เทคนิคการบันทึกเสนอหนังสือราชการ

           รายงานตัวอีกครั้ง กับการรวมพลคนเขียน Blog คณะแพทยศาสตร์ มน. หลังจากห่างหายไปนาน กลับมาคราวนี้ขอเริ่มต้นการเสนอ เทคนิคการบันทึกเสนอหนังสือราชการ 

           เนื่องจากผู้บังคับบัญชาส่วนใหญ่มีงานที่จะต้องพิจารณา วินิจฉัยสั่งการ หรือรับทราบเป็นจำนวนมาก  จึงไม่มีเวลาที่จะศึกษาหรืออ่านรายละเอียดของเรื่องที่เสนอมาได้ จึงเป็นหน้าที่ของเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบ จะต้องย่อเรื่อง และเก็บเฉพาะประเด็นสำคัญ แล้วเรียบเรียงใหม่ให้ชัดเจน สามารถอ่านเข้าใจได้ง่าย เพื่อสะดวกแก่การพิจารณาหรือวินิจฉัย สั่งการของผู้บังคับบัญชา
โดยมีหลักการง่าย ๆ  ดังนี้

ก่อนบันทึกเสนอเรื่อง

• ให้จัดลำดับความสำคัญ/ความเร่งด่วนของหนังสือ
  แต่ละชนิด

• ควรตั้งประเด็นของเรื่องให้ได้ว่า  อะไร เมื่อไร ที่ไหน ใคร ทำไม อย่างไร เป็นข้อ ๆ  ไว้ก่อน 

• อ่านหรือศึกษาเรื่องทั้งหมดให้ละเอียดและให้เข้าใจด้วย

• ต้องจับประเด็นสำคัญของเรื่องให้ได้

• ถ้าเป็นเรื่องที่เคยติดต่อไปมาระหว่างส่วนราชการ ต้องหาเรื่องเดิมประกอบทุกครั้ง

• ต้องอ้างอิง กฎ ระเบียบที่เกี่ยวข้อง

ขั้นตอการบันทึกเสนอเรื่อง

พยายามย่อเรื่องให้สั้น กระชับ และลำดับความเป็นมาก่อน หลังให้เข้าใจง่าย

การลำดับความที่จะบันทึกเสนอไม่จำเป็นต้องเรียงลำดับตามข้อความเดิมของหนังสือที่มีมา อาจจะจัดลำดับความใหม่เพื่อให้เกิดความเข้าใจง่ายมากยิ่งขึ้น

ข้อความตอนใดที่เป็นความสำคัญของเรื่อง ถ้าประสงค์จะให้ผู้บังคับบัญชาสั่งการ ได้รวดเร็ว ควรขีดเส้นใต้ไว้ให้ชัดเจน

ต้องมีการเสนอความเห็นประกอบการพิจารณาสั่งการ

ต้องมีการเสนอแนะทางออกสำหรับการพิจารณาสั่งการ

ขั้นตอนการเสนอเรื่อง

• ให้เสนอเรื่องตามระดับชั้นความเร็ว ก่อนหลัง คือ
  ด่วนที่สุด ด่วนมาก และด่วน

• ตรวจสอบเอกสารที่แนบติดเรื่องให้ครบทุกครั้งก่อนนำเสนอ

• ต้องรู้จักกาละเทศะในการเสนอเรื่อง