จัดการแบบ KM (5): การวางแผนด้วยเครื่องมือของการจัดการความรู้
เราจะทำอย่างไรให้การวางแผนเป็นการวางแผนที่ทุกคนมีส่วนร่วม แผนที่ออกมาเป็นสิ่งที่ทุกคนรู้สึกว่ามีความเป็นเจ้าของร่วม และหากใช้การจัดการความรู้เข้ามามีส่วนช่วยในการวางแผนด้วยจะทำอย่างไรให้ผู้ที่มาวางแผน มีการแลกเลกเปลี่ยน และนำความรู้ฝังลึก หรือ ประสบการณ์ในการทำงานที่ผ่านมา มาร่วมแลกเปลี่ยนและเติมเต็ม เพื่อให้เป็นแผนที่ไม่ได้เริ่มจากศูนย์ แต่สามารถต่อยอดจากความสำเร็จ ที่ผ่านมาได้
มีเครื่องมือทางการจัดการความรู้อีกตัวหนึ่งที่ชื่อ Open Space Technology (OST) ซึงคิดขึ้นโดย Harrison Owen (หารายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ http://www.openspaceworld.org) ที่เป็นเครื่องมือที่ใช้สำหรับการประชุมและวางแผนสำหรับกลุ่มคนจำนวนมากๆ ตั้งแต่ 5 คน ถึงมากกว่า 2000 คนขึ้นไปครับ
สิ่งสำคัญคือหลักการพื้นฐานในการแลกเปลี่ยน ของ OST มี 4 ข้อหลักคือ
1. ทุกคนที่มาเป็นคนที่ “ใช่” (Whoever comes is the right people)
2. อะไรที่เกิดขึ้นเป็นสิ่งเดียวเท่านั้นที่สามารถเกิดขึ้นได้ (Whatever happens is the only thing that could have)
3. สิ่งดีๆจะเกิดขึ้นเมื่อถึงเวลาของมัน (Whenever it starts is the right time)
4. มันจบลงเมื่อมันจบ (When it is over, it is over)
และกฏที่สำคัญอีก 1 ข้อ คือ Law of Two Feet “หากคุณไม่อาจสร้างสรรค์ใดๆได้กับกลุ่มเดิม คุณมีความรับผิดชอบที่จะใช้เท้าทั้งสองไปหาที่ใหม่ที่คุณจะสร้างความแตกต่างให้เกิดขึ้นได้”
ลองสังเกตให้ดี ทั้งหลักการพื้นฐาน และกฏนั้นเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นอยู่แล้วของการประชุมที่ประสบความสำเร็จโดยทั่วไป จุดเด่นของ OST คือผู้เข้าร่วมจะเป็นผู้ที่จัดวาระการประชุม และเขียนผลการประชุมเอง โดยมี Facilitator คอยช่วยกำหนดประเด็นและแนะนำให้กลุ่มดำเนินกระบวนการประชุมและแลกเปลี่ยนตาม OST
ผมได้มีโอกาสในการนำแนวคิดเรื่อง OST นี้ไปจัดกระบวนการเรียนรู้ให้กับบุคลากรของ คณะวิทยาศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย เมื่อเสาร์ที่ผ่านมา (1 สิงหาคม 2552) ซึ่งเป็นโอกาสพิเศษที่ได้ร่วมจัดกระบวนการเรียนรู้กับ อ้อ – วรรณา เลิศวิจิตรจรัส แห่ง สคส. โดยอ้อให้โอกาสในการไปใช้แนวคิดของ OST ในการจัดกระบวนการเรียนรู้ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์คือแผนการจัดการความรู้
