การบริหารจัดการด้านการเงินและบัญชี

 

วันนี้ขอแลกเปลี่ยนเรียนรู้เรื่องการบริหารจัดการด้านการเงินและบัญชีหน่อยนะคะ ว่ามีการบริหารจัดการอย่างไร เพราะว่าตนเองก็เริ่มทำงานตำแหน่งเจ้าหน้าที่การเงินและบัญชี ของโครงการวิจัยที่ได้รับงบประมาณสนับสนุนจากสำนักงานกองทุนสนับสนุนการวิจัย (สกว.)  ทำงานในด้านนี้ได้ 5 เดือนแล้วคะ  ในช่วงเดือนแรก ๆ ก็มั่วเหมือนกันเพราะรับช่วงต่อจากอีกคนหนึ่ง เห็นตัวเงินมันเยอะ ไม่รู้ว่าจะเอาไปใส่ในช่องไหน จะคำนวณยังไงให้ค่าใช้จ่ายและจำนวนเงินในสมุดบัญชีตรงกัน (โดยความเป็นจริง สามารถตรวจสอบหลักฐานได้) แต่ดีหน่อยที่เรียนเรียนบัญชีมาตอน ปวส. พอจะเอามาใช้ประโยชน์ได้บ้าง ไม่มากก็น้อย

ขั้นตอนการถอนเงิน

1. หากต้องการที่นำเงินไปใช้จ่าย เช่น จัดงานประชุม ค่าเดินทางของหัวหน้าฯ หรือค่าใช้จ่ายสำนักงาน ฯลฯ ก็จะเขียนเป็นบันทึกข้อความ ชี้แจงวัตถุประสงค์ให้ทราบว่าจะนำเงินนี้ไปใช้จ่ายอะไร ที่ไหน เมื่อไร่ พร้อมกับแนบใบถอนเงิน โดยในใบถอนเงินต้องกรอกข้อมูลให้ถูกต้องชัดเจน (ห้ามผิดพลาด) เพราะว่าต้องไปถอนเงินที่ธนาคาร และให้หัวหน้าฯ เซ็นในใบถอนเงินให้เรียบร้อย (การเซ็นใบถอนเงินนี้จะต้องเซ็น 2 ใน 3 คน ตามเงื่อนไข ที่ได้กำหนดไว้ตอนไปเปิดบัญชีกับธนาคาร)

2. จากนั้นก็ไปถอนเงินที่ธนาคาร เพื่อนำไปใช้จ่ายตามวัตถุประสงค์

ขั้นตอนการทำบัญชี

1. จัดทำสมุดบัญชีขึ้นมา 2 เล่ม คือ (1) สมุดบัญชีรายวันทั่วไป เป็นสมุดที่บันทึกค่าใช้ทั้งหมดที่มีการใช้จ่ายไป ไม่ว่าจะเป็นรายรับ หรือรายจ่าย จะต้องลงค่าใช้จ่ายทุกตัว (2) สมุดบัญชีแยกประเภท ซึ่งแยกค่าใช้ออกเป็นหมวดหมู่ เช่น หมวดค่าตอบแทน ค่าจ้าง ค่าใช้สอย ค่าวัสดุ และค่าครุภัณฑ์

2. จากนั้นก็ลงบัญชีในคอมพิวเตอร์ เป็นบัญชีแยกประเภท สรุปค่าใช้จ่ายทุกตัว ว่าเดือนนี้ใช้ไปเท่าไหร่ คงเหลือเท่าไหร่

3. ด้านการจัดเก็บเอกสารทางการเงิน ต้องขอใบเสร็จรับเงินด้วยทุกครั้งที่มีการใช้จ่ายเงิน หากไม่มีใบเสร็จรับเงิน ก็ใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ในการจัดเก็บเอกสารนั้นก็ได้ใส่หมายเลขอ้างอิงที่มุมขวาของกระดาษ เพื่อสะดวกในการตรวจดูเอกสาร

4. เมื่อสิ้นเดือนก็สรุปค่าใช้จ่าย ให้หัวหน้าฯ ตรวจดูความถูกต้องเรียบร้อย

5. เมื่อครบ 6 เดือน ก็สรุปค่าใช้จ่ายเป็นรายงวดว่า ในงวดที่ .... ได้ใช้จ่ายเงินไปเท่าไหร่ คงเหลือเท่าไร่ พร้อมกับรายงานความก้าวหน้าของโครงการให้ทาง สกว. ทราบ เพื่อจะได้เสนองบประมาณในงวดต่อไป

ถ้าใครมีประสบการณ์ด้านการเงินและบัญชี ร่วมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ผ่าน Blog นี้ได้นะคะ