได้ว่า วิธีการบริหารเพื่อผลสำเร็จนั้น ควรจะเป็นแนวการคิดเพื่อบริหารงานที่มีประสิทธิภาพสูงสุด โดยมีวิธีการบริหารตามเป้าหมาย หรือ MBO เป็นเครื่องมือสำหรับปฏิบัติ
              กลไกที่เป็นข้อดีของวิธีการบริหารเพื่อผลสำเร็จ คือ การคิดวางแผนโดยคำนึงถึงเป้าหมายผลสำเร็จก่อนที่จะมีการลงมือปฏิบัติ ซึ่งจะช่วยให้การบริหารทรัพยากรต่างๆเป็นไปโดยมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ อุปสรรคหรือปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างการปฏิบัติก็จะได้รับการวิเคราะห์ และจะได้มีการพยายามแก้ไขให้ลุล่วงไปก่อนที่การทำงานจะเริ่มต้น ทั้งนี้ ก็โดยจุดมุ่งหมายที่ต้องการให้เกิดผลสำเร็จที่ดีนั้นเอง
                วิธีการบริหารเพื่อผลสำเร็จ จึงเท่ากับช่วยให้ประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่า คือ จะมีทั้งประสิทธิภาพในการแบ่งสันทรัพยากรในขั้นวางแผน และการมีประสิทธิภาพในขั้นปฏิบัติ ที่ผู้ปฏิบัติจะมีความผูกพันต่อความสำเร็จที่เขาได้มีส่วนร่วมและรับมาตั้งแต่ขั้นวางแผน ซึ่งจะทำให้มีความผูกพันธ์โดยตรงกับผลสำเร็จ และเต็มใจควบคุมตนเองที่จะมุ่งทำงานให้สำเร็จได้เป็นผลงานที่ดี

 

ภาพประกอบ ขอบเขตการวางแผน MBO

 

 

 

 

กลยุทธ์การบริหารโดยวัตถุประสงค์ (The MBO strategy)

1.  การกำหนดวัตถุประสงค์ ต้องมาจากผู้บังคับบัญชา และผู้ใต้บังคับบัญชาร่วมกันคิดและกำหนดขึ้นมา

2.  กำหนดมาตรฐานที่ใช้วัดผลการปฏิบัติงาน เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานทราบ

3.  กำหนดรางวัลตอบแทนให้กับผู้ปฏิบัติงานที่สามารถงานบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้

 

 

 

 

 

กระบวนการบริการโดยวัตถุประสงค์ (The MBO Process)

กระบวนการบริหารโดยวัตถุประสงค์ประกอบด้วยขั้นตอน 5 ประการดังนี้

                                1.  การทบทวนวัตถุประสงค์ขององค์กร (Review organizational objectives) เป็นการทบทวนวัตถุประสงค์ขององค์การทั้งหมาด เพื่อให้เข้าใจถึงวัตถุประสงค์ขององค์การ

                                2.  กำหนดวัตถุประสงค์ในการปฏิบัติงาน (Set worker objectives) เป็นการกำหนดวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายในการปฏิบัติงาน ซึ่งเป็นการตกลงร่วมกันระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชา ทั้งนี้ต้องมีความสอดคล้องกับวัตถุประสงค์หลักขององค์การ

                                3.  ติดตามความก้าวหน้า (Monitor Progress) ในระหว่างการทำงานผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชา ต้องมีการประชุมพบปะเพื่อตรวจสอบ ความก้าวหน้าของการปฏิบัติงานว่าเป็นอย่างไร และผลลัพธ์จะบรรลุวัตถุประสงค์ ตามที่กำหนดไว้หรือไม่ หารมีปัญหาเกิดขึ้น จะได้พิจารณาดำเนินการแก้ไขในระหว่างกระบวนการได้

                                4.  ประเมินผลการปฏิบัติงาน (Evaluate performance) เมื่อสิ้นสุดการปฏิบัติงานจะต้องมีการประเมินผลว่าผลลัพธ์เป็นไปตามวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายหรือไม่ ซึ่งขณะนี้ทั้งผู้บังคับบัญชา และผู้ใต้บังคับบัญชาทำการประเมินผลร่วมกัน ทั้งนี้ เพื่อให้ทราบว่าหากผลลัพธ์ไม่เป็นไปตามวัตถุประสงค์ จะได้ร่วมกันพิจารณา และหาแนวทางในการแก้ไขปัญหาร่วมกันต่อไป การประเมินผลต้องกำหนดระยะเวลาซึ่งอาจจะเป็น 3 เดือน หรือ 1 ปี และต้องมีการบันทึกผลการปฏิบัติงานด้วย

