การใช้งานโปรแกรม EndNote

เอกสารอ้างอิง บรรณานุกรม

การใช้งานโปรแกรม EndNote

สุวรรณา ถาวรรุ่งโรจน์

(อบรมจากสำนักหอสมุด มน. วันพุธที่ 14 มกราคม พ.ศ. 2552)

 

การใช้โปรแกรมเอ็นโน้ต (EndNote) มีประโยชน์ในการเก็บวารสารและเนื้อหาจากหนังสือที่เกี่ยวข้องกับงานวิจัย แล้วสามารถเรียกออกมาใช้อ้างอิง ทั้งอ้างอิงแทรกในเนื้อหา และในบรรณานุกรมท้ายเล่ม โปรแกรมในลักษณะนี้มีหลายอย่างแล้วแต่ผู้ใช้จะเลือกใช้งาน

โปรแกรมนี้จะใช้คำว่า Citation แทนการอ้างอิงแทรกในเนื้อหา และคำว่า Bibliography แทนการอ้างอิงท้ายเล่ม

เมื่อ Download โปรแกรมแล้ว save ที่ drive ใดก็ได้ แล้วจึงไปแตก zip ตรง drive นั้น (จึงจะไม่เกิดปัญหาตอน install จะถามหา license) เริ่มใช้งานเลย

1. เริ่มต้นใช้งานโปรแกรมครั้งแรก จะปรากฎหน้าจอให้เลือก ให้ click ที่ create a new library ไปที่ new reference library เพื่อสร้าง folder โดยเลือก save folder ใหม่บน drive ที่เราต้องการ ไว้ก่อน ตั้งชื่อแล้วแต่เรา, click ที่ folder แล้วสร้างไฟล์แต่ละงานวิจัยก็ได้ ไฟล์ที่สร้างจะมีนามสกุล .enl ทุกครั้งที่เรียกใช้งานจะปรากฎสิ่งที่เก็บไว้ หากไม่ต้องการก็ปิดแล้วสร้างใหม่ เลือกสร้าง folder ใหม่ ไปที่คำสั่ง reference----new reference

การเปิดโปรแกรมไปที่ปุ่ม start มุมล่างซ้ายจอคอมพิวเตอร์ ไปที่ all program มองหา EndNote—EndNote program

2. การใช้งานต้องเปิดหน้าต่าง 2 หน้าต่างขึ้นไป จึงต้องเปิดหน้าต่างในลักษณะย่อ จะได้ไม่งง

3. การค้นหาข้อมูล สามารถค้นจาก Journal ตามห้องสมุด, จาก E-journal ที่สถาบันซื้อส่งมาทาง online และจากฐานข้อมูล (Database) เป็นการรวมข้อมูลใส่แผ่นจำหน่าย รวมทั้งจาก search engine, ตำรา หรืออื่นๆ โดยการค้นจากแหล่งต่างกัน เช่น ฐานข้อมูลแต่ละฐานจะมีวิธีการแตกต่างกัน เราต้องศึกษาเองนะคะ โดยแต่ละฐานจะมีคำแนะนำ

ขั้นตอนประกอบด้วยการค้นหาเรื่องที่ต้องการ เลือกบทความที่ต้องการเก็บ แล้วส่งออก (Export) มาเก็บที่ EndNote ตัวอย่าง

3.1 ScienceDirect

      -All field กรอกสิ่งที่จะค้นหา แล้วเคาะ enter

     -Click สี่เหลี่ยมหน้าบทความที่ต้องการเก็บ

     -export citation ---citation and abstract---มองหาคำว่า EndNote เลือก—export  

3.2 Academic search complete

     -พิมพ์สิ่งที่ต้องการค้นหา แล้วเคาะ enter หรือ click คำว่า search

     -ใต้แต่ละบทความจะพบคำว่า add to folder ให้ click 1 ครั้ง จะเก็บเขา folder (หาก click 2 ครั้ง จะลบออก)

