เวลาเป็นสิ่งสำคัญ

          ผมมั่นใจว่า “เวลา” เป็นสิ่งที่สำคัญ เป็นเรื่องที่สามารถทำให้องค์กรเป็นระบบระเบียบเรียบร้อยมากขึ้น แต่หลายองค์กรให้ความสำคัญกับเวลามากเกินไปจนเครียด บางองค์กรถึงกับต้องเซ็นชื่อและลงเวลาเข้าที่ประชุมด้วย คือ เน้นย้ำว่าต้องเข้าประชุมก่อนเวลาประชุมสักเล็กน้อย

          แต่เวลาเลิกประชุม ก็เป็นอีกเรื่องหนึ่ง! ซึ่งอาจจะเกินเวลาก็ได้ ซึ่งอาจจะเป็นเรื่องปกติธรรมดาในการประชุมแทบจะทุกองค์กร เพียงแต่ต้องพยายามควบคุมการประชุมให้อยู่ในเวลาไม่เกิน 1 ชั่วโมง เพราะหากเกินกว่านี้ อาจจะทำให้กระบวนการในการทำงานต่างๆ ต้องล่าช้าออกไป เพราะการประชุม เท่ากับเป็นการขาดบุคลากรหน้างาน! และเสียเวลาในการทำงาน       

          ที่ผมเอ่ยอ้างเรื่องนี้ขึ้นมา บางครั้งอยากจะให้มองว่า กฎเกณฑ์ต่างๆ ที่กำหนดขึ้นมาและกลายเป็นความกดดันของบุคลากรนั้น แท้ที่จริงมีที่มาจากตัวบุคลากรเอง อาจจะไม่ใช่เรา แต่เป็นเพื่อนร่วมงาน หรือคนที่ลาออกไปแล้ว ได้สร้างปัญหาต่างๆ ให้เกิดขึ้น จนยากที่จะเยียวยา หรือองค์กรเกิดความเสียหาย

          ดังนั้น จึงได้มีการกำหนดกฎเกณฑ์ต่างๆ ขึ้นมา เพื่อเป็นแนวในการทำงานให้ตรงหรือให้เหมือนๆ กัน

          ในเมื่อเวลาเป็นสิ่งสำคัญ เราก็ต้องให้ความสำคัญกับเวลาเป็นหลัก โดยเฉพาะองค์กรที่เกี่ยวข้องกับงานบริการ จำเป็นที่จะต้องยึดเวลาเป็นเกณฑ์ เพราะปัจจุบันนี้ การเพิ่มมูลค่า (Value Added) ขององค์กร ขึ้นอยู่กับเวลาเป็นสำคัญ เหมือนดังที่ผมได้กล่าวแล้วใน บทความเรื่อง “สุขใจในการทำงานหรือให้บริการด้วยหลัก PRP(คลิ๊กที่นี่เลย)” 

          ในการทำงานหรือกิจกรรมใดๆ ก็ตาม ล้วนต้องใช้เวลาเป็นเครื่องกำหนดหรือนัดหมายด้วยกันทั้งสิ้น จึงถือได้ว่าเวลาเป็นส่วนสำคัญ โดยเฉพาะการกำหนดเวลาสิ้นสุด

          การกำหนดช่วงเวลาทำงานนั้น จะทำให้เกิดประสิทธิภาพและสามารถส่งมอบงานได้ทันเวลา การกำหนดเวลาที่จะช่วยให้เกิดประสิทธิภาพของการทำงานที่ดี คือ

“การกำหนดเวลาเริ่มต้น และเวลาสิ้นสุด (Start to Finish)”

 

          เพื่อให้การทำงานเกิดประสิทธิภาพไม่ต้องเจาะจงว่า จะต้องใช้กระบวนการแบบใด หรือกระบวนการในการทำงานที่ตายตัว ต้องปล่อยให้ผู้ปฏิบัติงานเป็นผู้บริหารจัดการเวลา (Time Management) เพื่อให้เกิดความยืดหยุ่น และเกิดการเรียนรู้ว่าจะจัดการกับงานนั้นๆ อย่างไร?

          โดยเฉพาะกับบุคลากรในปัจจุบัน ที่คนรุ่นใหม่เข้ามาแทนที่คนรุ่นเดิม ซึ่งคนรุ่นใหม่นี้เติบโตขึ้นมาพร้อมกับระบบเทคโนโลยีและสารสนเทศ (IT) ซึ่งจะเป็นบุคคลที่มีความรู้หลากหลาย และไม่ชอบการทำงานที่ต้องอยู่ในกรอบ

          จะเห็นได้ว่าคนหนุ่มสาวเพิ่งจบใหม่ มักจะมีกิจการเป็นของตนเองหรือประกอบธุรกิจส่วนตัว อาจจะเล็กบ้าง ใหญ่บ้าง ก็ขึ้นอยู่กับความพอใจและเงินทุนที่ตนเองมี มักจะไม่ค่อยทำงานในองค์กรต่างๆ หรือหน่วยงานราชการ

          แต่เมื่อได้เข้ามาทำงานแล้ว ก็ชื่นชอบที่จะได้แสดงออกอย่างเต็มที่ และหาหนทางให้ประสบความสำเร็จในงานด้วยตนเอง จึงไม่แปลกใจว่า งานชิ้นเดียว หากเรามอบหมายให้คน 2 คน ต่างคนต่างทำ จะพบว่า ระยะเวลาและวิธีการในการทำงานแตกต่างกันออกไป แต่ผลลัพธ์ที่ได้มานั้นเหมือนกัน

          เพราะบางคนอาจจะชอบทำงานเป็นลำดับขั้นตอน จาก 1-2-3-4-5 ในขณะที่อีกคน อาจจะทำงานแบบ 1-3-5 ก็ได้ หากเราบังคับให้ปฏิบัติตามขั้นตอนทุกประการ ก็อาจจะได้งานที่ตรงตามความต้องการทุกประการ ไม่เว้นแม้กระทั่งกระบวนการในการทำงาน แต่อาจจะได้งานที่ไม่เต็มประสิทธิภาพเท่าที่ควร

          ดังนั้น การทำงานแข่งกับเวลา ควรกำหนดเฉพาะเวลาสิ้นสุดงานและผลลัพธ์ (Outcome) เท่านั้น ซึ่งจะเป็นการประเมินผลงานและประสิทธิภาพการทำงานเป็นรายบุคคลได้ดีที่สุด มากกว่าการกำหนดกระบวนการในการทำงาน