ฺBusiness Process Modeling Notation : BPMN

 

Business Process Modeling Notation : BPMN

โดย คนไอที (http://gotoknow.org/blog/it-guy)

เทคโนโลยีที่สื่อสารกับคน (ที่ไม่ใช่นักไอที) ให้เข้าใจได้ จะสามารถแทรกตัวเข้ามาในวิถีชีวิตคนได้มากขึ้น เทคโนโลยีจึงจะอยู่ในโลกนี้ได้ตลอดไป จากยุคคอมพิวเตอร์ ภาษาที่คนจะสื่อสารกับเครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นภาษาระดับต่ำ นักคอมพิวเตอร์เท่านั้นที่เข้าใจ และใช้ควบคุม สั่งการให้คอมพิวเตอร์ทำงานได้ตามที่ต้องการ ต่อมาภาษามีพัฒนาการให้ใกล้เคียงภาษาคนมากขึ้น อาจจะรู้จักในชื่อ Natural Language คือสั่งให้ทำอะไร ก็สั่งคล้ายภาษาที่คนกับคนสื่อสารกัน เช่นบอกให้ อ่าน ก็ใช้คำว่า "read" หรือจะสั่งด้วยปากก็มีให้เห็นกันแล้ว      ก่อนจะเขียนคำสั่งหรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ นักคอมพิวเตอร์จะเริ่มจากการเขียนเป็นแผนภาพ (Diagram) ในขั้นตอนของการวิเคราะห์ ออกแบบ ทั้งในระดับการเขียนโปรแกรม ไล่ระดับขึ้นมาถึงการวิเคราะห์กระบวนการทำงาน  แผนภาพ (Diagram) ก็มีพัฒนาการมากขึ้น เครื่องคอมพิวเตอร์ก็เข้าใจได้ สามารถแปลงเป็นโปรแกรมโดยอัตโนมัติ  นำไปทำงานต่อไปได้ ใครที่เคยออกแบบตารางข้อมูลด้วย Visio จะพบว่าเมื่อวาด ER Diagram แล้วสั่งให้ Generate ฐานข้อมูล ก็จะได้ Script (โปรแกรมเล็ก ๆ) ซึ่งเป็นภาษาโครงสร้างฐานข้อมูล (SQL)  โปรแกรมจัดการฐานข้อมูลเข้าใจได้ และสร้างฐานข้อมูลที่มีโครงสร้างของตารางข้อมูลตาม Diagram ที่ได้ทำไว้

 

แผนภาพที่แสดงข้างต้นนี้ นักคอมพิวเตอร์ หรือนักไอทีจะทำความเข้าใจได้ตรงกัน แปลความได้เหมือนกัน แต่คนทั่วไปคงไม่เข้าใจ และไม่มีความจำเป็นต้องเขียน

 

วันนี้งานด้านการวิเคราะห์ ออกแบบ เพื่อจัดการกระบวนงาน  ที่เขียนเป็นแผนภาพโดยเฉพาะอย่างยิ่งคนทั่วไปที่ไม่ใช่นักไอทีก็เขียนได้ (ซึ่งหมายถึงเขียนแล้ว เข้าใจตรงกันทั้ง คนเขียน นักไอที และการทำงานของระบบคอมพิวเตอร์) แผนภาพข้างล่างนี้เชื่อว่า ผู้อ่านเห็นแล้วจะเข้าใจความหมายได้ไม่ต้องอธิบายเพิ่มเติม

แผนภาพจัดว่าเป็นวิธีการหนึ่งในการสื่อความเข้าใจ ที่มีประสิทธิภาพ  อยากให้ผู้อ่านลองดูแผนภาพอีกครั้ง ลองทบทวนดูว่าท่านเข้าใจได้จะแทบในทันทีที่ดูครบทุกรูป ทุกเส้น ทุกข้อความ  หรือไม่  เชื่อว่าท่านจะเข้าใจได้อย่างรวดเร็วและชัดเจน กว่าการอ่านคำบรรยายกระบวนการทั้งหมด   เหมือนกับคำโบราณที่ว่า "สิบปากว่า ไม่เท่าตาเห็น...."

