ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ เป็นระบบสารสนเทศที่สนับสนุนการจัดการในระดับกลาง สำหรับผู้บริหารในระดับนี้จะได้รับสารสนเทศที่เป็นประโยชน์ และตรงประเด็นกับความต้องการนำไปใช้ตัดสินใจกับปัญหาใด ๆ ได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งแต่เดิมหากไม่มีระบบสารสนเทศดังกล่าวนี้ ผู้บริหารอาจต้องนำข้อมูลที่ได้รับจากการปฏิบัติงานในระดับล่างมาประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการเอง ซึ่งอาจต้องใช้เวลานาน และหากผู้บริหารต้องประมวลผลกับข้อมูลที่มีปริมาณมากอาจเกิดความผิดพลาดได้ง่าย การนำระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการมาใช้จะช่วยลดปัญหาเหล่านี้ลงได้เป็นอย่างมาก อีกทั้งระบบสารสนเทศดังกล่าวยังสามารถประยุกต์ใช้ได้กับการจัดการด้านใด ๆ ตามต้องการ ตลอดจนสามารถทำงานร่วมกับระบบประมวลผลรายการและระบบสนับสนุนการตัดสินใจได้เป็นอย่างดีอีกด้วย
เนื้อหาในบทที่ 10 แบ่งเป็นหัวข้อ ดังนี้
10.1 การตัดสินใจและการตัดสินใจเชิงธุรกิจ
10.2 การตัดสินใจและการแก้ไขปัญหา
10.3 ลักษณะของปัญหาที่ผู้ตัดสินใจต้องเผชิญ
10.4 ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
10.1 การตัดสินใจและการตัดสินใจเชิงธุรกิจ
การตัดสินใจของมนุษย์ที่เกิดขึ้นในชีวิตประจำวัน เช่น การตัดสินใจเลือกโดยสารรถประจำทางเพื่อเดินทางไปยังสถานที่เป้าหมาย ซึ่งต้องพิจารณาจาก ราคาค่าโดยสาร ระยะทาง ระยะเวลาในการเดินทาง ความสะดวดสบายในการเดินทาง ความคับคั่งของการจราจรในเส้นทางที่ใช้เดินทาง และปัจจัยอื่น ๆ นอกจากนี้ การตัดสินใจยังเป็นหน้าที่หลักของผู้บริหารองค์กรในการนำองค์กรไปสู่ความสำเร็จตามเป้าหมาย ดังนั้น ผู้บริหารจึงต้องเข้าใจกระบวนการตัดสินใจเพื่อแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ได้เป็นอย่างดี โดยกระบวนการตัดสินใจจะเริ่มต้นจากการวิเคราะห์และศึกษาปัญหาเพื่อหาสาเหตุและแนวทางในการแก้ไขปัญหา (อยู่ในรูปของทางเลือกในการแก้ไขปัญหา) แล้วจึงคัดเลือกแนวทางต่าง ๆ ไปใช้ในการแก้ไขปัญหา ซึ่งต้องทำการติดตามผลลัพธ์ว่า สามารถแก้ไขปัญหาได้ตรงตามวัตถุประสงค์หรือไม่ จากกระบวนการตัดสินใจข้างต้นทำให้สามารถสรุปความหมายของการตัดสินใจ ได้ดังนี้
การตัดสินใจ (Decision Making) คือ กระบวนการคัดเลือกแนวทางปฏิบัติจากทางเลือกต่าง ๆ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการ ซึ่งจัดเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการแก้ไขปัญหา
O ลักษณะของการตัดสินใจเชิงธุรกิจ
