Outsourcing กับการพัฒนาสารสนเทศองค์การ
Outsourcing กับการพัฒนาสารสนเทศองค์การ
Outsourcing ได้มีผู้ให้คำจำกัดความไว้ว่า “เป็นกระบวนการ การเคลื่อนย้าย หน้าที่ งาน หน่วยงาน คน หรือทรัพยากรบุคคล ให้กับหน่วยหรือบุคคลภายนอกเป็นผู้ดูแล จัดการ เพื่อบรรลุตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ โดยการใช้ทรัพยากรภายนอกองค์กร” (Baziotopoulos, 2006)
ดังนี้ Outsourcing หรือการจ้างแรงงานจากภายนอก จึงเป็นกระบวนการในการบริหาร ที่เลือกใช้หน่วยงาน องค์การ หรือบุคคลจากภายนอกองค์การ ให้เข้ามาบริหาร หรือดูแลส่วนหนึ่งส่วนใด หรือหน่วยหนึ่งๆ ภายในองค์การของเรา
การ Outsourcing นั้นอาจเกิดได้จากหลายสาเหตุ เช่น การลดต้นทุนทางการบริหาร ลดต้นทุนในการจัดซื้อทรัพยากร หน่วยงานมีความสามารถเฉพาะทางมากขึ้น ลดจำนวนแรงงาน ฯ แต่อย่างไรก็ตาม Outsourcing ก็มีข้อเสียเช่นกัน กล่าวคือ จะทำให้องค์การขาดความเป็นเอกภาพ ความเชื่อมั่นของพนักงานต่อองค์การน้อย ขาดความรู้ความสามารถในการพัฒนาหน่วยขององค์การ เกิดการพึ่งพาหน่วยงานภายนอก เป็นต้น ตัวอย่างการ Outsourcing ที่พบเห็นได้มากขึ้นในปัจจุบัน คือหน่วยงานต่างๆ ทำการ Outsourcing การพัฒนาสารสนเทศองค์การ
Outsourcing กับการพัฒนาสารสนเทศองค์การ
เมื่อพิจารณาไปที่องค์กรทุกองค์กร ในปัจจุบันพบว่ามีการตื่นตัวกับการใช้ไอทีเพิ่มมากขึ้น ทุกองค์กรเริ่มให้ความสำคัญกับงานทางด้าน ไอที มีการลงทุนทางด้านไอที ทั้งทางด้านเครื่องมืออุปกรณ์ ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และ ระบบเครือข่าย รวมถึงการพัฒนาบุคลากรไปเป็นจำนวน มาก ขณะเดียวกันแรงผลักดันของระบบเศรษฐกิจใหม่ (new economy) ที่เป็นเศรษฐกิจที่พึ่งพาข้อมูลข่าวสารมากขึ้น
ทำไมองค์กรต้องหันมาพัฒนาระบบสารสนเทศมากขึ้น คำตอบที่เห็นได้ชัดคงอยู่ที่แรงกดดันของสภาพระบบเศรษฐกิจใหม่ ระบบเศรษฐกิจ ที่มีกลไกการทำงานที่ต้องใช้วิธีการแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารมากขึ้นแรงกดดันที่สำคัญได้แก่ สภาพการตลาดที่เปลี่ยนไป ทางเลือกของลูกค้า เน้นการบริการที่ดี สามารถเลือกหาสินค้าและบริการต่าง ๆ ได้มาก ความต้องการของลูกค้าจึงเป็นสิ่งที่องค์กรต้องปรับตัวในเรื่องการให้บริการ ซึ่งต้องเน้นการดำเนินการตอบสนองความต้องการลูกค้าในด้านต่าง ๆ แรงกดดันอีกด้านหนึ่ง คือ เทคโนโลยีสารสนเทศ มีพัฒนาการที่ก้าวหน้ารวดเร็วมาก มีพัฒนาการที่ทำให้เกิดสิ่งประดิษฐ์ใหม่ เพื่อตอบสนอง การดำเนินงานต่าง ๆ ทั้งทางด้านคอมพิวเตอร์ การประมวลผล เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม และสิ่งอื่น ๆ ได้พัฒนาและนำมาประยุกต์ใช้ในองค์กร ได้มาก