    -มองหาสัญลักษณ์ folder ตรงแถบด้านบน click 1 ครั้ง จะพบบทความที่เลือก

   -ทำเครื่องหมายหน้าบทความที่จะส่งออก ไปที่สัญลักษณ์ Export (แผ่นเอกสารมีลูกศร) click แล้วมองหาคำว่า EndNote เลือก ต่อมา click save

3.3 Online search

- www.nature.com เลือกบทความที่สนใจ เปิดอ่าน แล้ว click –export citation—download citation for this article ไปเก็บที่ EndNote

-www.pubmed.com –ช่อง for กรอกสิ่งที่ต้องการค้น click- go

    -เลือกบทความที่ต้องการเก็บ ตรงกรอบ display เลือก MEDLINE

    -ตรงกรอบ sent to เลือก file (หากปรากฎแถบสีเหลืองด้านบน ต้องไป click เลือก download file แล้วจึงกลับมา ตรงกรอบ sent to เลือก file อีกครั้ง)---save ตั้งชื่อ

    -ไปที่ folder ใน EndNote ที่เราสร้างไว้ จะปรากฎไฟล์ pubmed ให้ click

    -ไปที่ file ใน EndNote เลือก import –import data file เลือก choose file มองหาชื่อไฟล์ ต่อมาตรง import option จะมีคำว่า EndNote Library ให้เลื่อนลูกศรเลือก Pubmed (NLM) (หากไม่เห็น Pubmed ให้เลือก other filters—choose an import filter—Pubmed, กด choose-import

(ดูคำแนะนำการส่งไฟล์ออกไปเก็บใน  EndNote ในกรอบ comment ด้านล่าง ของ choose an import filter)

-Online search จาก EndNote อยู่มุมซ้ายของ EndNote เลือก more จะปรากฎชื่อมหาวิทยาลัยต่างๆ ทั่วโลก เลือกชื่อที่ด้านหลังมีข้อความว่า library catalog กด choose จะมีกรอบด้านล่างเพิ่ม preview ตรงช่อง Author เลือกเป็น any หรือ title แล้วกรอกสิ่งที่จะค้นในช่องว่าง แล้วกด search จะปรากฎกรอบแจ้งว่าพบกี่บทความ เมื่อเรากด OK บทความจะปรากฎในกรอบเก็บไว้ เราก็เลือกว่าจะเก็บทั้งหมด หรือลบบทความใด ก็ป้ายดำบทความนั้น click ขวา move to trash หรือ cut

4. การพิมพ์เอง กรณีเป็นตำรา เล่มวารสารหรือบทความภาษาไทย ที่ไม่พบทาง online ไปที่คำสั่ง reference—new reference—พิมพ์เสร็จปิดได้เลย จะไปปรากฎแล้ว (ตัวอักษรบางตำแหน่งเป็นสีแดง เพราะ EndNote ไม่รู้จัก) หากจะแก้ไขให้ click 2 ครั้งตรงบทความนั้น เมื่อแก้เสร็จก็ปิดได้

5. การจัดการกับบทความที่เก็บไว้ เมื่อเปิดไฟล์แล้วในกรอบที่บทความอยู่

-เรียงชื่อผู้เขียนตามตัวอักษร Click ตรงคำว่า Author 1 ครั้ง จาก A-Z หาก Click อีกจะกลับคืน

-เรียงปี Click ตรงคำว่า Year 1 ครั้ง

- Click 2 ครั้งตรงชื่อผู้เขียน จะปรากฎรายละเอียด บอกลักษณะของบทความว่าเป็น Journal article หากต้องการ full text ไป click ที่ URL

-ป้องกันการเก็บบทความซ้ำ เวลาเรียกคำสั่ง import ตรงกรอบของ duplication ใส่ discard duplicate หากมีซ้ำอยู่ก่อน ไปที่คำสั่ง reference—file duplicate ให้ป้ายบทความทั้งหมดให้ดำ จะลบบทความที่ซ้ำออก

6. การนำบทความที่เก็บไว้มาใช้งาน

พิมพ์ข้อความในงานวิจัย เมื่อต้องการอ้างอิงแทรกในเนื้อหา มีขั้นตอนดังนี้

-เปิด EndNote ป้ายดำในเล่มที่ต้องการ หากไม่ได้อยู่ติดกันให้กดแป้น control (Ctrl) ค้าง

