บนเส้นทาง KM ใน ม.นเรศวร

บนเส้นทาง KM ใน ม.นเรศวร

ผศ.ดร.วิบูลย์  วัฒนาธร
รองอธิการบดีฝ่ายวิจัยและประกันคุณภาพ
มหาวิทยาลัยนเรศวร

         ผมพยายามจะเล่าเรื่องนี้โดยเริ่มต้นจากความสำเร็จต่าง ๆ อยู่นานแต่ก็ไม่เป็นผล ไม่ทราบว่าจะเริ่มต้นอย่างไรดีจริง ๆ อาจจะเป็นเพราะว่ามันเร็วเกินไปที่เราจะนำเอาคำว่า “ความสำเร็จ” มาใช้กับการทำ KM (Knowledge Management) ใน มหาวิทยาลัยนเรศวร (มน.)

         ใน มน. เราเพิ่งเริ่มทำความเข้าใจกับคำว่า KM กันในปี 2547 ทดลองใช้กันในปี 2548 เริ่มเป็นระบบมากขึ้นในปี 2549

         ความสำเร็จโดยรวมจึงน่าจะอยู่ที่มีการสร้างความตระหนักให้เห็นความสำคัญของ KM  มีการสร้างคนที่มีความรู้ความเข้าใจด้าน KM มากขึ้น และมีการพัฒนาและวางระบบการจัดการความรู้ใน มน. (Naresuan University Knowledge Management, NUKM) กันได้อย่างต่อเนื่องและเป็นระบบเป็นหลักมากกว่า ซึ่งก็ยังมิใช่เป้าหมายหลักของการนำ KM มาใช้ใน มน.

         เป้าหมายหลักคือ องค์กรบรรลุเป้าหมายโดยการพัฒนาคนในองค์กรให้มีความรู้ที่สูงขึ้นอย่างต่อเนื่องและพอเพียงในการปฏิบัติงาน

         การจะบรรลุเป้าหมายหลักดังกล่าว จำเป็นต้องใช้เวลาในการดำเนินงานอย่างต่อเนื่องไปอีกระยะหนึ่งจึงจะเห็นผลชัดเจนขึ้น ซึ่งเมื่อถึงเวลานั้นจะนำมาเล่าได้ดีกว่าในปัจจุบัน

         อย่างไรก็ดี ความสำเร็จเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างการพัฒนาและวางระบบนี้ความจริงก็มีอยู่ไม่น้อยซึ่งผมจะขอแทรกไว้เป็นระยะ ๆ ในบทความเท่าที่จะสามารถทำได้ ตามลำดับของพัฒนาการดังนี้

ปี 2547 : เรียนรู้และทำความเข้าใจ

         เรา (ชาว มน.) โชคดีที่ได้มีโอกาสเข้าร่วมสังเกตการณ์และเรียนรู้เรื่อง KM จากกิจกรรมของ สคส. (สถาบันส่งเสริมการจัดการความรู้เพื่อสังคม)  ที่จัดให้กับกลุ่มโรงพยาบาลในเขตภาคเหนือตอนล่างตั้งแต่ต้นปี 2547 และได้เข้าร่วมกิจกรรม UKM (University Knowledge Management) ตั้งแต่ปลายปี 2547 (มน. เป็นหนึ่งในห้ามหาวิทยาลัยที่ร่วมกันก่อตั้ง UKM Network โดยการสนับสนุนจาก สคส.)

         ในช่วงปีแรกนี้มีบุคลากรจาก มน. เพียงประมาณ 10 คน ที่พอจะเริ่มเข้าใจว่าจะนำ KM มาใช้ประโยชน์กับการทำงานให้บรรลุเป้าหมายได้อย่างไร ภาพรวมของสิ่งที่เราได้เรียนรู้ในปีแรกนั้น ผมขอสรุปและแสดงไว้ในรูปที่ 1

         กล่าวคือ เราเริ่มเข้าใจและเห็นพลังของการสร้างความรู้ใหม่ที่เกิดจากการนำเอาผลสำเร็จที่เป็นประสบการณ์จริงมาทำการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกัน (ลปรร.) และสามารถนำพลังนั้นมาใช้ในการปฏิบัติงานให้ดียิ่ง ๆ ขึ้นอย่างต่อเนื่อง เป็นเกลียวพลังของการพัฒนาคนและพัฒนางาน ให้เกิดความเจริญรุ่งเรือง

