ถอดรหัส PMQA ประสาคนไม่เข้าใจ: ตอน ข้อมูลองค์กร..ปัญหาโลกไม่แตก
ความเดิมตอนที่แล้ว..ผมให้ความหมาย PMQA หมายถึง วิชาการบริหารส่วนราชการที่มีประสิทธิภาพ ประกอบด้วยวิชาที่จะต้องเรียนรู้ 8 วิชา ตอนนี้จะเล่าเรื่อง หมวด P ลักษณะสำคัญขององค์กร วิชานี้ผมใช้ชื่อวิชาว่า การเก็บรวบรวมข้อมูลขององค์กร ใช้ชื่อตอนว่า ข้อมูลองค์กร...ปัญหาโลกไม่แตก ตามประสาคนไม่เข้าใจ
สิ่งสำคัญในการศึกษา PMQA คือ ต้องเปลี่ยนทัศนคติจากการทำ PMQA เพื่อตรวจสอบและจับผิด เป็นศึกษา PMQA เพื่อการเรียนรู้และพัฒนาองค์กรของตนเอง ที่ผ่านมา เท่าที่ได้ฟัง ได้ทราบ PMQA คือเครื่องมือในการจับผิดการปฏิบัติงานของส่วนราชการ ทำให้ทัศนคติของข้าราชการต่อ PMQA คือทำทำไม ไม่ได้เรื่อง ไม่มีประโยชน์ หรือทำ ๆ ไปให้มันเสร็จก็แล้วกัน อย่าคิดมาก
ในองค์กรแต่ละองค์กร เมื่อเวลาผ่านไปและองค์กรนั้นคงอยู่ วิถีการดำรงอยู่ขององค์กรมีความรู้และเรื่องราวเกิดขึ้นมากมาย อยู่ที่ใครจะจดจำมากน้อยเพียงใด ในวิถีขององค์กรภาคราชการก็เช่นกัน มีเรื่องราวที่เป็นข้อเท็จจริงเกิดขึ้นต่อเนื่องยาวนาน บ้างก็เกิดขึ้นบ้างก็ดับไปเป็นธรรมดา บางสิ่งก็ดีสมควรจะจดจำ แต่ไม่จำ บางสิ่งก็กระทบความรู้สึกที่ไม่ดี ไม่ควรจำ แต่กลับจำ แต่ข้อมูลใน PMQA จะเป็นข้อมูลที่จำเป็นต้องใช้ในการบริหารส่วนราชการให้มีประสิทธิภาพ ที่ทุกส่วนราชการต้องมี ต้องทำ ถึงจะดีและประสบความสำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพ เป็นข้อมูลองค์กรสมัยใหม่ ที่เหล่านักวิชาการทางการบริหารทั้งหลาย กำลังนำเสนอ และการันตีว่าดีเยี่ยมและให้ทำ
ในหมวด P ลักษณะสำคัญขององค์กร ข้อมูลที่ PMQA กำหนดว่าส่วนราชการต้องมี ต้องทำ ประกอบด้วยข้อมูล 5 กลุ่มข้อมูล คือ
1. ข้อมูลทั่วไปขององค์กร PMQA เรียกว่า ลักษณะพื้นฐานขององค์กร
2. ข้อมูลด้านการบริหารจัดการองค์กร PMQA เรียกว่า ความสัมพันธ์ภายในและภายนอกองค์กร
3. ข้อมูลผลการวิเคราะห์งานและแนวทางการทำงานในอนาคต PMQA เรียกว่า ความท้าทายต่อองค์กร
4. ข้อมูลงานหลักและงานเด่นขององค์กร PMQA เรียกว่า ความท้าทายเชิงยุทธศาสตร์
5. ข้อมูลและวิธีการดำรงรักษาองค์กร
1.ข้อมูลทั่วไปขององค์กร
การเก็บรวบรวมข้อมูลทั่วไปขององค์กรนั้น เป็นข้อมูลที่มีความจำเป็นที่ต้องใช้ในการกำหนดงาน และเป้าหมายขององค์กร ตลอดจนเป็นข้อมูลที่ผู้บริหารและผู้เกี่ยวข้องต้องใช้ในการตัดสินใจ เพื่อให้องค์กรดำรงอยู่ ในสภาวการณ์แข่งขันในปัจจุบัน และภาพองค์การราชการที่ถูกนำเสนอในเชิงลบอยู่เสมอ ใน PMQA ได้ให้แนวทางข้อมูลในส่วนนี้ที่ส่วนราชการต้องรวบรวมหรือทำให้มี ไว้อย่างน้อย 8 ข้อมูล ดังนี้