จากที่กล่าวมาแล้วข้างต้น ว่าในชีวิตประจำวันของคนเรานั้นจะต้องมีการตัดสินใจในหลาย ๆ เรื่องด้วยกัน หากลองพิจารณากันอย่างจริงจังถึงลักษณะการตัดสินใจในหลาย ๆ เรื่อง จะพบว่ามีความแตกต่างกันอยู่บ้าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งลักษณะของการตัดสินใจเชิงธุรกิจ (Business Decision Making) ซึ่งเป็นการตัดสินใจที่ทุก ๆ องค์กรล้วนให้ความสำคัญเป็นอย่างมาก แต่การที่จะสามารถแยกแยะได้ว่าการตัดสินใจแบบใดคือการตัดสินใจเชิงธุรกิจนั้น จะต้องพิจารณาของการตัดสินใจหลานประการ ดังนี้
- 1. เป็นการตัดสินใจที่สามารถทำได้โดยลำพัง หรือร่วมกันตัดสินใจเป็นกลุ่มได้
- 2. เป็นการตัดสินใจที่อาจมีวัตถุประสงค์ของการตัดสินใจหลายประการที่ขัดแย้งกัน
- 3. มีแนวทางประกอบการพิจารณาตัดสินใจหลายทางเลือก
- 4. ผลของการตัดสินใจในปัจจุบัน จะใช้เป็นข้อมูลประกอบการพยากรณ์เรื่องต่าง ๆ ในการดำเนินธุรกิจได้เป็นอย่างดี
- 5. เป็นการตัดสินใจที่มีความเสี่ยงแฝงอยู่ด้วยเสมอ เนื่องจากทัศนคติของผู้ตัดสินใจแต่ละคนนั้นแตกต่างกัน
- 6. ผู้ตัดสินใจมักจะตัดสินใจด้วยการวิเคราะห์แบบ What-if กับสถานการณ์ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต
- 7. เป็นการตัดสินใจที่เสมือนกับการทดลองเพื่อต้องการดูผลที่จะเกิดขึ้น แต่ในลักษณะนี้เป็นการทดลองในสถานการณ์จริง ดังนั้นการตัดสินใจจึงสามารถเกิดข้อผิดพลาดได้ เรียกลักษณะการตัดสินใจเช่นนี้ว่าเป็นการ "ลองถูก - ลองผิด" นั่นเอง ทั้งนี้อาจเนื่องมาจากในการตัดสินใจมีเงื่อนไขเพียงอย่างเดียวให้พิจารณา
- 8. ปัจจัยแวดล้อมการตัดสินใจ มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา
10.2 การตัดสินใจและการแก้ไขปัญหา
การดำเนินธุรกิจต่าง ๆ ล้วนต้องการการตัดสินใจที่ดี ไม่ว่าจะเป็นการตัดสินใจวางแผนเชิงกลยุทธ์ หรือเชิงกลวิธี ทั้งนี้เพื่อให้แผนงานเหล่านี้บรรลุเป้าหมายได้ในที่สุด และปัจจุบันหลายองค์กรยอมรับว่า ระบบสารสนเทศสามารถช่วยให้การตัดสินใจมีประสิทธิภาพมากขึ้น
การตัดสินใจจัดว่าเป็นระยะ (Phase) หนึ่งของกระบวนการแก้ไขปัญหา (Problem Solving Process) ของมนุษย์กล่าวคือ เมื่อพบว่ามีปัญหาใด ๆ เกิดขึ้นจะต้องมีการตัดสินใจเลือกแนวทางที่ดีที่สุดเพื่อนำไปสู่การแก้ไขปัญหาต่อไป
กระบวนการตัดสินใจ (Decision Making Process) คือ การกำหนดขั้นตอนในการตัดสินใจแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นภายในองค์กรอย่างมีหลักเกณฑ์ ด้วนการกำหนดขั้นตอนตั้งแต่ขั้นแรกจนถึงขั้นสุดท้ายเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ
รูปแบบของกระบวนการตัดสินใจอาจแตกต่างกันไป กล่าวคือ อาจมีจำนวนขั้นตอนแตกต่างกันไปตามความเหมาะสมหรือเห็นสมควรของผู้เชี่ยวชาญหรือนักวิชาการ สำหรับในที่นี้ จะอ้างถึงกระบวนการตัดสินใจของ Herbert Simon ที่ได้แบ่งแยกระยะของการตัดสินใจออกเป็น 3 ขั้นตอนแรกของกระบวนการแก้ไขปัญหา ได้แก่ Intelligence Phase, Design Phase และ Choice Phase ต่อมา George Huber ได้นำมารวมเข้ากับกระบวนการแก้ไขปัญหา จึงทำให้การตัดสินใจและกระบวนการแก้ไขปัญหารวมแล้วมีจำนวนทั้งหมด 5 ขั้นตอน ได้แก่ Intelligence Phase, Design Phase, Choice Phase, Implementation Phase และ Monitoring Phase
ในแต่ละขั้นตอนมีรายละเอียดดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 การใช้ความคิด (Intelligence Phase)
ประกอบด้วยการค้นหาสาเหตุของปัญหา โดยศึกษาถึงต้นเหตุของปัญหา ประเมินผลที่จะเกิดขึ้นหากไม่ทำการแก้ไขปัญหา วิเคราะห์ปัจจัยแวดล้อมของปัญหา เพื่อสร้างแบบจำลองที่ใช้อธิบายลักษณะและสาเหตุของปัญหา โดยอาจใช้การจำแนกปัญหาออกเป็นส่วนย่อยและคิดวิธีการแก้ไขปัญหา ซึ่งผลที่ได้รับจากขั้นตอนนี้ เรียกว่า "Decision Statement" หรือ "การระบุปัญหา" นั่นเอง
เช่น ในการตัดสินใจเลือกรายวิชาที่จะต้องลงทะเบียนเรียนในภาคการศึกษาหน้า ต้องทำการสร้าง Decision Statement ซึ่งก็คือ รายวิชาที่ควรลงทะเบียน เป็นต้น สิ่งสำคัญคือ ต้องทำการจำแนกสาเหตุที่แท้จริงของปัญหาก่อนทำการแก้ไข ไม่ควรแก้ไขที่ปลายเหตุ เช่น เมื่อได้รับการตำหนิจากลูกค้าเรื่องการส่งของล่าช้า แล้วทำการแก้ไขโดยจัดให้มีโทรศัพท์สายด่วนเพื่อให้ลูกค้าแจ้งปัญหาการส่งสินค้า ซึ่งจัดเป็นการเพิ่มงานให้กับแผนกจัดส่งสินค้า (เนื่องจากต้องจัดพนักงานรับโทรศัพท์สายด่วนจากลูกค้า) โดยที่ไม่ได้เพิ่มความเร็วในการส่งสินค้า จัดเป็นตัวอย่างของการแก้ไขปัญหาผิดจุด เป็นต้น
ขั้นตอนที่ 2 การออกแบบ (Design Phase)
เป็นขั้นตอนการสร้างและวิเคราะห์ทางเลือกในการตัดสินใจ โดยทางเลือกที่สร้างขึ้นมาจะต้องมีความเป็นไปได้ในการแก้ไขปัญหาให้ได้ประโยชน์สูงสุด และในขั้นตอนนี้ต้องมีการกำหนดวัตถุประสงค์ของการตัดสินใจ เช่น การตัดสินใจเลือกรายวิชาที่จะลงทะเบียนในภาคการศึกษาหน้า ผู้ลงทะเบียนต้องทราบข้อมูลต่าง ๆ เกี่ยวกับรายวิชา เช่น รายวิชาที่จำเป็นต้องลงทะเบียนสำหรับสาขาวิชาของตน รายวิชาที่มีการกำหนดลำดับการลงทะเบียน (อาจกำหนดให้ลงรายวิชาใดก่อน จึงจะสามารถลงทะเบียนรายวิชานี้ได้) และยังต้องทราบรายวิชาที่เปิดสอนในภาคการศึกษาหน้า เวลาเรียน ห้องเรียน กำหนดการสอบและห้องสอบของแต่ละรายวิชา เพื่อให้ผู้ตัดสินใจสามารถสร้างทางเลือกได้หลาย ๆ ทาง ประกอบการตัดสินใจ ในขั้นตอนนี้อาจมีการสร้างแบบจำลอง (Model) แผนภาพการตัดสินใจแบบต้นไม้ (Decision Tree) หรือตารางการตัดสินใจ (Decision Table) ก็ได้ ทั้งนี้ เพื่อใช้ในการพัฒนาทางเลือกในการตัดสินใจ
ขั้นตอนที่ 3 การเลือกทางเลือกที่ดีที่สุด (Choice Phase)