แรงกดดันที่สำคัญอีกประการหนึ่งที่ทำให้องค์กรต่าง ๆ ต้องปรับตัวจากการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ คือสภาวะทางสังคม ที่ปรับเปลี่ยนไป จากเดิมมาก เรากำลังก้าวเข้าสู่ยุคข้อมูลข่าวสารที่ทุกหนทุกแห่งมีการใช้ข้อมูลข่าวสารจำนวนมาก สังคมกำลังเปลี่ยนแปลงเข้าสู่การเป็นสังคม แบบ eSociety มีการใช้ข้อมูลแบบอิเล็กทรอนิกส์ การให้บริการเป็นแบบ eService เมื่อสังคมเปลี่ยนแปลงไปจึงจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนระบบ ระเบียบทางสังคมอีกหลายอย่าง สภาพการเมืองที่เปลี่ยนไปมาก มีกลไกการทำงานแบบโลกาภิวัฒน์มากขึ้น มีกฎหมายทางด้านเทคโนโลยี สารสนเทศเกิดขึ้นใหม่อีกมาก พฤติกรรม และการดำเนินชีวิตของผู้คนในยุคสมัยใหม่นี้จึงพลอยเปลี่ยนแปลงไปจากเดิมมาก
ด้วยสภาพแรงกดดันต่าง ๆ เหล่านี้ ทำให้ทุกองค์กรต้องหันมาปรับปรุงตนเองเพื่อก้าวเข้าสู่การแข่งขัน เน้นในเรื่องการเพิ่มผลผลิต การเพิ่ม คุณภาพและหาวิธีการให้ได้คุณภาพที่ดีทั้งรูปสินค้าและบริการที่ดีมีระบบ และสร้างประสิทธิภาพในการผลิตด้านต่าง ๆ ทั้งทางด้านอุตสาหกรรม พาณิชยกรรม การดำเนินการ แลกเปลี่ยน ค้าขาย เพื่อหาวิธีการลดต้นทุนการผลิต
การพัฒนาระบบสารสนเทศกับความสำเร็จในการดำเนินงาน
การพัฒนาระบบสารสนเทศขององค์กรนับเป็นงานที่ยากงานหนึ่ง เพราะเป็นงานที่ต้องมีการลงทุนสูง ใช้เทคโนโลยีที่มีการปรับเปลี่ยนเร็ว ต้องการผู้รู้ ผู้ชำนาญในเรื่องเฉพาะทำให้บุคลากรในองค์กรไม่พร้อมที่จะดำเนินการได้ด้วยตนเอง หลายองค์กรจึงไม่ประสบผลสำเร็จในเรื่อง การใช้ไอทีในองค์กรเท่าที่ควร ทั้งนี้มีสาเหตุที่สำคัญดังนี้
1. เทคโนโลยีพัฒนาเร็วมาก การพัฒนาทางเทคโนโลยีทำให้อุปกรณ์ไอทีที่ลงทุนจำนวนมากมีลักษณะล้าสมัย โดยเฉพาะงานพัฒนาระบบ ไอที ถ้าหากว่าพัฒนางานได้ช้า เมื่อพัฒนาช้ากว่าการพัฒนาของเทคโนโลยีงานนั้นอาจมีความล้มเหลวสูง เช่น การพัฒนาระบบออนไลน์การขาย ของบริษัทแห่งหนึ่ง เมื่อเริ่มตกลงพัฒนา มีการจัดหาอุปกรณ์พร้อมพัฒนาซอฟต์แวร์ ซึ่งคาดว่าน่าจะพัฒนาให้ใช้งานได้ภายในระยะเวลาหนึ่งปี แต่จากการดำเนินการ เมื่อเวลาผ่านไปโครงการล่าช้ากว่าเดิมมาก จนกว่าจะแล้วเสร็จเข้าปีที่สอง ดังนั้นอุปกรณ์หลายอย่างที่ซื้อมาจึงเริ่มล้าสมัย และเทคนิคการทำงานหลายอย่างได้ใช้วิธีการที่ต้องการฮาร์ดแวร์และระบบสื่อสารที่ดีขึ้นทำให้ไม่สามารถใช้กับฮาร์ดแวร์เก่าได้
