สำนักงานอัตโนมัติ
สวัสดีค่ะเพื่อน ๆ ชาว Gotoknow ทุกคนวันนี้ได้นำความรู้เกี่ยวกับระบบสำนักงานอัตโนมัติมาฝากเพื่อนทุกคนเราก่อนอื่นมาเริ่มทำความรู้จักกับความหมายของสำนักงานและองค์ประกอบของสำนักงานกันก่อนนะ
สำนักงาน หมายถึง ที่สําหรับบริหารงาน จัดการเกี่ยวกับข้อมูลและ เอกสาร โดยมีการรวบรวมบันทึก และประมวลผลให้ไดข้อมูลที่เปนประโยชนและมีความหมายและเป็นที่ที่มีรูปแบบ การทํางานเป็นระเบียบแบบแผนและแนนอน นอกจากนี้อาจดําเนินการเกี่ยวกับการบัญชี การเงินและงบประมาณ และการสั่งงาน บทบาทของสํานักงานแบ่งไดเป็น 2 ระดับ คือ
1. ระดับพื้นฐาน (Primary functions)
2. หนาที่ระดับสูงขึ้น (Secondary functions)
องค์ประกอบสำคัญ 3 ประการ ได้แก่
- อาคารสถานที่หรือห้องที่ใช้เป็นสำนักงาน
- ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงาน
- เครื่องใช้สำนักงาน
ต่อไปเรามาเริ่มรู้จักกับระบบสำนักงานอัตโนมัติกันนะค่ะ ความหมายและองค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ
ความหมายของสำนักงานอัตโนมัติ
สำนักงานอัตโนมัติ คือ การประยุกต์คอมพิวเตอร์และการสื่อสารในงานสำนักงานงานซึ่งประกอบด้วย พนักงาน นักวิชาชีพ และผู้จัดการ
องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติแบ่งเป็น 5 ประเด็น
2.1 บุคลากร อาจแบ่งได้หลายกลุ่ม เช่น ผู้บริหาร นักวิชาชีพ นักเทคนิค เลขานุการ เสมียน และพนักงานอื่นๆ
2.2 กระบวนการปฏิบัติงาน เช่น การรับเอกสารและข้อมูล,การบันทึกเอกสารและข้อมูล,การสื่อสารเอกสารและข้อมูล,การจัดเตรียมข้อมูลข่าวสารต่างๆ,การกระจายข่าวสาร,การขยายรูปแบบเอกสาร ,การค้นคืนและการจัดเก็บเอกสารข้อมูล,การกำจัดและการทำลายเอกสาร,การดูแลความมั่นคงปลอดภัย
2.3 เอกสาร ข้อมูล สารสนเทศ
2.4 เทคโนโลยี
2.5 การบริหารจัดการ เทคโนโลยีเพื่อสำนักงานอัตโนมัติ
1.เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์
-ซูเปอร์คอมพิวเตอร์ มีสมรรถนะสูง ราคาแพง เหมาะสำหรับงานวิจัยทางวิทยาศาสตร์
-เมนเฟรม บันทึกและจัดเก็บฐานข้อมูลขนาดใหญ่ เหมาะสำหรับหน่วยงานธุรกิจขนาดใหญ่
-ไมโครคอมพิวเตอร์ คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล มีขนาดเล็ก นิยมใช้เป็นลูกข่ายในระบบเครือข่าย
2.เทคโนโลยีโทรคมนาคม
-เทคโนโลยีโทรคมนาคมพื้นฐาน
-ระบบโทรศัพท์ ปัจจุบันมีโทรศัพท์พีซีที เป็นโทรศัพท์ไร้สายซึ่งสามารถถือติดตัว โทรศัพท์มือถือ รวมไปถึงการใช้ระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาควบคุมการใช้โทรศัพท์ ที่เรียกว่า เทเลโฟนี (telephony)