Business Process Modeling Notation : BPMN  พัฒนาขึ้นโดย Business Process Management Initiative : BPMI และ Object Management Group : OMG ได้ร่วมมือกัน พัฒนา มาตรฐานการสร้างแบบจำลองกระบวนการทำงาน Business Process Modeling Notation : BPMN  ที่มีรูปแบบใกล้เคียงกับ workflow  (ซึ่งเป็นเทคนิคที่ใช้กันมาตั้งแต่ปี 1980) ได้เผยแพร่ BPMN version 1.0 ในปี 2004 และล่าสุดก็ออก version 1.2  เมื่อต้นปีนี้  (ดูรายละเอียดที่ http://en.wikipedia.org/wiki/BPMN หรือที่ http://www.bpmn.org หรือจะค้นหาโดยใช้คำค้น BPMN ก็ตามอัธยาศัย)

BPMN พัฒนาขึ้นเพื่อการจัดการกระบวนการของงาน ด้วยวิธีการอิเล็กทรอนิกส์ โดยสามารถเริ่มต้นจากการเขียนแผนภาพ แล้วแปลงแผนภาพเป็นภาษาที่ทำงานได้ด้วยระบบคอมพิวเตอร์   เฉพาะอย่างยิ่งการพัฒนา BPMN .ให้ความสำคัญกับคนทั่วไปซึ่งไม่ใช่นักไอที แต่เป็นผู้ทำงาน ผู้รู้จักงานขององค์กร หรือผู้ที่เกี่ยวข้อง   สามารถที่จะเข้าใจแผนภาพได้ เขียนแผนภาพได้  ซึ่งน่าสนใจอย่างยิ่ง เพราะความยุ่งยากในหลายขั้นตอนในการนำไอทีมาใช้งาน มักจะเกิดจากแผนภาพที่นักไอทีซึ่งไม่รู้จักงานอย่างดีพอ และแม้จะได้สัมภาษณ์เจ้าหน้าที่ที่เชี่ยวชาญในงานด้านต่าง ๆ แล้วเขียนขึ้น ซึ่งเจ้าหน้าที่ที่ให้สัมภาษณ์ก็มักจะไม่เข้าใจ ไม่รู้ว่าแผนภาพนั้นถูกต้อง ครบถ้วนหรือไม่   แต่แผนภาพนั้นเสมือนแบบที่นักไอทีต้องพัฒนาไปตามนั้น ในที่สุดผลที่ออกมาจึงไม่ตรงตามความประสงค์ของเจ้าของงาน ซึ่งมีตัวอย่างให้เห็นบ่อยครั้ง

ขอคัดลอกข้อความจากสองแหล่งให้ผู้อ่านได้พิจาณาถึงความตั้งใจในการพัฒนา BPMN จาก Wikipedia 

"The primary goal of BPMN is to provide a standard notation that is readily understandable by all business stakeholders. These business stakeholders include the business analysts who create and refine the processes, the technical developers responsible for implementing the processes, and the business managers who monitor and manage the processes. Consequently, BPMN is intended to serve as common language to bridge the communication gap that frequently occurs between business process design and implementation."

และจาก Introduction to the New Business Process Modeling Standard By Martin Owen and Jog Raj, Popkin Softwareที่เขียนไว้ "The Business Process Modeling Notation (BPMN) is the new standard to model business process flows and web services. Created by the Business Process Management Initiative (BPMI), the first goal of BPMN is to provide a notation that is readily understandable by all business users. This includes the business analysts that create the initial drafts of the processes to the technical developers responsible for implementing the technology that will perform those processes.

A second, equally important goal is to ensure that XML languages designed for the execution of business processes, such as BPEL4WS (Business Process Execution Language for Web Services) and BPML (Business Process Modeling Language), can be visually expressed with a common notation."

BPMN ยังมีความน่าสนใจในด้านที่จะสนับสนุนการสร้างระบบบริการผ่านเครือข่าย (Web Service) ที่ทั้งโลก ทั้งภาคธุรกิจ และภาครัฐก็มุ่งไปสู่การให้บริการธุรกรรมแบบอิเล็กทรอนิกส์ เช่นกัน ในส่วนที่จะนำไปพัฒนาทางด้านไอทีก็คิดว่านักไอทีคงจะสนใจนำไปใช้ประโยชน์   แต่ในส่วนที่ผู้พัฒนา BPMN ได้ตั้งใจที่จะให้ผู้ทำงาน ที่ไม่ใช่นักไอที ได้ใช้งาน คือในส่วนการเขียนแผนภาพ (Business Process Diagram: BPD)  ผู้เขียนอยากจะชักชวนผู้อ่านที่ไม่ใช่นักไอทีนำมาใช้ ก็คือการเขียนแผนภาพกระบวนการทำงานของหน่วยงาน หรือในส่วนที่ท่านเกี่ยวข้อง ด้วยมาตรฐานของ BPMN อย่างน้อยก็ใช้เพื่อ