2. การเลือกใช้เทคโนโลยี การพัฒนาระบบงานทางด้านสารสนเทศ มักมีการผูกพันกับการใช้เทคโนโลยี เช่น ใช้เทคโนโลยีฐานข้อมูล ระบบ ไคลเอนต์เซิร์ฟเวอร์ใช้เทคโนโลยีแบบเว็บ การเลือกเทคโนโลยีรวมถึงการเลือกใช้วิธีการพัฒนา ซึ่งนั่นหมายถึง ความเหมาะสมในเรื่องการลงทุน ระยะเวลาและความชำนาญ ดังนั้นหากเลือกเทคโนโลยีผิดพลาดก็มีโอกาสที่ทำให้งานล้มเหลวได้เช่นกัน
3. การประเมินขนาดของงานผิดไป งานพัฒนาเทคโนโลยีเกี่ยวโยงกับการออกแบบตามความต้องการ หลายครั้งมีการประเมินงานพัฒนา ตั้งตามความเป็นจริง ทำให้การทำงานไม่ประสบผลสำเร็จตามกำหนดเวลา และยังทำให้ค่าใช้จ่ายในโครงการนั้นบานปลาย จนไม่สามารถควบคุม ได้ งานจำนวนมากที่เมื่อดำเนินการไปก็ยิ่งมีเป้าหมายกระจายออกไปทำให้ไม่สามารถกำหนดเป้าหมายต่าง ๆ ได้
4. วัฒนธรรมองค์กร สภาพการทำงานโครงการหลายอย่างผูกพันกับวัฒนธรรมองค์กรและการดำเนินงานโครงการหลายอย่างจำเป็นต้อง ปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการทำงานของผู้คนในองค์กร ปรับเปลี่ยนสถานะภาพหรือดูแลสภาพการเปลี่ยนแปลงองค์กร แต่วัฒนธรรมขององค์กร หลายอย่างยากที่จะปรับเปลี่ยนได้ นอกจากนี้การทำงานทางซอฟต์แวร์และระบบงานทางไอทีเป็นระบบงานที่เกี่ยวกับผู้คนในองค์กรจำนวนมาก จึงมีผลกระทบต่อผู้คนทั้งทางด้านบวกและลบ สภาพดังกล่าวนี้ทำให้การทำงานทางเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นงานที่ยากและควบคุมดูแลได้ยาก เช่นกัน
5. ขาดการเอาใจใส่จากผู้บริหารระดับสูง ผู้บริหารระดับสูง ผู้บริหารระดับสูงขององค์กรส่วนใหญ่เป็นผู้ที่มีความรู้ทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ น้อย ดังนั้นจึงขาดความรู้ความเข้าใจ ขาดวิสัยทัศน์ การลงทุนหลายโครงการ จึงลงทุนในลักษณะเกินความจริง โดยผู้บริหารกลัวว่าจะน้อยหน้า หรือสู้องค์กรอื่น แต่ขณะดำเนินการขาดการติดตามหรือแก้ไขสถาณการณ์ที่ดีทำให้โครงการทางด้านไอทีในองค์กรเผชิญกับชะตากรรม ขาด การเอาจริงเอาจังจากผู้บริหาร ทำให้งานหลายงานเสร็จไม่ทัน หรือแม้แต่เสร็จแล้วแต่ขาดการใช้งานอย่างเป็นระบบ การแก้ไขปัญหาไม่กระทำ อย่างจริงจัง ดังนั้นระบบเทคโนโลยีสารสนเทศจึงเกี่ยวข้องกับผู้บริหารระดับสูงโดยตรงจนหน่วยงานที่ให้ความสำคัญเรื่องนี้ต้องมีผู้บริหารระดับ สูงที่รู้เรื่องไอทีมาช่วยดำเนินการและตั้งให้เป็นตำแหน่ง CIO-Chief Information Officer