เป็นขั้นตอนของการค้นและการประเมินทางเลือกต่าง ๆ ที่ได้จากขั้นตอนการออกแบบและคัดเลือกให้เหลือทางเลือกเดียว โดยผลลัพธ์ที่ได้จากขั้นตอนนี้คือ ทางเลือกเพื่อการนำไปใช้จริงในการแก้ไขปัญหา เช่น ในการเลือกรายวิชาที่จะลงทะเบียนในภาคการศึกษาหน้า นอกจากเลือกลงทะเบียนวิชาบังคับแล้ว ยังต้องลงทะเบียนในวิชาเลือกด้วย ซึ่งมีหลายวิชาที่นักศึกษาจะต้องตัดสินใจเลือก โดยนักศึกษาจะต้องพิจารณาถึงทางเลือกดังกล่าวเป็นส่วน ๆ ได้แก่ พิจารณาลักษณะรายวิชา งานที่ต้องส่งของแต่ละรายวิชา ตารางเรียน ตารางสอบ เวลาเรียน และทำการประเมินทางเลือกต่าง ๆ ตามส่วนที่พิจารณาที่ทำให้นักศึกษาสามารถลงทะเบียนได้อย่างถูกต้อง
ขั้นตอนที่ 4 การนำไปใช้ (Implementation Phase)
เป็นขั้นตอนการนำทางเลือกในการแก้ไขปัญหาที่ได้จากขั้นตอนที่ 3ไปลงมือปฏิบัติเพื่อแก้ไขปัญหาจริง ซึ่งอาจจะประสบความสำเร็จ หรืออาจจะประสบกับความล้มเหลวก็ได้ หากนำไปใช้แล้วล้มเหลว ก็อาจย้อนกลับไปสู่ขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่ง เพื่อทบทวนกระบวนการใหม่ได้เสมอ (เป็นกิจกรรมในขั้นตอนติดตามผล)
ขั้นตอนที่ 5 การติดตามผล (Monitoring Phase)
การติดตามผล เป็นขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการตัดสินใจและแก้ไขปัญหา ในขั้นตอนนี้ ผู้ตัดสินใจจะมีการประเมินผลหลังจากนำแนวทางที่ได้เลือกแล้วไปใช้ในการแก้ไขปัญหา หากผลลัพธ์ที่ได้ไม่เป็นที่น่าพอใจจะต้องพิจารณาถึงสาเหตุว่าเกิดขึ้นจากขั้นตอนใด หรือขาดสารสนเทศส่วนใดไปบ้าง เพื่อนำไปปรับปรุงการตัดสินใจแก้ไขปัญหาใหม่อีกครั้งหนึ่ง
10.3 ลักษณะของปัญหาที่ผู้ตัดสินใจต้องเผชิญ
ผู้ที่ทำหน้าที่ในการตัดสินใจซึ่งโดยส่วนใหญ่จะหมายถึงผู้บริหารจะต้องทำการตัดสินใจดำเนินธุรกิจหรือวางแผนการดำเนินงานเป็นประจำทุกวัน เช่น การวางแผนการผลิต การหาจุดคุ้มทุน การพิจารณาโครงการลงทุน การตั้งราคาขายสินค้า การหาส่วนผสมทางการผลิต เป็นต้น แผนงานเหล่านี้ล้วนเป็นปัญหาที่ผู้ตัดสินใจจะต้องตัดสินใจแก้ไข ซึ่งจะต้องอาศัยข้อมูลและสารสนเทศประกอบการตัดสินใจ บางปัญหาผู้ตัดสินใจก็มีข้อมูลและสารสนเทศครบถ้วน ทำให้ทราบถึงผลลัพธ์ที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย แต่บางปัญหาที่มีข้อมูลไม่เพียงพอ ก็จะต้องอาศัยการประมาณหรือการคาดคะเน จากประสบการณ์ของผู้บริหารเอง ดังนั้น จึงได้มีการแบ่งแยกประเภทของปัญหาออกเป็น 3 แบบ ได้แก่
