การปฏิบัติงานบัญชี ตามระบบการควบคุมการเงินของหน่วยงานย่อย พ.ศ.2544

ระบบการควบคุมการเงินของหน่วยงานย่อย พ.ศ. 2544 เป็นระบบควบคุมเงินในโรงเรียนประถมศึกษา

เอกสารทางบัญชี  มีทะเบียนคุมเงินควบคุมเงินแทนสมุดเงินสด ประกอบด้วย                     

                                1. ทะเบียนคุมเงินงบประมาณ ใช้ในกรณีโรงเรียนรับเงินแล้วจ่ายเงินให้เจ้าหนี้หรือผู้มีสิทธิรับเงินต่อ สำหรับรายการเงินเดือน,ค่าจ้าง,ค่ารักษาพยาบาล หรือเงินอื่น ๆ ที่โอนเข้าบัญชีโดยตรงไม่ต้องบันทึกในทะเบียนคุมเงินงบประมาณ

                                2. ทะเบียนคุมการรับและนำส่งเงินรายได้แผ่นดิน สำหรับบันทึกการรับและนำส่งเงินรายได้แผ่นดิน

                                3. ทะเบียนคุมเงินนอกงบประมาณ(ระบุประเภท) ใช้สำหรับบันทึกการรับและจ่ายเงินนอกงบประมาณ โดยแยกตามประเภทของเงินที่ได้รับ

                                4. ทะเบียนคุมหลักฐานขอเบิก ใช้สำหรับบันทึกหลักฐานขอเบิกเงินจากเจ้าหนี้หรือผู้มีสิทธิ ส่งให้ส่วนราชการผู้เบิกเพื่อดำเนินการจ่ายเงินให้เจ้าหนี้หรือผู้มีสิทธิโดยตรง เช่น ค่าเช่าบ้าน, ค่ารักษาพยาบาล

                                5. ทะเบียนคุมเงินนอกงบประมาณ-เงินฝาก  ใช้สำหรับบันทึกการรับเงินนอกงบประมาณ ที่ต้องจ่ายคืนเมื่อถึงกำหนดเวลา เช่น เงินประกันสัญญา

                                การบันทึกบัญชี

                                เมื่อโรงเรียนได้รับเงินจะบันทึกรายการในทะเบียนคุมเงินที่เกี่ยวข้อง เช่น เงินนอกงบประมาณที่ได้รับมาและสามารถใช้จ่ายได้ จะบันทึกรายการในทะเบียนคุมเงินนอกงบประมาณระบุประเภท, เงินนอกงบประมาณที่ต้องจ่ายคืนเมื่อถึงกำหนดชำระ เช่น เงินประกันสัญญา จะบันทึกรายการในทะเบียนคุมเงินนอกงบประมาณประเภทเงินฝาก สำหรับเงินรายได้แผ่นดินจะบันทึกรายการในทะเบียนคุมการรับและนำส่งเงินรายได้แผ่นดิน

                                ระบบการควบคุมการเงินของหน่วยงานย่อย พ.ศ.2544 ไม่มีทะเบียนคุมเอกสารแทนตัวเงิน ดังนั้นเมื่อจ่ายเงินยืมหรือจ่ายตามใบสำคัญรองจ่าย ต้องตัดจ่ายจากทะเบียนคุมเงินที่เกี่ยวข้อง

                                ทุกสิ้นวันที่มีการรับจ่ายเงินหรือเปลี่ยนสภาพเงิน โรงเรียนต้องจัดทำรายงานเงินคงเหลือประจำวัน โดยจะลอกรายการเงินคงเหลือจากทะเบียนทุกประเภทมาบันทึกรายการในรายงานเงินคงเหลือประจำวัน ซึ่งจะมีเฉพาะเงินสด เงินฝากธนาคาร และส่วนราชการผู้เบิก เท่านั้น

                                รายงานการเงิน

                                1. รายงานที่ต้องนำส่ง สพท. ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป

                                    - รายงานเงินคงเหลือประจำวัน ณ วันสิ้นเดือน

                                    - รายงานงบเทียบยอดเงินฝากธนาคาร กรณีมีบัญชีเงินฝากประเภทกระแสรายวัน(มีการจ่ายเช็ค)

                                    - รายงานการรับและนำส่ง/นำฝาก กรณีสถานศึกษานำส่ง/นำฝากเงินกับ สพท.โดยตรง 

                                2. รายงานการรับ-จ่ายเงินรายได้สถานศึกษา         ทุกสิ้นปีการศึกษา เสนอคณะกรรมการสถานศึกษาขั้นพื้นฐานทราบ(ตามประกาศ สพฐ. ว่าด้วยหลักเกณฑ์ อัตรา และวิธีการนำเงินรายได้สถานศึกษา ไปจ่ายเป็นค่าใช้จ่ายในการจัดการศึกษาของสถานศึกษาขั้นพื้นฐานที่เป็นนิติบุคคลในสังกัดเขตพื้นที่การศึกษา  ลงวันที่ 16 กุมภาพันธ์ 2549)

                                การสอบทานยอดเงินคงเหลือในรายงานเงินคงเหลือประจำวัน

                                1. เงินสดหรือเอกสารเทียบเท่าเงินสด เช่น แคชเชียร์เช็ค ธนาณัติ  ต้องเท่ากับเงินสดหรือเอกสารเทียบเท่าเงินสด ในมือที่เก็บไว้ในตู้นิรภัย หรือในกรณีไม่มีตู้นิรภัย ที่ส่งมอบให้ผู้บริหารเป็นผู้เก็บรักษา พร้อมจัดทำแบบ “บันทึกการรับเงินเพื่อเก็บรักษา”

                                2. เงินฝากธนาคาร ต้องเท่ากับยอดที่ปรากฎในบัญชีเงินฝากธนาคาร

                                3. เงินฝากส่วนราชการผู้เบิก ต้องเท่ากับยอดที่ปรากฎในสมุดคู่ฝาก

                        การแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ตรวจสอบรับ-จ่ายเงินประจำวัน

                                ตามระเบียบการเก็บรักษาเงินและการนำเงินส่งคลังในหน้าที่ของอำเภอและกิ่งอำเภอ พ.ศ. 2520

                                ข้อ 20 ให้ส่วนราชการจัดให้มีการตรวจสอบจำนวนเงินที่เจ้าหน้าที่จัดเก็บและนำส่งกับหลักฐานและรายการที่บันทึกไว้ในบัญชีเงินสดหรือบัญชีเงินฝากธนาคารว่าถูกต้องครบถ้วนหรือไม่ หากการตรวจสอบตามวรรคแรกปรากฎว่าถูกต้องแล้ว ก็ให้ผู้ตรวจแสดงยอดรวมเงินรับทั้งสิ้นตามใบเสร็จรับเงินทุกฉบับที่ได้รับในวันนั้นไว้ในสำเนา

ใบเสร็จรับเงินฉบับสุดท้ายและลายมือชื่อกำกับไว้ด้วย

                                ข้อ 37 เมื่อสิ้นเวลารับจ่ายเงินให้ส่วนราชการจัดให้ผู้ตรวจสอบรายการจ่ายเงินที่บันทึกไว้ในบัญชี

เงินสด หรือบัญชีเงินฝากธนาคารกับหลักฐานการจ่ายในวันนั้น

                                                การตรวจสอบตามวรรคแรก หากปรากฎว่าถูกต้องแล้ว ให้ผู้ตรวจสอบลงลายมือชื่อกำกับยอดเงินคงเหลือในบัญชีนั้น ๆ