6. ปัญหาในเรื่ององค์กรภายในและหน่วยงานทางด้านไอที การจัดสร้างองค์กร มีการวางระบบภายในให้มีหน่วยงานดูแลทางด้านไอที แต่ สภาพความเป็นจริง หน่วยงานไอทีขาดบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถ ภาระงานเกินขีดความสามารถที่จะทำได้ ทำให้งานระบบเทคโนโลยี สารสนเทศจึงไม่พัฒนาก้าวหน้าเท่าที่เคย หากจะสำรวจองค์กรโดยทั่วไปพบว่า ทุกองค์กรจะมีสภาพคล้ายกัน คือมีหน่วยงานไอทีที่ดูแลระบบ งานไอทีให้องค์กร มีการพัฒนาระบบให้องค์กรแต่หน่วยงานนี้ก็ขาดการดูแลจัดวางความสำคัญ ขาดแคลนบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถ
หนทางแก้ไขทางหนึ่งคือ การเอาต์ซอร์ส
จากปัญหาที่กล่าวมาแล้ว จึงมีแนวคิดว่าจะทำอย่างไร ให้องค์กรสามารถพัฒนาระบบงานทางเทคโนโลยีสารสนเทศได้เร็ว ลงทุนต่ำ และได้ ผลคุ้มค่ากับการลงทุน โดยเฉพาะผลที่ได้ในรูปแบบการใช้งานภายในองค์กร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้านต่าง ๆ สร้างระบบบริการที่ดีตลอดจนมีภาระต่อการลงทุนทางด้านนี้น้อย ควบคุมค่าใช้จ่ายได้
หนทางหนึ่งจึงเริ่มหันมาที่หน่วยงานให้บริการจากภายนอก ซึ่งอาจจะเป็นองค์กรบริษัท หรือธุรกิจที่ให้บริการการพัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศ ให้เป็นบริษัทที่มีความรู้ความชำนาญ สามารถพัฒนาระบบงานให้เสร็จได้เร็ว และควบคุมค่าใช้จ่ายได้ การว่าจ้างหน่วยงานหรือบริษัทภายนอกใน การพัฒนาระบบงานทางด้านไอที แทนการพัฒนาด้านหน่วยงานของตนเองนี้เรียกว่าเอาต์ซอร์ส (outsource) การเรียกใช้บริการในลักษณะนี้เริ่ม เป็นที่รู้จักกันมากขึ้น และมีบริษัทหรือองค์กรที่เข้ามาดำเนินธุรกิจจำพวกนี้มากขึ้น
ข้อดีข้อเสียของการเอาต์ซอร์ส
การเลือกใช้บริการเอาต์ซอร์สเป็นทางหนึ่งที่มีข้อดีข้อเสียที่น่าจะพิจารณา ทั้งนี้เพราะงานทางด้านไอทีเป็นงานที่มีความต่อเนื่อง งานที่มี การลงทุนและผูกพันกับทุกคนในองค์กร การสร้างงานและพัฒนาระบบงานไอที จึงต้องพิจารณาบนพื้นฐานหลายอย่างประกอบกัน
จุดเด่นของการให้บริษัทที่ให้บริการพัฒนาระบบงานเข้ามาทำเอาต์ซอร์สระบบงานขององค์กรที่เห็นเด่นชัดได้แก่
ทางด้านการเงิน
- หลีกเลี่ยงการลงทุนจำนวนมาก เพราะการใช้เอาต์ซอร์สอาจใช้เงื่อนไขข้อตกลงจ่ายค่าบริการตามสภาพของการใช้บริการที่ให้ซึ่ง ทรัพยากรบางอย่างไม่ต้องลงทุนเอง
- ช่วยให้ระบบการไหลของกระแสเงินสดดีขึ้น เพราะการใช้บริการส่วนใหญ่จ่ายเป็นค่าบริการรายเดือน รายปี หรือการจ่ายตามเงื่อนไข
- สามารถปรับแต่งขนาดของระบบ ตามสภาพการใช้งานจึงทำให้ได้ระบบตรงกับสภาพงาน ไม่ลงทุนมากไป ขนาดของการบริการจะตรง ตามสภาพของธุรกิจจริง
- ลดขนาดของสเป็กงาน เพราะไม่ต้องลงทุนในเรื่องไอทีเอง ดังนั้นไม่ต้องมีการเตรียมสถานที่เพื่อรองรับงานทางด้านนี้
ทางด้านเทคนิค
