แนวคิดทฤษฎีเกี่ยวกับการวางแผน 3 (ความสำคัญของการวางแผน)

แนวคิดทฤษฎีเกี่ยวกับการวางแผน ความสำคัญของการวางแผน เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปแล้วว่า การบริหารหรือการจัดการเป็นปัจจัยที่สำคัญมากในการทำงานให้สำเร็จตามเป้าหมาย ดังจะเห็นได้จากความหมายของการบริการซึ่ง Willam H. Newman (1963, p.1) ได้อธิบายไว้ว่า หมายถึงการแนะแนว

ความสำคัญของการวางแผน

เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปแล้วว่า การบริหารหรือการจัดการเป็นปัจจัยที่สำคัญมากในการทำงานให้สำเร็จตามเป้าหมาย ดังจะเห็นได้จากความหมายของการบริการซึ่ง Willam H. Newman (1963, p.1) ได้อธิบายไว้ว่า หมายถึงการแนะแนว การนำ และการควบคุมกลุ่มคนให้พยายามทำงานให้สำเร็จตามจุดมุ่งประสงค์ และ Danial A. Wren และ Dan Voich (1984, p.1) ได้อธิบายว่าความหมายถึงการปฏิบัติหน้าที่บางอบ่างเพื่อให้มีการจัดหามา การจัดสรร และการใช้ประโยชน์อย่างได้ผลซึ่งความพยายามของมนุษย์ และทรัพยากรทางกายภาพ ทั้งนี้เพื่อให้บรรลุผลสำเร็จตามจุดมุ่งประสงค์ ดังนั้น การที่จะทำงานให้ได้ผลสูงสุดตามวัตถุประสงค์ได้จำจะต้องมีการบริหาร หรือการจัดการที่มีประสิทธิภาพ และการที่จะทำเช่นนั้นได้ ผู้บริหารต้องทำหน้าที่สำคัญตามที่กล่าวไว้คือหน้าที่ในการวางแผน (planning) การจัดองค์การ (organization) การบริหารบุคคล (staff) การอำนวยการ (directing) การประสานงาน (co-ordination) การรายงาน (reporting) และการงบประมาณ (budgeting) ตามที่กล่าวมาจะเห็นการวางแผนเป็นหน้าที่อย่างหนึ่งของผู้บริหาร หน้าที่นี้สำคัญหรือไม่สามารถพิจารณาได้จากเหตุผลต่อไปนี้

1. การวางแผนเป็นหน้าที่อันดับแรกของผู้บริหาร นักวิชาการหลายคนที่กล่าวถึงหน้าที่สำคัญ

ของผู้บริหาร เช่น Lyndall Uewrick และ Luther Gulick ได้กล่าวถึงหน้าที่บริหารไว้ที่เรียกว่า POSDCORB และ Henri Fayol กล่าวว่าการบริหารจะต้องทำสิ่งต่อไปนี้คือ การวางแผน การจัดองค์การ การบังคับบัญชา การประสานและควบคุม นอกจากนี้ นิวแมนและซัมเมอร์ รวมทั้งฮาโรลด์ คูนต์ และซีริล โอดอนเนลล์ ก็ได้อธิบายถึงหน้าที่ของผู้บริหารไว้ทำนองเดียวกัน และเหมือนกันอยู่อย่างหนึ่ง คือการให้หน้าที่ทางการวางแผนเป็นอันดับหนึ่ง จึงเป็นที่เข้าใจได้ว่าในทางวิชาการนั้นย่อมรับการวางแผนว่าสำคัญมาก

1. การวางแผนและแผนเป็นแนวทางปฏิบัติที่สำคัญ ผู้ปฏิบัติตามแผนสามารถศึกษาเรียนรู้

วิธีการขั้นตอน และกระบวนการทำงานได้จากแผนก่อนจะลงมือปฏิบัติ ดังนั้นจึงช่วยให้การทำงานของเขามีความเป็นไปได้มาก ทั้งเป็นที่เชื่อว่าจะทำให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการทำงานด้วย แผนจึงมีความสำคัญและจำเป็นสำหรับปฏิบัติงานและองค์การ

1. แผลและการวางแผนเป็นตัวกำหนดทิศทางและความรู้สึกในเรื่องของความมุ่งหมาย

สำหรับองค์การให้ผู้ปฏิบัติงานทุกคนได้รู้ นอกจากนี้แผนยังเป็นกรอบสำหรับการตัดสินใจให้ปฏิบัติงานได้อย่างดี จึงสามารถป้องกันมิให้มีการตัดสินใจแบบเพื่อแก้ปัญหาแต่ละครั้งไปเท่านั้นด้วย

1. แผนและการวางแผนจะช่วยให้ผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงามมองไปในอนาคต และเห็นโอกาส

ที่จะแสวงประโยชน์หรือกระทำการต่างๆ ให้สำเร็จตามมุ่งหมายได้ ทั้งยังทำให้มองเห็นปัญหา อุปสรรคและภัยคุกคามต่างๆ เพื่อจะได้หาทางป้องกัน ตลอดจนการลดภาวะความเสี่ยงต่างๆ ได้ด้วย

1. การตัดสินใจที่มีเหตุผล ในการวางแผนนั้นจะมีการตัดสอนใจเรื่องต่างๆ ไว้ล่วงหน้าซึ่งมี

