การปฏิบัติงานบัญชี ตามระบบการบัญชีสำหรับหน่วยงานย่อย พ.ศ.2515

ระบบการควบคุมการเงินสำหรับหน่วยงานย่อย พ.ศ. 2515 เป็นระบบควบคุมเงินในโรงเรียนมัธยมศึกษา

เอกสารทางบัญชี  ระบบบัญชีเป็นระบบบัญชีคู่ ประกอบด้วย                   

                                1. สมุดเงินสดแบบหลายช่อง ทำหน้าที่เป็นสมุดบันทึกรายการขั้นต้นและเป็นสมุดบันทึกรายการ

ขั้นปลาย แบ่งหน้าบัญชีเป็น 2 ด้าน คือ

                                   - ด้านซ้ายมือ  เป็นด้านรับเงิน

                                   - ด้านขวามือ  เป็นด้านจ่ายเงิน

                                และทั้ง 2 ด้าน มีช่องสำหรับประเภทเงินอีก 3 ช่อง คือ  เงินงบประมาณ,  เงินรายได้แผ่นดิน และเงินนอกงบประมาณ

                                 2. ทะเบียนต่าง ๆ  ที่เกี่ยวข้อง ประกอบด้วย

                                    1. ทะเบียนคุมเงินงบประมาณ ใช้ในกรณีโรงเรียนรับเงินแล้วจ่ายเงินให้เจ้าหนี้หรือผู้มีสิทธิรับเงินต่อ สำหรับรายการเงินเดือน,ค่าจ้าง,ค่ารักษาพยาบาล หรือเงินอื่น ๆ ที่โอนเข้าบัญชีโดยตรงไม่ต้องบันทึกในทะเบียนคุมเงินงบประมาณ

                                    2. ทะเบียนคุมเงินรายได้แผ่นดิน ใช้สำหรับบันทึกการรับเงินรายได้แผ่นดิน

                                    3. ทะเบียนคุมเงินนอกงบประมาณ (แยกย่อยตามประเภทของเงิน) ใช้สำหรับบันทึกการรับและจ่ายเงินนอกงบประมาณ โดยแยกตามประเภทของเงินที่ได้รับ

                                    4. ทะเบียนคุมหลักฐานขอเบิก ใช้สำหรับบันทึกหลักฐานขอเบิกเงินจากเจ้าหนี้หรือผู้มีสิทธิ ส่งให้ส่วนราชการผู้เบิกเพื่อดำเนินการจ่ายเงินให้เจ้าหนี้หรือผู้มีสิทธิโดยตรง เช่น ค่าเช่าบ้าน, ค่ารักษาพยาบาล

                                    5. ทะเบียนคุมเอกสารแทนตัวเงิน ใช้สำหรับบันทึกรายละเอียดเกี่ยวกับเอกสารที่ให้ถือเสมือน

เงินสด เช่น เช็คหรือธนาณัติที่ได้รับจากบุคคลภายนอก ใบสำคัญรองจ่าย สัญญายืมเงิน

                                การบันทึกบัญชี

                        เมื่อมีรายการรับ-จ่ายเงินเป็นเงินสด จะใช้หลักฐานบันทึกในสมุดเงินสดก่อน แล้วจึงผ่านรายการไปทะเบียนต่าง ๆ สำหรับรายการอื่น ๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับการรับ-จ่ายเงินสด ใช้หลักฐานบันทึกในทะเบียนที่เกี่ยวข้อง

                                ทุกสิ้นวันที่มีการรับจ่ายเงินหรือเปลี่ยนสภาพเงิน โรงเรียนต้องจัดทำรายงานเงินคงเหลือประจำวัน โดยเจ้าหน้าที่การเงินโรงเรียนเป็นผู้จัดทำ เก็บยอดเงินคงเหลือจากเงินสดในมือ เอกสารแทนตัวเงิน

สมุดเงินฝากธนาคารแต่ละเล่ม และสมุดคู่ฝาก(ถ้ามี)

