การจัดการความรู้:มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ (1)

เริ่มติดตั้ง KM อย่างไร ใน ม.สงขลานครินทร์

           ผมเข้ามารับหน้าที่ CKO (Chief Knowledge Officer) ของมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์พร้อมกับการทำหน้าที่ประธาน “คณะกรรมการพัฒนาระบบบริหารความรู้ในองค์กร”  กว่า 2  ปี ที่พยายามนำการจัดการความรู้ มาใช้ในองค์กร  ซึ่งก่อนหน้านี้ผมทราบจากการบอกเล่า จากข้อมูล ตำรา มาว่า การจัดการความรู้ไม่ทำ....ไม่รู้   การจัดการความรู้ต้องทำไป.....เรียนรู้ไป 

          ในระยะแรกผมพยายามศึกษาจากประสบการณ์ของแพทยศาสตร์ มอ.  ที่ดำเนินการมาก่อนโดยเชิญมาร่วมเป็นคณะกรรมการฯการวางแผนและการดำเนินการใช้คณะกรรมการฯ จากหลายฝ่ายตามสามัญสำนึก ปกติของการตั้งคณะทำงาน คือการหาคนมีความรู้หรือสนใจในด้านดังกล่าวมาช่วยคิดช่วยทำ   “ปัญหาข้อแรกที่ผมพบ ในการเริ่มตั้งกรรมการฯ ชุดนี้ ที่เราหมายว่าจะต้องมาทำหน้าที่ คิด เรื่องการบริหารจัดการความรู้ในองค์กร คือเราจะรู้ได้อย่างไรว่าอาจารย์ของเรามีใครบ้างที่เรียนจบมาทางด้านนี้หรือใกล้เคียง  ที่พอจะอธิบายหลักการของการจัดการความรู้ให้เราได้”   ยากพอสมควรในการที่จะค้นหาบุคลากรในองค์กรขนาดใหญ่ได้ตามที่เราต้องการ หากไม่ได้ออกแบบไว้เพื่อการจัดการหมวดหมู่ของข้อมูลที่ดี   แต่ที่สุดก็ได้มาโดยอาศัยการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ ซึ่งก็ไม่ครอบคลุมข้อมูลจริงทั้งหมด  ได้ทีมงานมาจำนวนหนึ่ง  ภายหลังจึงทราบว่าเราเสาะหากรรมการได้ครบตามองค์ประกอบที่  ศ.นพ.วิจารณ์ พานิช  กล่าวไว้ในหนังสือการจัดการความรู้ฉบับนักปฏิบัติ (2548,หน้า 53)  ว่าต้องมี คุณเอื้อ  คุณอำนวย หัวหน้าด้านการพัฒนาองค์กร หัวหน้างานด้านการพัฒนาบุคลากร  หัวหน้าหน่วยงานด้านเทคโนโลยี    คุณเอื้อ และ คุณกิจอีกจำนวนหนึ่ง   เราคว้าความรู้จากภายนอก โดยในวันที่ 6 สิงหาคม 2547 จัดการสัมมนาเรื่อง  “การจัดการความรู้ในองค์กร”  เพื่อสร้างความเข้าใจที่ตรงกันให้กลุ่มผู้บริหารมหาวิทยาลัย มี ศ.นพ.วิจารณ์ พานิช  เป็นวิทยากรหลัก วันที่  24 พฤศจิกายน 2547   มอ.ได้ร่วมลงนามเป็นเครือข่ายการจัดการความรู้ระหว่างมหาวิทยาลัย 5  มหาวิทยาลัย(UKM) จากการชักชวนของสถาบันส่งเสริมการจัดการความรู้เพื่อสังคม (สคส.) และในครั้งนั้นโดยการสนับสนุนของ สคส. ผมและทีมงานบางส่วน ได้เข้าร่วมสัมมนาสมาชิกเครือข่ายครั้งแรก  (24-26 พฤศจิกายน 2547) ในครั้งนั้น สคส. ได้จำลองกระบวนการการจัดการความรู้โดยใช้เครื่องมือ ต่างๆ ที่ใช้เป็นตัวช่วยให้เกิดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้กันให้มากที่สุดโดยเน้น “Learn-Care-Share-Shine”   นับแต่วันนั้นเราก็ใช้วิธีการเรียนรู้ร่วมกันระหว่างสมาชิกเครือข่ายฯ โดยมีการ แลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสาร  และมีอิสระในการคิดและทำตามรูปแบบที่เหมาะสมกับสถาบันของตนเอง  

