ทำอย่างไรให้คนในองค์กรได้มีส่วนร่วมในการพัฒนาระบบ

เมืองหาดใหญ่ถูกปกคลุมไปด้วยหมอกควันและมีฝนตกหนักอยู่หลายวัน  แต่วันนี้อากาศดี ท้องฟ้าโปร่ง ทำให้นึกไปถึงงานเกษตร มอ. เพราะเห็นใจคนขายของที่ต้องเจอกับสภาพอากาศที่ไม่เอื้ออำนวย  ทำให้มีคนมาเดินในงานน้อย แต่วันนี้คนเหล่านั้น โชคดีที่ฝนไม่ตก แถมอากาศดีอีกด้วย หยุดคิดเรื่องดินฟ้าอากาศ  แล้วหันกลับมาเขียน Blog เพื่อแลกเปลี่ยนความคิดเห็นเกี่ยวกับ ทำอย่างไรที่จะให้คนในองค์กร  ได้มีส่วนร่วมในการพัฒนาระบบที่ใช้อยู่ในองค์กร  ซึ่งหน่วยงานของดิฉันเอง ก็มีระบบที่ใช้ภายในองค์กร อาทิเช่น  ระบบ VPN  , Outlook , Intranet , EQC เป็นต้น  จากประสบการณ์การทำงานในปัจจุบัน  พบว่าเกิดปัญหาต่างๆ มากมายในการใช้ระบบข้อมูลต่างๆ เช่น ระบบช้า  ไม่สามารถทำงานได้ในเวลาที่รวดเร็ว บางครั้งต้องรอเป็นครึ่งชั่วโมง กว่าจะทำงานเสร็จในแต่ละขั้นต้อน  หรือเมื่อเกิดปัญหากับระบบ ผู้ใช้ไม่สามารถที่จะแก้ไขได้ด้วยตนเอง เนื่องจากไม่มีความรู้ในการแก้ปัญหา ต้องสอบถามไปยังฝ่าย IT ทำให้เสียเวลาและเสียค่าใช้จ่าย  หรือเมื่อมีผู้ใช้ระบบพร้อมๆกันหลายคน  ทำให้ระบบเกิด ERROR หรือช้า  เป็นต้น จากสาเหตุดังกล่าว  ทำให้องค์กรต้องประสบปัญหา  และเสียประโยชน์ ไม่ว่าจะเป็นในเรื่องของทรัพยากรมนุษย์  เงิน หรือเวลา  หากจะถามว่าแล้วจะทำอย่างไร  จึงจะทำให้ระบบที่มีอยู่พัฒนา หรือผู้ใช้มีความรู้ความเข้าใจ และมีส่วนร่วมในการพัฒนาระบบ  อันที่จริงก็มีหลากหลายวิธีที่จะสามารถทำได้  ซึ่งก็มีให้เห็นอยู่ในหลายๆ องค์กร  อาทิเช่น  การจัดให้มีการประชุม  สัมมนา  อบรม หรือทำ workshop เป็นต้น  จะเห็นว่าสิ่งที่สำคัญในการแก้ไขปัญหา  อย่างแรกอยู่ที่ คน เริ่มจากฝ่ายบริหาร ซึ่งมีส่วนสำคัญในเรื่องของนโยบาย  และระเบียบวิธีปฏิบัติ ต้องเข้าใจระบบเป็นอย่างดี โดยเฉพาะประโยชน์และความจำเป็นของการใช้ระบบ รองลงมาคือผู้ใช้ระบบซึ่งมีส่วนสำคัญเป็นอย่างมากที่จะทำให้การแก้ไขระบบหรือการพัฒนาระบบเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ  โดยหากทุกคนเล็งเห็นถึงความสำคัญของการใช้ระบบ ก็จะทำให้ทุกคนช่วยกันมองถึงปัญหาที่เกิดขึ้น แล้วช่วยกัน list ปัญหาออกมาเป็นข้อๆ ซึ่งจะสามารถบอกได้ว่าระบบที่ใช้อยู่ในองค์กร สามารถที่จะแก้ไขได้อย่างไรบ้าง  พร้อมกันนี้ผู้ใช้ระบบจะต้องได้รับการฝึกอบรม และต้องมีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับระบบเป็นอย่างดี  ซึ่งองค์กรอาจใช้ Reward มาเป็นตัวกระตุ้นทำให้ผู้ใช้เกิดความกระตือรือร้นมีส่วนร่วมในการช่วยกันพัฒนาระบบ  และองค์กรจะได้ทราบถึงแนวคิดของพนักงานในองค์ที่มีต่อระบบ  ว่ามีการต่อต้านหรือให้ความร่วมมือมากน้อยเพียงใด  หากองค์กรสามารถทำให้พนักงานในองค์กรได้มีส่วนร่วมในการพัฒนาระบบแล้ว  ก็จะทำให้เกิดประโยชน์แก่องค์กรทั้งด้านการพัฒนาระบบและการพัฒนาบุคลากรในองค์กรไปพร้อมๆกัน