                                รายงานการเงิน

                                1. รายงานที่ต้องนำส่ง สพท. ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป

                                    - รายงานเงินคงเหลือประจำวัน ณ วันสิ้นเดือน

                                     - รายงานประเภทเงินคงเหลือ ณ วันสิ้นเดือน

                                    - รายงานงบเทียบยอดเงินฝากธนาคาร กรณีมีบัญชีเงินฝากประเภทกระแสรายวัน(มีการจ่ายเช็ค)

                                    - รายงานการรับและนำส่ง/นำฝาก กรณีสถานศึกษานำส่ง/นำฝากเงินกับ สพท.โดยตรง 

                                2. รายงานการรับ-จ่ายเงินรายได้สถานศึกษา         ทุกสิ้นปีการศึกษา เสนอคณะกรรมการสถานศึกษาขั้นพื้นฐานทราบ(ตามประกาศ สพฐ. ว่าด้วยหลักเกณฑ์ อัตรา และวิธีการนำเงินรายได้สถานศึกษา ไปจ่ายเป็นค่าใช้จ่ายในการจัดการศึกษาของสถานศึกษาขั้นพื้นฐานที่เป็นนิติบุคคลในสังกัดเขตพื้นที่การศึกษา  ลงวันที่ 16 กุมภาพันธ์ 2549)

                                การสอบทานยอดเงินคงเหลือในรายงานเงินคงเหลือประจำวัน

                                1. เงินสด ต้องเท่ากับเงินสดหรือเอกสารเทียบเท่าเงินสดในมือที่เก็บไว้ในตู้นิรภัย

                                2. เอกสารแทนตัวเงิน ต้องถูกต้อง สมบูรณ์ ตามทะเบียนคุมเอกสารแทนตัวเงิน

                                3. เงินฝากธนาคาร ต้องเท่ากับยอดที่ปรากฎในบัญชีเงินฝากธนาคาร

                                4. เงินฝากส่วนราชการผู้เบิก ต้องเท่ากับยอดที่ปรากฎในสมุดคู่ฝาก

                                5. ยอดคงเหลือในรายงานเงินคงเหลือประจำวัน ต้องเท่ากับยอดคงเหลือในสมุดเงินสด

                                6. ยอดคงเหลือในรายงานเงินคงเหลือประจำวัน ต้องเท่ากับยอดคงเหลือในทะเบียนคุมแต่ละ 

                                    ประเภทรวมกัน

                        การแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ตรวจสอบรับ-จ่ายเงินประจำวัน

                                ตามระเบียบการเก็บรักษาเงินและการนำเงินส่งคลังในหน้าที่ของอำเภอและกิ่งอำเภอ พ.ศ. 2520

                                ข้อ 20 ให้ส่วนราชการจัดให้มีการตรวจสอบจำนวนเงินที่เจ้าหน้าที่จัดเก็บและนำส่งกับหลักฐานและรายการที่บันทึกไว้ในบัญชีเงินสดหรือบัญชีเงินฝากธนาคารว่าถูกต้องครบถ้วนหรือไม่ หากการตรวจสอบตามวรรคแรกปรากฎว่าถูกต้องแล้ว ก็ให้ผู้ตรวจแสดงยอดรวมเงินรับทั้งสิ้นตามใบเสร็จรับเงินทุกฉบับที่ได้รับในวันนั้นไว้ในสำเนา

ใบเสร็จรับเงินฉบับสุดท้ายและลายมือชื่อกำกับไว้ด้วย

                                ข้อ 37 เมื่อสิ้นเวลารับจ่ายเงินให้ส่วนราชการจัดให้ผู้ตรวจสอบรายการจ่ายเงินที่บันทึกไว้ในบัญชี

เงินสด หรือบัญชีเงินฝากธนาคารกับหลักฐานการจ่ายในวันนั้น      

                                            การตรวจสอบตามวรรคแรก หากปรากฎว่าถูกต้องแล้ว ให้ผู้ตรวจสอบลงลายมือชื่อกำกับยอดเงินคงเหลือในบัญชีนั้น ๆ