คุณอำนวย เบอร์ 2 (2)

  คุณอำนวย เบอร์ 2 (1) 

   ช่วงเรียนรู้จากคุณเอื้ออำนวย เบอร์ 1

   ตอนนั้นผมพอรู้เรื่อง KM อยู่บ้างจากการที่ได้ไปอบรมผู้บริหารระดับกลาง ที่มหาวิทยาลัยจัดอบรมให้ วันนั้นฟังแล้วก็รู้สึกว่า KM ยากอยู่เหมือนกัน เพราะใครกันนะจะมาเปิดใจเล่าสิ่งที่ดีให้กับเราฟัง เครื่องมือ KM ต่าง ๆ ก็ไม่รู้จัก ได้ฟังครั้งที่ 2 จากดร.ประพนธ์ ความจริงผมได้ฟังบรรยายเกี่ยวกับ KM แล้วมีความรู้สึกว่าสนุกทุกครั้ง เป็นเพราะวิทยากรที่บรรยายได้อย่างออกรสชาติ แต่เมื่อไม่ได้ลงมือทำก็ไม่รู้ครับ

     สำหรับการประกันคุณภาพของสำนักงานเลขานุการ ผมได้เปิดใจกับรศ.มาลินี ธนารุณ ขณะนั้นดำรงตำแหน่งผู้ช่วยอธิการบดี (ผมขอเรียกท่านว่า คุณเอื้ออำนวย เพราะทำหน้าที่เป็นทั้งคุณเอื้อและคุณอำนวย) ซึ่งรับผิดชอบงานประกันคุณภาพของมหาวิทยาลัย เป็นจังหวะและโอกาสที่ดีสำหรับผม ความจริงอาจารย์เข้าใจผมอย่างดีในความมุ่งมั่นที่ตั้งใจจะทำการประกันคุณภาพในองค์ประกอบที่ 10 ภารกิจหลักของสำนักงานเลขานุการ อาจารย์รับปากกับผมทันทีว่ายินดีช่วยอย่างเต็มที่ ผมได้ฟังอาจารย์แล้วมีความรู้สึกว่าผมได้ยกภูเขาลูกใหญ่ออกจากอก ในการเป็นหัวหน้างานในสำนักงานเลขานุการ ที่จะต้องรับผิดชอบในเรื่องดังกล่าว ตอนนั้นผมมองเพียงว่า ควรมีการระดมความคิดเห็นกันของบุคลากรสายสนับสนุนในสำนักงานเลขานุการของมหาวิทยาลัย เพื่อให้ได้แนวทางในการประกันคุณภาพในองค์ประกอบที่ 10 ร่วมกัน

    ในขณะที่ผมเองเครื่องยังร้อนกันเรื่องดังกล่าว ผมได้ชี้แจงกับอาจารย์ว่า ในสำนักงานเลขานุการ ส่วนใหญ่เลขานุการคณะทุกแห่งในมหาวิทยาลัย จะเป็นกรรมการสภาข้าราชการ ซึ่งได้มีโอกาสพบปะและรู้จักกันดีอยู่แล้ว ผมรับทำหน้าที่เป็นคุณประสาน ให้เลขานุการคณะและผู้ที่รับผิดชอบการประกันคุณภาพของสำนักงานเลขานุการ (เป็นคุณกิจตัวจริง) มาพบปะกันที่สำนักงานเลขานุการคณะสหเวชศาสตร์ เกรงใจอาจารย์มากเพราะด้วยบทบาทของการเป็นผู้ช่วยอธิการบดี นั้นมีงานที่อาจารย์รับผิดชอบอยู่เยอะ อาจารย์เต็มใจและยินดีช่วยอย่างเต็มที่ การมาพบปะกันนั้น ตอนแรกก็ไม่รู้ว่าจะทำเป็นโครงการดีหรือเปล่า เพราะไม่ได้มีโครงการบรรจุอยู่ในแผนปฏิบัติการประจำปี และไม่มีงบประมาณ อาจารย์เห็นว่าควรเครื่องมือ KM มาใช้ ได้ใช้ชื่อกิจกรรมว่า Office KM

    กิจกรรม Office KM ครั้งที่ 1จัดที่สำนักงานเลขานุการคณะสหเวชศาสตร์ โดยร่วมกับหน่วยประกันคุณภาพการศึกษาของมหาวิทยาลัย หลายคนในสำนักงานเลขานุการมาด้วยความงง ว่า Office KM คือ อะไร แต่บรรยากาศวันแรกทุกคนพอใจที่มีเวทีในลักษณะแบบนี้ให้กับสายสนับสนุน ผศ.ดร.วิบูลย์ วัฒนาธร รองอธิการบดีฝ่ายวิจัยและประกันคุณภาพ คุณไพฑูรย์ ช่วงฉ่ำ มาร่วมสังเกตการณ์ในครั้งแรก