                                5.  การกำหนดรางวัลตอบแทน เป็นการกำหนดรางวัลตอบแทนให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาที่ปฏิบัติงานบรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ ซึ่งอาจจะทำให้รูปของ การประกาศเกียรติคุณของบุคคล/ทีมที่ทำงานบรรลุวัตถุประสงค์ การให้รางวัลตอบแทนทางเศรษฐกิจ การร่วมรับประทานอาหารกับผู้บริหารระดับสูง เป็นต้น

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ภาพประกอบ กระบวนการ MBO

 

 

 

 

ขั้นตอนความสำเร็จในการบริหารโดยวัตถุประสงค์

1.  กำหนดวัตถุประสงค์ในการปฏิบัติงาน พร้อมทั้งกำหนดระยะเวลาที่จะได้ผลลัพธ์ตามวัตถุประสงค์ที่กำหนด

2.  การทบทวน การประชุมอภิปราย เพื่อหาข้อสรุปตกลงร่วมกันเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ ทั้งนี้เพื่อความเข้าใจตรงกันและเป็นที่ยอมรับก่อนลงมือปฏิบัติ

3.  ควรนัดประชุมกันเป็นประจำระหว่างผู้บังคับบัญชา และผู้ใต้บังคับบัญชาเพื่อติดตามความก้างหน้า หรือการทบทวนวัตถุประสงค์ หากพบว่ามีปัญหาเกิดขึ้นระหว่างกระบวนการปฏิบัติงาน

4.  ควรกำหนดระยะเวลาสำหรับการรายงานผลการปฏิบัติงาน เช่น ภายหลังจากการปฏิบัติงาน 6 เดือน ต้องจัดทำรายงานผลการปฏิบัติงาน (Performance report) ซึ่งในเนื้อหารายงานบอกถึงความสำเร็จ ข้อเสนอแนะอื่นๆ รวมทั้งข้อแตกต่างระหว่างผลลัพธ์ที่คาดหวัง และผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจริง

5.  การประเมินผลการปฏิบัติงานของผู้ปฏิบัติงาน เป็นหน้าที่ของผู้บริหารที่ดูแลกลุ่มปฏิบัติงานพร้อมทั้งให้คำแนะนำเพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถปฏิบัติงานได้ดียิ่งขึ้น

6.  วัตถุประสงค์ได้ถูกกำหนดขึ้นใหม่ สำหรับระยะเวลาข้างหน้าและเริ่มกระบวนการของวงจร MBO ใหม่อีกครั้ง

 

 

องค์ประกอบที่สำคัญบางประการของ MBO

 1. การกำหนดวัตถุประสงค์ กับการวางแผนเพื่อให้ได้มาซึ่งวัตถุประสงค์นั้น จะต้องดำเนินการควบคู่กัน นอกจากนั้นวัตถุประสงค์ของแต่ละฝ่ายในองค์กรนั้น จะต้องประสานสอดคล้องกันด้วย
                2. ผู้บริหารในระดับต่าง ๆ ควรจะต้องมีทัศนคติและความรู้ความสามารถ ในด้านการบริหารอย่างกว้างขวาง
                3. การจัดงานให้สมาชิกของกลุ่มได้เข้ามามีส่วนร่วม โดยเน้นถึง Teamwork
                4. การจัดให้มีระบบข้อมูลย้อนกลับเกี่ยวกับการปฏิบัติงาน หรือความรู้ต่าง ๆ เกี่ยวกับผลงาน

 

ข้อสรุป

 

การบริหารโดยวัตถุประสงค์ หมายถึง วิธีการบริหารโยการกำหนดวัตถุประสงค์ หรือเป้าหมาย

ร่วมกันระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชาในเรื่องเกี่ยวกับการกำหนดวัตถุประสงค์ แผนงานมาตรฐานที่ใช้วัดผลงานและการประเมินผลการบริหารโดยวัตถุประสงค์ มีขั้นตอนในการปฏิบัติได้แก่ การทบทวนวัตถุประสงค์ขององค์การเพื่อให้เข้าใจถึงวัตถุประสงค์หลักขององค์การ การกำหนดวัตถุประสงค์ในการปฏิบัติงาน ทั้งนี้ ต้องสอดคล้องกับวัตถุประสงค์หลักการติดตามความก้างหน้า การประเมินผล การปฏิบัติงาน และการกำหนดรางวัลตอบแทนสำหรับผู้ที่ปฏิบัติงานบรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่กำหนด การบริหารโดยวัตถุประสงค์เป็นวิธีการบริหารที่สำคัญประการหนึ่ง ซึ่งในปัจจุบันนิยมใช้กันเป็นอย่างมาก