ผู้บริหาร 7: การประชุมของผู้บริหาร

                จากการวิจัยในงานของผู้เขียน เรื่องรูปแบบและช่องทางการสื่อสารของทีมผู้บริหารคณะแพทยศาสตร์ มหาวิทยาลัยนเรศวร 2550

                ผลการวิจัยพบว่า

1)    รูปแบบของการจัดประชุมกลุ่มย่อย ผู้บริหารประจำสัปดาห์ (เช้าวันจันทร์, พุธ, ศุกร์) คณะผู้บริหารมีความคิดเห็นว่าควรมีการจัดประชุม ร้อยละ 78.95 และช่วงเวลาที่เหมาะสม 08.00 – 09.00 น. ร้อยละ 31.58

2)    รูปแบบการประชุมประจำเดือน คณะผู้บริหารมีความคิดเห็นว่า ควรมีการจัดประชุม 1 ครั้ง/เดือน ร้อยละ 57.90, ไม่ระบุช่วงเวลาที่เหมาะสม ร้อยละ 42.11 และวันที่เหมาะสม ได้แก่วันศุกร์ ร้อยละ 26.32

จากผลวิจัยได้นำมาปรับรูปแบบการจัดประชุมรองคณบดี, ผู้ช่วยคณบดี เป็นทางการเดือนละ 1 ครั้ง เริ่ม 30 พฤศจิกายน 2550 รวมทั้งกลุ่มย่อยก็ยังมีการประชุม ทุกวันจันทร์ 08.00 – 09.00 น. ประชุม Week Plan, ทุกวันพุธ 08.00 – 09.00 น. ประชุม Midweek Strategic Plan, ทุกวันศุกร์ 08.00 – 09.00 น. มีเวที Admin. Journal Club

ผลปรากฏว่า ช่วงแรก ๆ สมาชิกกลุ่มย่อยในการพบกัน จันทร์, พุธ, ศุกร์ เพิ่มขึ้นเท่าตัว หลังจากนั้นก็เหลือ แต่แฟนพันธุ์แท้ ส่วนการประชุมทางการ เดือนละ 1 ครั้ง แรก ๆ สมาชิกก็มาก แต่ก็ไม่เคยครบตามที่มีผู้ให้ความเห็นไว้ เพราะจะมีติดราชการบ้าง

ดังนั้น จึงนำไปสู่การยกเลิกการประชุมที่กล่าวมาทั้งหมด ภายในเดือนพฤษภาคม 2551

ผู้เขียนก็รับเป็นผู้ประสานงานในการจัดประชุมใหม่อีกครั้ง ซึ่งในกลุ่มแฟนพันธุ์แท้ คิดว่าน่าจะอยู่ช่วงกลางวัน อาหารเที่ยง อย่างไรทุกคนคงต้องรับประทานอาหารกลางวัน

จากการประสานงานรองคณบดี 6 ท่าน และผู้ช่วยคณบดี 7 ท่าน ผู้ช่วยคณบดี 5 ท่าน ไม่ได้ประสานงาน ด้วยเหตุ อีก 2 ท่าน ประสานไม่ทันสรุปผล, ลาศึกษาต่อ 3 ท่าน

ผลออกมาเป็นประชุมผู้บริหารคณะ 12.00 – 13.00 น. วันพฤหัสบดี และขยายผลต่อ รวมทั้งหัวหน้าภาควิชาด้วย ตอนแรกสรุปได้ว่า ประชุมวันพฤหัส เป็นการประชุมแบบไม่เป็นทางการ 3 ครั้ง เป็นทางการ 1 ครั้ง รวมทั้งอาหารกลางวัน จะมีเลขาเป็นผู้เก็บเงินค่าอาหารกลางวัน เดือนละ 200 บาท เพราะไม่มีการประชุมทุกคนก็ต้องซื้ออาหารรับประทานอยู่แล้ว อีกทั้งยังช่วยคณะประหยัดงบประมาณ

บรรยากาศของการประชุมตั้งแต่ มิถุนายน 2551 อาจเป็นเพราะมีเรื่องหลายเรื่องที่ต้องรับทราบและพิจารณาร่วมกัน ที่สำคัญครั้งนี้มีตัวชี้วัดในระดับรองคณบดี และหัวหน้าภาค ถ้าเข้าไม่ได้ต้องส่งตัวแทนเข้าร่วม สังเกตได้ว่ามีผู้ร่วมประชุมเยอะมาก จะเป็นเพราะว่าช่วงเวลาเหมาะสม หรือตัวชี้วัดไม่แน่ใจ ต้องลองติดตามต่อไป

บทเรียนที่ผู้เขียนได้รับ การสอบถามโดยใช้แบบสอบถามที่เป็นงานวิจัย ไม่สามารถตอบสนองการประชุมที่ดีได้ เพราะเป็นคำถามปลายเปิด ผู้ตอบตอบตามเวลาที่ตนเองว่าง จึงทำให้สรุปผลยาก

จากการประสานการประชุมครั้งที่ 2 พบว่า ผู้ประสานสามารถให้ตัวเลือกของคนส่วนใหญ่ได้ ทำให้บางท่าน ที่เลือกวันอังคาร ก็สามารถปรับเป็นวันพฤหัสบดีได้ ตามเสียงส่วนใหญ่

อีก 1 บทเรียนที่ได้รับการประชุมกลุ่มใหญ่มาก ๆ และสัปดาห์ละ 1 ชั่วโมง/ครั้งกับช่วงที่ต้องทำงานแข่งกับเวลา ทั้ง QA, HA, TQA ปัจจัยจากภายนอกที่ต้องทำให้เราปรับตัวเพื่ออยู่รอด รวมทั้งแผนประจำปี คุยกันเพียงเท่านี้อาจไม่พอ