การเขียนเพื่อแนะนำบุคคลในการประชุมต่าง ๆ

ไม่ว่าจะเป็นการประชุมแบบพิธีการหรือไม่ก็ตาม หากมีผู้เข้าร่วม ที่เป็นแขกผู้มีเกียรติวิทยากร ผู้บรรยาย ผู้อภิปราย ผู้ทรงคุณวุฒิ เป็นต้น จะต้องมีการแนะนำบุคคลเหล่านี้ต่อผู้เข้าร่วมประชุมอื่น ๆ ก่อน โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อสร้างความรู้จักและความสนใจในเบื้องต้นให้แก่ผู้ฟัง เพื่อทราบรายละเอียดว่าบุคคลผู้นั้นเป็นใคร มาจากไหน มีประสบการณ์และเชี่ยวชาญทางด้านใด ทราบซึ่งจะเป็นหน้าที่ของพิธีกร โฆษก หรือผู้ดำเนินรายการประชุมในครั้งนั้น ๆ และมีหลักในการแนะนำที่ควรรู้ ดังนี้

 

1. ต้องแนะนำใคร

 

 บุคคลที่นักประชาสัมพันธ์ต้องแนะนำ ได้แก่ ผู้กล่าวรายงาน ประธานในพิธี ผู้กล่าวต้อนรับ ผู้กล่าวคำปราศรัย ซึ่งบุคคลเหล่านี้มีความเด่น ความสำคัญอยู่ในตัวแล้ว ดังนั้นจึงสามารถแนะนำแต่เพียงชื่อและตำแหน่ง

นอกจากนี้ ประธานในที่ประชุมของหน่วยงาน ประธานการเสนอผลงานวิจัย ประธานการเสนอผลการอภิปรายกลุ่มย่อย ล้วนเลือกมาจากบุคคลสำคัญและผู้ทรงคุณวุฒิที่รู้จักกันดีในวงการเช่นกัน และท่านเหล่านี้ทำหน้าที่ดำเนินการประชุมมิใช่เป็นวิทยากร ฉะนั้นจึงมักจะแนะนำเฉพาะชื่อและตำแหน่งเท่านั้น

ฉะนั้น จะมีเพียงผู้บรรยายสรุป องค์ปาฐก และผู้ดำเนินการอภิปรายเท่านั้น ที่ต้องแนะนำทั้งชื่อ ตำแหน่ง ประวัติ และผลงาน (บุญศรี ปราบณศักดิ์, 2538, หน้า 112)

 

2. แนะนำทำไม

 

  การแนะนำบุคคลมีจุดมุ่งหมายในการให้รายละเอียดเกี่ยวกับบุคคลนั้น เพื่อกระตุ้นให้ผู้ฟังเกิด ความสนใจ และเลื่อมใสศรัทธาในบุคคลที่ได้รับการแนะนำ ขณะเดียวกันการแนะนำยังสร้างความมั่นใจ กำลังใจ และภาคภูมิใจในตัวบุคคลผู้ถูกแนะนำ (วิรัช ลภิรัตนกุล, 2543, หน้า 146)

อาจกล่าวได้ว่า การแนะนำบุคคลมีจุดประสงค์เช่นเดียวกับการแนะนำให้บุคคลรู้จักกันในวงสังคม เป็นการชักนำให้ผู้พูดและผู้ฟังใกล้ชิดกัน พร้อมทั้งสร้างบรรยากาศความอบอุ่น ความเป็นมิตรให้แน่นแฟ้นขึ้น กล่าวโดยสรุป การแนะนำจึงทำให้ผู้พูดอยากพูด และผู้ฟังอยากฟัง

 

3. แนะนำอะไร

 

 เมื่อเริ่มต้นแนะนำบุคคลต้องกล่าวถึงหัวข้อการบรรยายอย่างถูกต้อง

ความสำคัญของการพูด เพื่อเชื่อมโยงระหว่างบุคคลกับความสนใจของผู้ฟัง เป็นการกล่าวถึงโอกาสและความจำเป็นในการพูด

แนะนำบุคคล โดยบอกถึงคุณวุฒิอันโดดเด่นของบุคคล โดยเฉพาะในส่วนของหัวข้อ และประกาศชื่อ นามสกุล ยศ ตำแหน่ง สถานที่ทำงาน การศึกษา ผลงาน และประสบการณ์โดยเฉพาะในส่วนของหัวข้อ ตลอดจนเกียรติประวัติ อย่างแจ่มแจ้งถูกต้อง (ทินวัฒน์ มฤคพิทักษ์, 2548, หน้า 36)

 

4. เตรียมข้อมูลในการแนะนำอย่างไร

 

  การหาข้อมูลของบุคคลที่ต้องแนะนำ อาจทำโดยการจัดทำแบบกรอกข้อมูลส่งให้บุคคลดังกล่าวกรุณาช่วยตอบกลับล่วงหน้า หรือขอข้อมูลจากเลขานุการ (ถ้ามี) และถ้าเป็นไปได้ควรหาโอกาสพูดคุยสนทนากับบุคคลดังกล่าว เพื่อขอความเห็นว่าอยากให้แนะนำในเรื่องใด แนวใด สนทนาถึงประสบการณ์ของเขาในเรื่องที่พูด เพื่อให้ได้ข้อมูลที่สำคัญโดดเด่นเป็นประโยชน์ต่อการแนะนำ

 

5. หลักการเขียนแนะนำ

 

   เมื่อได้ข้อมูลและตัดสินใจแล้วว่าจะใช้ข้อมูลใดบ้างในการแนะนำ ควรเริ่มเขียนร่างคำกล่าวแนะนำ โดยมีหลักการเขียนดังนี้

5.1 สั้นแต่มีสาระสำคัญครบถ้วน เพื่อให้แนะนำได้ภายในเวลาไม่น้อยกว่า 20 วินาที แต่ไม่ควรยาวเกินกว่า 2 นาที ยิ่งผู้พูดเป็นบุคคลสำคัญ มีชื่อเสียงเป็นที่รู้จักดีเพียงใด คำแนะนำจะยิ่งสั้นเพียงนั้น (บุญศรี ปราบณศักดิ์, 2538, หน้า 118)

5.2 แนะนำด้วยความจริงใจ ไม่ยกยอมากเกินไป จนทำให้บุคคลผู้ถูกแนะนำรู้สึกขวยเขิน หรือผู้ฟังรู้สึกอึดอัดหรือหมั่นไส้

5.3 ไม่ควรแนะนำเรื่องส่วนตัวที่ไม่เกี่ยวกับเรื่องที่พูด

5.4 การแนะนำชื่อผู้พูดมักกล่าวชื่อผู้พูดก่อน แล้วตามด้วยประวัติและผลงาน แต่สำหรับชาวตะวันตกนิยมกล่าวถึงประวัติและผลงานก่อน แล้วจึงลงท้ายด้วยชื่อ (บุญศรี ปราบณศักดิ์, 2538, หน้า 112)