การเขียนคำกล่าวให้รัฐมนตรี ในการประชุม

เรื่องเล่าความสำเร็จ

: การเขียนคำกล่าวให้รัฐมนตรี ในการประชุมรัฐมนตรีสาธารณสุขและสิ่งแวดล้อมของ 14 ประเทศเมื่อเดือน สิงหาคม 2550

 

                หากท่านได้รับมอบหมายให้เขียนคำกล่าวให้ รัฐมนตรี เพื่อกล่าวในการประชุมระหว่างประเทศ โดยที่ท่านไม่ได้มีความชำนาญในเรื่องนี้มาก่อนท่านจะทำอย่างไร

                ผมคิดว่าหลายท่านคงจะหาคนที่เก่งด้านนี้มาเขียนให้ เพราะเป็นเรื่องที่ต้องการคุณภาพสูงและไม่คุ้มกับการเสี่ยงที่จะเขียนเอง ท่านสามารถทำได้โดยที่ท่านเป็นผู้ดูแลด้านเนื้อหาและให้ผู้ชำนาญเรื่องการเขียนคำปราศรัยจัดการส่วนที่เหลือ คือ ความถูกต้องด้านการใช้ภาษาอังกฤษ และรูปแบบของคำกล่าว

                ผมเคยเขียนคำกล่าวในพิธีเปิดประชุม World Toilet Expo and Forum ที่เมืองเซี่ยงไฮ้ ประเทศจีนให้ รมช. สาธารณสุขท่านหนึ่ง และท่านก็พออกพอใจตามสมควร ท่านปรับแต่งเพียงเล็กน้อยเท่านั้น ก็รู้สึกดีใจ คิดว่าที่ทำได้เพราะได้ไปเรียนในต่างประเทศหลายปี และตอนเป็น ผอ.กองอาชีวอนามัย ได้ไปประชุมต่างประเทศและได้ร่วมงานกับสถาบันต่างประเทศบ่อย จึงค่อนข้างคุ้นกับการใช้ภาษาในการกล่าวเปิดประชุม ซึ่งก็มีเนื้อหาและโครงสร้างไม่ต่างจากคำกล่าวเปิดประชุมภาษาไทยเลย จึงได้ใช้ประสบการดังกล่าวให้เป็นประโยชน์ ตอนที่รับงานมาก็เป็นเวลาเย็นแล้วและ ท่าน รมช. จะต้องใช้คำกล่าวตอนเช้าวันรุ่งขึ้น จึงเอามาทำที่ห้องพักหลังอาหารเย็น แต่เขียนไม่ออก จึงเข้านอนแต่หัวค่ำและบอกกับท่านสุคนธ์ซึ่งพักอยู่ด้วยกันว่าจะตื่นขึ้นมาเขียนแต่เช้าขอพักสมองก่อน ตั้งนาฬิกาปลุกไว้ตอนตีสี่และตื่นขึ้นมานั่งคิดเนื้อหาและลงมือเขียนจนเสร็จก่อนลงไปทานอาหารเช้า และนำไปฝากไห้ท่าน รมช. ซึ่งก็ได้รับคำชมจากท่านว่าท่านชอบที่เราเตรียมให้ ลืมบอกไปว่าท่าน รมช.เป็นนักเรียนนอกและก็เก่งภาษาอังกฤษด้วยอีกต่างหาก

                ต่อมาก็มีเรื่องที่จะต้องเขียนคำกล่าวรายงานของ รมว. สาธารณสุขในพิธีเปิดการประชุมด้านสาธารณสุขและสิ่งแวดล้อม ซึ่งทูลกระหม่อมเจ้าฟ้าหญิงจุฬาภรณ์วลัยลักษณ์ เสด็จไปเป็นประธานเปิด ผมก็ได้รับมอบหมายให้ร่างคำกล่าวของท่าน รมว. โดยเลขาฯ ท่าน รมว. กำหนดมาว่าเนื้อหาต้องไม่เกินหนึ่งหน้ากระดาษ เอ 4 หนนี้ไม่ตื่นเต้นเหมือนครั้งก่อนเพราะมีเวลาดำเนินการมากกว่า และได้ประสานกับสถาบันวิจัยจุฬาภรณ์ขอตัวอย่างคำกล่าวมาศึกษาการใช้ภาษา และโครงสร้างเนื้อหา  ซึ่งก็ได้ทราบว่าต้องขึ้นต้นคำกล่าวด้วยคำว่า May It Please Your Royal Highness และจบด้วย May I again humbly express my deep appreciation to Your Royal Highness for graciously presiding over the opening of the meeting. Thank You.

