Kick off ก้าวแรกในการนำนโยบายสู่การปฏิบัติ อย่างมีส่วนร่วม

ก้าวแรก การนำนโยบายสู่การปฏิบัติอย่างมีส่วนร่วม

Kick off...ก้าวแรกในการนำนโยบายสู่การปฏิบัติอย่างมีส่วนร่วม

กองกลาง  สำนักงานอธิการบดี  มหาวิทยาลัยราชภัฏร้อยเอ็ด

 

                                                                               ดร.แก้วเวียง  นำนาผล

ความสำคัญและความเป็นมา

             นโยบายเป็นกรอบสำหรับการตัดสินใจของผู้บริหารในลักษณะแสดงให้เห็นถึงวิถีทาง และผลแห่งการดำเนินงาน นโยบายที่ดีย่อมทำให้การตัดสินใจถูกต้องและดีตามไปด้วย นโยบายที่ดีย่อมทำให้การบริหารงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดยปกติการกำหนดนโยบายเป็นหน้าที่ของผู้บริหารระดับสูง ส่วนการนำนโยบายไปปฏิบัตินั้นเป็นหน้าที่ของผู้บริหารอีกระดับหนึ่งซึ่งเป็นระดับที่ต่ำกว่า หรือเป็นผู้ปฏิบัติงาน หรือข้าราชการประจำถ้าเป็นนโยบายของรัฐ อย่างไรก็ดี      การกำหนดนโยบายที่ดีและถูกต้องนั้นจะต้องเป็นการกระทำร่วมกันของผู้บริหารระดับสูง และ ผู้นำนโยบายปฏิบัติ เพราะหากฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งเป็นผู้จัดทำแต่เพียงฝ่ายเดียว อาจขาดข้อมูลที่สำคัญบางอย่าง การพิจารณาข้อมูลอาจขาดความรอบคอบและอาจมีความยุ่งยากแก่ผู้นำนโยบายไปปฏิบัติ ฉะนั้นการกำหนดนโยบายจึงเป็นกระบวนการของความคิดที่มีรากฐานมาจากความเชื่อในทฤษฎีทางสังคมศาสตร์สองประเภทคือ ทฤษฎีทางการบริหารและทฤษฎีทางการปกครองในระบอบประชาธิปไตย

            อย่างไรก็ตามกระบวนการสำคัญเกี่ยวกับนโยบายคือขั้นตอนของการนำนโยบายสู่          การปฏิบัติ การเสนอใช้และการนำนโยบายไปปฎิบัติ (Policy Purveyance and Implementation)    ซึ่งต้องมีการวางแผนและมีกลวิธีดำเนินการที่แยบยล จึงจะสามารถดำเนินการสนองต่อนโยบายนั้นๆได้สำเร็จซึ่งส่วนใหญ่จะแปลงนโยบายสู่การปฏิบัติโดยใช้รูปแบบของการทำโครงการหรือกิจกรรมย่อยๆ และแม้ว่าโครงการย่อย ๆ ต่างๆ ของนโยบายจะได้รับการยอมรับและได้รับการสนับสนุนแล้วก็ตามแต่ก็ไม่สามารถประกันได้ว่าโครงการเหล่านั้นจะได้รับการนำไปใช้ได้อย่างเป็นผลสำเร็จ เพราะอาจมีปัญหาต่าง ๆ เกิดขึ้นมากมาย ขณะที่กำลังใช้นโยบายนั้นและหากเป็นปัญหาที่มีความรุนแรงมาก ก็หมายถึงว่า โครงการหรือนโยบายนั้นย่อมไม่สามารถนำไปใช้ได้ดังที่ได้ตั้งใจหรือปรารถนาไว้ ซึ่ง นอร์ตัน ลอง ( Norton Long) ได้ชี้ให้เห็นถึงปัญหาของการเสนอแนะนำนโยบายไปใช้ไว้ดังนี้ คือ 1) ปัญหาจาการขาดการสนับสนุนอย่างแท้จริง โดยเฉพาะอย่างยิ่งขาดการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูง ซึ่งจะทำให้ผู้นำนโยบายไปใช้ไม่สามารถปฎิบัติตาม         นโยบายนั้นได้ 2) ปัญหาจากการที่มิได้คาดการณ์ไว้ก่อนล่วงหน้า ในขณะที่ทำการกำหนดโครงสร้างและพัฒนานโยบาย ย่อมเป็นสาเหตุที่ทำให้ไม่สามารถจะปรับเปลี่ยนแปลงนโยบายได้ทันการณ์เมื่อเหตุการณ์แปลกปลอมเกิดขึ้น 3) ปัญหาจาการขาดทรัพยากรที่จำเป็นในการนำนโยบายไปใช้เช่นการขาดทุนทรัพย์ ขาดผู้มีความรู้ความชำนาญ และรวมไปถึงการขาดโครงสร้างในการบริหารนโยบายนั้น ย่อมจะเป็นสาเหตุอันสำคัญที่จะทำให้นโยบายที่กำหนดไว้ไม่สามารถเป็นไปตามที่ปรารถนา 4) ปัญหาการขาดการมีส่วนร่วมในการวางแผนนำนโยบายไปใช้