    กิจกรรม Office KM ครั้งแรกได้ข้อสรุปของหัวปลา "เพื่อพัฒนาคุณภาพของสำนักงานเลขานุการ ให้มีคุณภาพพร้อมรับการประเมินจากภายนอก" เจ้าหน้าที่หน่วยประกันคุณภาพช่วยทำหน้าที่เป็นคุณลิขิตให้ ในขณะที่อยู่ในวงเพื่อร่วมกันกำหนดหัวปลา ผมได้ประสานกับคุณเสริม เลขานุการคณะเกษตร เพื่อขอให้ทางสำนักงานเลขานุการคณะเกษตร รับเป็นเจ้าภาพในการจัดกิจกรรมครั้งต่อไป เนื่องจากผมเองก็ยังเห็นว่าเกณฑ์ในการทำประก้นคุณภาพของสำนักงานเลขานุการในองค์ประกอบที่ 10 ยังไม่ได้ออกมา เพียงแต่การมาในวันนี้เป็นการหลอมรวมความคิดของทุกคนให้มีเป้าหมายเดียวกัน เป็นความเยี่ยมยอดของรศ.มาลินี และมีการแจ้งนัดหมายครั้งต่อไปในช่วงสิ้นเดือนนั้น ที่สำนักงานเลขานุการคณะเกษตร ตามที่ผมได้พุดคุยไว้ มีการบ้านจากรศ.มาลินี ให้ทุกคนไปคิดเกณฑ์ที่จะไปสู่หัวปลา โดยให้ส่งที่คุณเจนจิต รังคะอุไร ผู้อำนวยการหน่วยประกันคุณภาพการศึกษา ก่อนวันที่จะมีกิจกรม Office KM ครั้งที่ 2

      ครั้งที่ 2 กิจกรรม Office KM จัดที่สำนักงานเลขานุการคณะเกษตรฯ รอบนี้นอกจากบุคลากรสำนักงานเลขานุการคณะทุกแห่งในมหาวิทยาลัยแล้ว มีการเชิญเจ้าหน้าที่จากสำนักงานอธิการบดีมาร่วมกันพิจารณาเกณฑ์ที่จะนำไปสู่เป้าหมายด้วย ผมอยู่ในวงของงานการเงิน เป็นตัวแทนไปนำเสนอเกณฑ์ของงานการเงิน แต่ละงานมีตัวแทนไปนำเสนอ มีเจ้าหน้าที่จากหน่วยประกันคุณภาพทำหน้าที่เป็นคุณลิขิตให้แต่ละวง รอบนี้ได้เริ่มเห็นแนวทางที่ชัดของเกณฑ์ในการประกันคุณภาพในองค์ประกอบที่ 10 และได้ลองมีการประเมินตนเอง เพื่อนำไปสู่การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ระหว่างหน่วยงาน มีการนัดหมายครั้งต่อไป รอบนี้มีหลายที่จะรับเป็นเจ้าภาพ สุดท้ายเป็นที่สำนักงานเลขานุการคณะมนุษยรับเป็นเจ้าภาพ ทุกคนเริ่มมองเห็นประโยชน์ของการมาแลกเปลี่ยนเรียนรู้กัน

       ครั้งที่ 3 กิจกรรม Office KM จัดที่สำนักงานเลขานุการคณะมนุษยศาสตร์ สถานที่ห้องไม่พอนั่งครับ ผมต้องไปนั่งอยู่ด้านหน้าเวทีกับรศ.มาลินี รอบนี้ให้แต่ละวงไปเล่าถึงความสำเร็จในงานที่ตนเองทำ โดยไม่เน้นความสำเร็จชิ้นใหญ่ ๆ ผมเป็นตัวแทนในวงออกไปเล่าเกี่ยวกับการแจ้งเวียนหนังสือแบบอิเล็กทรอนิกส์ ผมเรียกว่า e-news today ใช้สโลแกนว่า "ข่าวใหม่ สด ส่งตรงถึงคุณทุกวัน" รอบนี้แตกต่างจากทุกรอบ ได้ Tacit Knowledge ของแต่ละคน มีกิจกรรมนัดหมายครั้งต่อไปที่สำนักงานเลขานุการคณะศึกษาศาสตร์

       ครั้งที่ 4 กิจกรรม Office KM จัดที่สำนักงานเลขานุการคณะศึกษาศาสตร์ รอบนี้รศ.มาลินีมีการบรรยาย เกี่ยวกับ Blog ให้ทุกคนที่มาเข้าร่วมกิจกรรม Office KM ได้รู้ หลังจากนั้นมีการทำ AAR ล้อมวงเป็นครั้งแรกที่มีการทำกิจกรรม Office KM  สุดท้ายมีการให้แต่ละคนเสนอรายชื่อผู้นำชุมชนสำนักงานเลขานุการ ผลที่ได้คือ ผมได้รับการพิจารณาให้เป็นผู้นำชุมชน (รอบนี้เป็นการแจ้งเกิดอย่างเป็นทางการแบบไม่ทางการ) เพราะการเป็นผู้นำชุมชนเป็นโดยไม่ได้มีคำสั่งแต่งตั้งแต่อย่างใด  (ติดตามก้าวต่อไปของคุณอำนวยมือสอง )

 

                                                                                                                   บอย
                                                                                     ชุมชนสำนักงานเลขานุการ