ปฏิรูปวัฒนธรรมการประชุมกันสักที...จะดีไหม

หลังจากที่ผมได้เขียน เรื่อง “การบริหารความเสี่ยงและการกำกับติดตามงาน” ที่ http://gotoknow.org/blog/sup001/185252 ได้เกิดความคิดว่า เราน่าจะมาพูดคุยกันในเรื่องการบริหารการประชุมอีกครั้งหนึ่ง

จากประสบการณ์ในการประชุมคณะกรรมการสถานศึกษา  คณะ

กรรมการเขตพื้นที่การศึกษา ร่วมประชุมกับหน่วยงานที่ตนเองสังกัดหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องในหลายปีมานี้  สิ่งหนึ่งที่เกิดขึ้นในหัวใจเสมอ คือ ในบางครั้งรู้สึกเบื่อหน่ายกับบรรยากาศการประชุม  บางครั้ง วาระแจ้งเพื่อทราบ ยาวมาก “แจ้งไป บ่นไป อภิปรายกันไป มั่วไปหมด”  ทำให้ไม่มีเวลากับวาระที่เป็นเนื้อหาสาระสำคัญ ๆ เช่น เรื่องหารือ หรือเรื่องพิจารณา(ซึ่งเป็นเรื่องอนาคตขององค์กร)

 

ผมคิดว่า ถึงเวลาที่เราจะต้อง วิจัยและพัฒนาระบบหรือรูปแบบการบริหารการประชุมที่มีประสิทธิภาพ  เพราะในรอบ 100 ปีที่ผ่านมา เรามักจะติดอยู่กับประเพณีปฏิบัติ(Traditional Approach) และเสียเวลาอย่างมากในการประชุมแบบเยิ่นเย้อ ยิ่งการประชุมทีมบริหารที่อาวุโสและเงินเดือนสูง ค่าตัวแต่ละคน นาทีละ 40 บาท (เป็นอย่างต่ำ) ถ้าคนเข้าประชุม 40 คน เราสูญเสียค่าเสียโอกาส นาทีละ 1600 บาท หรือ ชั้วโมงละ 96,000 บาท(เกือบแสนบาทเลยทีเดียว)  หากประชุมแบบไร้ข้อสรุป ไร้ประสิทธิภาพ  องค์กรและประเทศจะพัฒนาได้อย่างไร

 

วาระการประชุมแบบประเพณีปฏิบัติที่พบในส่วนราชการทั่วไป คือ วาระที่ 1) เรื่องแจ้งเพื่อทราบ   2)  รับรอง รายงานการประชุม  3) เรื่องสืบเนื่อง  4)  เรื่องพิจารณา/หารือ  และ 5) อื่น ๆ

 

       สิ่งที่ผมคิดว่า น่าจะปรับปรุง นอกการปฏิบัติตามเทคนิคการประชุม ดังที่เขียนใน http://gotoknow.org/blog/sup003/181597  แล้ว  สิ่งที่องค์กรยุดใหม่น่าจะดำเนินการมากขึ้น คือ

       วาระที่ 1 เรื่องแจ้งเพื่อทราบ  น่าจะแยกเป็น 2 ประเด็น คือ 1) เรื่องแจ้งเพื่อทราบทั่วไป ซึ่งไม่ควรเกิน 6-12 นาที และ 2) แจ้งประเภทความรู้ ผลงานวิจัย ผลงานศึกษาค้นคว้า ที่จะเป็นประโยชน์ต่อการปฏิบัติงานของคณะกรรมการ หรือต่อการพัฒนาองค์กร อาจมอบหมายให้สมาชิกมานำเสนอผลงานวิจัย สัก 2-3 เรื่อง ต่อครั้ง เรื่องละประมาณ 10 นาที รวม 30 นาที อันนี้เป็นกิจกรรมหนึ่งในการสร้างองค์กรให้เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้และเสริมพลังให้แก่ทีมบริหาร(Empowerment)

       วาระที่ 2 รับรองรายงานการประชุม ทำตาม 

               http://gotoknow.org/blog/sup003/181597

       วาระที่ 3 เรื่องสืบเนื่อง การกำกับและติดตามงาน จำแนกเป็น

              3.1 เรื่องสืบเนื่องจากการประชุมครั้งก่อน(ติดตามงาน

                   ที่คุยกันไปแล้ว ในการประชุมครั้งที่ผ่านมา)

3.2 งานที่ควรเตรียมความพร้อมในรอบเดือนต่อไป

     (กระตุ้นงานข้างหน้า เพื่อไม่ให้เกิดข้อบกพร่อง หรือ

      เพื่อให้เกิดการเตรียมงานให้พร้อม ตามที่ได้วิเคราะห์

      ความเสี่ยงไว้แล้ว)