-ไปที่ช่องด้านบน (มีคำว่า annotated) เลือก select another style

-เลือกรูปแบบการเขียนตามชื่อวารสารที่ปรากฎในหน้าต่าง choose an output style

-ไปที่คำสั่ง edit เลือก copy formatted (ป้ายให้ดำแล้ว click ขวาก็พบ copy formatted)

-กลับมาที่ข้อความใน words ที่พิมพ์ ค้าง mouse ไว้ตำแหน่งที่จะแทรก มองไปที่ tool bar ของ EndNote ที่อยู่ในหน้า words เลือกสัญลักษณ์ลูกศรชี้ลง (insert selected citation) จะมีตัวเลขยกกำลังปรากฎหลังข้อความ พร้อมกับมีบรรณานุกรมต่อลงมาให้ในหน้านั้นด้วย (หากไม่พบ tool bar ของ EndNote ใน words ให้ไปที่คำสั่ง view หรือมุมมอง แล้วไปที่ toolbars มองหา EndNotex2 แล้ว click)

7 การเลือกรูปแบบการเขียนการอ้างอิงและบรรณานุกรม

            รูปแบบการเขียนอ้างอิงและบรรณานุกรมมีหลายแบบ ขึ้นกับการกำหนดของวิทยานิพนธ์ หรือเจ้าของแหล่งทุน หรืออื่นๆ ที่กำหนดให้เราต้องทำตาม ไปที่กรอบบนด้านซ้าย เลือก select another style แล้ว choose a style เลือกวารสาร หากเรารู้ว่าวารสารเล่มนั้นใช้แบบนั้นๆ เราก็ไปเลือกชื่อวารสารนั้นได้เลย เพื่อให้ EndNote จัดตามแบบนั้น เลือก choose กลับไปที่บทความที่เก็บไว้ พอ copy formatted นำไปวางใน words จะได้รูปแบบนั้น รูปแบบในวารสาร ดังตัวอย่าง

·       แบบ APA ในวารสาร Agribusiness

·       แบบ Harvard ในวารสาร Experimental Agriculture

·       แบบ Vancouver ในวารสาร New England J Medicine

·       แบบ Chicago 15^th B ในวารสาร Amer J Archeology

·       แบบ JAMA Manual of Style ในวารสาร Amer J Sports Medicine

·       แบบ AMA Manual of style, 9^th ed ในวารสาร Clinical Nurse Specialist

·       แบบ American Chemical Society ในวารสาร Biotechnology Progress

หากเราไม่รู้ว่าวารสารใดใช้รูปแบบใด ถ้าวารสารนั้นอยู่ใน list ของ EndNote จะง่ายมาก โดยเราเลือกวารสารเล่มนั้น เลือกวารสารแล้วจะปรากฎรายละเอียดด้านล่าง ตรง based on หรืออ่านในกรอบ comment

8. การเปลี่ยนรูปแบบ

            เมื่อเราเลือกรูปแบบแล้ว มีความจำเป็นต้องเปลี่ยนเป็นรูปแบบอื่น สามารถทำได้โดย เลือกบทความใน EndNote ที่ต้องการใช้งาน แล้วไปที่ words ใช้ได้ 2 วิธี

-คำสั่ง Format bibliography บน toolbars ของ EndNote ใน words (ตัวที่ 3 เครื่องหมายÖสีเขียว) หรือ

-คำสั่ง Toolsใน words ไปที่ EndNoteX2 เลือก Format bibliography

            ในหน้าต่างของ Format bibliography ตรงคำว่า with output style กด browse หาวารสารที่มีรูปแบบตามต้องการ กด OK

 