เวลาพอที่จะใช้ทั้งหลักทฤษฎี แนวความคิด และหลักการ ประกอบกับตัวเลข สถิติ และข้อมูล ข่าวสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องมาพิจารณาตัดสินใจ จึงทำให้การตัดสินใจเป็นไปอย่างถูกต้องเหมาะสมและมีเหตุผลและเป็นประโยชน์ตามต้องการ หรือเป็นไปตามวัตถุประสงค์มากยิ่งขึ้น Knoontz และ O’Donnell (1968. p. 90) เคยกล่าวว่า “ถ้าปราศจากการวางแผนแล้ว การตัดสินใจและการกระทำมักจะเป็นไปตามยถากรรม” จึงกล่าวได้ว่า การวางแผนมีความสำคัญที่ช่วยให้ผู้บริหารทำงานอย่างรัดกุมในอนาคต และเป็นการป้องกันมิให้เกิดปัญหาในระยะยาวข้างหน้า ทั้งยังช่วยให้การตัดสินใจเป็นไปอย่างถูกต้องด้วย

1. การวางแผนเป็นเรื่องการเตรียมการไว้ก่อนล่วงหน้า เมื่อมีการกำหนดวัตถุประสงค์และ

เป้าหมายตามความต้องการแล้ว กิจกรรมต่างๆ ที่จะต้องกระทำเพื่อให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์และบังเกิดผลตามเป้าหมายนั้นๆจะต้องได้รับพิจารณา และการตัดสินใจในเรื่องต่างๆ เกี่ยวกับกระทำกิจกรรมต่างๆไม่ว่าจะเป็นเรื่องของวิธีการ กระบวนการ ขั้นตอนของการกระทำ ทรัพยากรที่ต้องใช้ เวลา สถานที่และการควบคุมดูแลการทำงานต่างๆทั้งหมดจะต้องมีการพิจารณา ทดลอง และทดสอบอย่างละเอียดถูกต้องเหมาะสม ทั้งนี้เพื่อให้แผนมีความสมบูรณ์ถูกต้องแล้วจึงนำไปปฏิบัติ ดังนั้นสาระสำคัญดังกล่าวเกี่ยวกับการวางแผนจึงเป็นเครื่องประกันความเป็นไปได้ของการทำงานให้บรรลุผลตามวัตถุประสงค์เป็นอย่างดี

1. การวางแผนมีส่วนช่วยมนุษย์เปลี่ยนแปลงสิ่งต่างๆได้มาก เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงเป็น

สิ่งที่เกิดขึ้นเสมอตามธรรมชาติ เมื่อมีความเจริญก้าวหน้าทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีมากขึ้น มนุษย์มีความสารถในการเปลี่ยนแปลงสิ่งต่างๆ ให้เป็นไปตามความต้องการมากขึ้น การวางแผนจึงจำเป็นที่มนุษย์อาศัยเพื่อใช้ในการเตรียมการเปลี่ยนแปลงสิ่งต่างๆในอนาคต และทำให้การเปลี่ยนแปลงมีความเป็นไปได้มากยิ่งขึ้น ดังกล่าวที่ว่า “การวางแผนเปรียบเสมือนยานพาหนะที่นำไปสู่การเปลี่ยนแปลงระบบ” นอกจากการวางแผนจะมีส่วนช่วยให้เกิดการเปลี่ยนแปลงแล้ว ยังมีบทบาทช่วยให้การกระทำต่างๆ เป็นไปอย่างสอดคล้องประสานและสัมพันธ์กันเป็นระบบอีกด้วย

1. การวางแผนเป็นตัวนำในการพัฒนา ตามหลักการวางแผน ขั้นแรกจะต้องมีการกำหนด

วัตถุประสงค์ และวัตถุประสงค์จะเป็นหลักของการตัดสินใจในทุกเรื่องที่จะกระทำต่อไปกล่าวอีกนัยหนึ่งก็คือ การตัดสินใจใดๆที่เกี่ยวข้องก็เพื่อที่จำทำให้เกิดผลตามวัตถุประสงค์ ทั้งนี้เพราะการกำหนดวัตถุประสงค์แล้วจะต้องมีการกระทำเพื่อให้เกิดผล ดังนั้นการมีการวางแผนย่อมหมายถึงการมีวัตถุประสงค์ ที่มีเป้าหมาย มีการตัดสินใจที่มีเหตุผล มีการกระทำตามแผน และให้บังเกิดผลตามต้องการได้

กล่าวโดยสรุป แผนและการวางแผนมีบทบาทสำคัญมากต่อการเปลี่ยนแปลงในเรื่องต่างๆ ทั้งนี้เพื่อให้เกิดการพัฒนาและเปลี่ยนแปลงตามต้องการและเป็นระบบ เช่น ถ้าต้องจะทำอะไร ก็ควรจะต้องรู้ว่าผลที่ต้องการจะได้รับคืออะไร แล้วจึงกระทำให้บังเกิดสิ่งนั้นผู้วางแผนและปฏิบัติตามแผนจะต้องมองเห็นภาพทั้งหมดของสิ่งที่ต้องการหรือผลที่คาดว่าจะได้รับทั้งในด้านปริมาณและคุณภาพ และแน่นอนที่สุด ผลผลิตนี่จะต้องเป็นประโยชน์ที่ตอบสนองและสอดคล้องกับส่วนอื่นๆอย่างเป็นระบบด้วย