                ดังนั้น วิธีการหรือกระบวนการวางแผนที่จะนำนโยบายไปสู่การปฏิบัติ จึงต้องจพำเป็นต้องใช้กระบวนการอย่างมีส่วนร่วมของบุคลากรในหน่วยงานทุกคน ซึ่งนักวิชาการหลายท่านได้ให้ความสำคัญว่า การให้ทุกคนในองค์กรมีส่วนร่วมในขั้นตอนต่างๆของนโยบายจะทำให้ การนำนโยบายไปสู่การปฏิบัตินั้นสำเร็จได้ผลดีและมีประสิทธิภาพ ซึ่งนับตั้งแต่ก้าวแรกของการเริ่มต้น เมื่อทราบนโยบายที่ผู้บริหารระดับสูงกำหนดนโยบายให้ปฏิบัติ จนกระทั่งถึงขั้นตอนการนำไปใช้ และการประเมินผลของนโยบาย ซึ่งก้าวแรกที่จะเริ่มต้น คือ การวางแผนที่ดีโดยการมีส่วนร่วม เพราะ “การเริ่มต้นดี มีชัยไปกว่าครึ่ง” และการมีส่วนร่วมของทุกคนในหน่วยงานจะเป็นสลักยึดนโยบายนั้นให้สามารถปฏิบัติไปในทิศทางเดียวกันได้

               กองกลาง สำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยราชภัฏร้อยเอ็ด เป็นส่วนหนึ่งของมหาวิทยาลัยที่มีหน้าที่ในการสนับสนุน ให้บริการ ทั้งด้านการเรียนการสอน ด้านการวิจัย              การบริหารทรัพยากร ประสานนโยบายกับทุกๆฝ่าย ของมหาวิทยาลัย อำนวยความสะดวกแก่     สายงานวิชาการ เพื่อให้การจัดการศึกษาของมหาวิทยาลัยดำเนินไปได้ด้วยดีและมีประสิทธิภาพ         ซึ่งมีโครงสร้างในฝ่ายธุรการ ฝ่ายประชาสัมพันธ์ ฝ่ายพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ ฝ่ายอาคารสถานที่ ฝ่ายเลขานุการ ฝ่ายกิจการพิเศษ ฝ่ายยานพาหนะ ฝ่ายสวัสดิการ ซึ่งการดำเนินการเป็นไปเพื่อสนองนโยบายการประกันคุณภาพการศึกษาของสำนักงานอธิการบดี และมหาวิทยาลัยราชภัฏร้อยเอ็ด ทั้งในการบริหารจัดการภายในหน่วยงาน และการบริหารเพื่อเผยแพร่ และประสานงานกับภายนอก ดังนั้น ส่วนใหญ่จึงเป็นการนำนโยบายไปปฏิบัติเพื่อการสนับสนุนและการบริการ แต่จากการสอบถามและสนทนาของผู้ปฏิบัติงาน ยังไม่มีความชัดเจนในการปฏิบัติงานเท่าที่ควร เนื่องจากโครงสร้างของกองกลางยังไม่ได้นำไปปฏิบัติเท่าที่ควร ดังนั้น จึงได้วางแผนร่วมกันของผู้บริหารของมหาวิทยาลัย (อธิการบดี) และผู้ปฏิบัติงานในกองกลาง เพื่อศึกษา วิเคราะห์ นำไปสู่การออกแบบ และการเสนอแนะเชิงนโยบายและนำไปสู่การปฏิบัติ เพื่อพัฒนาศักยภาพของกองกลางให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

 

วัตถุประสงค์ของการศึกษา

1. เพื่อศึกษามาตรฐานและภาระงานของกองกลาง
2. เพื่อวิเคราะห์มาตรฐานและภาระงานของกองกลาง
3. เพื่อแลกเปลี่ยนและจัดการความรู้ของบุคลากรในกองกลาง
4. เพื่อวางแผนในการนำนโยบายไปสู่การปฏิบัติอย่างมีส่วนร่วม

 

 

ความสำคัญของการศึกษา

1. บุคลากรในกองกลางมีความรู้ความเข้าใจในการปฏิบัติงานตามมาตรฐานและภาระงานของตนเอง
2. บุคลากรในกองกลางมีการพัฒนางานของตนเอง มีมาตรฐานมากขึ้น
3. สามารถให้บริการ และสนับสนุนงานวิชาการอย่างมีคุณภาพ
4. เป็นแนวทางในการพัฒนามหาวิทยาลัยให้สนองตอบนโยบายมากขึ้น