          หลังสุดได้รับมอบหมายให้ดูแลการจัดทำคำกล่าวของ รมช. สาธารณสุข ในการประชุมรัฐมนตรีสาธารณสุขและสิ่งแวดล้อมของ 14 ประเทศเมื่อเดือน สิงหาคม 2550 ซึ่งทูลกระหม่อมเจ้าฟ้าหญิงจุฬาภรณ์วลัยลักษณ์ เสด็จไปเป็นประธานเปิด มีคำกล่าวทั้งสิ้น 4 คำกล่าว คือ คำกล่าวในพิธีเปิด คำกล่าวในการแสดงความเห็นต่อ Regional Charter คำกล่าวในพิธีปิด คำกล่าวในงานเลี้ยงขอบคุณ ครั้งนี้เนื่องจากได้ไปประชุมเกี่ยวกับแผนปฏิบัติการเกี่ยวกับสารมีพิษตกค้างยาวนานที่ประเทศเซเนกัล และได้มีโอกาสได้ไปทานข้าวเย็นที่บ้านพักท่านเอกอัครราชทูต ท่านเอกอัครราชทูตถ่ายรูปคณะที่ไปทานข้าวด้วยกันขึ้นเว็บของสถานทูตไว้ เมื่อกลับเมืองไทยจึงมีโอกาสเข้าไปดูที่เว็บดังกล่าวซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของเว็บกระทรวงต่างประเทศ นอกจากได้ดูรูปแล้วในเว็บยังมีข้อมูลอื่นๆ รวมทั้งคำกล่าวในวาระโอกาสต่างๆของท่านทูตและ รมว.กระทรวงต่างประเทศด้วย ซึ่งผมได้ใช้เป็นแหล่งข้อมูลตัวอย่างคำกล่าวที่สำคัญแหล่งหนึ่ง นอกจากนี้ยังมีแหล่งข้อมูลที่อยู่ในอินเตอร์เนทอีกมาก สามารถหาได้โดยใช้คำสำคัญเช่น speech, how to write speech, good speech, speech structure เป็นต้น เมื่อยกร่างเสร็จก็เวียนให้ผู้รู้ช่วยดูให้ข้อคิดเห็นและปรับแก้ก่อนส่งให้ท่าน รมช. ผลก็ออกมาดีเช่นเคยคือท่านไม่ได้แก้ไขอะไรมากและดูท่านคงจะพอใจพอสมควร

                ผมคิดว่าผมคงมีเรื่องให้พัฒนาอีกมากเกี่ยวกับการเขียนคำกล่าวเป็นภาษาอังกฤษและก็จะ

พยายามต่อไปไห้ดีขึ้นกว่าเดิม ความรู้และประสบการณ์ที่ได้เจอกับตัวเองในการเขียนคำกล่าว ขอสรุปให้ทราบดังนี้

1. เนื้อหาสาระของคำกล่าวสำคัญที่สุด ต้องกำหนดวัตถุประสงค์ของการพูดชัดเจน    รวมทั้ง

    ขอบเขตของเนื้อหาที่จะพูดให้เหมาะสม โดยเขียนเป็นกรอบเนื้อหาที่เชื่อมโยงกับวัตถุ

    ประสงค์ ท่านจะต้องศึกษาวัตถุประสงค์ของการพูดให้ละเอียดและท่านเองต้องเข้าใจมันเป็น  

    อย่างดีเสียก่อน

2. การนำเสนอเนื้อหาคำกล่าว ต้องให้เหมาะกับผู้พูด ผู้ฟัง วาระโอกาสที่พูด ระยะเวลาที่มีให้พูด    

    ท่านต้องวิเคราะห์ทั้งผู้พูด ผู้ฟัง และบริบทของการพูดให้ดี เพื่อจะได้จัดทำเนื้อหาได้อย่าง

     เหมาะสม  สำหรับผู้พูด ผู้ฟัง และบริบทของการพูด

3. การร่างเนื้อหานอกจากจะต้องยึด ข้อ 1. และ ข้อ 2. เป็นหลัก แล้ว เนื้อหาควรประกอบด้วย 4