1. ปัญหาแบบมีโครงสร้าง (Structured Problem) เป็นปัญหาที่มีวิธีการแก้ไขปัญหาได้อย่างชัดเจนแน่นอน หรือ สามารถจำลองปัญหาได้ด้วยสูตรทางคณิตศาสตร์ (แบบจำลองทางคณิตศาสตร์) และแทนค่าในสูตรจนสามารถคำนวณหาคำตอบได้อย่างชัดเจน หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งคือ ปัญหาที่ผู้ตัดสินใจมีข้อมูลและสารสนเทศประกอบการตัดสินใจอย่างครบถ้วนและสามารถนำไปใช้แก้ปัญหาได้โดยการเขียนโปรแกรม เช่น ปัญหาการกำหนดระดับสินค้าคงคลัง
หากผู้ตัดสินใจทราบปริมาณความต้องการที่แน่นอน ปริมาณการสั่งซื้อที่ประหยัดที่สุด ระดับสินค้าคงคลังเพื่อความปลอดภัย และจุดสั่งซื้อสินค้า ผู้ตัดสินใจก็สามารถคำนวณหาผลลัพธ์ได้อย่างแน่นอน
2. ปัญหาที่ไม่มีโครงสร้าง (Structured Problem) เป็นปัญหาที่ไม่สามารถหาวิธีการแก้ไขได้อย่างชัดเจนและแน่นอน ไม่สามารถจำลองได้ด้วยสูตรทางคณิตศาสตร์ หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งคือ ปัญหาที่ผู้ตัดสินใจมีข้อมูลและสารสนเทศไม่เพียงพอต่อการแก้ไขปัญหา จึงต้องอาศัยประสบการณ์ของผู้ตัดสินใจ เช่น ปัญหาการเลือกลงทุนกับหุ้นที่อยู่ในตลาดหลักทรัพย์ เนื่องจากผู้ตัดสินใจลงทุนไม่สามารถทราบได้แน่นอนว่าหุ้นที่ต้องการลงทุนจะให้ผลตอบแทนสูงสุดหรือไม่เมื่อถึงสิ้นปี
3. ปัญหาแบบกึ่งโครงสร้าง (Semistructured Problem) เป็นปัญหาที่มีลักษณะเฉพาะ ส่วนมากจะไม่เกิดซ้ำและไม่มีกระบวนการดำเนินการมาตรฐาน หรือเป็นปัญหาที่มีวิธีการแก้ไขเพียงบางส่วนเท่านั้น ส่วนที่เหลือจะต้องอาศัยประสบการณ์หรือความชำนาญในการตัดสินใจแก้ปัญหา ส่วนเทคโนโลยีสารสนเทศให้ได้แค่การสนับสนุนเท่านั้น เช่น จากปัญหาการกำหนดระดับสินค้าคงคลัง ผู้ตัดสินใจไม่สามารถทราบปริมาณความต้องการสินค้าที่แน่นอนได้ ก็จะไม่สามารถคำนวณหาผลลัพธ์ได้อย่างถูกต้อง แต่จะต้องอาศัยประสบการณ์ในการคาดการณ์ปริมาณความต้องการที่จะเกิดขึ้น ในอนาคตการพัฒนาในด้านปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence : AI) อาจจะช่วยให้การตัดสินใจประเภทนี้มีคุณภาพมากขึ้นได้
O ระดับการจัดการในองค์กรและประเภทของปัญหา
ปัญหาทั้ง 3 ประเภทที่กล่าวมาข้างต้น ในแง่ของระดับการจัดการในองค์กรแล้ว ผู้บริหารในแต่ละระดับอาจจะต้องเผชิญกับปัญหาทั้ง 3 ประเภท แต่ละประเภทในแต่ละระดับก็จะแตกต่างกันออกไป
10.4 ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System : MIS)
ในบทที่ 6 ได้กล่าวถึง ระบบสารสนเทศแต่ละชนิดไปบ้างแล้วพอสังเขป สำหรับการกล่าวถึงระบบ MIS ในบทนี้จะมุ่งเน้นไปที่การอธิบายถึงความสำคัญของ MIS ที่เป็นส่วนสนับสนุนการสร้างสารสนเทศที่ดี เพื่อนำไปใช้ในการวิเคราะห์การตัดสินใจของระบบ DSS ต่อไป