-ระบบโทรสาร เป็นอุปกรณ์สำหรับส่งภาพลักษณ์ของเอกสารในสำนักงานผ่านระบบโทรศัพท์จากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง
-ระบบประชุมทางไกล
-ระบบสื่อสารข้อมูล เป็นการส่งข้อความ หรือข้อมูลผ่านระบบโทรคมนาคมระหว่างสถานที่สองแห่ง ประกอบด้วยอุปกรณ์สำคัญ 3 ส่วน คือ ส่วนรับ/ส่งข้อมูล,ส่วนแปลงสัญญาณ,ส่วนการสื่อสาร
3.เทคโนโลยีสำนักงาน
- เครื่องพิมพ์ดีด
- เครื่องถ่ายเอกสาร
- เครื่องบันทึกเอกสารลงบนไมโครฟิล์มและเครื่องอ่านไมโครฟิล์ม
- เครื่องบันทึกเอกสารลงสื่ออิเล็กทรอนิกส์
4. เทคโนโลยีภาพกราฟิก งานประมวลภาพกราฟิกเป็นงานที่เกี่ยวกับการนำเอกสารมาสแกนเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์เพื่อนำมาบันทึกบนสื่อบันทึก หรือแสดงบนจอภาพ หรือส่งไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นเช่นเดียวกับโทรสาร บางกรณีต้องการเปลี่ยนภาพกราฟิกให้เป็นข้อความสำหรับนำไปใช้งานอื่นๆ จึงจำเป็นจะต้องใช้โปรแกรมประเภทโปรแกรมรู้จำอักขระด้วยแสง (Optical Character Recognition,OCR)
5. ระบบอินเทอร์เน็ต ซึ่งเป็นวิธีการสื่อสารที่เป็นมาตรฐานง่ายๆ ซึ่งสามารถจัดสร้างขึ้นให้ผู้ใช้เครือข่ายคอมพิวเตอร์เข้าถึงได้ และมีการกำหนดการทำงานกับเอกสารที่เป็นมาตรฐานและใช้กันอย่างกว้างขวาง ยังมีการนำแนวคิดและเทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตไปใช้กับการจัดระบบเครือข่ายอื่นๆ ได้แก่ ระบบอินทราเน็ต และระบบเอกซ์ทราเน็ต
ประโยชน์ของสำนักงานอัตโนมัติ
ประหยัดงบประมาณค่าใช้จ่าย โดยเฉพาะการจัดเตรียมเอกสารกระดาษ การจัดส่ง การรับ การจัดเก็บและการทำลาย รวมทั้งงบประมาณในการจัดจ้างผู้ดำเนินการในแต่ละขั้นตอน การเพิ่มประสิทธิภาพในสำนักงาน ลดขั้นตอนเวลาในการพิมพ์ผิด การตรวจสอบแก้ไข ปรับปรุง ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ถูกต้องรวดเร็วขึ้น เนื่องจากความถูกต้องแม่นยำ และความรวดเร็วในการสืบค้น ผู้ปฏิบัติงานมีความภาคภูมิใจในสำนักงานและหน่วยงานมากขึ้น เนื่องจากมีสำนักงาน เครื่องมืออุปกรณ์ที่ทันสมัย รวดเร็วประหยัดเวลาในการทำงาน หน่วยงานและสำนักงานมีภาพลักษณ์ที่ดี สำหรับหน่วยงานภายใน ที่ได้รับการบริการและการติดต่อสื่อสารที่ถูกต้องรวดเร็วทันสมัย
สำหรับวันนี้ เพื่อนคงจะรู้จักระบบสำนักงานอัตโนมัติไม่มากก็น้อยนะค่ะ ถ้ามีอะไรสงสัยก็คอมเม้นมาได้ค่ะ
ความเห็น (2)
- ที่ สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาสุพรรณบุรีเขต 2
- เรียก in-office สำนักงานไร้กระดาษ
- ทุกอย่างอยู่บนโลก ดิจิตอล ทั้งหมด
- อยู่ที่ไหนที่มีคอม เนต ก็ทำงานได้ทันที
- ใช้มาเกือบ 2ปีแล้ว ได้มีการปรับปรุงแก้ไขตลอดมา
ไม่รู้อะราย