การเก็บรักษาและการทำลายหนังสือราชการ(3)

ขั้นตอนการทำลายหนังสือราชการสำหรับหน่วยงานที่เริ่มดำเนินการครั้งแรกขอแนะนำให้ดำเนินการกับหนังสือที่เป็นเรื่องธรรมดาสามัญซึ่งไม่มีความสำคัญและเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นเป็นประจำเมื่อดำเนินการแล้วเสร็จให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 1 ปี เป็นต้น ดังนี้

1. เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือสำรวจหนังสือที่ครบกำหนดอายุการเก็บในปีนั้น ไม่ว่าจะเป็นหนังสือที่เก็บไว้เองหรือที่ฝากเก็บ  ภายใน 60 วันหลังจากวันสิ้นปีปฏิทิน 2. จัดทำบัญชีหนังสือขอทำลาย ตามแบบที่ 25 ท้ายระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 อย่างน้อยให้มีต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับ พร้อมกรอกรายละเอียด

3. เสนอบัญชีหนังสือขอทำลายต่อหัวหน้าส่วนราชการเพื่อพิจารณาแต่งตั้งคณะกรรมการทำลายหนังสือ

หัวหน้าส่วนราชการแต่งตั้งคณะกรรมการทำลายหนังสือประกอบด้วยประธานกรรมการและกรรมการอีกอย่างน้อยสองคน โดยปกติให้แต่งตั้งจากข้าราชการตั้งแต่ระดับ 3 หรือเทียบเท่าขี้นไป

ถ้าประธานกรรมการไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้ให้กรรมการที่มาประชุมเลือกกรรมการคนหนึ่งทำหน้าที่ประธาน

มติของคณะกรรมการให้ถือเสียงข้างมาก ถ้ากรรมการผู้ใดไม่เห็นด้วยให้ทำบันทึกความเห็นแย้งไว้

หน้าที่ของคณะกรรมการทำลายหนังสือ

1. พิจารณาหนังสือที่จะขอทำลายตามบัญชีหนังสือขอทำลาย

2. กรณีที่คณะกรรมการมีความเห็นว่าหนังสือฉบับใดไม่ควรทำลายและควรจะขยายเวลาการเก็บไว้ ให้ลงความเห็นว่าจะขยายเวลาการเก็บไว้ถึงเมื่อใดในช่อง การพิจารณา ของบัญชีหนังสือขอทำลาย แล้วให้แก้ไขอายุการเก็บหนังสือในตรากำหนดเก็บหนังสือ โดยให้ประธานกรรมการทำลายหนังสือลงลายมือชื่อกำกับการแก้ไข 

3. กรณีที่คณะกรรมการมีความเห็นว่าหนังสือเรื่องใดควรให้ทำลาย ให้กรอกเครื่องหมายกากบาท ลงในช่อง การพิจารณา ของบัญชีหนังสือขอทำลาย

4. เสนอรายงานผลการพิจารณาพร้อมทั้งบันทึกความเห็นแย้งของคณะกรรมการ (ถ้ามี) ต่อห้วหน้าส่วนราชการเพื่อพิจารณาสั่งการ

5. ควบคุมการทำลายหนังสือซึ่งผู้มีอำนาจอนุมัติให้ทำลายได้แล้วโดยการเผาหรือวิธีอื่นใดที่จะไม่ให้หนังสือนั้นอ่านเป็นเรื่องได้ และเมื่อทำลายเรียบร้อยแล้วให้ทำบันทึกลงนามร่วมกันเสนอผู้มีอำนาจอนุมัติทราบ

เมื่อหัวหน้าส่วนราชการได้รับรายงานดังกล่าวแล้ว ให้พิจารณาสั่งการ ดังนี้

1. ถ้าเห็นว่าหนังสือเรื่องใดยังไม่ควรทำลาย ให้สั่งการให้เก็บหนังสือนั้นไว้จนถึงเวลาการทำลายงวดต่อไป

2. ถ้าเห็นว่าหนังสือเรื่องใดควรทำลาย ให้ส่งบัญชีหนังสือขอทำลายให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร กระทรวงวัฒนธรรม พิจารณาก่อน เว้นแต่หนังสือประเภทที่ส่วนราชการนั้นได้ขอทำความตกลงกับกรมศิลปากรแล้ว ไม่ต้องส่งไปให้พิจารณา

[รศ.ดร. เพชรากร หาญพานิชย์]

สวัสดีครับ

ขอบคุณครับ จะนำไปแจ้งในธุรการหลักสูตรฯ อ่านเพื่อเรียนรู้และทบทวน ครับ

[อนุรักษ์ สุพรรณกลาง]

ผมจะทำเรื่องทำลายหนังสิอราชการ แต่ยังไม่เคยทำเรื่องนี้ จึงขอความกรุณาขอสำเนาเอกสารขอทำลายหนังสือ เพื่อเป็นแนวทางศึกษาด้วยครับ ขอบคุณครับ

[พัชรี]

สวัสดีค่ะอาจารย์ ขอรบกวนถามการทำลายหนังสือราชการด้วยค่ะ

1.ไม่ทราบว่าการทำลายหนังสือรับกับหนังสือส่งเหมือนกันมั้ยค่ะ

2.หนูเพิ่งได้ลองขอทำลายในปีนี้และเลือกเฉพาะเรื่องที่ไม่สำคัญเฉพาะหนังสือรับจากภายนอก

