การบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์ (Results Based Management : RBM)

บทความ เรื่อง   การบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์  (Results  Based  Management : RBM) 

 

บทนำ

 

                  ในช่วงทศวรรษที่  1980  เป็นต้นมา  รัฐบาลของประเทศที่พัฒนาทั้งในทวีปยุโรป  อเมริกาเหนือ  และออสเตรเลีย  ได้เร่งปฏิรูประบบราชการทั้งนี้เนื่องจากประเทศเหล่านั้นประสบปัญหาด้านเศรษฐกิจทั้งในเรื่องการแข่งขันการค้าระหว่างประเทศ  การใช้จ่ายของรัฐที่มีสัดส่วนสูงเมื่อเทียบกับรายจ่ายรวมทั้งประเทศ  ปัญหาการขาดดุลของงบประมาณภาครัฐและปัญหาเรื่องความล่าช้าในการบริการประชาชน  รัฐบาลของประเทศเหล่านั้นจึงต้องการที่จะปรับปรุงระบบการบริหารงานราชการให้มีความทันสมัย  ขจัดความไม่คล่องตัวทางการบริหารตลอดจนได้เปลี่ยนแปลงกระบวนทัศน์การบริหารแบบเดิมที่มุ่งเน้นให้ความสำคัญต่อปัจจัยนำเข้าและกฎระเบียบมาใช้วิธีการบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์  (Results  Based  Management : RBM)  เพื่อปรับเปลี่ยนวิธีการบริหารรัฐกิจให้มีลักษณะเป็นอย่างภาคธุรกิจเอกชน  (ทศพร  ศิริสัมพันธ์, 2543 : 145)  โดยมุ่งเน้นถึงประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการบริหารงานกำหนดยุทธศาสตร์  วัตถุประสงค์และเป้าหมายขององค์กร  พร้อมทั้งต้องสร้างตัวชี้วัดความสำเร็จของการดำเนินงานที่ชัดเจน  และสามารถตรวจสอบได้

 

 

ความหมายและแนวความคิดของการบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์

 

 

                  ระบบการบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์มักจะมีชื่อเรียกที่แตกต่างกันไป  เช่น  การบริหารงานโดยยึดวัตถุประสงค์  (Management  by  Objective : MBO)  หรือการบริหารผลการดำเนินงาน  (Performance  Management)  ซึ่งมีแนวความคิดหลักเหมือนกัน  แม้ว่าจะแตกต่างกันไปบ้างในราย ละเอียด  การบริหารแบบมุ่งสัมฤทธิ์ได้มีผู้ให้ความหมายไว้ดังต่อไปนี้

 

            Canadian International Development Agency ; CIDA (1999) กล่าวว่า การบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์ เป็นวิธีการในการปรับปรุงการบริหารให้เกิดประสิทธิผล (Effectiveness) และโปร่งใสสามารถตรวจสอบได้ (Accountability) โดยที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเข้ามามีส่วนร่วมในการกำหนดเป้าหมาย ประเมินความเสี่ยง กำกับติดตามกระบวนการดำเนินงานเพื่อการบรรลุผลตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ รวมถึงการมีส่วนร่วมในการตัดสินใจทางบริหารและการรายงานผลการปฏิบัติงาน

 

 

                  ทศพร  ศิริสัมพันธ์  (2543 : 146)  กล่าวว่า  การบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์  เป็นการบริหารที่เน้นการวางแผน  การกำหนดวัตถุประสงค์  เป้าหมาย  และกลยุทธ์การดำเนินงานแบบมีส่วนร่วม  ผู้บริหารในแต่ละระดับขององค์การต้องยอมรับและคำนึงถึงผลงาน  รวมทั้งต้องให้ความสำคัญกับการจัดวางระบบการตรวจสอบผลงานและการให้รางวัลตอบแทนผลงาน  (Performance  Related) 

 