         ตรงจุดนี้เป็นความเชื่อและความศรัทธาที่พวกเราเห็นร่วมกัน และมีผลเชิงบวกต่อการดำเนินงานด้าน KM ใน มน. เป็นอย่างมาก  จนกระทั่งเราได้นำมาใช้เป็น NUKM Logo

ปี 2548 : ทดลองใช้กับ QA และวิจัย

         เรา (ประมาณ 10 คน) ที่มีโอกาสได้รู้จักพลังดังกล่าว ตกลงกันว่าจะช่วยกันนำมาใช้ขับเคลื่อนการดำเนินงานด้าน QA (Quality Assurance) ของ มน. ก่อน ทั้งนี้อาจจะเป็นเพราะว่าเราเป็น QA Staff ของ มน. และเพราะว่าเราเชื่อว่าถ้าทำ QA ดี ๆ จะสามารถกระตุ้นให้เกิดการพัฒนาในทุก ๆ พันธกิจของมหาวิทยาลัย และทำให้มหาวิทยาลัยบรรลุเป้าหมายได้

         รูปที่ 2 แสดงความเชื่อมโยงระหว่างกิจกรรม QA ที่เราทำอยู่เดิมกับการต่อยอดด้วย KM เราเชื่อว่าเกลียวพลังของการพัฒนาจะมีมากขึ้นเป็นทวีคูณเมื่อต่อยอด QA ด้วย KM

         และเนื่องจาก มน. กำลังอยู่ระหว่างเริ่มต้นที่จะพัฒนาตัวเองให้เป็นมหาวิทยาลัยที่เน้นด้านการวิจัย (Research-based University)  ดังนั้นภาพรวมของวัตถุประสงค์ของการนำ KM  มาใช้ใน มน. จึงเป็นดังแสดงในรูปที่ 3

         จากต้นปีที่มีกันประมาณ 10 คน พอปลายปีเรามีสมาชิกที่เริ่มจะมีความรู้ความเข้าใจเรื่อง KM ประมาณ 80 คน และมีสิ่งดี ๆ เกิดขึ้นหลายอย่าง ซึ่งอย่างหนึ่งที่ผมเห็นว่าดีเป็นพิเศษคือการเกิดขึ้นของชุมชนคนเขียน blog ใน มน. (NUKM blogger community) ซึ่งถือเป็นชุมชนแกนหลัก (Core community) ที่จะทำหน้าที่ผลิต (generate) ชุมชนย่อยต่าง ๆ ออกมาตามความพร้อมของแต่ละชุมชน

         ทั้งจำนวนสมาชิกที่เพิ่มขึ้นจาก 10 เป็น 80 และการเกิดของชุมชนต่าง ๆ  เป็นผลจากการเข้าร่วมกิจกรรม UKM ที่มหาวิทยาลัยที่เป็นสมาชิก ผลัดเวียนกันเป็นเจ้าภาพทุก 3 เดือนเป็นหลัก  และมีบางส่วนที่เกิดจากกิจกรรม KM ภายใน มน. เอง เช่นการเชิญวิทยากรจาก สคส. มาให้ความรู้และถ่ายทอดประสบการณ์ด้าน KM รวมทั้งด้านการเขียนบันทึกลง blog

         ใน มน. เราให้ความสำคัญกับ blog มากในฐานะที่เป็นเวทีสำหรับการ ลปรร. กันได้ตลอด 24 ชั่วโมง นับเป็นช่องทางหลักที่เราจะได้ทำการ ลปรร. กันเองภายใน มน. และกับกัลยาณมิตรภายนอก มน. โดยทั่วไป

         และเรายังถือว่า blog เป็นฐานข้อมูลที่เราสามารถจะเข้าไปค้นคว้าหาความรู้ได้โดยสะดวกเพื่อนำมาประยุกต์ใช้ในการทำงาน

         เราเห็นว่า blog เป็นฐานข้อมูลมหัศจรรย์ที่สามารถโต้ตอบและสนองตอบตามความต้องการของแต่ละบุคคลได้ อย่างดีเยี่ยม

         นอกจากนี้ เรายังเห็นว่าการเขียนบันทึกลง blog จะช่วยสร้างวัฒนธรรมใหม่ของการอยู่ร่วมกันแบบเอื้ออาทรและช่วยเหลือเกื้อกูลซึ่งกันและกัน และยังช่วยฝึกคนให้เป็นคนใฝ่รู้ ช่างสังเกตจดจำ และสรุปเป็นประเด็นสำคัญออกมาเป็นบันทึกต่าง ๆ ได้