แต่หนังสือส่งที่ทำออกจากหน่วยงานยังไม่เคยได้ทำเลยค่ะเพราะไม่มีความรู้และประสบการณืในการทำ

อาศัยการอ่านและหาข้อมูล

จึงขอความกรุณาอาจารย์แนะแนวทางด้วยนะค่ะ ขอบคุณค่ะ

[s-u-r-e-e]

สวัสดีค่ะคุณพัชรี ขอบคุณมากค่ะ ขออนุญาตให้ข้อมูลตามที่ได้ศึกษามา ดังนี้ 

 การทำลายหนังสือรับ(หนังสือที่ได้รับเข้ามาจากภายนอก)หนังสือส่ง(หนังสือที่ส่งออกไปภายนอก-ที่เป็นสำเนาคู่ฉบับ) วิธีปฏิบัติเหมือนกันค่ะ

1. เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบสำรวจหนังสือที่ครบกำหนดอายุการเก็บในปีนั้น

2. จัดทำบัญชีหนังสือขอทำลาย (ตามแบบที่ 25 ท้ายระเบียบ)

3. เสนอบัญชีพร้อมหนังสือที่สำรวจแล้วต่อคณะกรรมการทำลายหนังสือ

ซึ่งตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ(ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2548 ข้อ 10 ให้ยกเลิกความในข้อ 57 แห่งระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ได้กำหนดเกี่ยวกับอายุการเก็บหนังสือ โดยปกติเก็บไว้ไม่น้อยกว่า 10 ปี เว้นแต่หนังสือ ดังนี้

1. หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับ ให้ปฏิบัติตามกฎหมายระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ หรือระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ

2.หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี สำนวนของศาลหรือของพนักงานสอบสวนหรือหนังสืออื่นใดที่มีกฎหมายหรือระเบียบแบบแผนกำหนดไว้เป็นพิเศษแล้วการเก็บให้เป็นไปตามกฎหมายและระเบียบแบบแผนว่าด้วยการนั้น

3.หนังสือที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ทุกสาขาวิชา และมีคุณค่าต่อการศึกษา ค้นคว้า วิจัยให้เก็บไว้เป็นหลักฐานสำคัญทางประวัติศาสตร์ของชาติตลอดไป หรือ ตามที่สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร กำหนด

4. หนังสือที่ได้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว และเป็นคู่สำเนาที่มีต้นเรื่องจะค้นได้จากที่อื่นให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี

5. หนังสือที่เป็นเรื่องธรรมดาสามัญซึ่งไม่มีความสำคัญ และเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นเป็นประจำเมื่อดำเนินการแล้วเสร็จให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 1 ปี

6. หนังสือหรือเอกสารเกี่ยวกับการรับเงิน การจ่ายเงิน หรือ การก่อหนี้ผูกพันทางการเงินที่ไม่เป็นหลักฐานแห่งการก่อ เปลี่ยนแปลง โอน สงวน หรือระงับซึ่งสิทธิในทางการเงิน รวมถึงหนังสือหรือเอกสารเกี่ยวกับการรับเงิน การจ่ายเงิน หรือการก่อหนี้ผูกพันทางการเงินที่หมดความจำเป็นในการใช้เป็นหลักฐานแห่งการก่อ เปลี่ยนแปลง โอน สงวนหรือระงับซึ่งสิทธิในทางการเงิน เพราะได้มีหนังสือหรือเอกสารอื่นที่สามารถนำมาใช้อ้างอิงหรือทดแทนหนังสือหรือเอกสารดังกล่าวแล้ว เมื่อสตง.ตรวจสอบแล้วไม่มีปัญหา และไม่มีความจำเป็นต้องใช้ประกอบการตรวจสอบหรือเพื่อการใด ๆ อีก ให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี

หนังสือเกี่ยวกับการเงิน ซึ่งเห็นว่าไม่มีความจำเป็นต้องเก็บไว้ถึง 10 ปี หรือ 5 ปี แล้วแต่กรณี ให้ทำความตกลงกับกระทรวงการคลัง

 

 

[ืวรรณา]

ขอความกรุณาส่งสำเนาเอกสารขอทำลายหนังสือราชการ เพื่อเป็นแนวทางศึกษา ด้วยค่ะส่งตามเมล์ได้ค่ะ ขอบคุณค่ะ

[ปรีดา]

ขอทราบหนังสือที่ กระทรวงศึีกษาธิการทำขอตกลงกับกรมศิลปากร ให้ทำลายได้โดยไม่้ต้องขออนุญาติ

[โชติกา]

ขอรบกวนสอบถามการทำลายหนังสือราชการ (โรงเรียนมัธยมศึกษา)

ทำลายแค่หนังสือรับ และหนังสือส่ง (หนังสือบันทึกข้อความ คำสั่งภายในต้องทำไหมค่ะ)

การทำลายหนังสือราชการ แต่งตั้งคณะกรรมการภายในโรงเรียน แล้วต้องส่งผลการพิจารณาไปให้ส่วนราชการอื่นอีกหรือเปล่าค่ะ