                  ทิพาวดี  เมฆสวรรค์  (2543 : 12)  ได้ให้ความหมาของการบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์  ว่าเป็นการบริหารโดยมุ่งเน้นที่ผลลัพธ์หรือความสัมฤทธิ์ผลเป็นหลัก  ใช้ระบบการประเมินผลงานที่อาศัยตัวบ่งชี้เป็นตัวสะท้อนผลงานให้ออกมาเป็นรูปธรรม  เพื่อการพัฒนาปรับปรุงกระบวนการปฏิบัติงานให้ดียิ่งขึ้นและแสดงผลงานต่อสาธารณะ

 

                  จากที่กล่าวมาสามารถสรุปได้ว่า  การบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์  (Results  Based  Management : RBM)  เป็นการบริหารที่ให้ความสำคัญต่อผลการดำเนินงานและการตรวจวัดผลสำเร็จในการดำเนินงานขององค์การ  ทั้งในแง่ของปัจจัยนำเข้า  กระบวนการ  ผลผลิตและผลลัพธ์ซึ่งจะต้องมีการกำหนดตัวบ่งชี้วัดผลการดำเนินงาน  (Key  Performance  Indicators : KPIs)  รวมทั้งการกำหนดเป้าหมาย  (Targets)  และวัตถุประสงค์  (Objectives)  ไว้ล่วงหน้า  โดยอาศัยการมีส่วนร่วมระหว่างผู้บริหาร  สมาชิกขององค์การ  และตลอดถึงผู้ที่มีส่วนได้ส่วนเสียกลุ่มต่าง ๆ  (Stakeholders)  ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานขององค์การ

 

 

                  การบริหารงานของภาครัฐในอดีตจะเน้นที่การบริหารปัจจัยนำเข้า  (Inputs)  ซึ่งได้แก่  ทรัพยากรต่าง ๆ  ที่รัฐจะนำมาใช้ในการปฏิบัติงาน  คือ  เงิน  คน  วัสดุ  ครุภัณฑ์ต่าง ๆ  โดยเน้นการทำงานตามกฏ  ระเบียบ  และความถูกต้องตามกฎหมาย  และมาตรฐาน  แต่การบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์จะเน้นที่ผลลัพธ์  (Outcomes)  ของงาน  โดยจะให้ความสำคัญที่การกำหนดพันธกิจและวัตถุประสงค์ของโครงการ / งาน  เป้าหมายที่ชัดเจน  การกำหนดผลผลิตและผลลัพธ์ที่ต้องการของทุกโครงการในองค์การให้สอดคล้องเป็นไปในทางเดียวกับภารกิจและวัตถุประสงค์ขององค์การ  มีการกำหนดตัวบ่งชี้วัดผลการทำงานหลัก  (Key  Performance  Indicators - KPI)  ไว้อย่างชัดเจน  เป็นที่เข้าใจของทุกคนในองค์การ  การวัดความก้าวหน้าของการปฏิบัติงานโดยใช้ตัวบ่งชี้วัดดังกล่าว  การยืดหยุ่นทางการบริหารและสนับสนุนทรัพยากรแก่ผู้บริหารระดับล่างอย่างเหมาะสม  การประเมินผลการปฏิบัติงานและการให้ค่าตอบแทนตามผลงาน  ตลอดจนการปรับปรุงพัฒนางานให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงขึ้น  เพื่อให้สามารถสนองตอบต่อปัญหาและความต้องการของประชาชนในฐานะผู้รับบริการจากองค์กรของรัฐได้เป็นอย่างดี

 

 

3

 

                  ปัจจัยหลักพื้นฐานที่ทำให้การบริหารมุ่งผลสัมฤทธิ์ประสบความสำเร็จคือ  การมีระบบข้อมูลที่เที่ยงตรงเชื่อถือได้  ไม่ว่าจะเป็นระบบข้อมูลตัวชี้วัดผลการปฏิบัติงานเพื่อให้ทราบความคืบหน้าของการปฏิบัติงาน  หรือระบบการเงินและบัญชีที่สามารถให้ข้อมูลแยกรายโครงการเพื่อให้ทราบต้นทุนค่าใช้จ่ายในแต่ละงาน  การได้รับข้อมูลที่ถูกต้องจะช่วยให้ผู้บริหารทุกระดับตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง

 

                  สรุปได้ว่า  การบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์  (Results  Based  Management : RBM)  จึงเป็นการบริหารเพื่อการจัดหาให้ได้ทรัพยากรการบริหารมาอย่างประหยัด (Economy)  เน้นใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ (Efficiency)  และการได้ผลงานที่บรรลุเป้าหมายขององค์การ (Effectiveness)

 

กระบวนการของการบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์

 

 

                  การบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์จะประกอบด้วยขั้นตอนที่สำคัญ ๆ  4  ขั้นตอน  (อ้างถึงใน   วีระยุทธ  ชาตะกาญจน์, 2547 :  2-3)  ซึ่งมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

 

                  1.  การวางแผนกลยุทธ์ขององค์การ  ซึ่งองค์การจะต้องทำการกำหนดทิศทางโดยรวมว่า  ต้องการที่จะทำอะไรอย่างไร  ซึ่งเป็นเรื่องของการวางยุทธศาสตร์หรือวางแผนกลยุทธ์  เพื่อทำการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมทั้งภายนอกและภายในองค์การ  (SWOT  Analysis)  และให้ได้มาซึ่งเป้าประสงค์สุดท้ายที่ต้องการขององค์การหรือวิสัยทัศน์  (Vision)  อันจะนำไปสู่การกำหนดพันธกิจ  (Mission)  วัตถุประสงค์  (Objective)  เป้าหมาย  (Target)  และกลยุทธ์การดำเนินงาน  (Strategy)  รวมทั้งพิจารณาถึงปัจจัยสำคัญแห่งความสำเร็จขององค์การ  (Critical  Success  Factors)  และสร้างตัวบ่งชี้วัดผลการดำเนินงาน(Key  Performance  Indicators)ในด้านต่าง ๆ 

 

                  2.  การกำหนดรายละเอียดของตัวบ่งชี้วัดผลการดำเนินงาน  เมื่อผู้บริหารขององค์การได้ทำการตกลงร่วมเกี่ยวกับตัวบ่งชี้วัดผลการดำเนินงานแล้ว  จะเริ่มดำเนินการสำรวจเพื่อหาข้อมูลหลักฐานเกี่ยวกับสภาพในปัจจุบัน  (Baseline  Data)  เพื่อนำมาช่วยในการกำหนดความชัดเจนของตัวบ่งชี้ดังกล่าว  ทั้งในเชิงปริมาณ  (Quantity)  คุณภาพ  (Quality)  เวลา  (Time)  และสถานที่หรือความครอบคลุม  (Place)  อันเป็นเป้าหมายที่ต้องการของแต่ละตัวบ่งชี้

 

                  3.  การวัดและการตรวจสอบผลการดำเนินงาน  ผู้บริหารจะต้องจัดให้มีการตรวจสอบและรายงานผลการดำเนินงานของแต่ละตัวบ่งชี้ตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้  เช่น  รายเดือน  รายไตรมาส  รายปี  เป็นต้น  เพื่อแสดงความก้าวหน้าและสัมฤทธิ์ผลของการดำเนินงานว่าเป็นไปตามเป้าหมายที่ต้องการหรือไม่  อย่างไร  นอกจากนี้ในบางกรณีอาจจะจัดให้มีคณะบุคคลเพื่อทำการตรวจสอบผลการดำเนินงานเป็นเรื่อง ๆ  ไปก็ได้

 

4

 

                  4.  การให้รางวัลตอบแทน  หลังจากที่ได้พิจารณาผลการดำเนินงานแล้ว  ผู้บริหารจะต้องมีการให้รางวัลตอบแทนตามระดับของผลงานที่ได้ตกลงกันไว้  นอกจากนี้อาจจะมีการให้ข้อเสนอแนะหรือกำหนดมาตรการบางประการเพื่อให้มีการปรับปรุงผลงานให้เป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนดไว้

 

                  จากรายละเอียดของกระบวนการบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์นั้นสามารถจะสรุปแผนภาพเพื่อเพิ่มความเข้าใจได้ดังนี้

 

 

 

                                                                  การวางแผนกลยุทธ์

 

                                                                     ขององค์กร

 

 

                      การให้รางวัล                                                                การกำหนดรายละเอียด

 

                       ผลตอบแทน                                                                           ของตัวชี้วัด