         สิ่งต่าง ๆ เหล่านี้ มิใช่ว่าผมกำลังเล่าถึงสิ่งที่น่าจะเกิดขึ้นตามหลักการ แต่เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นแล้วจริง ๆ ใน มน. แม้ว่ายังไม่มากมายเท่าใดนัก แต่ก็สามารถสัมผัสถึงพลังของการพัฒนาคนพัฒนางานได้จริง

         ในปี 2548 มีสมาชิกที่ช่วยกันเขียนบันทึกลง NUKM blog  ประมาณ 40 คน (ปัจจุบันเพิ่มเป็นประมาณ 90 คน) เรามีรางวัล “เสื้อสามารถ NUKM” สำหรับทุกคนที่ช่วยกันเขียนบันทึกลง NUKM blog ในปี 2548 ซึ่งเป็นปีเริ่มต้นการใช้ blog ใน มน.

ปี 2549 : พัฒนาให้เป็นระบบ

         ประสบการณ์จากปี 2548 ช่วยสร้างให้เรามีคนที่มีความรู้ในระดับที่พอจะเป็นวิทยากรจัด KM workshop ด้วยตนเองได้ เราจึงคิดที่จะพัฒนาให้ทุกอย่างเป็นระบบมากยิ่งขึ้น ให้ครอบคลุมทุกคณะและทุกหน่วยงานสายสนับสนุน และให้ครอบคลุมทุกพันธกิจของมหาวิทยาลัย

         และที่สำคัญคือ ให้มีความเชื่อมโยงของกิจกรรมต่าง  ๆ จนสามารถเห็นเป็นระบบ ดังแสดงในรูปที่ 4

         กลไกหลักที่จะนำมาขับเคลื่อนให้ระบบนี้หมุนเป็นเกลียวของการพัฒนาก็คือการสร้างคนที่มีความรู้ความเข้าใจและศรัทธาต่อ KM ให้มีจำนวนมากขึ้น เพื่อช่วยกันดำเนินงาน

         ต้นปี 2549 เราได้จัด KM workshop  ไปแล้ว 3 รุ่น รุ่นละประมาณ 40 คน รวมประมาณ 120 คน ทั้งหมดนี้เราคัดมาจากผู้บริหารงานวิจัยและ QA staff จากทุกคณะและหน่วยงานสายสนับสนุน โดยหวังว่าพวกเขาจะกลับไปเป็นตัวคูณด้าน KM  เพื่อเผยแพร่ความรู้ความเข้าใจและทักษะด้าน KM ภายในหน่วยงานของตนเอง และเป็นตัวประสานงานกับส่วนกลางของมหาวิทยาลัย

         ปลายปี 2549 เราหวังว่าจะได้เห็นอย่างน้อย 1 คณะและอย่างน้อย 1 หน่วยงานสายสนับสนุนที่สามารถจะเป็นต้นแบบของการนำเอา KM ไปประยุกต์ใช้ในการพัฒนางานได้  เพื่อจะได้เป็นตัวอย่างให้กับคณะและหน่วยงานอื่น ๆ ในปีต่อไป และที่สำคัญเราหวังว่าจะมีสมาชิก NUKM blog  เพิ่มมากขึ้นเป็นทวีคูณจากปีที่แล้ว

         ในต้นปี 2549 เราได้จัดให้มีรางวัล  “เสื้อสามารถ”  สำหรับ NUKM Staff  ดีเด่น และปีหน้าเราจะจัดให้มีรางวัลสำหรับชุมชนดีเด่น คณะดีเด่น และหน่วยงานสายสนับสนุนดีเด่นเพิ่มเติมด้วย

สรุป : ก้าวต่อไป

         ผมจึงขอสรุปว่า ความสำเร็จของการทำ KM ใน มน. ในขณะนี้น่าจะอยู่ที่การเริ่มมีระบบและกลไกที่ชัดเจนขึ้นที่จะนำ KM ไปผลักดันให้องค์กรบรรลุเป้าหมาย

         และอีกหนึ่งความสำเร็จที่น่าภาคภูมิใจร่วมกัน คือ การก่อเกิดวัฒนธรรมของการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกันภายใน มน. ไม่น่าเชื่อว่าเริ่มเกิดขึ้นแล้วจริง ๆ