   ส่วน คือ - การกล่าวเรียนผู้ฟังด้วยรูปแบบและถ้อยคำที่เหมาะสม

                 - การกล่าวอารัมภบทเพื่อนำเข้าสู่เนื้อหาหลัก ให้ผู้ฟังได้มีความเข้าใจเบื้องต้นซึ่งจำเป็น

                   ต่อการเข้าใจเนื้อหาหลัก

                -  การนำเสนอเนื้อหาหลัก ที่เป็นลำดับก่อนหลังชัดเจน ไม่วกวน สับสน และเน้นการสื่อ

                  ให้เห็นประเด็นที่เป็นเนื้อหาสาระหลักที่ชัดเจน ไม่ถูกกลบด้วยประเด็นย่อยจนขาดความ

                   สำคัญไป

                - การจบคำกล่าวด้วยการสรุป การแสดงความขอบคุณและความปรารถนาดี

4. ต้องทำให้ผู้ฟังเห็นว่าสิ่งที่อยู่ในคำกล่าวเป็นสิ่งที่น่าสนใจและอยากจะฟัง เทคนิคที่ว่า "เริ่มต้นน่า

    ตื่นเต้น เนื้อหาน่าติดตาม และจบได้จับใจ" ยังใช้ได้ผลดี แต่ก็ไม่ง่ายเลย ท่านต้องใช้ความพยายาม

   ในส่วนนี้ค่อนข้างมาก การศึกษาและวิเคราะห์ตัวอย่างคำกล่าวที่ค้นหาไว้ให้มากจะช่วยท่านได้

  หากท่านศึกษาแล้วรวบรวม คำศัพท์ สำนวน ตลอดจนรูปแบบวิธีการใช้คำพูดที่เหมาะสม กับผู้พูด

  ผู้ฟัง และกาละเทศะต่างๆ ไว้ ท่านสามารถนำมาใช้ในคราวจำเป็นได้

5. หากเป็นไปได้ท่านควรขอทราบความประสงค์ของผู้ที่ท่านเขียนคำกล่าวให้ว่าต้องการให้

   ครอบคลุมเรื่องอะไรบ้าง ก่อน จะได้ทำงานได้ง่ายขึ้นเพราะไม่ต้องเดาใจให้ยากว่าท่านต้องการให้

   เขียนอย่างไร

6. เมื่อยกร่างเสร็จแล้วควรส่งให้ผู้รู้หลายๆคนให้ความเห็นว่ามีอะไรต้องปรับแก้บ้างทั้งในส่วน

   เนื้อหา และ การใช้ภาษา แล้วพิจารณา   ปรับแก้ตามความเหมาะสม ก่อนนำไปเสนอผู้ที่ท่านเขียน

   คำกล่าวให้พิจารณาดูว่าเหมาะสมแล้ว   หรือยัง ต้องการให้ปรับแก้อย่างไร แล้วจึงปรับปรุงเป็น

   ครั้งสุดท้าย

                ที่เล่ามาทั้งหมดนี้คิดว่าน่าจะเป็นประโยชน์สำหรับท่านที่มีโอกาสต้องเตรียมคำกล่าวให้ผู้ใหญ่ หรืออาจต้องเตรียมให้ตัวเองเพื่อใช้ในการประชุมต่างๆ ถ้าท่านมีความสนใจที่จะฝึกหัดทำเอง ท่านสามารถเริ่มได้ไม่ยากโดยการศึกษาจากตัวอย่างคำกล่าวที่มีอยู่ และค่อยเพิ่มพูนทักษะขึ้นทีละน้อยจนถึงระดับใช้งานได้ในเวลไม่นานนัก หากประสงค์จะแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในรายละเอียดผมก็ยินดีครับ

 

 

                                                                         ทวีสุข พันธุ์เพ็ง

                                                                สำนักที่ปรึกษา กรมอนามัย

                                                                          กันยายน 2550

[เพื่อนร่วมทาง]

• ประสบการณ์นี้ ต้องบอกว่า ด้วยฝีมือจริงๆ ค่ะ
• ขอบคุณค่ะ
• และขอต้อนรับสู่ ลานแลกเปลี่ยนเรียนรู้ กรมอนามัย นะคะ
•