1. พันธกิจขององค์กร เป็นสิ่งที่บ่งชี้ว่าองค์กรส่วนราชการนั้นมีภารกิจที่ต้องทำอย่างไรบ้าง
ในส่วนนี้ PMQA ให้ระบุรายละเอียดหน้าที่ตามกฎหมายของส่วนราชการ แนวทางและวิธีการให้บริหารแก่ผู้รับบริการ สรุปให้ง่าย คือ ส่วนราชการมีหน้าที่อะไร และทำหน้าที่อย่างไร
2. วิสัยทัศน์ขององค์กร
3. เป้าประสงค์หลักขององค์กร
4. วัฒนธรรมของส่วนราชการ
5. ค่านิยมของส่วนราชการ
6. ข้อมูลบุคลากร พร้อมรายละเอียดการวิเคราะห์ข้อมูล
7. เทคโนโลยี อุปกรณ์ และสิ่งอำนวยความสะดวกที่มีของสำนักงาน
8. กฎหมาย ระเบียบข้อบังคับ ที่ใช้ในการปฏิบัติราชการ
ในส่วนของข้อมูลทั่วไปทั้ง 8 ข้อมูล จะเห็นได้ว่าเป็นข้อมูลที่จำเป็นที่ส่วนราชการต้องใช้ในการปฏิบัติราชการ เพื่อให้มีประสิทธิภาพ ถูกต้องและถูกใจของคนที่เกี่ยวข้อง
2.ข้อมูลการบริหารจัดการองค์กร
ข้อมูลการบริหารจัดการ ทั้งภายในและภายนอกส่วนราชการ ควรมีข้อมูลที่สำคัญอย่างน้อย 4 เรื่อง ดังนี้
1. โครงสร้าง หรือแผนผังที่แสดงการบริหารของส่วนราชการ
2. ข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการกำกับและดูแลตัวเองที่ดี (ป้องกันอย่าให้ผิด)
3. ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการทำงานกับผู้อื่นและวิธีการทำงานด้วยกัน
4. ข้อมูลการทำงานกับผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หมายถึงไม่ได้เกี่ยวข้องโดยตรงแต่ได้รับผลกระทบจากการทำงานด้วย)
3.ข้อมูลการวิเคราะห์งานของส่วนราชการ
ในส่วนนี้ถ้าดูตามข้อมูลในเอกสารแล้ว จะเป็นข้อมูลที่ผ่านการวิเคราะห์งานด้วยเทคนิก SWOT และเปรียบกับหน่วยงานอื่น ๆ ที่ทำงานลักษณะคล้ายเคียงกัน เพราะจะเป็นคู่แข่งขันในการทำงานในปัจจุบันและในอนาคต สุภาษิตสมัยใหม่ (แต่เกิดไม่ทัน) ที่ว่า “รู้เขา รู้เรา รบร้อยครั้งชนะร้อยครั้ง”
4.งานหลักและงานเด่นขององค์กร
ในข้อ 4 งานหลักและงานเด่นขององค์กร ผมหาชื่ออื่น ๆ ไม่ได้จริง จึงใช้คำนี้ เป็นการคิดค้นงาน (ใน PMQA เรียกว่า งานที่ท้าทาย) เพื่อให้บรรลุพันธกิจขององค์กร การปฏิบัติการ และเรื่องทรัพยากรบุคคล ที่ทำแล้วดี ทำแล้วดัง และเป็นงานที่ยากที่คนอื่น ๆ หน่วยงานอื่น ๆ ทำไม่ได้ ทำไม่สำเร็จ แต่หน่วยงานเราทำได้ทำสำเร็จ สามารถบ่งชี้ได้ชัดเจนว่าเป็นงานที่เราคิด เป็นงานที่เราสร้าง ทำให้บรรลุพันธกิจขององค์กร
5. ข้อมูลและวิธีการดำรงรักษาองค์กรให้คงอยู่