แต่การจัดกระบวนการเรียนรู้ในครั้งนี้ไม่ได้จัดเต็มรูปแบบของ OST เนื่องจากติดข้อจำกัดในเรื่องของระยะเวลา โดยที่วางแผนไว้ใช้เวลาประมาณ 3 ชั่วโมง แต่พอถึงเวลาในการจัดกระบวนการเรียนรู้จริงๆ แล้วใช้เวลาไปถึง 4 ชั่วโมง 30 นาทีได้ ซึ่งเป็นการจัดกระบวนการเรียนรู้ที่มีการแลกเปลี่ยนกับผู้เข้าร่วมค่อนข้างมาก จึงใช้เวลาเลยกำหนดเวลาไป แต่ก็สนุกและไดเรียนรู้จากการแลกเปลี่ยนจากผู้เข้าร่วมกิจกรรมอย่างมาก
การประยุกต์หลักการของ OST ที่สำคัญในครั้งนี้คือ การทำให้ผู้เข้าร่วม เห็นว่า หลักพื้นฐานของการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ นั้นอยู่ในการแลกเปลี่ยนในชีวิตประจำวันของเราอยู่แล้ว แล้วจึงให้กฎของการแลกเปลี่ยนเพิ่มอีกหนึ่งข้อ คือ Law of Two Feet เพื่อให้ผู้เข้าร่วม สามารถย้ายตัวเองไปเติมเต็มให้กับหัวข้อ หรือ วาระการประชุมในเรื่องอื่นๆได้ หลังจากนั้นจะให้ทางผู้เข้าร่วมนำเสนอประเด็นที่ ตนเองสนใจและอยากมีส่วนร่วมในการสร้างสรรสิ่งดีๆ ที่จะทำให้คณะ และให้เวลาในการแลกเปลี่ยนกัน
ถึงแม้จะไม่ได้เป็นการนำ OST มาใช้อย่างเต็มรูปแบบ คือขาดการให้ผู้เข้าร่วมมานำเสนอแนวคิดหลักของหัวข้อที่กำหนดขึ้น และการให้จัดวาระการประชุม (เรียงลำดับหัวข้อที่จะใช้แลกเปลี่ยน และเวลาในแต่ละหัวข้อร่วมกัน) การฝึกจดบันทึกและสรุปเนื้อหาในการแลกเปลี่ยนแต่ละหัวข้อ และการนำเสนอผลการแลกเปลี่ยน การทบทวนแผนทั้งหมด
แต่ก็เห็นความมุ่งมั่นพยายาม ที่จะสร้างสิ่งดีๆ เพื่อพัฒนาการทำงานต่างๆ ของผู้เข้าร่วมกิจกรรม และได้เรียนรู้ว่า หากจะใช้ OST อย่างเต็มรูปแบบอาจต้องใช้เวลาอย่างน้อย 1 วัน ครับ ที่ Facilitator จะปรับพื้นความเข้าใจ กำหนดหัวข้อหลักในการแลกเปลี่ยน ให้ผู้เข้าร่วมนำเสนอประเด็นที่สนใจ และร่วมกันจัดวาระ กำหนดการและเวลาในการแลกเปลี่ยนในแต่ละประเด็น รวมถึงการนำเสนอผลการประชุม และการทบทวนแผน
สิ่งที่น่าสนใจของ OST คือ อาจจะมีประเด็น หรือ หัวข้อใหม่ๆ เกิดขึ้นได้ในการแลกเปลี่ยน ซึ่งเป็นสิ่งที่แสดงให้เห็นว่ามีการพัฒนาความรู้ในระหว่างการแลกเปลี่ยน และแสดงให้เห็นว่าผู้เข้าร่วมเองก็มีการปรับแนวคิดและสนใจอยากทำกิจกรรมให้กับองค์กรมากขึ้น เป็นการเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมได้ใช้ความรู้ ความสามารถที่มีอยู่ในการพัฒนางานของตนเอง
ถ้าหากครั้งหน้ามีโอกาสในการนำ OST มาใช้อย่างเต็มรูปแบบจะนำประสบการณ์มาแลกเปลี่ยนเพิ่มเติมอีกครั้ง....จนกว่าจะพบกันใหม่...
ความเห็น (1)
เข้ามาดู ชอบครับ เป็นอีกกระบวนการหนึ่งที่นำมาใช้ในการ ลปรร ในขณะประชุม อาจจะควบคู่กับ AAR (After action review)ที่มุ่งเน้นที่ผลลัพธ์จากการปฏิบัติ และนำมาทบทวนเพื่อให้เกิดการ ลปรร