วัตถุประสงค์หลักของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการก็คือ ช่วยให้องค์กรสามารถบรรลุสู่เป้าหมายได้ ด้วยการช่วยให้ผู้บริหารสามารถรับรู้ และรับทราบถึงรายละเอียดของการปฏิบัติงานที่อาจได้รับในรูปแบบของ "รายงาน (Report)" ซึ่งจะทำให้ผู้บริหารสามารถควบคุม จัดการ และวางแผนการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยบทบาทสำคัญของระบบ MIS ก็คือ การจัดเตรียมสารสนเทศที่ถูกต้อง ตรงประเด็น และมีรูปแบบ ที่สามารถใช้งานได้ทันที ในเวลาที่ต้องการให้กับผู้บริหาร ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วจะอยู่ในรูปแบบของ "รายงาน (Report)" ประเภทต่าง ๆ
การทำงานของระบบ MIS ในมุมมองการไหลของสารสนเทศ เริ่มจากข้อมูลที่ได้จากการดำเนินงานในแต่ละวันขององค์กร (Business Transaction) ถูกนำเข้าสู่ระบบ ซึ่งไม่ว่าจะด้วยพนักงานขององค์กรเอง หรือจากสาขาย่อยที่มีการเชื่อมต่อกันด้วยเครือข่ายอินเตอร์เน็ตหรืออินทราเน็ตก็ตาม จะเชื่อมต่อเข้ากับระบบประมวลผลข้อมูล (Transaction Processing System : TPS) ขององค์กร เช่น โปรแกรมเงินเดือน โปรแกรมขายสินค้า เป็นต้น ที่จะมีเจ้าหน้าที่คอยป้อนรายการข้อมูลที่เกิดขึ้นในแต่ละวันเข้าสู่ระบบ เพื่อให้ระบบ TPS จัดการประมวลผล ตรวจสอบข้อมูลที่เข้ามาให้กลายเป็นสารสนเทศ พร้อมที่จะส่งไปยังระบบ MIS เพื่อจัดการสารสนเทศให้อยู่ใน
รูปแบบรายงานชนิดต่าง ๆ ตามความต้องการ และนำสารสนเทศไปเก็บไว้ในฐานข้อมูลเพื่อให้สามารถนำไปใช้งานในระบบอื่น และบุคลากรในองค์กรต่อไป
10.4.1 ข้อมูลนำเข้าระบบ MIS
ข้อมูลที่นำเข้าสู่ระบบ MIS มาจากแหล่งข้อมูลทั้งภายในและภายนอกองค์กร สำหรับแหล่งข้อมูลภายในองค์กร อาจได้มาจากระบบ TPS หรือได้จากการประมวลผลโดยการควบคุมของระบบวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP : Enterprise Resource Planning) หรือได้จากคลังข้อมูล (Data Warehouse) และดาต้ามาร์ท (Data Mart) ขององค์กร ซึ่งแหล่งข้อมูลเหล่านี้จะได้รับข้อมูลจากแผนกต่าง ๆ ทั้งองค์กร ส่วนแหล่งข้อมูลภายนอกองค์กรนั้น อาจได้มาจากลูกค้า ผู้จัดจำหน่าย คู่แข่งทางธุรกิจ ผู้ถือหุ้น หรือแม้กระทั่งข้อมูลจากอินเตอร์เน็ต ซึ่งในบางองค์กรอาจมีการเชื่อมต่อเครือข่ายเป็นแบบเอ็กซ์ทราเน็ต (Extranet ) กับแหล่งข้อมูลดังกล่าว เพื่อตกลงแลกเปลี่ยนข้อมูลซึ่งกันและกัน
10.4.2 ผลลัพธ์จากระบบ MIS
เมื่อระบบ MIS ได้รับข้อมูลเหล่านี้มา ก็จะทำการประมวลผลให้กลายเป็นสารสนเทศ ที่อยู่ในรูปแบบที่พร้อมจะถูกนำไปใช้งานโดยผู้บริหารหรือผู้ตัดสินใจตามความต้องการต่อไป ซึ่งการนำสารสนเทศไปใช้ส่วนใหญ่จะอยู่ในรูปของ "รายงาน (Report)" ชนิดต่าง ๆ ได้แก่ รายงานตามกำหนดเวลา รายงานตามความต้องการ รายงานกรณีเฉพาะ และรายงานวิเคราะห์แบบเจาะลึก ดังรายละเอียดต่อไปนี้
O รายงานตามกำหนดเวลา (Scheduled Report)