ในข้อ 5 ข้อมูลและวิธีการดำรงรักษาองค์กรให้คงอยู่ เป็นข้อมูลที่ระบุแนวทางการปรับปรุงประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน ให้ทันกับกับการเปลี่ยนแปลงของสังคม ตลอดจนการส่งเสริมกระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของบุคลากรทั้งภายในสำนักงาน และแลกเปลี่ยนกับสำนักงานอื่น ๆ ที่เป็นตัวอย่างที่ดี และนำมาใช้ในการปรับปรุงประสิทธิภาพการปฏิบัติราชการ
แต่เดิม..... ถ้าจะให้เก็บรวบรวมข้อมูลขององค์กร ก็จะเริ่มต้นด้วย ประวัติองค์กร เกิดเมื่อไหร่ ใครเป็นใหญ่เป็นโตบ้าง มีใครกี่คน ทำงานอย่างไร เปลี่ยนแปลงอย่างไร แต่ละหน่วยงานจะมีความแตกต่างกันไป แต่ละความคิดในการรวบรวมของแต่ละองค์กรก็จะแตกต่างกัน ถ้านำมารวมกันแล้วใช้ในการบริหาร..ก็จะเป็นปัญหาโลกแตก....ของข้อมูลที่แตกต่างกันและใช้ในการบริหารได้น้อย
ถ้า..ถูกสั่งบอกให้รวบรวมข้อมูลทางการบริหารให้หน่อย งง....แต่ให้นึกเองแล้วรวบรวม น่าจะนาน และคงไม่ครบถ้วน แต่ถ้าท่านใช้แนวทางในหมวด P เป็นแนวทางในการรวบรวมข้อมูล ท่านจะได้ข้อมูลทางการบริหารที่ครบถ้วน ในการตัดสินใจ และนำไปใช้ในการบริหาร ดังนั้นข้อมูล หมวด P ใน PMQA จึงเป็นการรวบรวมข้อมูลทางบริหารที่จำเป็นอย่างยิ่ง ทุกส่วนราชการจะมีข้อมูลในแนวทางเดียวกัน..เมื่อรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูล ก็ใช้ได้ ข้อมูลที่เป็นปัญหาโลกแตกแต่เดิมก็จะ...หายไป
สำหรับผู้บริหาร...ข้อมูลในหมวด P สามารถนำมาใช้ในการบริหารองค์กรได้ตลอดเวลา เป็นข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริง ที่ผ่านกระบวนการวิเคราะห์ และกระบวนการมีส่วนร่วมมาแล้ว ถ้าองค์กรนั้นได้ดำเนินการตามกระบวนการที่ PMQA กำหนด เพราะในหมวดต่อ ๆ ไป PMQA จะอธิบายวิธีการทำ ให้ได้มาในแต่ละเรื่องอย่างละเอียด เป็นขั้นเป็นตอน ซึ่งจะเน้นที่การนำข้อมูลมาวิเคราะห์และผ่านกระบวนการมีส่วนร่วมของบุคลากรภายในองค์กร และผู้เกี่ยวข้องภายนอกองค์กร ดังนั้น หมวด P ของ PMQA จึงดีสำหรับผู้บริหาร ที่จะใช้ข้อมูลในการตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง อยู่บนพื้นฐานของข้อมูลทางการบริหารที่ชัดเจน อ้างอิงได้ตลอดเวลา ....
ความเห็น (4)
คุณอธิบายได้ดีมาก ๆ เลยค่ะ กำลังศึกษาด้านนี้ เปิดมาเจอเลยเข้าใจมาก ๆ ได้ยินแต่คนอื่น ๆ พูดกัน แต่ไม่รู้เรื่อง ไม่รู้คนอื่นเค้ารู้หรือป่าว ขอบคุณนะคะ
คุณอธิบายได้ดีมาก เข้าใขง่ายค่ะ กำลังศึกษาด้านนี้ เพื่อจะนำไปเปรียบเทียบกับ HPH PLUS อย่างไรดี
ขอบคุณมากค่ะ กำลังศึกษาเรื่องนี้นำมาใช้กับองค์กร ได้รับความรู้เพิ่มขึ้นค่ะขอบคุณค่ะ
กำลังงง สงสัยอยู่พอดีเลย ได้รับมอบหมายงานให้ทำโดยที่ไม่รู้เรื่องเลยเป็นแค่ผู้ปฏิบัติ