หากจะพูดถึงจุดเริ่มของการจัดการความรู้ที่ มอ.  พูดได้ว่า เริ่มต้นดำเนินการการจัดการความรู้ของเราเริ่มต้นที่คณะแพทยศาสตร์ ได้มีผู้พยายามแบ่งช่วงเวลาของการพัฒนาคณะแพทยศาสตร์ที่ผ่านมาออกเป็นช่วง ช่วงละ 10 ปี หรือช่วงละทศวรรษ ได้ดังนี้ (พรธิดา วิเชียรปัญญา, 2546) ทศวรรษที่ 1    (พ.ศ. 2515 – 2524) ยุคแห่งการก่อร่าง สร้างบ้าน   ทศวรรษที่ 2  (พ.ศ. 2525 – 2534)  ยุคแห่งการพัฒนาคน พัฒนางาน ทศวรรษที่ 3 (พ.ศ. 2535 – 2544) ยุคแห่งคุณภาพ และทศวรรษที่ 4 (พ.ศ. 2545 – ปัจจุบัน) ยุคแห่งความรู้และการจัดการความรู้  มีจุดเน้นที่การแลกเปลี่ยนและแบ่งปันประสบการณ์และเทคนิคการทำงานที่ทำแล้วประสบผลสำเร็จ

       ผมทำในนามส่วนกลางของมหาวิทยาลัย โดยผูกเรื่องการจัดการความรู้กับองค์กรแห่งการเรียนรู้ไว้ด้วยกัน เริ่มที่ปี 2546 โดยทีมบริหารมหาวิทยาลัย ได้กำหนดในแผนพัฒนามหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ พ.ศ.2546-2549  ในเป้าประสงค์ที่ 6 ระบุว่า  “จะเป็นองค์กรที่ใช้หลักธรรมาภิบาล ควบคู่กับการเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้และมีทรัพยากรบุคคลที่สามารถขับเคลื่อนองค์กรให้บรรลุแห่งความเป็นมหาวิทยาลัยชั้นนำ” เราก็นำความรู้ความเข้าใจเรื่ององค์กรแห่งการเรียนรู้เข้ามาสื่อสารกับคนของเรา 

         ปี 2547    ก.พ.ร.  นำประเด็นการพัฒนาระบบบริหารความรู้ในองค์กรมาเป็นตัวชี้วัดในคำรับรองการปฏิบัติราชการ   เราจัดทำแผนพัฒนาระบบบริหารความรู้ในองค์กรปี 2548 

กำหนด วิสัยทัศน์การจัดการความรู้มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ :KV ไว้ว่า                “มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์จะใช้การจัดการความรู้ เป็นเครื่องมือสำคัญในการเร่งรัดทุกภารกิจหลักของมหาวิทยาลัยไปสู่การเป็นมหาวิทยาลัยชั้นนำ”  

