สร้างระบบอินทราเน็ตด้วย SharePoint

** มารู้จัก share point กันเถอะ **

Microsoft Office SharePoint Server 2007 คือ ชุดผลิตภัณฑ์ที่มีความสามารถในการทำงานแบบเซิร์ฟเวอร์ซึ่งสามารถช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพขององค์กรด้วยระบบจัดการเนื้อหาและระบบค้นหาระดับองค์กรที่เข้าใจง่าย ซึ่งจะช่วยเร่งให้กระบวนการทางธุรกิจที่ต้องทำร่วมกันมีความรวดเร็วขึ้น และช่วยให้การแบ่งปันข้อมูลไปมาระหว่างพื้นที่ต่างๆ เป็นไปได้ง่าย ทั้งนี้เพื่อให้คุณสามารถมองเห็นภาพธุรกิจได้ชัดเจนยิ่งขึ้น Office SharePoint Server 2007 รองรับระบบอินทราเน็ต เอ็กซ์ทราเน็ต และโปรแกรมประยุกต์บนเว็บทุกประเภทในองค์กรด้วยแพลตฟอร์มที่สมบูรณ์แบบเพียงหนึ่งเดียว แทนที่จะต้องแยกใช้ระบบย่อยต่างๆ หลายระบบ นอกจากนี้เซิร์ฟเวอร์สำหรับการทำงานร่วมกันและการจัดการเนื้อหาที่มีให้นี้ยังเป็นแพลตฟอร์มและเครื่องมือที่ผู้เชี่ยวชาญด้าน IT และนักพัฒนาสามารถใช้เพื่อบริหารจัดการเซิร์ฟเวอร์ ทำให้โปรแกรมประยุกต์มีความยืดหยุ่น และสามารถทำงานในระบบที่แตกต่างกันได้อีกด้วย

โปรแกรม SharePoint Team Services ใน MS Office XP ช่วยให้การทำงานร่วมกันเป็นทีมในระบบอินทราเน็ต ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และง่ายอย่างที่คุณไม่เคยสัมผัส เครื่องมือสำหรับทำงานร่วมกันนั้น นับเป็นสิ่งสำคัญเป็นอย่างยิ่งเมื่อเราทำงานที่เป็น Project ใหญ่ๆ ที่ค่อนข้างซับซ้อนมากขึ้น และต้องการทีมงานมากขึ้น ที่สำคัญคือ เราไม่ได้ทำงานคนเดียวอีกต่อไป ถ้าจะพูดกันง่ายๆ ก็คือ การทำงานในบริษัทที่มีพนักงานเป็นจำนวนมาก แต่ต้องการการทำงานเป็นทีมและให้ผลงานได้ดีที่สุดนั่นเอง เพียงเท่านี้ก็คงจะมองออกแล้วว่าสิ่งที่เป็นสื่อที่นิยมกันอย่างมากในปัจจุบันก็คือการใช้อินทราเน็ตนั่นเอง เพราะอินทราเน็ตสามารถรองรับการทำงานกับกลุ่มงานและจัดสรรงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องการการจัดการระบบที่ยุ่งยากเกินไปนัก แต่ปัญหาที่เกิดขึ้นในปัจจุบันก็คือ การออกแบบอินทราเน็ตในปัจจุบันเพื่อให้มีประสิทธิภาพสูงสุด พร้อมทั้งสามารถใช้งานได้ง่ายที่สุดนั้นยังคงเป็นเรื่องที่ค่อนข้างยากมากทีเดียว แต่ ณ ตอนนี้อินทราเน็ตจะไม่ใช่เรื่องยากสำหรับองค์กรทุกขนาดอีกต่อไป SharePoint Team Services เป็นเครื่องมืออีกชุดหนึ่งที่ช่วยให้การทำงานต่างๆ นั้นง่ายขึ้นมาก ไม่ว่าจะเป็นเครื่องมือในการจัดการข้อมูลที่ค่อนข้างง่าย, มีพื้นที่ Discussion , การ Subscription ไฟล์และเพจต่างๆ รวมไปถึงการจัดการแบ่งระดับสิทธิในการเข้าถึงข้อมูลส่วนต่างๆ ของผู้ใช้แต่ละกลุ่มได้อีกด้วย จุดเริ่มต้นในส่วนของเครื่องมือสำหรับสร้างอินทราเน็ตของไมโครซอฟต์กำเนิดขึ้นมาจาก Microsoft FrontPage 98 จากนั้นขยับเข้ามาสู่ชุดโปรแกรม MS Office 2000 แต่ถึงอย่างไรแอพพลิเคชันทั้งสองชุดนี้ยังมีข้อจำกัดอย่างมากอยู่ที่ชุดออฟฟิศนั้น ยังไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอในการสร้างและจัดการอินทราเน็ตที่สร้างขึ้นมา สาเหตุนั้นพอจะสรุปง่ายๆ ได้มาจากสองส่วนคือ ปัญหาแรกเนื่องจากอินทราเน็ตที่สร้างขึ้นมานั้น จำเป็นต้องมีการออกแบบและทำงานกับมันอีกมาก เพื่อจะสร้างระบบที่สมบูรณ์ออกมา โดยเฉพาะกับการทำงานใน FrontPage ปัญหาที่สองก็เนื่องมาจากเครื่องมือสำหรับจัดการกับผู้ใช้ที่มีมาให้ภายใน FrontPage นั้นเหมาะสำหรับการทำงานกับเว็บไซต์เสียมากกว่าที่จะนำมาใช้กับอินทราเน็ตในหน่วยงาน ซึ่งจะเห็นว่าจากปัญหาดังกล่าว Office Web Server ที่มีมาให้กับชุด Office 2000 นั้นสามารถจัดการได้อยู่แล้ว แต่คุณสมบัตินี้ก็ยังขาดเครื่องมือในการกำหนดเจ้าของเอกสารและการบริหารอินทราเน็ตอีกด้วยสำหรับใน MS Office XP นั้นจะมี SharePoint Team Service มาแทนที่ Office Web Server ในเวอร์ชันก่อน ซึ่ง SharePoint นั้นจะมีระบบจัดการการทำงานร่วมกันที่ค่อนข้างสมบูรณ์เป็นอย่างมาก แต่กลับสามารถใช้งานได้อย่างง่ายดาย โดยที่ SharePoint จะทำงานร่วมกับ FrontPage Server Extensions 2002 แต่ก็ไม่จำเป็นว่าจะต้องใช้ FrontPage เป็นตัวจัดการงานทั้งหมด เพราะคุณยังสามารถสร้างสื่อต่างๆ รวมไปถึงการจัดการไซต์ได้โดยไม่จำเป็นต้องทำงานผ่านทาง FrontPage อีกด้วย ในทางกลับกัน เอกสารเว็บรวมทั้งข้อมูลส่วนอื่นๆ ของเว็บไซต์ที่สร้างขึ้นมาโดย SharePoint นั้นสามารถใช้ FrontPage แก้ไขและปรับแต่งเพิ่มเติมส่วนต่างๆ ได้คุณสมบัติต่างๆ ที่มีอยู่ภายใน SharePoint ไม่ว่าจะเป็นเท็มเพลตที่มีมาให้ภายในโปรแกรม, document libraries, discussion group และเครื่องมือในการจัดการระบบนั้นทำให้การสร้างเอกสารและข้อมูลต่างๆ ลงไปในอินทราเน็ตไซต์ทำได้ง่ายมาก และถ้าหากว่าในตอนนี้คุณยังไม่มีระบบการทำงานเป็นทีมติดตั้งอยู่ การเริ่มต้นด้วย SharePoint นับว่าเป็นทางเลือกที่ไม่เลวเลยทีเดียว เพราะอย่างน้อยที่สุดที่ SharePoint ทำงานร่วมกับแอพพลิเคชันในชุดออฟฟิศตัวอื่นๆ ได้เป็นอย่างดีนั้นเป็นสิ่งที่ช่วยให้คุณเริ่มต้นนับสิบแทนที่จะนับหนึ่งได้แล้ว ยิ่งไปกว่านั้น SharePoint ไม่ได้มีประสิทธิภาพสำหรับหน่วยงานขนาดใหญ่เท่านั้น แต่สำหรับธุรกิจขนาดกลางไปจนถึงขนาดย่อม (รวมถึงกลุ่มงานในหน่วยงานขนาดใหญ่อีกด้วย) SharePoint