ข้อสังเกตจากการปฏิบัติงานตรวจสอบภายในสถานศึกษา (ต่อ)

                    ข้อสังเกตจากการปฏิบัติงานด้านการเงิน บัญชี และวิธีปฏิบัติที่ถูกต้อง (ต่อ)

                                6. หลักฐานการจ่ายที่เป็นใบเสร็จรับเงิน ไม่ได้ประทับตรา “จ่ายเงินแล้ว”

                                    กรณีนี้ เมื่อเจ้าหน้าที่การเงินจ่ายเงินให้เจ้าหนี้หรือผู้มีสิทธิรับเงิน ได้รับหลักฐานการจ่ายเป็น

ใบเสร็จรับเงิน ให้ผู้จ่ายเงินลงลายมือชื่อรับรองการจ่ายพร้อมทั้งมีชื่อด้วยตัวบรรจงกำกับไว้ในหลักฐานการจ่ายเงินให้แก่

เจ้าหนี้หรือผู้มีสิทธิรับเงิน และบันทึกวันที่ที่จ่ายเงิน เพื่อประโยชน์ต่อการตรวจสอบ ตามระเบียบการเก็บรักษาเงินและ

นำเงินส่งคลังในหน้าที่ของอำเภอและกิ่งอำเภอ พ.ศ.2520 ข้อ 23

                                7. การอ้างอิงเลขที่เอกสารหลักฐานการจ่ายในทะเบียนคุมเงิน ไม่ถูกต้อง

                                    กรณีนี้ หลักฐานการจ่ายเมื่อมีการอนุมัติและจ่ายเงินเรียบร้อยแล้ว ก่อนการลงบัญชีในทะเบียนคุมเงิน ให้กำหนดเลขที่ของเอกสารหลักฐานการจ่าย เช่น หากเป็นใบเสร็จรับเงินที่รับจากร้านค้า กำหนดรหัสเป็นบจ....../......

หากเป็นใบสำคัญรับเงินของส่วนราชการกรณีผู้รับเงินที่ไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินได้ เช่น หลักฐานการจ่ายค่าตอบแทน หลักฐานการจ่ายเงินทุน กำหนดรหัสเป็น บค....../......แล้วจัดลำดับเลขที่ตามวันที่จ่ายจนสิ้นปีงบประมาณตามประเภทของเงินที่ใช้จ่าย นำเลขที่ของหลักฐานการจ่ายดังกล่าวบันทึกในช่องที่เอกสารของทะเบียนคุมเงินแต่ละประเภท เช่น บจ.1/2551, บค.2/2551

                                8. การจัดเก็บหลักฐานขอเบิกที่จ่ายเงินแล้ว ไม่ได้แยกตามประเภทของเงินที่ใช้จ่าย    

                                    กรณีนี้ เมื่อหลักฐานขอเบิกมีหลักฐานการจ่ายและกำกับเลขที่เอกสารการจ่ายตามข้อ 7. แล้ว

เมื่อเจ้าหน้าที่บัญชีบันทึกบัญชีในทะเบียนคุมเงินเรียบร้อยแล้ว ให้จัดเก็บเข้าแฟ้มตามประเภทของเงินที่ใช้จ่าย ประกอบด้วยบันทึกขออนุมัติเบิกจากผู้มีอำนาจอนุมัติและหลักฐานประกอบการเบิกจ่ายทั้งหมด ให้เรียงลำดับตามเลขที่หลักฐานการจ่าย เพื่อประโยชน์ต่อการสืบค้นภายหลัง เช่น เงินอุดหนุนรายหัว 1 แฟ้ม, เงินรายได้สถานศึกษา 1 แฟ้ม, เงินโครงการอาหารกลางวัน 1 แฟ้ม

                                9. ขาดการแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ตรวจสอบรับจ่ายเงินประจำวันและไม่มีร่องรอยการปฏิบัติงาน