- การเลือกสรรเทคโนโลยีเป็นเรื่องยุ่งยาก ดังนั้นจึงไม่ต้องกังวลเรื่องการเลือกใช้ การลงทุนทางด้านเทคโนโลยีเกี่ยวโยงกับวิสัยทัศน์และ การเล็งหาเทคโนโลยี
- สามารถปรับปรุงเทคโนโลยีให้ก้าวหน้าได้ง่าย เพราะบริษัทผู้ให้บริการเอาต์ซอร์สจะต้องปรับปรุงให้ดีขึ้นตลอดเวลา
- สามารถหาผู้ชำนาญงานทางด้านเทคโนโลยีได้ โดยองค์กรไม่ต้องกังวล เพราะหน่วยงานเอาต์ซอร์สต้องจัดการหาผู้ชำนาญเอง
ด้านการจัดการ
- ทำให้ไม่ต้องกังวลเรื่องการพัฒนางานทางด้านไอที ทำให้สามารถพุ่งความสนใจในเรื่องการบริหารจัดการมาที่เป้าหมายธุรกิจหลักของ องค์กรได้
- กระจายการดูแลทางด้านไอทีไปให้กับองค์กรอื่น โดยให้มีส่วนความรับผิดชอบแทน
- หมดปัญหาในเรื่องการแสวงหาบุคลากรที่เป็นผู้ชำนาญทางด้านไอที และไม่ต้องดูแลหรือมีความกังวลเกี่ยวกับการทำให้บุคลากรอยู่ภายใน องค์กร
ทางด้านทรัพยากรมนุษย์
- การบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ โดยเฉพาะทางด้านไอทีได้ง่ายขึ้น เพราะส่วนใหญ่เป็นงานทางด้านการสนับสนุนและแก้ปัญหาเฉพาะหน้า จึงสามารถรวมบุคลากรและจัดการเรื่องทรัพยากรได้ง่ายกว่าการสร้างหน่วยงานไอทีที่มีความซับซ้อน
- การจัดฝึกอบรมและการสร้างบุคลากรกระทำได้ง่ายกว่า เพราะเน้นการสร้างบุคลากรที่ไม่ต้องเกี่ยวกับเทคโนโลยีอย่างลึกซึ้ง
ทางด้านคุณภาพ
- สามารถกำหนดระดับการให้บริการได้ชัดเจน
- ทำให้การประเมินและตรวจสอบสภาพการทำงานต่าง ๆ ได้ง่าย
- การดำเนินงานทางด้านคุณภาพสามารถควบคุมและจัดการกับหน่วยงานเอาต์ซอร์สได้ง่ายกว่า
ความยืดหยุ่น
- ทำให้ง่ายต่อการปรับเปลี่ยนให้ตรงกับความต้องการและกระทำได้รวดเร็ว
- มีการตอบสนองต่อการใช้งานในเรื่องการดำเนินงานที่ต้องใช้ทรัพยากรสูงสุด และทรัพยากรเบาบางได้ง่าย เช่นการให้บริการที่หนาแน่น ในช่วงเวลาหนึ่ง
อนาคตของเอาต์ซอร์ส
อนาคตของเอาต์ซอร์สน่าจะเป็นทางเลือกที่ดีทางหนึ่งของหลายองค์กร ทั้งนี้เพราะเกือบทุกองค์กรไม่อยากยุ่งยาก และดำเนินการที่ เกี่ยวโยงกับเทคโนโลยีที่ซับซ้อนและพัฒนาอย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ดีในประเทศไทยบริษัทที่ให้บริการทางด้านเอาต์ซอร์สยังมีไม่มาก และ ยังไม่เป็นที่รู้จักกันมากนัก การพัฒนาเทคนิคทางด้านเอาต์ซอร์สเพื่อทำให้เกิดการใช้ทรัพยากรร่วมกัน และพัฒนาการใช้งานให้เกิดประโยชน์ สูงสูด
ความเห็น (3)
มาเยี่ยมชมผลงานครับ
ขอบคุนมากนะค่ะ ที่ทำให้หนูเข้าใจและคุณครูเป็นส่วนหนึ่งที่ได้สอนให้หนูได้ทราบถึงเรื่องดังกล่าวข้างต้น คุณครูทำให้วิชาที่หนูเรียนประสบผลสำเร็จ คือ การค้นคว้าหาความรู้ด้วยตนเอง ขอบพระคุณเป็นอย่างยิ่งค่ะ