รายงานตามกำหนดเวลา เป็นรายงานที่ถูกจัดทำขึ้นมาตามระยะเวลาที่ได้กำหนดไว้เป็นตารางการออกรายงาน ซึ่งอาจเป็นประจำทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน หรือทุกปี เช่น รายงานสรุปต้นทุนในการผลิตประจำสัปดาห์ รายงานการผลิตสินค้าประจำวัน รายงานสรุปยอดขายประจำวัน (รายงานการไปปฏิบัติราชการ, รายงายยอดกำลังพล, รายงานการใช้จ่ายงป., รายงานยอดการส่งซ่อมสิ่งอุปกรณ์, รายงานการขออนุมัติโครงการจัดหาคอม.) เป็นต้น สำหรับรายงานตามกำหนดเวลาที่จัดทำขึ้น จะเป็นข้อมูลเพื่อนำไปสู่การสร้างรายงานอีกชนิดหนึ่ง คือ "รายงานเพื่อการชี้วัด (Key - indicator Report) เพื่อใช้เป็นยอดเริ่มต้นของวันพรุ่งนี้ เป็นต้น รายงานประเภทนี้มักจะถูกใช้โดยผู้บริหารเพื่อตรวจสอบการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นในแต่ละวันโดยสรุป ซึ่งจะทำให้ทราบผลของการปฏิบัติงานได้อย่างรวดเร็ว
O รายงานตามความต้องการ (Demand Report)
รายงานชนิดนี้ถูกจัดทำขึ้นเมื่อมีผู้ร้องขอ ไม่มีช่วงเวลาในการจัดทำที่แน่นอน เช่น ผู้บริหารต้องการให้เจ้าหน้าที่จัดทำรายงานยอดขายสินค้าของตัวแทนขายทุกคน เป็นต้น รายงานชนิดนี้ผู้จัดจำหน่ายและลูกค้าขององค์กรสามารถร้องขอให้จัดทำได้เช่นกัน ยกตัวอย่าง ลูกค้ารายหนึ่ง ร้องขอให้บริษัทจัดส่งพัสดุระหว่างประเทศ จัดทำรายงานเส้นทางการขนส่งสินค้าจากต้นทางมายังปลายทาง เป็นต้น
O รายงานกรณีเฉพาะ (Exception Report)
หรืออาจเรียกว่ารายงานกรณีพิเศษ ซึ่งถูกจัดทำขึ้นก็ต่อเมื่อมีเหตุการณ์ที่ผิดปกติเกิดขึ้น หรือเมื่อต้องการรายงานเพื่อนำไปจัดทำการบริหารงานต่อไป เช่น ผู้จัดการสินค้าคงคลัง ต้องการให้จัดทำรายงานสินค้าคงคลังสำหรับสินค้าทุกรายการทีมีปริมาณมากกว่า 2,000 หน่วย ทั้งนี้ เนื่องจากมีลูกค้าใหม่สั่งซื้อสินค้ามาหลายรายการในปริมาณที่มากพอสมควร ผู้บริหารจึงจำเป็นต้องตรวจสอบรายการสินค้าว่า รายการใดมีไม่เพียงพอบ้างเพื่อจะได้สั่งหรือผลิตเพิ่มได้ทันเวลา เป็นต้น
จะเห็นว่ารายงานกรณีเฉพาะกับรายงานเพื่อการชี้วัดจะมีวัตถุประสงค์เพื่อการจัดการเหมือนกัน แต่สำหรับรายงานกรณีเฉพาะจะถูกนำมาใช้กับเหตุการณ์ที่มีความสำคัญและเร่งด่วนมากกว่า
O รายงานแบบวิเคราะห์เจาะลึก (Drill Down Report)
เป็นรายงานที่แสดงข้อมูลสำหรับเหตุการณ์โดยเฉพาะเหตุการณ์หนึ่งหรือเรื่องใดเรื่องหนึ่ง อย่างละเอียดและชัดเจน รายงานประเภทนี้จะมีระดับของความละเอียดของข้อมูลทีนำมาจัดทำ เช่น ระดับที่ 1 แสดงการพยากรณ์ยอดขายในแต่ละไตรมาส ระดับที่ 2 แสดงการพยากรณ์ยอดขายเฉพาะไตรมาสที่ 2 แต่ให้แสดงรายละเอียดของสินค้าด้วย ระดับที่ 3 แสดงการพยากรณ์ยอดขายเฉพาะไตรมาสที่ 2 และเฉพาะสินค้าประเภทสุขภาพเท่านั้น เป็นต้น
ความเห็น (0)
ไม่มีความเห็น