3.3 รายงานการปฏิบัติงานของฝ่ายต่าง ๆ ในรอบเดือน

     ที่ผ่านมา แบบสั้น ๆ (ใช้เอกสารประกอบ) กิจกรรมนี้

     จะช่วยกระตุ้นให้ฝ่ายต่าง ๆ เคลื่อนตัว หรือเกิดการ

     พัฒนาอย่างรวดเร็ว(ติดตามงานที่ผ่านมาแล้ว)

       วาระที่ 4-5  ทำตาม http://gotoknow.org/blog/sup003/181597

 

 เวลาในชีวิตการบริหาร มีจำกัดยิ่ง และเป็นเวลาของบุคคลที่มีค่าตัวแพง  การบริหารเวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุด จึงเป็นสิ่งที่ควรทำอย่างยิ่ง  อย่าปล่อยให้เกิดการประชุมแบบเนือย ๆ ในองค์กรอีกต่อไป

ใครมีเทคนิคการประชุม ดี ๆ ควรนำมาแลกเปลี่ยนกัน เพื่อยกระดับมาตรฐานการประชุมขององค์กรต่าง ๆ ในประเทศไทย โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ส่วนราชการต่าง ๆ

[เพ็ญจา]

การประชุม เมื่อมีผู้เข้าประชุมหลายคน ทุกคนต่างต้องการนำเสนอความคิดของตน บางครั้งอาจทำให้พูดเลยประเด็นที่ต้องการ หรือพูดนอกเหนือเลยวาระไป ดังนั้น ควรขึ้นจอให้เห็นว่า ขณะนั้นกำลังพูดในวาระ หรือประเด็นใดอยู่ จะทำให้ไม่เสียเวลาโดยไม่จำเป็น

[ดร.สุพักตร์ พิบูลย์]

สวัสดีครับ คุณเพ็ญจา

• ขอบคุณมากครับ ที่เข้ามาแลกเปลี่ยน
• น่าจะจริงอย่างที่ท่านพูดครับ ในการประชุมกรรมการเขตพื้นที่ ผมจะยิงวาระการประชุมขึ้นจอ(ผ่าน LCD คอมพิวเตอร์)   พร้อมทำสัญญาณแว๊บ ๆ ณ ประเด็นที่กำลังพูดคุย รู้สึกว่า "การออกนอกเรื่องจะน้อยลง"(ประธานต้องควบคุมเม๊าส์เองครับ)

[ธรรมาวตาร]

ผมเห็นด้วยอย่างมากเรื่องการบริหารเวลาและแนวทางการประชุมที่ดี

ผมจะปรับเทคนิคนี้ไปใช้ในการประชุมแน่นอน

ขอบคุณนะครับ...ที่มาแบ่งปัน

ผมมีข้อเสนอบางอย่างเพื่อการแลกเปลี่ยนด้วยครับ.....

ผมมองว่า มิติของการประชุมน่าจะมี ๒ ส่วนหลักๆ คือ

๑. เน้นที่เนื้อหาที่จะพึงได้จากการประชุม

๒. เน้นความสัมพันธ์และความรู้สึกของผู้เข้าร่วมประชุม

เนื้อหาคือข้อมูลที่เราควรจะได้ แต่การเติบโตของเนื้อหาต้องอาศัยคน

ในที่นี้....คนจึงสำคัญ เพราะมีความสัมพันธ์และความรู้สึก

ในการประชุมแต่ละครั้ง...จึงน่าที่จะคำนึงความรู้สึก ควบคู่กับการบริหารเวลาที่เหมาะสม เพราะเบื้องหลังความสัมพันธ์ ความรู้สึกและเนื้อหา ล้วนมีสิ่งสำคัญอย่างยิ่งซ่อนอยู่

[ดร.สุพักตร์ พิบูลย์]

• ขอบคุณมาก ท่านธรรมาวตาร ที่ร่วมแลกเปลี่ยน
• ผมเห็นด้วยอย่างยิ่ง
• ตามที่ผมเล่าเรื่อง "เทคนิคการประชุมกรรมการ" http://gotoknow.org/blog/sup003/181597วาระเรื่องหารือ หรือเรื่องพิจารณา เป็นเนื้อหาสำคัญของการประชุม จะต้องหาข้อสรุปให้ได้ พยายามให้เวลาในวาระนี้ เพื่อให้ได้ข้อสรุปที่คมชัด  ขณะเดียวกัน การเปิดโอกาสให้ทุกคนร่วมแสดงความคิดเห็น เป็นการให้ความสำคัญกับ "คน" ซึ่งถือเป็นเรื่องสำคัญ ดังที่ท่านเสนอเลยครับ   ถ้าเราให้ความสำคัญกับความคิดของเขา เขาจะเตรียมตัวมาประชุม อย่างดีมากเลยครับ