-       ปรับปรุงกระบวนงานของหน่วยงาน

-       ทำคู่มือควบคุมงาน  คู่มือปฏิบัติงาน

-       ทำเอกสารประชาสัมพันธ์หน่วยงาน

-       ทำเป็นแผ่นป้ายติดไว้ในสำนักงานให้ผู้มาติดต่องานได้เข้าใจกระบวนการ

-       อื่น ๆ ตามแต่จะจินตนาการ

และหากแผนภาพเหล่านี้ ได้ผ่านการพิจารณา ตรวจสอบ จากผู้ที่รู้ในงานที่ตนทำ ผู้เชี่ยวชาญในงาน ผู้กำกับควบคุมงาน  และผู้บริหารในแต่ละหน่วยงานแล้ว  และเมื่อต้องการปรับปรุงงานเป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์ ก็จะสามารถนำแผนภาพนี้ส่งต่อให้นักไอทีได้ทันที และคาดว่าจะทำให้การพัฒนาเป็นไปตามที่ต้องการได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

การเขียนแผนภาพคงจะไม่ใช่เป็นเรื่องที่ผู้อ่านจะต้องใช้ความพยายามอย่างแสนสาหัส จึงจะทำได้ และแม้จะไม่ต้องตามกฏเกณฑ์อย่างเคร่งครัด (ซึ่งมีความจำเป็นอย่างยิ่งในกรณีต้องการแปลงแผนภาพเป็นโปรแกรมอย่างอัตโนมัติ) แต่ยังคงสื่อสารกับคนด้วยกันเองได้เข้าใจถูกต้องตรงกัน  ก็ยังใช้ประโยชน์ได้ ก็ด้วยเหตุที่ว่า

เมื่อท่านมีความรู้ความเข้าใจในงานที่ท่านปฏิบัติอย่างดี และ/หรือ ต้องการปรับปรุงขั้นตอน วิธีการ ในกระบวนการทำงานเพื่อต้องการประสิทธิผล เพียงแต่ท่านเขียนทุกสิ่งทุกอย่าง ตามที่เป็นอยู่จริง หรือที่ต้องการปรับเปลี่ยนเป็นแผนภาพตามมาตรฐาน BPMN  หรือพูดอีกอย่างว่า สาระ หรือเนื้อหาของเรื่องที่ถูกต้องเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุด

BPMN เป็นมาตรฐานที่ใช้สำหรับงานด้านจัดการกระบวนงาน การกำหนดรูปทรง วิธีการจัดวาง การให้รายละเอียดที่จำเป็น ในการเขียนแผนภาพ  -ย่อมจะมีความเหมาะสม สามารถรองรับ และสอดคล้องกับเรื่องราวต่าง ๆ ของการทำงานได้ครบถ้วน ลงตัว หรือพูดอีกอย่างว่าใครที่รู้เรื่อง Business Process Management จะเขียนแผนภาพได้แน่ ๆ

ผู้เขียนเสนอว่าควรใช้โปรแกรมสำหรับการเขียนแผนภาพโดยเฉพาะ ซึ่งจะเข้าใจความหมายของรูป รวมทั้งมีระบบการเก็บข้อมูล หรือเนื้อหาของกระบวนงาน สามารถแก้ไข ปรับเปลี่ยน ได้โดยสะดวก และยังนำไปใช้ในแบบอิเล็กทรอนิกส์ และทำงานในขั้นตอนอื่นได้ต่อไป   ผู้อ่านสามารถ Download โปรแกรม Process Modeler for Microsoft Visio ทดลองใช้ฟรีได้ที่  http://www.itp-commerce.com/    การใช้โปรแกรมลักษณะนี้ แตกต่างจากการใช้โปรแกรมวาดรูป สร้างภาพ หรือตกแต่งภาพ (ซึ่งเป็นการทำงานกับ image)  โดยการสร้างรูปทรง แล้วพิมพ์ข้อความกำกับ  แม้ว่าจะทำให้สื่อสารเข้าใจได้  แต่ระบบคอมพิวเตอร์ไม่เข้าใจความหมาย และเป็นปัญหาในการแก้ไข ต้องแก้ทุกที่ที่มีผลต่อเนื่องถึงกัน รวมทั้งไม่มีข้อมูลไปใช้ในขั้นตอนต่อไป

ฉบับนี้คงจะไม่คุยเรื่องอื่น ด้วยจะขอเนื้อที่นำภาพตัวอย่างมาแสดงไว้ในท้ายนี้

รูปทรงที่ใช้ในการเขียนแผนภาพ และตัวอย่างแผนภาพ

 

 รูปทรงที่ใช้ในแผนภาพ

Flow objects are the main describing elements within BPMN, and consist of three core elements (Events, Activities, and Gateways)

conditional flows from an activity while a diagonal slash indicates the default flow from a decision or activity with conditional flows.

Swim lanes are a visual mechanism of organising and categorising activities, based on cross functional flowcharting, and in BPMN consist of two types

Artifacts allow developers to bring some more information into the model/diagram. In this way the model/diagram becomes more readable. There are three pre-defined

 

ลักษณะการเขียน Diagram

 

ตัวอย่างแผนภาพกระบวนงาน

Simple BPMN Business Process Diagram for an on-line auction system.