 

                                                              การติดตามตรวจสอบ               

 

                                                                 ผลการดำเนินงาน

 

                 

 

                  แผนภาพที่ 1  กระบวนการของการบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์ 

 

ลักษณะขององค์การที่บริหารงานแบบมุ่งเน้นผลสัมฤทธิ์

 

 

                  องค์การที่ได้ใช้ระบบการบริหารงานแบบมุ่งเน้นผลสัมฤทธิ์จะมีลักษณะทั่ว ๆ  ไปดังต่อไปนี้  (ทิพาวดี  เมฆสวรรค์, 2543  :  20 – 22)            

 

                  1.  มีพันธกิจ  วัตถุประสงค์ขององค์การที่ชัดเจน  และมีเป้าหมายที่เป็นรูปธรรม  โดยเน้นที่ผลผลิตและผลลัพธ์  ไม่เน้นกิจกรรมหรือการทำงานตามกฎระเบียบ

 

                  2.  ผู้บริหารทุกระดับในองค์การต่างมีเป้าหมายของการทำงานที่ชัดเจน  และเป้าหมายเหล่านั้นสั้นกระชับ  ไม่คลุมเครือ  และเป็นเป้าหมายที่มีฐานมาจากพันธกิจขององค์การนั้น

 

                  3.  เป้าหมายจะวัดได้อย่างเป็นรูปธรรมโดยมีตัวบ่งชี้ที่สามารถวัดได้  เพื่อให้สามารถติดตามผลการปฏิบัติงานได้  และสามารถเปรียบเทียบผลการปฏิบัติงานกับองค์กรอื่นที่มีลักษณะงานที่เทียบเคียงกันได้

 

 

5

 

                  4.  การตัดสินในการจัดสรรงบประมาณให้หน่วยงานหรือโครงการต่าง ๆ  จะพิจารณาจากผลสัมฤทธิ์ของงานเป็นหลัก  ซึ่งจะสอดคล้องกับการให้ค่าตอบแทน  สวัสดิการและรางวัลแก่เจ้าหน้าที่ที่จะประเมินจากผลการปฏิบัติงานเป็นหลัก

 

                  5.  เจ้าหน้าที่ทุกคนรู้ว่างานที่องค์การคาดหวังคืออะไร  ทุกคนในองค์การจะคิดเสมอว่างานที่ตนทำอยู่นั้นเพื่อให้เกิดผลอย่างไร  ผลที่เกิดขึ้นจะช่วยให้บรรลุเป้าหมายของโครงการและองค์การอย่างไร  และทุกคนรู้สึกรับผิดชอบต่อผลงานที่ได้กำหนดไว้อย่างเหมาะสมกับกำลังความสามารถของแต่ละคน

 

                  6.  มีการกระจายอำนาจการตัดสินใจ  การบริหารเงิน  บริหารคน  สู่หน่วยงานระดับล่างเพื่อให้สามารถทำงานบรรลุผลได้อย่างเหมาะสม  เป็นการเปิดโอกาสให้ผู้บริหารระดับต้นและระดับกลาง  ซึ่งเข้าใจปัญหาเป็นอย่างดีได้เป็นผู้แก้ปัญหาและสะสมประสบการณ์เพื่อก้าวสู่ผู้บริหารระดับที่สูงขึ้นไป  ซึ่งนอกจากช่วยลดขั้นตอนในการทำงาน  แก้ปัญหาการทำงานที่ล่าช้าแล้ว  ยังเป็นการเพิ่มความยืดหยุ่นและประสิทธิภาพในการทำงานอีกด้วย

 

                  7.  มีระบบสนับสนุนการทำงาน  ในเรื่องระเบียบการทำงาน  สถานที่  อุปกรณ์ในการทำงาน  เช่น  มีระเบียบที่สั้นกระชับในเรื่องที่จำเป็นเท่านั้น  มีสถานที่ทำงานที่สะอาด  เป็นระเบียบ  และมีเทคโนโลยีสารสนเทศที่สนับสนุนให้สามารถตัดสินใจบนฐานข้อมูลที่ถูกต้องและให้บริการได้อย่างรวดเร็ว  ทันเวลา

 