                                    ตามระเบียบการเก็บรักษาเงินและการนำเงินส่งคลังในหน้าที่ของอำเภอและกิ่งอำเภอ

พ.ศ. 2520 ข้อ 20 และ 37 ให้ส่วนราชการจัดให้มีการตรวจสอบจำนวนเงินที่เจ้าหน้าที่จัดเก็บและนำส่งกับหลักฐานและรายการที่บันทึกไว้ในบัญชีเงินสดหรือบัญชีเงินฝากธนาคารว่าถูกต้องครบถ้วนหรือไม่ หากการตรวจสอบตามวรรคแรกปรากฎว่าถูกต้องแล้ว ก็ให้ผู้ตรวจแสดงยอดรวมเงินรับทั้งสิ้นตามใบเสร็จรับเงินทุกฉบับที่ได้รับในวันนั้นไว้ในสำเนา

ใบเสร็จรับเงินฉบับสุดท้ายและลายมือชื่อกำกับไว้ด้วย และเมื่อสิ้นเวลารับจ่ายเงินให้ส่วนราชการจัดให้มีผู้ตรวจสอบรายการจ่ายเงินที่บันทึกไว้ในบัญชีเงินสด หรือบัญชีเงินฝากธนาคารกับหลักฐานการจ่ายในวันนั้น หากปรากฎว่าถูกต้องแล้ว

ให้ผู้ตรวจสอบลงลายมือชื่อกำกับยอดเงินคงเหลือในบัญชีนั้น ๆ

                                กรณีนี้ ควรให้มีร่องรอยการปฏิบัติงาน เช่น มีการรับเงินตามใบเสร็จแล้วมีการนำมาบันทึกบัญชีถูกต้องหรือไม่ โดยแสดงร่องรอยด้วยการลงลายมือชื่อในใบเสร็จรับเงินฉบับที่ตรวจสอบและลงลายมือชื่อในทะเบียนคุมเงิน หรือตรวจสอบจำนวนเงินตามหลักฐานการจ่ายกับทะเบียนคุมเงินว่าถูกต้องหรือไม่ โดยแสดงร่อยรอยด้วยการลงลายมือชื่อในทะเบียนคุมเงิน หรืออาจมีการตรวจนับตัวเงินสด ,บัญชีเงินฝากธนาคาร,เงินฝากส่วนราชการผู้เบิก,สัญญายืมเงินและ

ใบสำคัญรองจ่าย (กรณีหน่วยงานย่อย พ.ศ.2515) หรือตรวจนับตัวเงินสด ,บัญชีเงินฝากธนาคาร,เงินฝากส่วนราชการผู้เบิก (กรณีหน่วยงานย่อย พ.ศ.2544) ว่าตรงกับรายงานเงินคงเหลือประจำวันหรือไม่ โดยแสดงร่อยรอยด้วยการลงลายมือชื่อในเอกสารที่ตรวจสอบ

                                10. ขาดการรายงานฐานะทางการเงินต่อคณะกรรมการสถานศึกษาเป็นลายลักษณ์อักษร

                                      กรณีนี้ควรมีการรายงานฐานะทางการเงินต่อคณะกรรมการสถานศึกษาขั้นพื้นฐาน และบันทึกรายงานไว้เป็นหลักฐานอย่างน้อยภาคเรียนละครั้ง

                                     สำหรับรายงานการรับ-จ่ายเงินรายได้สถานศึกษา ทุกสิ้นปีการศึกษาเสนอคณะกรรมการสถานศึกษา

ขั้นพื้นฐาน ตามประกาศ สพฐ.ว่าด้วยหลักเกณฑ์ อัตรา และวิธีการนำเงินรายได้สถานศึกษา ไปจ่ายเป็นค่าใช้จ่ายในการจัดการศึกษาของสถานศึกษาขั้นพื้นฐานที่เป็นนิติบุคคลในสังกัดเขตพื้นที่การศึกษา ลงวันที่ 16 กุมภาพันธ์ 2549