โดยเป้าหมายของการจัดการความรู้  คือ   “ให้เกิดการพัฒนางานให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่อง” พร้อมๆ กับสร้างบรรยากาศและวัฒนธรรมการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ทั่วทั้งองค์กร ใช้งานพัฒนาและฝึกอบรม กองการเจ้าหน้าที่  เป็นฐานงานในเรื่องนี้ โดยความคิดว่าในระยะแรกจะต้องลงแรงสื่อสารสร้างความเข้าใจแก่บุคลากร ซึ่งสถาบันของเรามีบุคลากรทุกประเภทรวมกันแล้วมีตัวเลขใกล้ 8,000 คน ผมใช้การเดินเรื่องนี้ ในรูปแบบการทำงานกลุ่มข้ามสายงาน ซึ่งมหาวิทยาลัยได้พยายามผลักดันให้มีการทำงานในลักษณะนี้มากขึ้นในระยะหลัง การผลักดันงานด้านการจัดการความรู้ก็เลือกบริหารแบบนี้ เพื่อทดสอบปัญหาอุปสรรคที่อยู่ในระบบเดิม(ที่เคยชินกับการสั่งการแบบลำดับชั้น) ที่เราอาจมองไม่เห็น ร่วมเรียนรู้การทำงานในลักษณะข้ามสายงานกันทั้งผมและทีมงาน ต่างเรียนรู้ ปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานที่แตกต่างจากเดิม  เกิดกระบวนการเรียนรู้ของตนเอง มีแนวปฏิบัติที่เอื้อต่อการเรียนรู้ แม้ฐานของการขับเคลื่อนการจัดการความรู้จะใช้ฐานเดิมของ งานฝึกอบรม (Human Resource Development) แต่มหาวิทยาลัยได้จัดในลักษณะฝึกอบรมทำความเข้าใจเรื่องการจัดการความรู้น้อยมาก  ที่ลงแรงมาก ๆ คือการสื่อสารภายในองค์กรเพื่อสร้างความเข้าใจให้ตรงกันอย่างทั่วถึงและต่อเนื่อง สร้างความไว้วางใจ ในการที่จะนำเครื่องมือใหม่เข้ามาโดยไม่ให้ประชาคมของเรามองเห็นเป็นภาระงานที่เพิ่ม ในการไปพบปะเราพูดคุยกันได้อย่างอิสระ  สื่อสารทำความเข้าใจและเชิญชวนให้ใช้การจัดการความรู้เป็นเครื่องมือในการพัฒนาคุณภาพงานในลักษณะการขายไอเดีย ให้คณะ หน่วยงานเห็นประโยชน์ พร้อมทั้งผลักดันให้เกิดการจัดการความรู้ในงานประจำ ในรูปแบบชุมชนแนวปฏิบัติ   สร้างระบบเอื้อเกื้อหนุนต่อการรวมตัวเป็นชุมชนแนวปฏิบัติ (Community of Practice) ในปีแรกเราเดินเรื่องโดยใช้แผนพัฒนาระบบบริหารความรู้ในองค์กร โดยมี 6 ประเด็นที่เราใส่ไว้ในแผน คือ สร้างความตระหนักรู้ สร้างเครือข่ายภายนอก สร้างแรงจูงใจ กำหนดวิสัยทัศน์ตั้งเป้าหมายการจัดการความรู้ ผลักดันการแลกเปลี่ยนเรียนรู้โดยมีคุณกิจเป็นคนสำคัญในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ (เพิ่มเติมในส่วนการจดบันทึกความรู้ที่ได้จาก Shareและสร้างบรรยากาศ Shine  ในการจัดแต่ละครั้ง) สร้างระบบรองรับคลังความรู้ เชื่อมโยง การจัดการความรู้สู่"การพัฒนาระบบบริหารความรู้ในองค์กร" เราทำหลาย ๆ อย่างขนานกันไป  เราพบทั้งปัญหา อุปสรรค และความสำเร็จระหว่างทาง ซึ่งผมจะเล่าให้ฟังในโอกาส ต่อๆ ไป

[mitochondria]

     นอกเหนือจากแนวทางที่มหาวิทยาลัยฯกำลังทำแล้ว ผมคิดว่าเราควรสนับสนุนให้เกิดชุมชนเสมือนเกิดขึ้นเป็นหย่อมๆ แต่ละหย่อมเป็นการรวบรวมผู้ที่สนใจในเรื่องใกล้เคียงกัน หรือรวบรวมเป็นหน่วยงานก็ได้ แล้วพยายามสร้างให้เกิดความคึกคักขึ้น มหาวิทยาลัยหรือคณะควรสนับสนุนในการสร้างวิศวกรความรู้ขึ้นมาเพื่อกลั่นกรอง และดึงเอาความรู้จากผู้รู้ต่างๆ เข้ามาบันทึกไว้ในบล็อก ถ้าเราสามารถสร้างกระแสให้แต่ละหน่วยงานหันมาบันทึกความรู้ของหน่วยงานหรือเรื่องที่แต่ละคนสนใจ ก็จะสามารถสะสมเป็นคลังความรู้ใหญ่ขึ้น แล้วมหาวิทยาลัยค่อยรวบรวมความรู้ที่อยู่ในคลังเหล่านี้ จัดการให้อยู่ในรูปแบบที่ต้องการ และสะดวกในการเข้าถึง หรือเผยแพร่ได้มากขึ้น

     ตัวอย่างชุมชนเสมือน ภายในมหาวิทยาลัยที่ค่อนข้างคึกคักได้แก่

ชุมชน smart path ของภาควิชาพยาธิวิทยา คณะแพทย์

ชุมชน บล็อกชาว ม.อ. บน gotoknow.org