การบริหารงานให้มีประสิทธิภาพ

          ชัยพัฒน์  ทรัพย์เที่ยง  หัวหน้าสาขาวิชาการปกครองท้องถิ่น  คณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์  มหาวิทยาลัยราชภัฏเทพสตรี  ได้สรุปเคล็ดแต่ไม่ลับของการบริหารงาน  ซึ่งปรับมาจากบทความเรื่อง  “Ten  Things  to  do  Today  to Be  a  Better  Manager”  ซึ่งเขียนโดย  John  Reh  โดยเพิ่มเติมเนื้อหาบางขั้นตอนให้สอดคล้องกับบริบทของนักบริหารของไทยมากขึ้น  ซึ่งเคล็ดไม่ลับทั้ง  10 ประการประกอบด้วย

          1.  เลือกบุคลากรที่ดีที่สุดเข้ามาทำงาน  (Select  best  People)  นักบริหารเปรียบเสมือนแม่ทัพนายกองที่จำเป็นต้องมีไพร่พลที่มีฝีมือ  หากในกองทัพมีแต่เพียงทหารเลวคงแพ้ตั้งแต่ยังไม่ได้รบด้วยซ้ำไป  ดังนั้น  แม่ทัพนายกองจึงต้องเลือกสรรไพร่พลที่มีฝีมือและความสามารถเข้ามาช่วยในกองทัพเพื่อชัยชนะ  ฉันใดก็ฉันนั้น  นักบริหารที่มีประสิทธิภาพต้องพยายามสรรหาบุคลากรที่มีความรู้  (Knowledge)  ความสามารถ  (Competency)  และประสบการณ์  (Experience)  ที่เหมาะสมและเป็นประโยชน์เข้าร่วมทำงานในองค์กร  อีกทั้งต้องรักษาบุคลากรเหล่านี้ไว้ให้ได้  (Talent  Management)

          2.  สร้างแรงจูงใจและแรงบันดาลใจ  (Be  a  motivator  and  an  Inspirer)     นักบริหารต้องหาให้ได้ว่าอะไรคือแรงจูงใจและอะไรคือสิ่งกระตุ้นให้บุคลากรในองค์กร     อยากทำงานที่มีความซับซ้อน  และมีระบบงานที่เป็นมืออาชีพ  การสร้างแรงจูงใจเพียงอย่างเดียวอาจไม่สามารถกระตุ้นให้บุคลากรในองค์กรเกิดความรู้สึกอยากทำงาน  หรือสรรค์สร้างผลงานใหม่  นักบริหารต้องก้าวไปอีกขั้น  เพื่อกระตุ้นความรู้สึกในการทำงานหรือคิดค้นสิ่งใหม่ๆ  จากการสร้างแรงบันดาลใจให้เกิดขึ้น

          3.  สร้างทีมงาน  (Build  your team)  นักบริหารควรพึงระลึกเสมอว่า  “การทำงานที่มีประสิทธิภาพที่สุดคือ  การทำงานกันเป็นทีม”  ดังนั้น  การสร้างทีมงานที่แข็งแกร่งและมีประสิทธิภาพจึงเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่งต่อการบริหารและการพัฒนาองค์กร

          4.  ผู้นำไม่ใช่แค่ผู้จัดการ  (Be  a  leader,  not  only  a  manager) มีผู้กล่าวถึงเสมอว่า  ผู้นำมีความสามารถเป็นผู้จัดการได้แต่ผู้จัดการบางทีอาจไม่ใช่ผู้นำก็ได้  ดังนั้น    นักบริหารต้องพึงระลึกให้ดีว่าตนเองเป็นเพียงผู้จัดการในองค์กรหรือไม่  นักบริหารต้องเป็นทั้งผู้จัดการและผู้นำในคราวเดียวกันเพื่อก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดแก่ตนเองและองค์กร

