เรื่องเล่าที่วังน้ำเขียว

ในทุกๆ วันเราจะมีการพูดคุยติดต่อสื่อสารกันเป็นปกติ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องเม้าท์กันสนุกๆ ในกลุ่มเพื่อน นินทาคนอื่น หรือหัวหน้าพอให้หายคันปากกับเพื่อนที่(คิดว่า)เก็บความลับได้ดี เป็นการสื่อสารด้วยวัจนภาษาโดยการพูดเป็นหลัก ซึ่งไม่ค่อยจะมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนในการพูดคุยเป็นเรื่องเป็นราวมากนัก ผลจากการพูดคุยกันก็ไม่ชัดเจนในการนำไปใช้ประโยชน์ และไม่มีการวางแผนการพูดคุยกันล่วงหน้าซึ่งต่างจากการประชุม

การประชุม คือ การคิดร่วมกันเป็นกลุ่ม มิใช่ต่างคนต่างคิดแล้วเอาความคิดมารวมกัน ทั้งนี้เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้ มีโอกาสแลกเปลี่ยนความคิดเห็นซึ่งกันและกัน มีการอภิปรายชี้แจง ให้ผลของการประชุมเกิดขึ้นจากน้ำพัก      น้ำแรงทางปัญญาของผู้ร่วมประชุม ซึ่งก็คือ “การสุมหัวกันคิด” นั่นเอง

 การประชุมที่มีประสิทธิภาพ จะประกอบด้วย 3 ขั้นตอน ดังนี้

1.       การเตรียมการประชุม ขั้นตอนนี้จะประกอบด้วย การกำหนดวัตถุประสงค์การประชุม, จัดเตรียมสถานที่ประชุม, กำหนดตัวผู้เข้าร่วมประชุม, กำหนดบทบาทหน้าที่ และการกำหนดวาระการประชุม

2.       การดำเนินการประชุม จะแบ่งผู้เข้าร่วมประชุมให้มีบทบาทดังนี้

2.1.  บทบาทของผู้นำ มีหน้าที่ดำเนินการตามวาระการประชุม   จะยุ่งเกี่ยวกับเนื้อหา สาระของการประชุมเพื่อให้การประชุมบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ เช่น การเริ่มประชุมตรงเวลา, อธิบายบทบาทของบุคคลในการประชุมให้ชัดเจน, กำหนดกฎพื้นฐานและแนวปฏิบัติในการประชุม, ดำเนินการตามวาระการประชุม, มีอำนาจในการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการประชุม, มอบหมายความรับผิดชอบ และสรุปการตัดสินใจและสิ่งที่ต้องทำ ซึ่งก็คือประธานในที่ประชุมที่ยึดการพูดไว้เป็นส่วนใหญ่นั่นเอง

2.2.  บทบาทของ FA. หรือพี่เลี้ยงในการประชุม จะทำหน้าที่ดูแลเรื่องบรรยากาศของการประชุม เช่น  ดึงกลุ่มให้อยู่ในประเด็นเดียวกัน, กระตุ้นและเปิดโอกาสให้ทุกคนมีส่วนร่วมอย่างทั่วถึง, จับเวลาที่ใช้แต่ละประเด็น, เสนอทางเลือกในวิธีการประชุม, ปกป้องการโจมตีของสมาชิกหรือความคิดเห็นของสมาชิก, จัดการกับปัญหาเรื่องคน, วางตัวเป็นกลางเมื่อมีความไม่ลงรอยกัน หรือรวบเป็น 3 ประเด็นใหญ่ๆ ได้แก่ การรักษาเวลา, จัดการเรื่องคน และกระบวนการประชุม และเป็นผู้ไกล่เกลี่ยหรือผู้ชี้ขาดในเรื่องความเห็นไม่ลงรอยกัน

2.3.  บทบาทของผู้บันทึก จะมีหน้าที่คอยสรุปประเด็นให้สมาชิก, ตรวจสอบสิ่งที่เป็นทึกเป็นระยะๆ, ช่วยผู้นำ และ FA. เพื่อทำให้เกิดความต่อเนื่องของข้อมูลข่าวสาร และจัดทำรายงานการประชุมเมื่อการประชุมเสร็จสิ้น

2.4.  บทบาทของสมาชิก ที่ไม่ได้มีบทบาทดังที่กล่าวข้างต้น จะมีหน้าที่ในการรับทราบเป้าหมายของการประชุมล่วงหน้า, ยืนยันการเข้าร่วมประชุม, เข้าร่วมประชุมตรงเวลา, เปิดใจกว้าง ไม่ด่วนตัดสินใจ, ร่วมมือกับการประชุม, ร่วมให้ความคิดเห็นที่เป็นประโยชน์, ร่วมมือ สนับสนุนกฎพื้นฐานของการประชุม และช่วยให้ทีมได้ความเห็นร่วม

3.       การประเมินผลการประชุม อาจประเมินโดยผู้เข้าร่วมประชุม หรือจะประเมินโดยผู้นำการประชุมก็ได้ เพื่อปรับปรุงการประชุมให้ดีขึ้นในครั้งต่อๆ ไป

โดยสรุป การประชุมในที่นี้ ไม่ใช่การสั่งการ หรือเพื่อให้มารับรู้เท่านั้น ต้องมีการแสดงความคิดเห็นของสมาชิกอย่างทั่วถึง ลองฟังคนอื่นดูบ้างอาจจะได้อะไรอีกแยะ หรือหากรู้สึกว่าการประชุมไม่ค่อยได้เนื้อหา สรุปไม่ได้ รู้สึกเสียเวลาในการประชุมแล้วไม่ค่อยได้อะไรมากนัก ก็ลองเอาวิธีการนี้ไปใช้ดู อาจจะทำให้การประชุมดูดีขึ้น