งานสารบรรณ
ทำงานสารบรรณอย่างมีความสุข
ด้วยโลกในปัจจุบัน อาจเรียกได้ว่าเป็น โลกแห่งยุคดิจิตอล หรือ โลกไร้พรมแดน อันเป็นผลสืบเนื่องจากการพัฒนาเทคโนโลยีทางด้านการสื่อสาร โดยเฉพาะเทคโนโลยีทางด้านสารสนเทศ( Information Technology : IT ) ที่สำคัญและมีการนำมาใช้กันอย่างแพร่หลายทั่วทุกหนแห่งบนโลก ที่เรารู้จักกันดี ได้แก่ อินเตอร์เน็ต โทรศัพท์มือถือ จาน-ดาวเทียม เป็นต้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเทคโนโลยีอินเตอร์เน็ต อาจกล่าวได้ว่าเป็นเทคโนโลยีที่สำาคัญแห่งยุคและเป็นพื้นฐานสำหรับการพัฒนาด้านต่างๆ ของประเทศ ดังนั้น จะเน้นถึงการใช้เทคโนโลยีพื้นฐานทางด้านอินเตอร์เน็ตในส่วนที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงาน
สารบรรณ ว่ามีส่วนประกอบพื้นฐานอะไรบ้างที่ต้องปฏิบัติงานสารบรรณในยุคปัจจุบันควรรู้เพื่อเป็นแนวทางสำหรับการพัฒนาตนเอง มีความรู้ความเข้าใจถึงความสำาคัญ และความจำเป็นของระบบงานสารบรรณ เพื่อใช้เป็นแหล่งอ้างอิง และ เป็นเครื่องมือพื้นฐานสำหรับการเรียนรู้ด้วยตนเองในการพัฒนา ทักษะการปฏิบัติงานสารบรรณที่เกี่ยวข้องกับงานสารบรรณอิเลคทรอนิกส์ได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ตามระเบียบข้อ 6 ได้ให้ความหมายของคำว่า “งานสารบรรณ” ไว้ว่า หมายถึง งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสารเริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำงานซึ่งเป็นการกำหนดขั้นตอนและขอบข่ายของงานสารบรรณ ว่าเกี่ยวข้องกับเรื่องใดบ้าง แต่ในทางปฏิบัติการ บริหารงานเอกสารทั้งปวง
จะเริ่มตั้งแต่การคิด อ่าน ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์ จด จำ ทำสำเนา ส่ง หรือ สื่อ ข้อความลับบันทึก จดรายงานการประชุม สรุป ย่อเรื่อง เสนอ สั่งการ ตอบ ทำรหัส เก็บเข้าที่ค้นหา ติดตามและทำลาย ทั้งนี้ต้องเป็นระบบที่ให้สะดวก รวดเร็ว ถูกต้อง และมีประสิทธิภาพเพื่อประหยัดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่าย ผู้ที่จะทำงานสารบรรณได้ดี จำเป็นต้องรู้งานธุรการด้วย เช่น การติดต่อ การโต้ตอบ และการประสานงาน รู้จักความควรหรือไม่ควร มีความคล่องแคล้วว่องไว นอกจากนั้นต้องมีความรู้ทางด้าน ภาษาเป็นอย่างดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งภาษาไทย และควรรู้ระบบข่าวสารทั้งปวง สามารถพิมพ์ดีดได้ เมื่อมีความจำเป็นจะต้องกระทำการปฏิบัติงานสารบรรณ หากมีส่วนเกี่ยวข้องงานทางด้านเทคนิค ควรติดต่อประสานงานกับผู้ที่มีความรู้ทางเทคนิคนั้น ๆ โดยตรง ผู้ที่ทำงานสารบรรณที่เกี่ยวกับการประชุม จะต้องมีความสามารถในการจดรายงานการประชุม สามารถถอดความคิดเห็นของที่ประชุมออกมาได้ถูกต้อง และเข้าใจได้ดี
เนื่องจากงานสารบรรณเป็นงานที่มีอยู่ทุกหน่วยงาน เพราะการดำเนินงานทั้งปวง
ไม่ว่าจะเป็นงานเล็กน้อย หรืองานใหญ่ ต้องดำเนินงานด้วยระบบเอกสาร ดังนั้น จึงต้องมีผู้ควบคุมรับผิดชอบงานสารบรรณ โดยมีหน้าที่สอดส่องดูแลให้ผู้ใต้บังคับบัญชาปฏิบัติงาน ไปด้วยความเรียบร้อย ตำแหน่งที่ควบคุมรับผิดชอบงานสารบรรณ อาจกำหนดไว้แตกต่างกันตามความสำคัญ และลักษณะของหน่วยงานนั้น ๆ โดยอาจมีตำแหน่งสูงจนถึงตำแหน่งต่ำ เช่น อธิบดี เจ้ากรมเสมียนตรา เลขานุการ ผู้อำนวยการกองกลาง หัวหน้าแผนกหรือหัวหน้างานสารบรรณ นายทหารฝ่ายสารบรรณ และจ่าจังหวัด เป็นต้น ส่วนฐานะของหน่วยงานอาจเป็น กรม กอง แผนก หรือหน่วยงานที่เล็กกว่าแผนกก็ได้ “หนังสือ” หมายความว่า หนังสือราชการ หนังสื่อราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ 1. หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ 2. หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก 3. หนังสือที่หน่วยงานอื่น ซึ่งใช่ส่วนราชการ หรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ 4. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้น เพื่อเป็นหลักฐานในราชการ 5. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ
หนังสื่อราชการ แบ่งเป็น 6 ประเภทคือ
สารบรรณ ว่ามีส่วนประกอบพื้นฐานอะไรบ้างที่ต้องปฏิบัติงานสารบรรณในยุคปัจจุบันควรรู้เพื่อเป็นแนวทางสำหรับการพัฒนาตนเอง มีความรู้ความเข้าใจถึงความสำาคัญ และความจำเป็นของระบบงานสารบรรณ เพื่อใช้เป็นแหล่งอ้างอิง และ เป็นเครื่องมือพื้นฐานสำหรับการเรียนรู้ด้วยตนเองในการพัฒนา ทักษะการปฏิบัติงานสารบรรณที่เกี่ยวข้องกับงานสารบรรณอิเลคทรอนิกส์ได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ตามระเบียบข้อ 6 ได้ให้ความหมายของคำว่า “งานสารบรรณ” ไว้ว่า หมายถึง งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสารเริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำงานซึ่งเป็นการกำหนดขั้นตอนและขอบข่ายของงานสารบรรณ ว่าเกี่ยวข้องกับเรื่องใดบ้าง แต่ในทางปฏิบัติการ บริหารงานเอกสารทั้งปวง
จะเริ่มตั้งแต่การคิด อ่าน ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์ จด จำ ทำสำเนา ส่ง หรือ สื่อ ข้อความลับบันทึก จดรายงานการประชุม สรุป ย่อเรื่อง เสนอ สั่งการ ตอบ ทำรหัส เก็บเข้าที่ค้นหา ติดตามและทำลาย ทั้งนี้ต้องเป็นระบบที่ให้สะดวก รวดเร็ว ถูกต้อง และมีประสิทธิภาพเพื่อประหยัดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่าย ผู้ที่จะทำงานสารบรรณได้ดี จำเป็นต้องรู้งานธุรการด้วย เช่น การติดต่อ การโต้ตอบ และการประสานงาน รู้จักความควรหรือไม่ควร มีความคล่องแคล้วว่องไว นอกจากนั้นต้องมีความรู้ทางด้าน ภาษาเป็นอย่างดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งภาษาไทย และควรรู้ระบบข่าวสารทั้งปวง สามารถพิมพ์ดีดได้ เมื่อมีความจำเป็นจะต้องกระทำการปฏิบัติงานสารบรรณ หากมีส่วนเกี่ยวข้องงานทางด้านเทคนิค ควรติดต่อประสานงานกับผู้ที่มีความรู้ทางเทคนิคนั้น ๆ โดยตรง ผู้ที่ทำงานสารบรรณที่เกี่ยวกับการประชุม จะต้องมีความสามารถในการจดรายงานการประชุม สามารถถอดความคิดเห็นของที่ประชุมออกมาได้ถูกต้อง และเข้าใจได้ดี
เนื่องจากงานสารบรรณเป็นงานที่มีอยู่ทุกหน่วยงาน เพราะการดำเนินงานทั้งปวง
ไม่ว่าจะเป็นงานเล็กน้อย หรืองานใหญ่ ต้องดำเนินงานด้วยระบบเอกสาร ดังนั้น จึงต้องมีผู้ควบคุมรับผิดชอบงานสารบรรณ โดยมีหน้าที่สอดส่องดูแลให้ผู้ใต้บังคับบัญชาปฏิบัติงาน ไปด้วยความเรียบร้อย ตำแหน่งที่ควบคุมรับผิดชอบงานสารบรรณ อาจกำหนดไว้แตกต่างกันตามความสำคัญ และลักษณะของหน่วยงานนั้น ๆ โดยอาจมีตำแหน่งสูงจนถึงตำแหน่งต่ำ เช่น อธิบดี เจ้ากรมเสมียนตรา เลขานุการ ผู้อำนวยการกองกลาง หัวหน้าแผนกหรือหัวหน้างานสารบรรณ นายทหารฝ่ายสารบรรณ และจ่าจังหวัด เป็นต้น ส่วนฐานะของหน่วยงานอาจเป็น กรม กอง แผนก หรือหน่วยงานที่เล็กกว่าแผนกก็ได้ “หนังสือ” หมายความว่า หนังสือราชการ หนังสื่อราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ 1. หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ 2. หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก 3. หนังสือที่หน่วยงานอื่น ซึ่งใช่ส่วนราชการ หรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ 4. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้น เพื่อเป็นหลักฐานในราชการ 5. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ
หนังสื่อราชการ แบ่งเป็น 6 ประเภทคือ
- หนังสือภายนอก
- หนังสือภายใน
- หนังสือประทับตรา
- หนังสือสั่งการ
- หนังสือประชาสัมพันธ์
- หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
คำสำคัญ (Tags): #งานสารบรรณเกี่ยวข้องกับทุกหน่วยงาน
หมายเลขบันทึก: 317436เขียนเมื่อ 1 ธันวาคม 2009 15:52 น. ()ความเห็น (1)
เป็นอีกหนึ่งงานที่น่าสนใจ
อย่าลืมส่งรายการมาให้พี่บันทึกข้อมูลการอบรมบ้างนะน้อง
K.Supa