         ทุกวันนี้มีบุคลากรจำนวนมากใน มน. ที่ต้องการให้หน่วยประกันคุณภาพการศึกษาช่วยจัดการให้เขาและเธอได้ร่วม KM workshop และ/หรือ กิจกรรม KM อื่น ๆ เพื่อที่ตัวเองจะได้ไม่รู้สึก “เชย”  ที่ไม่มีความรู้ความเข้าใจด้าน KM ไม่ทราบแม้กระทั่งคำว่า “หัวปลา”  “ตัวปลา”  “หางปลา” หรือคำว่า “blog” ที่เขากำลังพูดกันว่ามันคืออะไร

         ถ้าถามว่าปัจจัยสำคัญของความสำเร็จคืออะไร ผมคิดว่าน่าจะเป็นเรื่องความจริงใจและจริงจังของชาว มน. ที่ช่วยกันคิดช่วยกันทำ คนละเล็กคนละน้อย จากเล็กสู่ใหญ่ มากขึ้นตามลำดับของการพัฒนา

         ถ้าถามว่าเราทำกันได้อย่างไร คนที่อยู่ใน QA  Staff ของ มน. จะเข้าใจตรงกันได้ไม่ยาก เพียงเราตกลงกันว่า “ทำทำนองเดียวกับสิ่งที่เราเคยช่วยกันพัฒนาระบบและกลไก QA เมื่อ 4 – 5 ปีที่ผ่านมา” ซึ่งผมเคยบันทึกไว้บ้างบางส่วนแล้วใน NUKM blog เมื่อวันที่ 23 สิงหาคม 2548 เรื่อง  15 Crucial activities

         ก้าวต่อไปคือ จะทำอย่างไรให้มันดียิ่งขึ้นอย่างต่อเนื่อง และมั่นคง ให้เป็นพลังเหมือนแสดงไว้ใน NUKM Logo ในรูปที่ 1 และบรรลุเป้าหมายต่าง ๆ ดังแสดงในรูปที่ 3 ซึ่งเป็นความท้าทายสำหรับทุกคนใน มน. ที่จะต้องช่วยกันคิดช่วยกันทำต่อไปอย่างไม่มีคำว่า “จบแล้ว” หรือ “สำเร็จแล้ว”

         และผมเชื่อว่าพวกเขาจะทำได้ อย่างมีความสุข ด้วยการเดินไปบนเส้นทางที่มุ่งสู่ความเจริญรุ่งเรืองเดียวกัน  “บนเส้นทาง KM ใน ม.นเรศวร”

รูปที่ 1 NUKM Logo

รูปที่ 2 เป้าหมายแรกที่นำ KM มาใช้ในมหาวิทยาลัยนเรศวร

รูปที่ 3  วัตถุประสงค์หลักของการนำ KM มาใช้ในมหาวิทยาลัยนเรศวร

รูปที่ 4 ภาพรวมระบบ NUKM ในปัจจุบัน

รูปที่ 5 กำลังสำคัญที่ช่วยกันขับเคลื่อน NUKM ในปัจจุบัน

         วิบูลย์ วัฒนาธร

 

[จันทวรรณ]

สวัสดีคะ อ.วิบูลย์

กลับมาจากอเมริกาแล้วหรือคะ ได้ใช้ระบบ GotoKnow.org ที่อเมริกาบ้างไหมคะ เร็วดีไหมคะ :)

จันทวรรณ

[มาลินี ธนารุณ]

ข้อสรุปอีกข้อ ที่อาจารย์วิบูลย์ไม่ได้เขียน และคงไม่เขียนไว้อย่างแน่นอน คือ เรามีผู้นำที่ดี

[อ.หนึ่ง]

      ผมว่างานสำคัญอีกงานหนึ่งคือ เราจะทำให้ KM เข้าไปสู่การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ในงานวิจัย งานการเรียนการสอนอย่างไร และจะทำอย่างไร ให้ KM เป็นวัฒนธรรมขององค์คร ผนวกกับการบริหารงานอย่างเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน

[วิบูลย์ วัฒนาธร]

เรียน ท่านอาจารย์จันทวรรณ

        ผมมีโอกาสได้ใช้  GotoKnow.org เล็กน้อยที่โรงแรมใน Texas ความเร็วเหมือนกับที่ใช้อยู่ที่เมืองไทยเลยครับ  ไม่มีปัญหาอะไร  ปัญหาอยู่ที่ตัวผมเองที่ต้องเดินทางตลอดเวลา  เลยไม่ค่อยมีเวลาได้ใช้คอมพิวเตอร์  ประคองตัวไม่ให้เมารถเมาเครื่องบินไปวัน ๆ

        ขอบคุณครับ