                  8.  มีวัฒนธรรมและอุดมการณ์ร่วมกันเพื่อการทำงานที่สร้างสรรค์  เป็นองค์การที่มุ่งเน้นจะทำงานร่วมกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้  เป็นองค์การเอื้อการเรียนรู้ที่เปิดกว้างต่อความคิดและความรู้ใหม่ ๆ  สามารถปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ต่าง ๆ  ได้ดี

 

                  9.  เจ้าหน้าที่มีขวัญและกำลังใจดี  เนื่องจากมีโอกาสปรับปรุงงาน  และได้ดุลยพินิจในการทำงานที่กว้างขวางขึ้น  ทำให้ผู้รับบริการได้รับความพึงพอใจ  ส่วนเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานเองก็จะได้การตอบแทนตามผลการประเมินจากผลสัมฤทธิ์ของงาน

 

การวัดผลการปฏิบัติงานตามแนวทางการบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์

 

                  การวัดผลการปฏิบัติงานเป็นกิจกรรมที่เกี่ยวกับการกำหนดเป้าหมาย  ตัวบ่งชี้วัดผลสำเร็จของกิจกรรม  การจัดเก็บข้อมูลและเปรียบเทียบผลงานกับเป้าหมายที่กำหนดไว้ล่วงหน้า  การวัดผลการปฏิบัติงานจะช่วยให้องค์การ / ผู้ปฏิบัติงานได้รับข้อมูลและสารสนเทศย้อนกลับที่แสดงถึงผลสำเร็จของการดำเนินงานปัญหาหรือความผิดพลาดที่เกิดขึ้น  เพื่อนำไปสู่การแสดงถึงการมี

 

พันธะ  หน้าที่และความรับผิดชอบต่อสาธารณะ  ผู้กำหนดนโยบาย  แหล่งสนับสนุนงบประมาณ  ฯลฯ  การเสริมสร้างการเรียนรู้ให้แก่บุคลากรและองค์การเพื่อนำไปสู่การปรับปรุงการบริหาร

 

การพัฒนาองค์การ  การออกแบบ / ทบทวนโปรแกรม  กระบวนการดำเนินงานขององค์การหรือของทีมงานที่รับผิดชอบกิจกรรมการดำเนินงาน  รวมทั้งช่วยให้การจัดสรรทรัพยากรเพื่อการ

 

6

 

สนับสนุนการดำเนินงานให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น  การวัดผลการปฏิบัติงานเป็นกระบวนการที่พึงต้องดำเนินการคู่ขนานหรือเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการจัดการผลงาน  มีกิจกรรม / กระบวนการที่สำคัญ  สรุปได้ดังแผนภาพต่อไปนี้

 

 

 

                                                            การกำหนดผลลัพธ์

 

                                                          (ตัวบ่งชี้และมาตรฐาน)                                   

 

                                                                Detine  Results

 

                   รายงานผลลัพธ์                                                                  การวัดผลการปฏิบัติงาน

 

                   Report  Results                                                                    Measure Performance

 

 

                       

 

แผนภาพที่ 2  กระบวนการวัดผลการปฏิบัติงาน

 

                  การกำหนดผลลัพธ์  (ตัวบ่งชี้วัดผลงานและมาตรฐาน)  ซึ่งเป็นขั้นตอนแรกของการวัดผลการปฏิบัติงาน  ผู้ดำเนินการ / องค์การจะต้องระบุหรือคัดเลือกกิจกรรมหลักที่มีความสัมพันธ์กับวัตถุประสงค์  และพันธกิจขององค์การ  พร้อมทั้งระบุหรือกำหนดตัวบ่งชี้วัดผลงานและมาตรฐานที่ต้องการบรรลุถึงของแต่ละกิจกรรม  การกำหนดตัวบ่งชี้วัดผลงานเพื่อดำเนินการวัดผลการปฏิบัติงานจะดำเนินการภายใต้กรอบของระบบการดำเนินงานทั่วไป  โดยมีจุดเน้นในการดำเนินการสรุปได้ตามแผนภาพต่อไปนี้

 

                                                                                                                

 

วัตถุประสงค์  è    ปัจจัยนำเข้า