KA : ชุมชนสำนักงานเลขานุการ (งานการเงินและพัสดุ)

    เมื่อวันศุกร์ที่ 24 มีนาคม 2549 เป็นวันแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของชุมชนสำนักงานเลขานุการ มีการแบ่งวงสนทนาออกเป็น 5 วง ตามลักษณะงานของสำนักงานเลขานุการ คือ

• วงงานธุรการ (link)
• วงงานการเงินและพัสดุ
• วงงานนโยบายและแผน
• วงงานบริการการศึกษา
• วงงานประกันคุณภาพ

     บันทึกนี้ขอนำวงสนทนาของงานการเงินและพัสดุ มาเล่าสู่กันฟังก่อนครับ วงนี้มีคุณพัชรี ท้วมใจดี (เลขานุการบัณฑิตวิทยาลัย) ทำหน้าที่เป็นคุณอำนวย บันทึกนี้ผมนำมาจากคุณลิขิตของวงซึ่งบันทึกความรู้ที่ได้รับจากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในงานการเงินและพัสดุ

 

วงงานการเงินและพัสดุ	ตัวแทนงานการเงินเล่าเรื่องเด่นในวง

      สนง.คณะเกษตรฯ
      - งานการเงินมีการจัดทำระบบการควบคุมภายใน โดยได้รับการเสนอแนะจากหน่วยตรวจสอบ
      ภายใน มีการนำข้อเสนอแนะมาปรับปรุงทำให้เกณฑ์ที่ได้รับสูงขึ้น ใช้เทคนิคนำผลการตรวจ
      มาปรับปรุงและทำเป็นโครงการ

      สนง.บัณฑิตวิทยาลัย
      - มีการจัดทำแบบสอบถามให้ทุกหน่วยงานเสนอแนะ เพื่อประเมินโครงการหรือกิจกรรม 

      สนง.พยาบาลศาสตร์
      - ปีที่แล้วมีการจัดทำโครงการสร้างความเข้าใจระเบียบการในการเบิกจ่ายทางการงิน โดย
      เชิญวิทยากรจากกองคลังมาให้ความรู้วิธีการ ระเบียบ วิธีการเบิกจ่ายทางการเงิน ทำให้การ
      เบิกจ่ายมีความถูกต้องมากขึ้น และผู้ปฏิบัติงานมีความรู้มากขึ้น

      สนง.สังคมศาสตร์
      - มีความผิดพลาด เรื่องการจัดทำเอกสาร  ทำให้มีการจัดโครงการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน
      ให้ผู้ที่เกี่ยวข้องได้ปฏิบัติ และศึกษาวิธีการเบิกจ่าย  และได้ประโยชน์จากการทำคู่มือการ
      ปฏิบัติงาน

      สนง.สหเวชศาสตร์
      - พัสดุ มีการจัดทำแผนจัดซื้อจัดจ้าง มีการรายงานสรุปร่วมกันหมด มีการควบคุมภายใน และ
      หน่วยงานย่อยภายในคณะสลับกันตรวจ มีการจัดทำฐานข้อมูลครุภัณฑ์ มีฐานข้อมูลร้านค้า 
      และมีการประเมินการให้บริการของงาน
 
      สนง.ทันตแพทยศาสตร์
      - มีการจัดประชุมสัมมนาเกี่ยวกับงานของสำนักงาน มีการจัดทำคู่มือ แบบฟอร์ม การเบิกจ่าย
      ต่าง ๆ ใช้วิธีการประเมินงานในแต่ละด้าน

      สนง. (ขออภัยผู้อ่านนะครับ สำหรับสนง.นี้ที่ไม่ได้ระบุหน่วยงานที่ชัดเจนในการบันทึก)
      - มีการจัดประชุม KM ภายในคณะ รับทราบปัญหาร่วมกันภายในคณะ ช่วยให้เกิดความเข้าใจ
      ในงาน  มีการปรับปรุง แชร์ความรู้ร่วมกัน มีการจัดทำโครงการปรับปรุงคู่มือ ระเบียบ การเบิก
      จ่าย การเงินและพัสดุ ทำให้รู้ข่าวสาร ระเบียบเบิกจ่ายที่มีการเปลี่ยนแปลง มีการพัฒนาปรับ
      ปรุงตามผลการประเมินการตรวจสอบภายในของมหาวิทยาลัย ทำให้ข้อบกพร่องการปฏิบัติ
      ลดลง

      สนง.เภสัชศาสตร์
      - มีการจัดทำแบบสอบถาม ทำแบบประเมินการใช้บริการ ทั้งนิสิต อาจารย์ เจ้าหน้าที่ทุกท่าน
      นำผลการประเมินมาใช้ในการปรับปรุงพิจารณา มีการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน 

       เกณฑ์การตัดสินในการประกันคุณภาพของงานการเงินและพัสดุ จากกิจกรรม Office KM มีดังนี้ครับ 

• มีคู่มือการปฏิบัติงานและเผยแพร่ให้ผู้เกี่ยวข้องรับทราบ (*) คุณภาพระดับ 1 ดาว
• มีการปฏิบัติงานตามคู่มือการปฏิบัติงาน (**) คุณภาพระดับ 2 ดาว
• มีการวางระบบการควบคุมภายในและปรับปรุงการควบคุมภายใน (***) คุณภาพระดับ
  3 ดาว
• มีการประเมินผลการดำเนินงานด้านการเงินและพัสดุ (****) คุณภาพระดับ 4 ดาว
• มีการพัฒนางานโดยการนำระบบอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในการปฏิบัติงานการเงินและพัสดุ
   (*****) คุณภาพระดับ 5 ดาว
  

      วงนี้จะมีลักษณะงาน 2 งานคือ งานการเงินและพัสดุ ผู้ที่อยู่ในวงส่วนใหญ่จะปฏิบัติงานทางด้านการเงิน จะมีสนง.สหเวชศาสตร์ ที่มีผู้ปฏิบัติงานด้านพัสดุเข้าร่วมอยู่ในวงนี้ คุณพัชรีเล่าให้ฟังว่าส่วนใหญ่ การปฏิบัติงานทางด้านการเงินจะไม่แตกกันนัก เรื่องเด่นของวงนี้คุณพัชรีได้ให้ข้อสรุปในแนวปฏิบัติของการปฏิบัติงานการเงินและพัสดุที่มีคุณภาพว่าเป็นอย่างไร   จากการสังเกตบันทึกที่คุณลิขิตในวงนี้ได้บันทึกส่วนใหญ่ หลายหน่วยงานจะมีการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน และมีการจัดทำการวางระบบการควบคุมภายใน

บอย
ชุมชนสำนักงานเลขานุการ