9. การปรับแต่งรูปแบบตามกำหนดในวารสารที่ไม่เป็นไปตามรูปแบบสากล เช่นภาษาไทย

    9.1 เลือกรูปแบบตามวารสารใน list ของ EndNote ที่ใกล้เคียงกับที่เราต้องใช้

ถ้าต้องการเก็บบทความภาษาไทย เลือกสร้าง folder ใหม่ ไปที่คำสั่ง reference----new reference ต้องพิมพ์เอง เมื่อเสร็จก็ปิด

    9.2 ปรับแก้แต่ละจุดที่ต่างออกไป เมื่อแก้ไขแต่ละจุดแล้วต้องกด save ทุกครั้ง จึงเริ่มแก้จุดอื่น

ไปที่บทความใน EndNote

-ไปที่คำสั่ง file—save as ตั้งชื่อรูปแบบ (style name) ที่เราจะสร้างขึ้นเอง เช่น NU, NU-Thai

-ไปที่กรอบด้านซ้ายมือ ใต้หัวข้อ bibliography

·       เลือก template เพื่อเปลี่ยนปีเป็นตัวหนา เปลี่ยนชื่อวารสารเป็นตัวหนาขีดเส้นใต้ และอื่นๆ

·       เลือก author list: เพื่อ

-          เปลี่ยนจำนวนผู้วิจัย Abbreviate Author list  จาก 7 คน เป็น 6 คน  Abbreviate with เปลี่ยนจาก et al. เป็น และคณะ

-          เปลี่ยนเป็นภาษาไทย ดังนี้

ช่อง between ภาษาอังกฤษใช้ comma แต่ภาษาไทยใช้เว้นวรรค ดังนั้น ลบ comma ออก แล้วเคาะ space bar 1 ครั้ง ช่อง before last ภาษาอังกฤษใช้ and แต่ภาษาไทยใช้ และ ดังนั้นลบ and ออกเคาะเว้นวรรค 1 ครั้ง ตามด้วย และ

·        เลือก author name เปลี่ยนตำแหน่งของชื่อแรก นามสกุล

-ไปที่กรอบด้านซ้ายมือที่ Page Number เลือกรูปแบบเลขหน้า

10. รูปแบบบทความเพื่อการตีพิมพ์

            เปิด EndNote ไปที่คำสั่ง tools ไป manuscript template เลือกชื่อวารสารที่จะลงตีพิมพ์ จะปรากฎรูปแบบให้ว่าหน้า 1 ต้องพิมพ์อะไร เราสามารถพิมพ์ทับได้ เช่นหน้า insert text เราพิมพ์ข้อความของงานวิจัยลงไปเลย จุดที่จะอ้างอิง ไปป้ายเลือกบทความที่จะอ้างอิง โดยไม่ต้องไปเลือกรูปแบบแล้ว ไปที่ toolbars ของ EndNote บน words เลือก insert selected citation จะอ้างอิงตามวารสารที่เลือกตั้งแต่ต้น เมื่อไปที่หน้า reference ก็วางให้เรียบร้อยแล้วด้วย

 11. การเอา code ออก เพื่อส่งงาน

            เมื่อเราใช้งานโปรแกรม EndNote เอกสารอ้างอิงจะมี code อยู่ เมื่อเรา click ที่จุดใด จะป้ายสีดำ ก่อนส่งงานต้องเอาออก โดย

-ไปที่คำสั่ง tools ใน words เลือก EndNoteX2 เลือก remove field codes จะมีไฟล์ใหม่เกิดขึ้น ให้ save ตั้งชื่อใหม่ ไฟล์นี้ไม่มี code แล้ว แต่ไฟล์เดิมยังคงอยู่

12. อื่นๆ

     12.1 ด้านซ้ายในโปรแกรมจะมีข้อความ

-All reference บอกว่าเก็บไว้ทั้งหมดเท่าไรแล้ว

- import reference บอกว่าเมื่อสักครู่เรานำเข้ามาอีกเท่าไร

-citation

-bibliography

-footnote

-figure and tables

12.2 คำสั่ง Tools ใน EndNote ไปที่ open term list

     -การลบบทความที่เก็บ

    - เลือก import ชนิดบทความที่เฉพาะ เช่นต้องการเฉพาะวารสาร เลือก import list-terms list-Journal