สืบเนื่องจากการประชุมปฏิบัติการ
KM : การพัฒนาระบบควบคุมภายใน มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
เมื่อวันศุกร์ที่ผ่านมา
ได้มีการแบ่งกลุ่มปฏิบัติการวิพากษ์การจัดวางระบบควบคุมภายในและการรายงานการควบคุมภายในของหน่วยงาน
ซึ่งแบ่งออกเป็น 4 กลุ่ม โดยมีเจ้าหน้าที่ตรวจสอบภายใน
คือคุณพิมพลพรรณ ภูขมัง ทำหน้าที่เป็นคุณอำนวย นั้น
ในส่วน กลุ่มที่ 2 เริ่มต้นด้วยการให้ทุกหน่วยงานแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับการจัดทำรายงานการควบคุมภายในที่ถูกต้อง
จะต้องประกอบด้วยปัจจัยอะไรบ้าง
สมาชิกกลุ่มที่
2
อ.จิราภา
ตัวแทนจากคณะสถาปัตยฯ
ซึ่งจะขอนำการสรุปประเด็นจากบันทึกของคุณลิขิตของกลุ่มที่ 2
คือคุณสายทิพย์ จากคณะการบัญชีและการจัดการ ดังนี้
แนวปฏิบัติในการจัดทำการควบคุมภายใน
1. ทุกหน่วยงานจะต้องจัดทำแบบสอบถาม
(ICQ)ที่เกี่ยวข้องกับงานของตนเอง
โดยทุกฝ่ายต้องให้ความร่วมมือในการจัดทำ
2. นำผลที่ได้จากแบบสอบถามมาจัดทำแบบประเมินการควบคุมภายใน
(แบบ ปม)
3.
การจัดทำรายงานต้องทราบภารกิจหลักของตนเองที่จัดทำ
แล้วจึงมาประเมินความเสี่ยงตามกิจกรรมงานนั้น ๆ
4. เมื่อทราบความเสี่ยงของกิจกรรมนั้น ๆ
แล้วนำความเสี่ยงมาจัดทำแผนการปรับปรุงการควบคุมภายใน (แบบ ปย3)
ปัญหาในการจัดทำรายงานการควบคุมภายใน
-
การกำหนดด้วยการมีกฎระเบียบ (การบังคับ)
การกำหนดงวดของการจัดทำเป็นงวด ๆ โดยการจับกลุ่มเล็ก ๆ
ในการจัดทำโดยอิงกฎระเบียบข้อบังคับ ของการตรวจสอบภายใน
โดยการมองความเสี่ยงของหน่วยงานตนเอง และเขียนออกมา
-
การจัดทำให้ครบทุกกิจกรรม ครบ 5 องค์ประกอบ
ความสอดคล้องของเนื้อหา จะถือว่าครบจะช่วยกันทำทุกคนในหน่วยงาน
โดยมีผู้บริหารคอยดูแล โดยในการจัดทำแต่ละส่วนแบ่งออกเป็นกิจกรรมต่าง
ๆ แบ่งออกเป็นงานที่ตนรับผิดชอบ แล้วค่อยนำมาร่วมกัน
-
บางหน่วยงานทำการเลือกประเมินเฉพาะแค่เรื่องที่มีความเสี่ยงเท่านั้น
เช่นโดยเล็งเห็นว่างานพัสดุเป็นที่เห็นว่ามีความเสี่ยง
โดยไม่มองของมุมอื่น และไม่มีการจัดทำแบบสอบถาม ICQ
-
ไม่มีการจัดทำแบบสอบถาม แต่การจัดทำแบบ ปย.3
ก็ได้ดำเนินการจัดทำของงวดก่อน และการดำเนินการมีผู้จัดทำน้อย
โดยผู้จัดทำไปสอบถามข้อมูลและความเสี่ยงจากผู้ดำเนินการเอง
โดยมาวิเคราะห์เอง ประเด็นที่สำคัญของการที่ปัญหาในการทำคือ
ยังไม่มีความรู้ความเข้าใจและการสื่อสารไม่ชัดเจน :
การมีความเข้าใจในการจัดทำให้ชัดเจน
-
บางหน่วยงานยังไม่เข้าใจในขั้นตอน
การทำข้ามขั้นตอน และทำให้รูปเล่มออกมาไม่ถูกต้อง
และเนื่องจากการแบ่งรูปเล่มกันออกไปทำจะทำให้รูปเล่มออกไปคนละทิศทาง
ร่วมทั้งการมีวิสัยทัศน์หรือการมองความเสี่ยงของผู้ปฏิบัติหรือผู้บิหารไม่ตรงกัน
-
ความเข้าใจของผู้บริหาร
และผู้ปฏิบัติงานไม่ตรงกันกับการปฏิบัติการมองความเสี่ยงหรือความเข้าใจในการจัดทำรูปเล่มหรือรายงาน
:
อยากให้มีการฝึกอบรมหรือการแนะนำในการใช้การจัดทำเอกสารควบคุมภายใน
-
ความร่วมมือร่วมใจของบุคลากรภายในหน่วยงาน “
เป็นสิ่งสำคัญ ”
-
ยกตัวอย่าง สำนักคอมฯ = การดังงานแต่ละงานออกมาเล่นงานของตนเอง
ข้อมูล ความเสี่ยงและค่อยรวม ๆ กันออกมา เพื่อใช้ให้เป็นรูปเล่ม
-
คู่มือการปฏิบัติงานน่าจะมีการจัดทำทุกงาน
การแก้ไขปัญหา
แนวทางการแก้ไข
- การให้ความร่วมมือของทุกคน
ในหน่วยงาน
- ควรจัดให้มีการอบรมในส่วนของผู้บริหาร
- การอบรมเป็นกลุ่มต่าง ๆ เฉพาะเรื่องในแต่ละด้าน เช่น
ด้านการจัดการเรียนการสอน ด้านการบริหารจัดการ ด้านการวิจัย ฯลฯ
แล้วจึงนำมาสรุปประเด็นเป็นภาพรวมของคณะ
เพื่อจัดวางระบบการควบคุมภายในที่สอดคล้องต่อไป
- หน่วยตรวจสอบภายใน
ควรทำสรุปประเด็นในการจัดทำสั้น ๆและเข้าใจง่าย
- ผู้ที่จัดทำรายงานฯ
จะต้องมีความเข้าใจในการจัดวางระบบการควบคุมภายในเป็นอย่างดี
หากไม่มีความเข้าใจ
การจัดทำรายงานฯก็จะไม่ถูกต้อง
auditor03 msu.