          5.  นักสื่อสารที่มีประสิทธิผล  (An  effective  communication)  การสื่อสารเป็นการนำเสนอวิสัยทัศน์  การคิดวิเคราะห์  การตัดสินใจ  และการสร้างความร่วมมือในการทำงาน  หัวใจสำคัญของนักบริหารจึงต้องสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิผลทั้งการพูดและการฟัง  นักบริหารจึงต้องฝึกฝนเพื่อพัฒนาทักษะทางด้านนี้ให้ดียิ่งขึ้น  ไม่ว่าจะเป็นการอดทนที่จะรับฟังความคิดของบุคคลอื่นมากขึ้นหรือการยั้งคิดก่อนพูดทุกครั้ง  ไม่ปากไวเหมือนผู้นำประเทศบางท่าน เป็นต้น

          6.  ต้องบริหารการเงินให้มีประสิทธิภาพและมีจริยธรรม  (Know  how  to  manage  money  efficiently  and  ethically)  การบริหารการเงินที่มีประสิทธิภาพ         นักบริหารต้องหมั่นตรวจสอบและใช้ความละเอียดรอบคอบ  ไม่ไว้ใจบุคคลใดบุคคลหนึ่งเกินไป  ความไว้วางใจเปรียบเสมือนดาบสองคมที่อาจสะท้อนกลับมาฟาดฟันท่านเอาได้  อีกทั้งนักบริหารต้องตั้งมั่นอยู่ในพื้นฐานแห่งจริยธรรม

          7.  รู้จักบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพ  (Know  how  to  manage  time  efficiently)  หลายคนมักบ่นเสมอว่าไม่มีเวลา  ทั้งที่จริงทุกคนมีเวลาเท่ากันคือวันละ  24 ชั่วโมง  ข้ออ้างเรื่องของเวลาจะหมดไปหากท่านได้จัดสรรเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ  รู้จักจัดลำดับความสำคัญของงานที่จะต้องทำก่อนหลัง  และสร้างสมดุลระหว่างการทำงานกับชีวิตส่วนตัว

          8.  พัฒนาตนเองอย่างสม่ำเสมอ  (Improve  yourself  consistently) นักบริหารต้องพัฒนาตนเองทั้งด้านสติปัญญา  ร่างกาย  จิตใจ  อยู่ตลอดเวลาเพราะความรู้ใหม่เกิดขึ้นทุกวัน  หากมัวชื่นชมอยู่กับความสำเร็จในอดีต  แล้วจะนำองค์ความรู้ที่ไหนมาพัฒนาองค์กรและทีมงานของตน

          9.  บริหารงานอย่างมีจริยธรรม  (Management  with  ethics) การบริหารงานอย่างมีจริยธรรม คือ การไม่เอารัดเอาเปรียบทั้งต่อตนเองและผู้อื่น  และทรงไว้ซึ่งความยุติธรรม  รู้จักให้อภัย  นักบริหารต้องพยายามฝึกที่จะข่มใจหรือที่ศาสนาพุทธเรียกว่า  ทมะ  เพื่อจะได้ไม่หวั่นไหวต่อสิ่งยั่วเย้าต่างๆ  ที่ส่งผลต่อการบริหารงานที่อาจขัดกับหลักศีลธรรมและจริยธรรม

            10.  รู้จักหยุดพักบ้าง  (Take  a  break)  นักบริหารที่มีประสิทธิภาพ คือ  นักบริหารที่มีความเครียดสูง  ไม่รู้จักจัดสรรเวลาให้ตนเองในการพักผ่อนหรือใช้เวลากับครอบครัว

          นักบริหารที่หายใจเข้าออกเป็นงาน  งาน  งาน  สุดท้ายสมองก็จะระเบิด  เพราะความเครียดถาโถมจนไม่สามารถจะรับมือได้ไหว

          นักบริหารที่ดีต้องรู้จักหาเวลาว่างสำหรับการออกกำลังกายเพื่อให้ร่างกายแข็งแรงและจิตใจเบิกบานหรือไปรับประทานอาหารกับครอบครัวบ้าง  ความพอดีในการทำงานและดำเนินชีวิต คือ ความสุขที่สร้างได้อย่างแท้จริง