วิธีการศึกษาที่เป็น Best Practice

                กลยุทธ์ที่เป็นก้าวแรกของการนำนโยบายไปสู่การปฏิบัติอย่างมีส่วนร่วม หมายถึง การเปิดโอกาสให้ผู้ปฏิบัติงานมีส่วนร่วมในการศึกษา วิเคราะห์ บทบาทของตนเองที่ผ่านมา การวิเคราะห์มาตรฐานภาระงานของตนเองทุกคน และนำเสนอปัญหา อุปสรรค และข้อเสนอแนะต่อผู้บริหารโดยตรง และร่วมวางแผนในการปฏิบัติงานโดยใช้กิจกรรมดังนี้

1. การประชุมเชิงปฏิบัติการ  ใช้กับกิจกรรมการพัฒนามาตรฐานและภาระงาน และการวิเคราะห์ภาระงาน
2. การสนทนากลุ่ม (Focus group)  ใช้กับกิจกรรมการแลกเปลี่ยนและจัดการความรู้ของบุคลากรในแต่ละฝ่าย
3. การประชุมแลกเปลี่ยน  ใช้กับการนำเสนอผลงานที่ผ่านมา และผลการวางแผนที่จะดำเนินการในปีงบประมาณต่อไป
4. การร่วมกันสร้างวิสัยทัศน์
5. การศึกษาดูงาน
6. การสรุปผล เพื่อเป็นข้อเสนอแนะเชิงนโยบายต่อผู้บริหาร (บทสรุปสำหรับผู้บริหาร)

 

เครื่องมือที่ใช้ในการศึกษา

1. แบบบันทึกมาตรฐานภาระงาน
2. แบบวิเคราะห์ปัญหา อุปสรรค และแนวทางแก้ไข
3. แบบบันทึกการวางแผนงาน
4. แบบสรุปผลการปฏิบัติงาน

 

ผลการศึกษา

1. บุคลากรทุกคน มีความรู้ความเข้าใจในการศึกษามาตรฐานและภาระงานของกองกลาง
2. บุคลากรสามารถวิเคราะห์มาตรฐาน และภาระงานของกองกลาง โดยเสนอจุดเด่น จุดที่ต้องพัฒนา วิเคราะห์สภาพปัญหา อุปสรรค และเสนอแนวทางแก้ไขได้
3. บุคลากรสามารถแลกเปลี่ยน และจัดการความรู้กับฝ่ายต่างๆ ในกองกลาง สามารถนำมาสร้างวิสัยทัศน์ร่วมกัน
4. บุคลากรสามารถวางแผนในการนำนโยบายไปสู่การปฏิบัติอย่างมีส่วนร่วม ได้แก่ ฝ่ายประชาสัมพันธ์ และสถานีวิทยุ สามารถร่วมกันวางแผนนำไปสู่การปฏิบัติงานและออกแบบการดำเนินการให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

              กล่าวโดยสรุป การดำเนินการที่เป็นการ Kick off หรือการวางจุดเริ่มต้นที่เป็นก้าวแรกในการนำนโยบายไปสู่การปฏิบัติเพื่อให้สามารถสนองตอบนโยบายได้อย่างดี คือ การให้บุคลากรทุกฝ่ายมีส่วนร่วมตั้งแต่ก้าวแรกของกระบวนการ  

           เห็นได้ว่า การเริ่มต้นของการนำนโยบายสู่การปฏิบัติ เป็นจุดสำคัญที่นักบริหารควรให้ความสำคัญโดยเฉพาะการให้ทุกคนมีส่วนร่วม ซึ่งพบว่าการนำนโยบายไปสู่การปฏิบัติได้ผลเป็นอย่างไร จะต้องมีการประเมินผลในก้าวที่สองในระหว่างการดำเนินการ และก้าวที่สาม   การประเมินผลหลังการนำนโยบายไปปฏิบัติ หากมีผลการดำเนินการไม่บรรลุตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ จะต้องดำเนินการศึกษาระบบอีกครั้ง และจะเป็นวงรอบเช่นนี้อย่างต่อเนื่องไป ไม่มีที่สิ้นสุด จนกว่าจะร่วมกันวิเคราะห์ได้ว่า การดำเนินการนำนโยบายไปปฏิบัติได้ผลสนองต่อนโยบายที่วางไว้อย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผลดีแล้ว

                ดังนั้น กลยุทธ์ในการ Kick off … ก้าวแรกในการนำนโยบายไปสู่การปฏิบัติอย่างมี ส่วนร่วมมีแนวปฏิบัติที่เป็น Best Practice  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

         

[มาลานานาสาระ]

เยี่ยมเลยค่ะอาจารย์ ขอความกรุณาจากอาจารย์ แสดงเครื่องมือที่ใช้ในการศึกษาด้วยนะคะ (แบบบันทึกที่ 1-4)

[มาลา]

เยี่ยมเลยค่ะอาจารย์ ขอความกรุณาจากอาจารย์ แสดงเครื่องมือที่ใช้ในการศึกษาด้วยนะคะ (แบบบันทึกที่ 1-4)