เป็นโซลูชันที่ดีไม่น้อยทีเดียว สำหรับหน่วยงานที่มีขนาดใหญ่ขึ้นก็สามารถขยับขึ้นไปใช้ SharePoint Portal Server ซึ่งเป็นเครื่องมือที่แยกขายต่างหาก เหมาะสำหรับองค์กรที่มีผู้ใช้ตั้งแต่ 75 คนขึ้นไป นอกจากนี้แล้วยังมีการจัดการเอกสารที่ดีกว่าพร้อมทั้งยังสามารถค้นหาข้อมูลได้ง่ายกว่าอีกด้วย แต่กลับกันที่การกำหนดระดับการรักษาความปลอดภัยนั้นกลับไม่ง่ายเหมือนอย่างที่มีมาให้ใน SharePoint Team ServicesSharePoint จะมาพร้อมกับชุด MS Office XP 2 เวอร์ชันเท่านั้นคือรุ่น Office XP Developer และ Office XP Professional with FrontPage หรือไม่ถ้าคุณใช้ FrontPage 2002 ในรุ่นที่ขายแยกก็มีแถมให้ด้วยเช่นกัน แต่ไม่ว่าจะอยู่ในชุดของโปรแกรมใดก็ตาม การติดตั้ง SharePoint นั้นจะทำแยกต่างหากจากชุดโปรแกรมที่มีอยู่ในแผ่น โดยจะแยกเอาไว้ในโฟลเดอร์ Sharept บนแผ่นซีดีรอมออฟฟิศและ FrontPage 2002 สำหรับระบบที่ต้องการเซ็ตอัพเพื่อใช้งานเป็นเซิร์ฟเวอร์สำหรับ SharePoint จะต้องรันด้วยระบบปฏิบัติการวินโดว์ 2000 รุ่น Professional หรือ Server (รวมไปถึง Windows XP Professional และ .Net Server ด้วย) และจะต้องติดตั้ง IIS 5.0 หรือสูงกว่าเท่านั้น นอกจากนี้แล้วยังต้องใช้ระบบไฟล์แบบ NTFS อีกด้วย เมื่อติดตั้ง SharePoint ลงไปแล้วแต่ถ้าในระบบที่ติดตั้งนั้นยังไม่มี FrontPage Server Extensions 2002 อยู่ระบบจะติดตั้งลงไปให้เองโดยอัตโนมัติอีกด้วย นอกจากนั้นแล้วเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้จะต้องมี Microsoft SQL Server 7.0 หรือว่า Microsoft Data Engine 7.0 (MSDE เป็น SQL Server เวอร์ชันที่ออกแบบมาสำหรับระบบเล็กๆ) ติดตั้งเอาไว้ก่อน ซึ่งถ้าในขณะที่ติดตั้งนั้นซอฟต์แวร์ตรวจพบว่ายังไม่ได้ติดตั้งเอาไว้ก็จะติดตั้ง MSDE ลงไปให้เองโดยอัตโนมัติด้วยเช่นกัน ส่วนผู้ใช้ที่อยู่ในทีมงานนั้นจะมีเพียงแค่เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ทำงานด้วยอินเทอร์เน็ตเอ็กซ์พลอเรอร์ หรือเน็ตสเคปนาวิเกเตอร์เพื่อบราวซ์ข้อมูล และโปรแกรมที่สามารถกำหนดผู้ใช้ได้อย่างเช่น ออฟฟิศสำหรับการตั้งค่าในระบบนั้น อาจจะใช้เป็นการเซ็ตอัพ SharePoint ลงบนเครื่องที่ติดตั้งวินโดว์ 2000 เพื่อทำงานเป็นเซิร์ฟเวอร์ และใช้วินโดว์ 98 แมค หรือว่าลินุกซ์เป็นเครื่องไคลเอ็นต์ก็ได้ นอกจากนี้แล้วหากว่าในหน่วยงานยังไม่พร้อมจะติดตั้งระบบ ก็สามารถใช้บริการโฮสติ้งจากผู้ให้บริการได้เช่นกัน(www.microsoft.com/frontpage/sharepoint/wpp.htm) ซึ่งจะประหยัดค่าใช้จ่ายสำหรับองค์กรลงไปมากทีเดียว